Актуалізація ділового інтересу та людського взаєморозуміння

Майстерне втілення в життя названих аспектів — гарант високої результативності ділової бесіди. При цьому «золотим правилом» проведення ділових бесід є відома фраза — «не спалювати мости», тобто хоч би як складалася ділова бесіда, ніколи не слід забувати, що світ «тісний», що можливі ефекти «бумеранга» і «недоброї слави». Отож збереження доброзичливих стосунків (ділових і особистих) завжди бажаніше, ніж недоброзичливого ставлення до себе.

У науковій літературі описано чимало рекомендацій, які сприяють ефективності ділової бесіди. Передусім побажання стосуються попередньої підготовки до ділової бесіди, яка може містити вирішення таких завдань: ретельно продумати мету даної акції; відпрацювати логіку її здійснення; підібрати спеціальні прийоми (засоби) стимулювання комунікативною пронесу й нейтралізації негативної поведінки опонента. Як бачимо, підготовка до ділової бесіди починається з розроблення плану дій, встановлення її мети й завдання. Далі визначається стратегія й тактика поведінки в ній. При цьому особливу увагу звертають на змістовий аспект виступу, постановку питань, відповіді на можливі запитання. Людині, яка планує бесіду, необхідно проаналізувати свою зайнятість, тривалість передбачуваної бесіди, продумати, чи зручно вибрано час для співрозмовника. Мистецтву встановлювати ділові контакти з людьми можна навчитись, але поряд з цим необхідно мати ще й доброзичливий інтерес до співрозмовника, тобто тон бесіди з учасниками взаємодії повинен бути доброзичливо-діловим, що швидко створює атмосферу взаємної довіри. Відомо, що людина, яка прочекала більше півгодини на зустріч, навряд чи буде налаштована доброзичливо на бесіду. Отож пунктуальність зміцнює атмосферу, причому пунктуальність обох співрозмовників, і якщо час бесіди прострочено, потрібно попередити партнера про непередбачену затримку й попросити його зачекати, вказавши час з невеликим запасом.

Важливими є рекомендації щодо втілення в життя логіки проведення ділової бесіди, творчої інтерпретації ситуацій, які виникають у їх ході (під час розмови), внутрішньої «мозкової атаки» з метою розв'язання неочікуваних проблем. Ідеться про своєрідне річище її проходження, складовими компонентами якого є вступна, основна й завершальна частини. Стосовно вступної частини, то вона охоплює такі фази, як початок бесіди й передавання інформації. Те, з чого і як почати бесіду, має важливе значення для успішного її здійснення й досягнення кінцевої мети.

У практиці ділової розмови нерідко багато бесід «закінчуються», так і не розпочавшись. Постає запитання: «Чому?» По-перше, не було забезпечено психологічного контакту, тобто духовного зв'язку між співрозмовниками; по-друге, не встановлено емоційного контакту із співрозмовником; по-третє, не витримано термінів комунікативної адаптації обох сторін до візуального іміджу учасників бесіди, до манери говорити і слухати; по-четверте, не дотримано специфічних риторичних прийомів вступної частини (ось деякі з них: візуальна презентація свого довір'я та симпатій протилежній стороні, зрозуміле і яскраве висвітлення суті проблеми, жорстке дотримання часового режиму обміну інформацією тощо.)

Основна частина охоплює безпосередню ділову розмову по суті проблеми, тобто йдеться про такі фази бесіди, як аргументування чи спростування доказів співрозмовника. Названі фази містять оволодіння риторичним мистецтвом використання прийомів стимулювання комунікативного процесу та створення атмосфери взаєморозуміння, ділової доброзичливості. Будуючи основну частину бесіди, варто пам'ятати, що в кожній діловій індивідуальній бесіді ситуацію, яка склалася, розглядають з різних поглядів дві людини, причому кожна з них вважає, що її думка найправильніша. Саме тому потрібно уявити повну картину подій або обстановки, орієнтуючись на слова співрозмовника.

При цьому надзвичайно важливим є вміння слухати і правильно ставити уточнювальні запитання, які допомагають розкрити думки співрозмовника, і як висновок — правильно визначити його погляди. Отож перше слово за співрозмовником. Уважно слухаючи його, інший учасник взаємодії може зрозуміти, що він хоче або, навпаки, не хоче чи не може сказати без його допомоги. Практики радять, що всі уточнювальні запитання, які ви ставите в процесі бесіди, мають бути дуже конкретними й тактовними, не містити подвійного змісту й бути обґрунтованими. Якщо ділова бесіда будується на заздалегідь підготовлених запитаннях (має «сценарій»), перше з них слід сформулювати просто й цікаво, але не дискусійно. Саме тому, чим більше ви хочете переконати, тим менше ви повинні стверджувати. І тільки після цього можна переконливо й детально висловити свій погляд, причому так, щоб опонент побачив подію або проблему ніби з іншого боку і критично переглянув свої погляди, виходячи з більш повного знання ситуації. Дуже несприятливою та неефективною стає для бесіди нестримана категоричність суджень. Ідеться про такі фрази, як «тут кожному зрозуміло», «тут не може бути двох думок», які не лише не переконують, але й знищують доброзичливість співрозмовника.

Практика організації ділових бесід показує, що, володіючи однаковими знаннями, люди часто не можуть домовитися. Таке трапляється тому, що в кожного з них свій погляд, крізь який вони «пропускають» навколишній світ. Саме тому в процесі бесіди завжди необхідно послідовно проводити основну думку, що допомагає виявити важливі чинники і прийти до певних висновків і рішень. Також слід намагатися «почути текст між словами»; не піддаватися думці, що співрозмовник помиляється, вибирати правильні моменти для зауважень і робити їх у тактовній формі; проявляти самокритичність у зустрічних зауваженнях; терпляче вислуховувати заперечення.

Завершальна частина складається із таких фаз, як ухвалення рішення, завершення бесіди й вихід з неї. Саме тому логічно на цій стадії узагальнити підсумки обговорення. При цьому важливо пам'ятати, що в бесіді рішення завжди має йти за обговоренням, в іншому разі співрозмовник замість висловлення своїх думок почне критикувати опонента. Неабияке значення має темп бесіди й паузи, які допомагають виокремити основне, підкреслити наступне або попереднє. Мова має вирізнятися чіткістю, зрозумілістю. Серед основних завдань, які вирішуються наприкінці бесіди, слід перелічити такі: досягнення основної або альтернативної мети; незалежно від взаєморозуміння чи відсутності останнього забезпечення сприятливої атмосфери; стимулювання співрозмовника до виконання наміченого; необхідна підтримка в майбутньому контактів із співрозмовником; складання розгорнутого резюме бесіди. Вихід із бесіди, тобто вихід із контакту — важлива деталь бесіди, адже вона формує «останнє враження». Ось чому, промовляючи прощальні слова, варто бути доброзичливим, привітним, поводитися так, щоб у партнера виникло бажання ще раз з вами зустрітися й загалом, з'явилося відчуття єдиного «Ми».

Дата добавления: 2014-01-11