Подробная модель учёта

Предположим, что в системе имеется несколько торговых точек. По каждой точке отслеживается приход, расход, передача товара между точками, ведется касса. Это и есть подробная модель учета. В результате получается полная реальная картина по всей торгово-складской системе.

Чаще всего приход товара осуществляется на центральный склад, с которого при помощи накладных на передачу товары распределяются по точкам. Поскольку с точки зрения программы все точки являются равноправными, такая модель движения товара необязательна. Однако по организационным соображениям удобно одну из точек выделить как главную или центральную. Такая модель идеально подходит для фирм, имеющих несколько близкорасположенных торговых точек. Если фирма занимается оптовой торговлей, то подразумевается, что отпуск товаров осуществляется с выпиской расходных накладных, которые нетрудно регулярно передавать на фирму для проводки через систему. Таким образом, даже если торговые точки географически удалены, нетрудно организовать доставку накладных (либо их копий) на фирму для постоянного отслеживания остатков на удаленной точке. В любой момент можно получить ведомость остатков, выехать на точку и произвести сверку.

Основные трудности, с которыми сталкивается пользователь, возникают, если его торговые точки ведут интенсивную розничную торговлю и заключаются в невозможности оперативного предоставления данных от этих точек. Предположим, точки реализуют товар и реализуют в интенсивном режиме (как пример - продуктовый магазин в час пик). Естественно, ни о каком учете в реальном времени речи не идет. Учет начинается тогда, когда начинается переучет. Торговая точка производит переучет и направляет нам переучетную ведомость, которая по своей сути является ведомостью остатков на момент переучета. В данном случае уже не принципиально, как часто этот переучет проводится - каждый вечер, раз в неделю или раз в месяц. Важно другое - мы не видим реальную картину по торговой точке в промежутках между переучетами. Картина будет тем более искажена, чем большими будет промежутки времени от переучета к переучету. Если ассортимент товаров большой (больше 600-700 наименований), а переучеты производятся довольно редко, встает резонный вопрос - насколько для нас важно отслеживать остатки, которые и так отражаются с большой задержкой, при том что трудозатраты по ведению учета по удаленным торговым точкам весьма значительны? В голове у меня всплывает знаменитое словосочетание - "учет и контроль". Учет в данном случае получается "так себе", а вот контроль получается "очень даже ничего".

В чем заключается контроль. Когда нам предоставляется ведомость по переучету, она как правило подписана, то есть команда, проводившая переучет заверяет его правильность, и в случае проблем несет ответственность. Переучетная ведомость содержит, как правило, наименование товара, его количество, розничную цену, иногда закупочную цену, итог по строке. В конце отчета подсчитывается общая сумма товаров в розничных ценах. Кроме того удаленная торговая точка сдает выручку на определенную сумму, которая в обязательном порядке должна быть равна сумме проданного товара. Очевидно что сумма проданного товара будет равна

Sпр=Sпер n-1 + Sпост - Sпер n,

где Sпр - сумма проданного товара, Sпер n-1 - итоговая сумма товаров в розничных ценах по предыдущему переучету, Sпер n - итоговая сумма товаров в розничных ценах по нынешнему переучету, Sпост - сумма переданных с центрального склада товаров в розничных ценах.

Говоря проще, насколько денег товара продали, столько выручки должны сдать. Распространенной уловкой при составлении переучетной ведомости является искажение итоговой суммы в нужную сторону (как правило в большую. То есть, реально на точке товаров уже меньше, а в итогах сумму пишут большую, чтоб сумма выручка сошлась). В данном случае контроль производится при вводе расходной накладной. Остатки товаров из переучетной ведомости переносятся в поля новых остатков расходной накладной, в результате расходуемое количество будет рассчитано автоматически как разность имеющегося в программе количества и нового количества по переучету. Система сама подобьет итог по расходной накладной, в результате сумма расходуемых товаров в розничных ценах должна оказаться равной сумме предоставленной выручки. В случае несоответствия разбираемся, находим и устраняем причину.

Другой вид ошибки, который программа позволяет выловить, заключается в отслеживании изменения остатков по складу. Зная количество товара по предыдущему переучету, количество этого же товара, которое было передано со склада, и количество товара по нынешнему переучету, нетрудно заметить закономерность, которую можно выразить в виде неравенства

Kпер n <= Kпер n-1+Kпост,

где Kпер n - количество данного товара по нынешнему переучету, Kпер n-1 - количество этого же товара по предыдущему переучету, Kпост - количество переданного товара с центрального склада. Иными словами, товара по новому переучету не может оказаться больше, чем по предыдущему переучету с учетом переданного с центрального склада количества. Если товара по новому переучету оказалось больше, нужно искать ошибку либо в результатах прошлого переучета, либо в результатах нынешнего.

Дата добавления: 2014-01-11