Перенос дел в архив канцелярии

До перевода дела в архив, оно находится в состоянии «Действующее». Дело становиться недоступным для помещения в него новых документов после того, как дело будет переведено в состояние «Архив канцелярии».

Для переноса дела в архив канцелярии Архивариус должен выполнить следующие действия:

1. Установить указатель в форме «Номенклатура дел» на папку нужного дела;
2. Выбрать из контекстного меню папки пункт «Открыть»;
3. В форме «Свойства дела» нажать кнопку «Отправить в архив»

Рисунок 1. Форма «Свойства дела»

Для определения томов, к которым будут отнесены документы дела, используйте процедуру "Распределение документов дела по томам".

После выполнения указанных действий делу присваивается статус «В архиве канцелярии». При выполнении процедуры перевода дела в архив осуществляется автоматический расчет количества документов в деле, формирование внутренней описи дел и расчет даты начала и даты завершения дела.

При нажатии на кнопку «Опись документов» (см. Рисунок 2) будет открыта экранная форма описи документов, содержащая список всех документов, входящих в данное дело.

Рисунок 2. Вызов описи документов

"Распределение документов дела по томам"

Процедура "Распределение документов дела по томам" используется для создания томов, к которым будут отнесены документы дела.

Для выполнения данной процедуры Архивариус должен совершить следующую последовательность действий:

1. В форме «Свойства дела» нажать кнопку «Отправить в архив»

2. В открывшейся форме «Распределение документов по томам дела» (Рисунок 3) документы дела будут автоматически разнесены по томам (максимальное количество страниц тома - 250).

Рисунок 3. Форма "Распределение документов дела по томам"

3. Для перераспределения документов в томах дела необходимо выполнить одно из следующих действий:

· Для объединения документов разных томов необходимо выбрать последний документ, на котором заканчивается верхний том и нажать на нем левой кнопкой мыши. После этого документы нижнего тома будут перенесены в верхний том.

· Для разделения документов одного тома на разные тома необходимо выбрать документ, на котором верхний том должен закрываться, и нажать на нем левой кнопкой мыши. После этого документы исходного тома будут разделены на 2 тома.

Дата добавления: 2014-01-20