Телефонограми

Телефонограма –цетермінове повідомлення, передане адресату по телефону, яке є одним з видів усного ділового листування. Використовується для оперативного вирішення питань у тих випадках, коли повідомлення, що передається по телефону, вимагає документального оформлення. Вважається найпростішою і найшвидшою формою передання службових документів.

За допомогою телефонограми передають нескладні тексти, такі як запрошення на нараду, засідання і т.д. Текст телефонограми складається в одному примірнику. У ній не повинно бути більше 50 слів, без скорочень. Не рекомендується використовувати важко вимовні слова і складні обороти.

Особливістю цього виду документу є обов’язкова наявність посад, ініціалів та прізвищ співробітників, що передають і приймають повідомлення, номери їх телефонів і вказівка точного часу прийняття телефонограми.

Юридична сила телефонограми, що надійшла, гарантується такими реквізитами: вихідним реєстраційним номером відправника телефонограми, посадою, прізвищем, ім'ям, по батькові особи, що відправила телефонограму, підписом особи, яка прийняла телефонограму, і вхідним реєстраційним номером отриманої телефонограми.

Текст диктується представником адресанта й записується представником адресата, перевіряється повторним прочитанням. Теле­фонограми записують у спеціальні журнали й доводять до відома адресатів. Якщо телефонограму пере-дають кільком адресатам, складають їх список із зазначенням номерів телефонів.

Зазвичай телефонограми оформлює і передає секретар-референт або інший працівник підприємства за дорученням керівництва. Оформлюють її на загальному чи трафаретному бланку або на чистих аркушах паперу.

Телефонограма має такі реквізити:

1. Назва організації.

2. Назву виду документа.

3. Дату (датою телефонограми є дата її передавання).

4. Реєстраційний індекс документа.

5. Адресат.

6. Текст документа.

7. Підпис.

8. Прізвище та номер телефону особи, яка передала документ, а також прізвище і номер телефону особи, яка прийняла документ.

Передаючи телефонограму, слід здійснити та­кі операції:

- привітатися, відрекомендуватися і назвати номер сво­го службового телефону;

- назвати вид документа;

- продиктувати текст телефонограми та переконатися у правильності запису його абонентом;

- назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

- записати назву посади, прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Про передавання-приймання телефонограми роблять відповідний запис у журналі реєстрації телефонограм, а бланк з текстом телефонограми підшивають до папки по­точних справ. Після прийняття та реєстрації телефонограму передають для ознайомлення посадовій особі, на ім'я якої вона адресована.

Дата добавления: 2014-01-11