Требования, предъявляемые к секретарю

Достаточно полный и конкретный перечень дело­вых и индивидуальных (личностных) качеств секретаря представлен известным ис­следователем Харрисоном.

Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требования к деловым и к личным качествам.

Деловые качества:

· профессиональные навыки секретарской работы: высокая квалификация в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязан­ностей и организации связи;

· опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганиза­ции и организационных навыков, умение четко и оперативно испол­нять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечи­вать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

·эффективность, надежность, готовность принимать на себя от­ветственность по решению поставленных руководителем задач, ос­вобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;

·умение обеспечить надежное и эффективное выполнение документационных и организационных функций;

· самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и уме­ние, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятель­ные ответственные решения;

· тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциаль­ность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденци­альной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

· пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформ­лению командировок;

·лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.

Личные качества:

· внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

· особенности характера: отзывчивость, скромность, добросове­стность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении те­лефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;

· умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и, особенно, в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, не­обходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;

· интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руко­водителя;

· вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.

Дата добавления: 2014-01-11