Нормативно-методическое обеспечение документации управленческой деятельности

НМБ делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы ДОУ делопроизводства – её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документального обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет ГК РФ 1 часть принята 21.10.94 г. 2-я часть 22.12.95 г.

ГК определяет правовое положение участников гражданского оборота, регулирует договорные и иные обязательства, а также имущественные и неимущественные отношения и т.д. (см. правоведение по кафедре СЭИ).

Регулируя гражданские правовые отношения, ГК устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

Наряду с ГК отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными Федеральными Законами.

Ø Закон РФ «о стандартизации» от 10.06.93 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов государственного управления, предприятий, предпринимателей, общественных объединений. Он определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований ГОСТов и др.

Ø Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 г. №24-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

- порядок документирования информации;

- право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов и т.д.

Ø Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.96 г. №85-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

Ø Закон РФ «О государственной тайне» от 21.06.93 г. №5485 регулирует отношения возникающие в связи с отнесением сведений, к государственной тайне, их рассекречивание и защищает в интересах обеспечения безопасности РФ. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ.

Ø Положение этого закона решили развитие в Указе Президента РФ «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30.11.95 г., постановлении Правительства РФ, «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» от 05.12.91 г., постановление Пенсионного Фонда РФ «Об утверждении перечня сведений, составляющих конфиденциальную информацию» от 30.08.96 г. и др.

Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, принятые ВС РФ 07.07.93 г., направлены на совершенствование организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управлении ими; обеспечивают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в интересах граждан, общества, государства и др.

В развитие указанных основ приняты:

- Указ Президента РФ от 17.03.94 г. «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ».

- Постановление СМ-П РФ от 03.03.93 г. «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве»

Законодательство РФ регулируют и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением, например:

- создание и использование современных автоматизированных и телекоммуникационных систем (закон РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» от 23.09.92 г.);

- законы и иные правовые акты в области связи (ФЗ «О связи» от 16.02.95 г. «О почтовой связи» от 09.08.95 г.) и др.

2. Государственные стандарты на документацию.

Стандартизация – это деятельности по установлению норм, правил и характеристик. К нормативным документам по стандартизации в РФ относятся:

- ГОСТ РФ; международные (региональные) стандарты ISO; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭСИ);

- стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Все Государственные стандарты объединены в Единую Государственную систему стандартов РФ.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации (УСД) и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

¨ ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

¨ ГОСТ 6.10.3-83 УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

¨ ГОСТ 6.10.4-84 УСД. Признание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Общие положения.

¨ ГОСТ 6.10.5-87. УСД. Требования к построению формуляра – образца;

¨ ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формулярный образец.

¨ ГОСТ Р 6.30-97 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

¨ ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.)

3. Унифицированные системы документации.

УСД – совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых, содержащихся в УСД (классификаторы содержат свод наименований объектов, представленные как классификационные группировки и присвоенные им коды)

В настоящее время действуют восемь УСД:

- УСОРД

- УС банковской документации;

- УС финансовой, учетной и счетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- УС счетно-статистической документации;

- УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

- УС документации Пенсионного фонда РФ.

- УС внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

4. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Классификаторы ТЭСИ – нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержатся в унифицированных формах документов (пример карт учета П).

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов.

Совокупность классификаторов ТЭСИ, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению, внедрению, а также служб, осуществляемых работы по классификации и кодированию составляют Единую систему классификации и кодирования ТЭ и СИ (ЕСКК ТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на:

- общероссийские;

- отраслевые;

- классификаторы предприятий.

Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на 3 группы:

- классификаторы информации об управленческих документах; задачах решаемых в АСУ; видах деятельности; экономических и социальных показателях.

5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документа обеспечения управления является изданная в 1990 г. ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов ГУ, суды, прокуратуры, в т.ч. ГПС.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы:

- документирование управленческой деятельности;

- организации работы с документами;

- механизации и автоматизации работы с документами;

- организация службы документационного обеспечения управления.

Раздел «Документирование управленческой деятельности содержит:

- положения, определяющие соответствующих управленческим документов;

- основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов;

- требования к составлению текстов документов.

Раздел «Организация работы с документами» устанавливает:

- принципы и порядок организации документооборота;

- построение информационно-поисковой системы по документам;

- контроля исполнения документов;

- подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

Положение ГСДОУ внедряются в практику документированного обеспечения путем разработки и внедрения стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций и т.п.

6. Нормативные документы по труду и охране труда.

К ним относятся:

· Нормативы по труду (нормативы времени, численности, времени обслуживания). Например:

· Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ. – М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1995 г.

· Нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организации. – М. ВНИИДАД, 1992 г.

· Нормы времени на работы по автоматизации архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993 г.

Дата добавления: 2014-01-11