Распорядительные документы

Любая организация наделяется правом издания распо­рядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управ­ления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется дея­тельность организации, зависят результаты ее работы.

Процедура издания распорядительных документов в ус­ловиях единоличного принятия решений — приказов, ука­заний, распоряжений — включает следующие стадии:

1. Инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по рассматриваемому вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование и оформление проекта документа в соот­ветствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рас­смотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до ис­полнителей.

Постановление — правовой акт, принимае­мый органами Федеральной исполнительной власти, дей­ствующими на основе коллегиальности, а также исполни­тельными органами субъектов Российской Федерации и ме­стного самоуправления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данны­ми органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение — правовой акт, принимаемый коллегиальны­ми и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопро­сов их деятельности (Приложение 4). Решениями называ­ются также совместные распорядительные документы, при­нимаемые двумя и более коллегиальными органами или организациями, действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных вопросов, стоящих пе­ред данным предприятием.

В деятельности организаций различают приказы по ос­новной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют поря­док финансирования деятельности организации, ее мате­риально-технического обеспечения, научно-техническую по­литику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок вы­полнения, характер и содержание специфических видов де­ятельности.

Приказы по основной деятельности издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации организации, при утверждении структуры и штатов, введения в действие орга­низационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инст­рукций, правил, регламентов и др.), при создании времен­ных или постоянных коллегиальных и совещательных орга­нов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и т. д.

Приказы оформляются или на специальном бланке — бланке приказа, или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

Приказы по основной деятельности могут издаваться в качестве инициативных и во исполнение решений выше­стоящих организаций. Текст приказа должен содержать пе­речисление предписываемых действий с указанием испол­нителя каждого действия, мероприятий, которые необхо­димы для его исполнения. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают цели и задачи пред­писываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тек­сту распорядительного документа, а также передают содер­жание того раздела документа, который относится к орга­низации, издающей приказ.

Текст распорядительной части должен иметь повели­тельную форму изложения и начинаться словом ПРИКА­ЗЫВАЮ. Распорядительная часть может делиться на пун­кты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт нумеру­ется арабскими цифрами. Пункт начинается с указания ис­полнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения, должностные лица. В приказе необходимо указывать сро­ки (дату) исполнения действий. В последнем пункте распорядительной части указывают должностных лиц, на кото­рых возлагают контроль за исполнением приказа, его на­чинают словами «Контроль за исполнением приказа возла­гается на...» (полное наименование должности и фамилии приводят в винительном падеже).

Подготовка приказа включает следующие основные стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование про­екта; подписание руководителем. Проекты приказов го­товятся специалистами предприятия по поручению руко­водителя.

Приказы по основной деятельности регистрируются от­дельно от приказов по личному составу. Нумерация при­казов производится с января по декабрь в пределах года.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. После издания приказа секретарь знакомит сотрудников предприятия с его содержанием. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «Ознакомлен», расписывается и ставит дату ознакомления.

Выписка из приказа — копия официального докумен­та, воспроизводящая его часть и заверенная в установлен­ном порядке.

Выписка из приказа содержит фактически те же рек­визиты, что и приказ. Но в выписке из приказа берется только та распорядительная часть текста, которая нужна для практической работы. Констатирующая часть текста воспроизводится полностью. Кроме того, выписка из при­каза отмечается проставлением отметки о заверении вы­писки.

Указание — правовой акт, издаваемый единолично ру­ководителем организации или его заместителями преиму­щественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации (Приложение 5).

В целом указания составляются и оформляются анало­гично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависи­мости от содержания указания.

К другим управленческим документам относится так­же Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оператив­ных вопросов.

Распоряжения также издают заместители первого руко­водителя организации, руководители структурных подраз­делений.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений ключевыми словами, раз­деляющими вводную и распорядительные части, являются слова «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

Дата добавления: 2014-01-11