Внемашинное информационное обеспечение

Внемашинное ИО включает в себя разработку систем класси­фикаций и кодирования информации, применение унифицирован­ных форм первичной документации, системы показателей, проек­тирование схем внешних и внутренних информационных потоков объекта управления.

Система показателей представляет собой упорядоченную со­вокупность взаимосвязанных показателей, характеризующих за­кономерности производственно-хозяйственной деятельности эко­номического объекта. Система показателей является методологи­ческой основой всей системы сбора и обработки экономической информации.

Изучение системы показателей производственно-хозяйствен­ной деятельности экономического объекта с различных точек зре­ния дает возможность выявить состав показателей и их структу­ру, закономерности их преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевре­менность, точность), а также способы их получения, обработки и последующего использования.

Для однозначного описания данных, эффективного поиска и идентификации в электронной памяти компьютерной информа­ционной системы объекта используются соответствующие сред­ства классификации и кодирования информации.

Кодирование вызвано необходимостью передачи информации по каналам связи, хранения ее на внешних носителях и обработ­ки с помощью вычислительной техники. Оно позволяет более эко­номно воспроизводить и систематизировать информацию. Закоди­рованную информацию часто удобнее воспринимать визуально, ее легче передавать, обрабатывать и использовать.

Перед тем как произвести кодирование информации, следует выполнить ее классификацию. Существует единая система клас­сификации и кодирования технико-экономической информации (ГОСТ 17269-78).

Система классификации — совокупность правил и результат распределения объектов заданного множества на подмножества в соответствии с признаками.

Согласно системе применяются два метода классификации: иерархический и фасетный.

Иерархический — это такой метод клас­сификации, при котором заданное множество последовательно де­лится на подчиненные подмножества. Примером иерархического метода классификации может служить следующий: все студенты института разбиваются на факультеты, внутри факультетов — на курсы, внутри курсов — на группы.

Фасетный — это такой ме­тод классификации, при котором заданное множество делится на независимые группировки по различным признакам классифика­ции. Примером фасетного метода может служить разбиение студен­тов на группы по возрасту, полу и т. п.

Согласно единой системе классификации и кодирования технико-экономической информации кодирование — это образо­вание и присвоение объекту классификации, признаку классифи­кации и (или) классификационной группировке кодового обозначения. Кодовое обозначение — это обозначение объекта, призна­ка классификации и (или) классификационной группировки зна­ком или группой знаков в соответствии с принятым методом ко­дирования.

Совокупность правил обозначения объектов классификации называется системой кодирования.

Существует четыре метода кодирования: порядковый, серий­но-порядковый, последовательный, параллельный.

1. Порядковый метод — это такой метод кодирования, при ко­тором кодовыми обозначениями служат числа натурального ряда. Новые элементы получают номера в конце имеющегося перечня. Здесь никакой предварительной классификации не тре­буется. Последовательность присвоения кодов определяется чаще всего хронологией возникновения информации. Примером исполь­зования порядкового метода кодирования является систематиза­ция домов на улице, квартир в доме.

Удобство этого метода в простоте, а к недостаткам можно от­нести отсутствие всякой классификации, невозможность вставить элемент внутрь, выделить группы однородных признаков. Все это усложняет обработку данных на ЭВМ. Поэтому этот метод коди­рования рекомендуется использовать для небольших, простых и постоянных множеств, например категории работающих, виды образования, национальность, единицы измерения.

2. Серийно-порядковый метод — это такой метод кодирования, при котором кодовыми обозначениями служат числа натураль­ного ряда с закреплением отдельных диапазонов (серий) этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. Серийно-порядковый метод кодирования пред­полагает разделение информации по какому-либо признаку на отдельные части (серии). Для каждой серии отводится своя группа условных обозначений. При этом номера единиц информации последующих серий не продолжают строго последовательно но­мера имеющихся единиц информации предыдущей серии, а меж­ду ними делается разрыв. Примером может служить кодирование цехов на предприятиях. Так, если имеется 10 основных цехов и 3 вспомогательных, то их можно закодировать следующим об­разом: 01, 02,..., 10 и 25, 26, 27.

Серийно-порядковый метод используется для множеств, име­ющих классификацию по двум признакам: старшему признаку отводится своя группа номеров, внутри которой все элементу младшего признака кодируются по порядку. Поэтому этот метод и называется серийно-порядковым. Размер серии устанавливает­ся с учетом количества элементов младшего признака и необходи­мого резерва свободных номеров на случай расширения. Для но­вых номеров отводятся кодовые обозначения из резерва свободных номеров соответствующей серии.

Серийно-порядковый метод обеспечивает получение итогов по сериям, но лишь по одному классификационному признаку. Он позволяет сохранять принцип при расширении номенклатуры. Но так как предвидеть запас кодов трудно, то на практике серийность порой нарушается. Поэтому к недостаткам этого метода кодиро­вания относится то, что размер серии не всегда можно предусмот­реть. Серийно-порядковый метод удобен для относительно устой­чивых номенклатур. Так, его рекомендуется использовать для кодирования цехов, видов оплат и удержаний.

3. Последовательный метод — это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении последовательно указывают­ся зависимые признаки классификации. После­довательный метод кодирования предполагает наличие иерархи­ческой организации информации или разделение ее по ряду признаков. Суть его в том, что каждый признак обеспечивается своей нумерацией в пределах всего признака. Все элементы клас­сифицируются по определенным признакам, и каждому из них от­водится свое число позиций (разрядов) в соответствии с количе­ством элементов данной группировки.

4. Параллельный метод — это такой метод кодирования, при котором в кодовом обозначении объекта классификации или клас­сификационной группировке указываются независимые признаки классификации. В качестве примера рассмотрим классификацию сотрудников предприятия. Здесь можно учитывать такие классификационные признаки, как пол, возраст, образова­ние, семейное положение и др. Очевидно, что все эти признаки не зависят друг от друга

Последовательный и параллельный методы кодирования об­ладают рядом преимуществ: четкое выделение каждого классифи­кационного признака, стройность построения, удобство при обра­ботке на ЭВМ. Недостаток этих методов — их сложность и громоздкость. Как правило, они используются при кодировании больших многопризначных номенклатур.

При построении кодов учитывается ряд требований. Коды дол­жны быть минимальными по длине, максимально логичными по структуре, легко воспринимаемыми зрительно, обеспечивать удоб­ство и эффективность обработки информации, автоматическую группировку и получение итогов по нужным классификационным признакам, быстрый поиск данных.

Таблица соответствия единиц информации и их кодовых обо­значений называется классификатором. Классификатор исполь­зуется для выполнения функций однозначного обозначения объек­тов, для обеспечения возможности группировки информации по ряду признаков, для минимизации объемов хранимых данных в информационной базе системы, для ускорения процедур поиска и обмена данными в компьютерной среде.

В зависимости от сферы применения классификаторы можно разделить на международные, единые для страны, отраслевые и локальные классификаторы предприятий и организаций.

Международные классификаторы входят в состав системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязатель­ны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества. В состав СМЭС входят классификации Организации Объединенных Наций (ООН) и ее специализирован­ных образований, в том числе:

■ международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК);

■ международная стандартная торговая классификация (МСТК);

■ классификация основных продуктов (КОП);

■ классификация продовольственных и сельскохозяйственных
организаций и др.

Общегосударственные классификаторы применяются во всех отраслях при обмене информацией между системами управ­ления различных уровней. Их разработкой занимается Госстан­дарт РБ. В составе общегосударственных классификаторов важное ме­сто занимают:

■ общегосударственный классификатор «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП);

■ общегосударственный классификатор «Унифицированные документы» (ОКУД);

■ общегосударственный классификатор «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ);

■ общегосударственный классификатор «Система обозначений объектов административно-территориаль­ного деления и населенных пунктов» (СОАТО);

■ общегосударственный классификатор «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКПД);

■ общегосударственный классификатор «Формы собственности» (ОКФС);

■ общегосударственный классификатор «Виды экономической дея­тельности» (ОКЭД);

■ общегосударственный классификатор «Промышленная и сельско­хозяйственная продукция (ОКП) и др.

Комплекс взаимосвязанных общероссийских, отраслевых и локальных классификаторов технико-экономической информа­ции, приспособленный для непосредственной обработки сред­ствами вычислительной техники, составляет единую систему классификации и кодирования — ЕСКК ТЭИ. В Госкомстате РБ для обеспечения информационной совместимости классифика­торов и их взаимодействия на разных уровнях управления эко­номикой используется автоматизированная система ведения классификаторов.

Система кодирования должна:

· отражать полную характеристику объекта;

· обеспечивать минимальную длину записи;

· иметь резерв для расширения номенклатуры;

· быть логичной по структуре, легко воспринимаемой, удоб­ной; обеспечивать возможность автоматического контроля оши­бок при обработке.

В процессе разработки системы кодирования должны быть выбраны и описаны способы формирования кодовых обозначений объектов, описана структура кодов. Далее значения кодов необ­ходимо присвоить объектам. Структура кода должна быть мини­мально необходимой и достаточной с учетом возможных расши­рений множества объектов кодирования. Должен быть предусмотрен контроль правильности кода; обеспечена информа­ционная совместимость с системами кодирования в других инфор­мационных системах.

В структуре кода применяются следующие обозначения: X — классификационный признак с цифровыми символами, В — клас­сификационный признак с буквенным алфавитом, О — порядковый код с цифровым алфавитом, «+» — знак иерархической системы классификации, «:» — знак фасетного метода классификации.

На основе классификаторов разрабатываются словари-спра­вочники, которые хранятся на машинных носителях при обработ­ке на ЭВМ. Они используются для печати наименований объектов в выходных машинограммах. Процесс восстановления наимено­ваний объектов по их кодам называется декодированием.

Система документации является основой информационного обеспечения любого уровня и представляет собой совокупность документов, циркулирующих на объекте. В ее составе выделяют­ся системы первичной и результатной (выходной) документации.

При проектировании система документации должна отвечать следующим основным требованиям:

■ содержать минимальный объем исходных данных, необхо­димых для получения максимальной результатной информа­ции, используемой для управления объектом;

■ использоваться для обслуживания всех звеньев и видов хо­зяйственного руководства;

■ содержать своевременные и достоверные данные о деятель­ности объекта;

■ позволять реализовывать функции не только учета, контро­ля и анализа, но и регулирования и оперативного управле­ния деятельностью объекта.

Развитие систем автоматизированной обработки экономичес­кой информации на базе электронной вычислительной техники в 60-х годах XX века потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономи­ческой информации. Постановлением Госстандарта РБ были оп­ределены требования к Унифицированной системе документации (УСД).

Дата добавления: 2014-01-11