Организация рабочего места. Организация рабочего места секретаря осуществляется исходя из анализа содержания деятельности секретаря

Организация рабочего места секретаря осуществляется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии. Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда, необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.

Ос­новными факторами при разработке планировки являются техно­логия и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.

Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной тех­ники, применяемых в работе секретаря:

·средства малой оргтехники (письменные принадлежности: руч­ки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);

·средства составления и изготовления текстовых документов (пи­шущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);

·средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрываюшее и резательное обору­дование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

·средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);

·средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

·копировальные средства и аппараты;

·офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне ав­томатизации работы секретаря.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень не­большом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не ска­заться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точ­ное отображение звуковой информации.

Сканер - устройство для считывания текстовой и графической информации - удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.

Средства обработки документов, перечисленные выше, требуют­ся секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при боль­шом объеме документооборота.

Средства хранения и поиска документов необходимы для сохран­ности документов от внешних источников повреждения (пыли, вла­ги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ори­ентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.

Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, на­пример телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требо­ваниям эргономики, антропометрии, дизайна.

Дата добавления: 2014-01-11