Уничтожение дел

Перенос дела в архив ЦГА

Управление делами и документами в архиве

Доступ к документам, находящимся в архивных делах, осуществляется из папки «Архив» формы «Обозреватель документов». Просматривать содержимое дел и документов может только Архивариус.

Для предоставления сотруднику прав доступа к документу, находящемуся в архиве, Архивариус должен выполнить следующие действия:

1. Установить указатель на нужный документ;

2. Выбрать из контекстного меню документа пункт «Свойства»;

3. В открывшейся форме «Свойства документа» перейти на вкладку «Доступ»;

4. Нажать на кнопку «Добавить»;

5. В открывшейся форме ввести начальные буквы фамилии сотрудника, которому предоставляется доступ;

6. Нажать кнопку «OK». Если система автоматически сможет однозначно определить сотрудника по введенным буквам, то сотрудник будет добавлен в список доступа. Если однозначно определить сотрудника не возможно, то на экран будет выведен список сотрудников, имеющих совпадение в фамилии с введенным критерием поиска.

7. Нажать кнопку «OK» в форме «Свойства документа».

Результатом данного действия является то, что указанному сотруднику предоставлен доступ к документу.

Для запрещения сотруднику доступа к документу, находящемуся в архиве, Архивариус должен выполнить следующие действия:

1. Установить указатель на нужный документ;

2. Выбрать из контекстного меню документа пункт «Свойства»;

3. В открывшейся форме «Свойства документа» перейти на вкладку «Доступ»;

4. Установить указатель на фамилии сотрудника в списке;

5. Нажать кнопку «Удалить»;

6. Нажать кнопку «OK» в форме «Свойства документа».

Результатом данных действия является то, что указанному сотруднику запрещен доступ к документу.

Для переноса дела в архив ЦГА Архивариус должен выполнить следующие действия:

1. Открыть справочник «Номенклатура дел»;

2. Установить указатель на переносимое дело;

3. Выбрать из контекстного меню пункт «Открыть»;

4. Нажать в открывшейся форме «Свойства дела» кнопку «Отправить в архив ЦГА»;

После выполнения этих действий, у дела появиться пометка «Архив ЦГА».

Для выполнения уничтожения дел необходимо чтобы дело находилось в состояниях «Архив канцелярии» или «Архив ЦГА».

Для уничтожения документов дела архивариусу необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть справочник «Номенклатура»;

2. Установить указатель на нужное дело;

3. Выбрать из контекстного меню дела пункт «Открыть»;

4. В открывшейся форме нажать кнопку «Опись дела»;

5. В открывшейся форме «Опись документов» нажать кнопку «Удалить документы»;

6. Закрыть форму «Опись документов»;

7. Закрыть форму «Свойства дела»;

8. Выбрать из контекстного меню дела пункт «Удалить»;

После выполнения указанных действий дело будет уничтожено. Для удаления папок дел в форме «Обозреватель документов» необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть форму «Обозреватель документов»;

2. Установить указатель на нужную папку;

3. Выбрать из контекстного меню дела пункт «Удалить».

После выполнения указанных действий папка дела будет удалена.

Дела, подлежащие архивному хранению, проходят этап формирования и проверки Архивариусом. Поскольку в архив можно перенести только завершенные документы, то Архивариусу необходимо просмотреть все документы дела и убедиться, что документы находятся в состоянии «Завершен». В противном случае, Архивариус должен обратиться к ответственному исполнителю документа для того, чтобы тот перевел документ в состояние «Завершен».

После того, как все документы дела находятся в состоянии «Завершен» Архивариус переводит их в состояние «Архивный». Для этого он выполняет для каждого документа действие «Передать в архив».

Для перевода документов дела в состояние «Архивный» Архивариус должен выполнить следующие действия:

1. Открыть в форме «Обозреватель документов» папку нужного дела;

2. Установить указатель на документ находящийся в состоянии «Завершен»;

3. Выбрать из контекстного меню документа пункт «Действия»-> «Передать в архив»;

После выполнения указанных действий выбранный документ будет переведен в состояние «Архивный». Доступ к документу будет закрыт для других пользователей системы.

Дата добавления: 2014-01-20