Понятие первичного бухгалтерского документа, юридическое значение и требования, предъявляемые к его оформлению

Документация в бухгалтерском учете, судебной бухгалтерии имеет не только учетное, но и хозяйственно-правовое значение.

Первичный бухгалтерский д окумент есть письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации. Он является носителем юридической и экономический информации, отражающий сведения о движении материальных ценностей и денежных средств. Каждый первичный документ отражает одну совершенную хозяйственную операцию в момент совершения, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Под хозяйственной операцией понимается отражение в бухгалтерском учете движения средств предприятия, осуществляемое в денежной форме, как правило, с помощью двойной записи (записи по дебету и кредиту корреспондирующих счетов).

Из этого вытекает его правовое значение:

— документ будет являться источником доказательств, если обстоятельства и факты, удостоверенные или изложенные документально предприятиями, должностными лицами и гражданами имеют значение для уголовного дела (акт ревизии, где установлена недостача на складе товарно-материальных ценностей) — источник доказательств;

— документ может быть вещественным доказательством, если он является орудием совершения преступления или сохранил следы преступной деятельности. Например, вышеназванный акт ревизии был использован для сокрытия недостачи, в связи с чем в нем сознательно искажены данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей

— вещественных доказательств, т.е. имеются следы преступления.

Из содержания Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ“О бухгалтерском учете”, а также Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов РФ от 29 июля 1998г. N34н “Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации”, вытекают четыре главных требования к первичным учетным документам:

Первое требование касается порядка их оформления. Единообразный подход к первичным документам является основой формирования общих требований к ним, которые не зависят от вида и значения документа.

Сведения, отражающие в документе и обеспечивающие ему правильное отражение операции и юридическую доказательную силу, называются его реквизитами.

Согласно ст.9 Федерального закона “О бухгалтерском учете”первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

1) название документа, код фирмы и его порядковый номер;

2) название и адрес предприятия, в котором составлен документ;

3) указание сторон, участвующих в совершении операции, оформленной документом (например, в требовании указание фамилий выдавшего и принявшего материальные ценности);

4) дата составления документов (число и год цифрами, месяц прописью);

5) содержание операции, условия ее выполнения, основания для ее совершения (ссылка на договор, наряд, приказ...);

6) измерители операции, т.е. количественное и ценностное выражение ее в натуральных и денежных измерителях;

7) подписи лиц, ответственных за совершение операции и за правильное оформление в документе.

В п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными также отнесены:

-наименование организации, от имени которой составлен документ;

-расшифровка подписей должностных лиц, подписавших данный документ.

Рассмотрим более подробно вышеперечисленные реквизиты. —Наименование документа включает в себя финансово-экономическое содержание хозяйственной операции, которую бухгалтер имеет право отразить в нем. Документ не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будут иметь юридической силы.

Например, в документе с наименованием ”приходный кассовый ордер”отражаются хозяйственные операции по приходу (увеличению) наличных денег предприятия.

Бухгалтер или иное лицо, составляющее документы не должен: заполнять первичные документы с нечетким наименованием или при его отсутствии; принимать от граждан или сторонних организаций (предприятий) документы с отсутствующим или нечетким наименованием.

— в документе должны быть названия, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции, отраженной в нем. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен.Например если в документе с наименованием “Платежное поручение”не будут указаны реквизиты (название предприятия, название и местоположение учреждения банка, расчетный счет организации в банке) хотя бы одной из сторон, то банк не примет данный платежный документ и вернет его бухгалтеру для доработки. Отсутствие, неясное или неправильное написание реквизитов получателя в товарно-транспортной накладной может стать причиной частичной или полной потери товарного груза.

— в документе необходимо указывать дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Становится непонятно, в каком временном интервале возможен учет такого документа. Фактически такой документ не имеет юридической силы. В данном случае необходимо обратить внимание на написание порядковых цифр, обозначающих дни месяца и номера месяце в году, со значениями меньше 10 (десяти): неправильно:2.3.93г.правильно:02.03.93г..

— в документе должно быть отражено содержание оформленной им хозяйственной операции, т.е раскрыт объект документирования. При этом содержание хозяйственной операции вытекает из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме. Например, платежное поручение предназначено для оформления платежей через банк. Конкретные же источник, величина и назначение платежа определяются содержанием операции, указанной в данном документе.

— в документе следует указывать измерители осуществляемой хозяйственной операции. Измерители могут быть натуральными (в единицах веса, габаритов), трудовыми (в человеко-часах), денежными (в денежных единицах). Отсутствие соответствующих измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы.

— документ должен иметь подписи ответственных лиц. Первая подпись принадлежит распорядителю кредитов (директору, генеральному директору, президенту, ректору...), вторая‑ главному бухгалтеру. Как правило, право первой подписи определяется учредительными документами (Уставом предприятия, Протоколом собрания учредителей, Приказом вышестоящей организации). Назначение главного бухгалтера осуществляется по приказу руководителя предприятия.

Второе требование относится к своевременности составления первичных документов и заполнения первичных реквизитов. Согласно п.4 ст.9 Федерального закона “О бухгалтерском учете” первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация совершения хозяйственной операции. Например, если непосредственно в момент отгрузки продукции покупателю сторонами не была надлежащим образом оформлена накладная, то при ее оформлении даже через день в случае возникновения разногласий поставщику сложно (или даже невозможно) будет доказать, какое количество продукции было фактически получено покупателем, а также стоимость этой продукции, если она не оговорена в других документах.

Третье требование - законность хозяйственной операции, отражаемой в первичном учетном документе. Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству (п.2.19. Положения о документах и документообороте). Контроль за соответствием осуществляемых хозяйственных операций по законодательству Российской Федерации обеспечивает главный бухгалтер (ст.7 Федерального закона “О бухгалтерском учете”).

Четвертое требование - действительность. В соответствии с п.4 ст.9 данного Федерального закона своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Вывод: Согласно п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета в случае составления первичных учетных документов на машиночитаемых носителях организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Дата добавления: 2014-01-11