Основные понятия и значение делопроизводства для совершенствования деятельности органов ГПС

Заключительная часть (до 10 минут)

Общие правила оформления документов.

· Подведение итогов

· Ответы на вопросы обучаемых

· Объявление задания на самоподготовку (изучить: конспект лекций – т. 7.1 и соответствующие положения рекомендованной преподавателем литературы)

Процессы разработки, принятие и реализация управленческих решений в любом органе управления или подразделении ГПС обязательно сопровождаются созданием документов, их обработкой, хранением, передачей в другие структурные подразделения.

Документ - материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке и имеющие правовое значение.

Документирование – процесс подготовки, составления, согласования, оформления и изготовления документов.

Организация документов, или организация работы с документами – это создание условий обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий называется делопроизводством.

К делопроизводству относят систему работы с документами, организацию и механизацию делопроизводственных операций.

Процесс осуществления управленческой деятельности связан с непрерывным движением документов из одного структурного подразделения в другое, от одного исполнителя к другому.

Движение документов внутри учреждения с момента их получения или создания, завершение исполнения или отправки называется документооборотом.

Дело – совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, помещенный в отдельную обложку.

Скорость документооборота зависит от организации делопроизводства и делопроизводственного обслуживания аппарата управления в целом.

Документирование управленческой деятельности – охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Номенклатура деятельности – утвержденный в установленном порядке систематизированный список наименования дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков хранения.

Управление документации (организация работы с документами) включает:

- организацию рационального документооборота;

- создание ИПС (информационно-поисковых систем) по документам;

- контроль исполнения документов;

- подготовка документов к передаче в ведомственный архив.

Дата добавления: 2014-01-11