Тема 4. Документація і інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку|урахування|

1. Документація.

2. Інвентаризація.

3. Техніка і форми бухгалтерського обліку|урахування|.

1. Документація.

Первинні дані про господарську діяльність підприємства є|з'являються| входом в систему бухгалтерського обліку|урахування|, де відбувається|походить| обробка отриманих|одержувати| відомостей, а виходом з|із| неї - необхідна інформація для осіб|облич|, що ухвалюють рішення.

Документ - це письмове свідоцтво|свідчення|, складене в порядку|ладі|, передбаченому законом і що засвідчує|посвідчує| юридичний факт здійснення господарської операції.

Документальне (підтверджене документами) оформлення господарських операцій дозволяє бухгалтерській службі вести попередній, поточний і подальший|наступний| контроль за діяльністю матеріально-відповідальних осіб, рухом майна і станом|достатком| розрахунково-платіжної дисципліни.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

– назву документа (форми);

– дату і місце складання;

– назву підприємства, від імені якого складено документ;

– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

– посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

– особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами. Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та достовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Документи бухгалтерського обліку класифікуються по різних ознаках:

– за призначенням (розпорядливі, виправдувальні, комбіновані, бухгалтерського оформлення);

– за змістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);

– по ступеню|мірі| узагальнення облікової інформації (первинні, звідні|зведені|);

– за способом обхвату|охопленню| операцій (разові, накопичувальні);

– по місцю складання (внутрішні, зовнішні);

– за способом заповнення (складені уручну, автоматизовано);

– по формі носія (на паперових і електронних носіях).

Бухгалтерські первинні документи за призначенням можна розділити на групи:

– організаційно-розпорядливі;

– виправдувальні|виконавчі|;

– комбіновані;

– документи бухгалтерського оформлення.

Способи виправлення помилок в бухгалтерських документах представлені|уявляти| на рис. 19.

Способи виправлення помилок
Коректурний		Додаткова запис		Сторно
Використовується для виправлення помилок:		Використовується у випадках, якщо:		Використовується у випадках, якщо:
- у первинних документах;		- у облікових регістрах не відбита сума операцій;		- помилково вказана кореспонденція рахунків;
- якщо сума операцій ще не відбита в облікових регістрах;		- сума операції занижена.		- сума операції записана двічі;
- у облікових регістрах, в яких ще не підбиті підсумки				- сума операції завищена.

Рис. 19 Способи виправлення помилок в бухгалтерських документах

Якщо записи робляться ручним способом, то помилки виправляються коректурним способом. Тобто неправильний запис закреслюється однією межею так, щоб його можна було прочитати, і над закресленим робиться правильний запис тексту або числа.

Додатковий запис означає звичайну бухгалтерський запис на відповідну суму.

Спосіб " сторно" припускає складання бухгалтерської проводки, в якій помилка (кореспонденція рахунків, сума) заноситься червоним або із знаком "-", а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) робиться темним кольором. В результаті внесення цих даних до облікового регістра в місяці, в якому була виявлена помилка, ліквідовується неправильний запис і відбивається правильна сума і кореспонденція рахунків БУ.

Виправлення помилок, допущених при складанні фінансових звітів в попередніх періодах, здійснюється шляхом коректування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного періоду.

2. Інвентаризація.

Відповідно до Закону про бухгалтерський облік, |урахування|інвентаризація - спосіб перевірки відповідності фактичної наявності майна| даним бухгалтерського обліку.|урахування|

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію майна і зобов'язань, в ході якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка. Таким чином, основними цілями проведення інвентаризації є:

– виявлення фактичної наявності майна;

– зіставлення фактичної наявності майна з|із| даними бухгалтерського| обліку|урахування|;

– перевірка повноти віддзеркалення в обліку зобов'язань.

Порядок|лад| і терміни проведення інвентаризації визначаються керівником підприємства|, за винятком випадків, коли проведення інвентаризації обов'язкове.

Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням і за матеріально відповідальними особами.

Основні завдання інвентаризації:

– виявлення фактичної наявності основних засобів|коштів|, матеріальних цінностей, бланків строгої|суворої| звітності, грошових коштів в касах, на реєстраційних, валютних і поточних рахунках;

– виявлення матеріальних цінностей, що не використовуються;

– перевірка дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання|вмісту| і експлуатації матеріальних цінностей;

– перевірка реальної вартості матеріальних цінностей, що враховуються на балансі, сум дебіторської і кредиторської заборгованості, зокрема щодо|відносно| якої термін позовної давності|давнини| закінчився|витікав|, і інших статей балансу.

Інвентаризації підлягають також матеріальні цінності, які не належать підприємству, але|та| знаходяться|перебувають| на обліку|урахуванні| (орендовані, на відповідальному зберіганні і тому подібне).Проведення інвентаризації є обов'язковим:

– при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання|прийняття|-передачі справ|речей|);

– при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

– після|потім| пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусів і ін.) - терміново|негайно| після|потім| ліквідації пожежі або стихійного лиха;

– у разі|в разі| ліквідації підприємства;

– згідно|згідно з| розпорядженню судових і слідчих органів і ін.

Види інвентаризації:

– за об'ємом – повна і часткова;

– за методом проведення — вибіркова і суцільна;

– за призначенням – планова, позапланова, повторна, контрольна.

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення, несе керівник підприємства. Головний бухгалтер, разом з керівниками відповідних підрозділів і служб, зобов'язаний контролювати дотримання встановлених правил проведення інвентаризації.Для проведення інвентаризації наказом|наказ-інструкцією| керівника підприємства створюється комісія з числа працівників підприємства при обов'язковій участі головного бухгалтера. Інвентаризаційну комісію очолює керівник підприємства або його заступник.Наказом|наказ-інструкцією| встановлюється також терміни початку|розпочинала| і закінчення робіт по проведенню інвентаризації і порядок|лад| відображення їх результатів в обліку|урахуванні|.Наявність цінностей при інвентаризації визначається шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, вимірюванню|виміру| і тому подібне, виходячи зі встановлених|установлених| одиниць вимірювання|виміру|. Визначення ваги (або об'єму|обсягу|) матеріальних цінностей, які зберігаються насипом, можна проводити на підставі технічних розрахунків, про що в описах|списках| робиться|чинить| відповідна відмітка.Найменування цінностей, що інвентаризуються, і об'єктів (предметів), їх кількість відображаються|відображують| в описах|списках| за субрахунками, номенклатурою і в одиницях вимірювання|виміру|, прийнятих в обліку|урахуванні|.На цінності, які не належать підприємству, але|та| знаходяться|перебувають| в його розпорядженні, складаються окремі описи|списки| з|із| розділенням|поділом| на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і тому подібне.

Виявленні при інвентаризації розбіжності між фактичними залишками матеріальних цінностей і грошових коштів з даними бухгалтерського обліку регулюються в такому порядку:

– основні засоби|кошти|, цінні|коштовні| папери, грошові кошти і інші матеріальні цінності, які виявлені в надлишку, підлягають оприбутковуванню і зарахуванню до складу доходів з|із| подальшим|наступним| встановленням причин виникнення залишків і винних в цьому осіб|облич|;

– недостача запасів в межах встановлених|установлених| норм природних втрат, виявлена під час інвентаризації, списується за розпорядженням керівника підприємства на фактичні витрати;

– недостача цінностей понад|зверх| норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу підприємства і відносяться на рахунок|лічбу| винних осіб|облич| за цінами, за якими обчислюється|обчисляє| розмір збитку|шкоди| від крадіжок, недостач, знищення і псування матеріальних цінностей;

– втрати і недостачі понад|зверх| норми природних втрат матеріальних цінностей, в тих випадках, коли винні особи|обличчя| не встановлені|установлені| і справи|речі| знаходяться|перебувають| в органах слідства|наслідку|, списуються з балансу підприємства і зараховуються на позабалансовий|позабалансовий| рахунок|лічбу| до моменту встановлення винних осіб|облич| або до надання відповідній інформації органами слідства|наслідку| у цій справі.

3. Техніка і форми бухгалтерського обліку|урахування|.

Технічна сторона облікового процесу полягає у виборі форми ведення бухгалтерського обліку. Під формою ведення бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності і взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Форми ведення бухгалтерського обліку|урахування| розрізняються за наступними|слідуючих| ознаками:

– кількістю облікових регістрів|реєстрів|, які| застосовуються, їх призначенням, змістом|вмістом|, формою і зовнішнім виглядом;

– послідовністю і способами записів в облікових регістрах|реєстрах|;

– зв'язком регістрів|реєстрів| хронологічного і систематичного, синтетичного і аналітичного обліку|урахування|.

Перераховані ознаки відрізняють одну форму обліку|урахування| від іншої в умовах ручного ведення бухгалтерського обліку|урахування|.

Підприємство самостійно вибирає форму ведення бухгалтерського обліку|урахування|. Можна не тільки|не лише| використовувати замовлені|рекомендовані| форми, але і розробляти власні, оригінальні, включаючи форми облікових регістрів|реєстрів|, програми реєстрації і обробки інформації. Разом з тим|в той же час|, необхідно дотримуватися загальних|спільних| методологічних принципів, які встановлені|установлені| в централізованому порядку|ладі|, а також технології обробки облікових даних.

Обираючи певну форму бухгалтерського обліку|урахування|, підприємство повинне дотримуватися її протягом певного часу (але|та| не менше року). Про можливу зміну прийнятої форми бухгалтерського обліку|урахування| в наступному|такому| обліковому періоді необхідно вказати в Наказі|наказ-інструкції| про облікову політику або Примітках|тлумачення| до фінансової звітності.

На підприємствах, установах і в організаціях України сьогодні набули широкого поширення такі паперові форми ведення бухгалтерського обліку|урахування|, як меморіально-ордерна, журнально-ордерна, спрощена.

Меморіально-ордерна форма обліку отримала назву від меморіального ордера, яким завершується обробка первинних документів. Ця форма передбачає складання проводок на кожен первинний документ окремою довідкою в меморіальних ордерах. Для операцій з однаковою кореспонденцією рахунків відкриваються окремі відомості, по яких в кінці місяця підбиваються підсумки і складаються підсумкові меморіальні ордери.

Основними принципами меморіально-ордерної форми обліку є:

– оформлення бухгалтерських проводок меморіальними ордерами;

– ділення|поділ| (розділення|поділ|) синтетичного обліку|урахування| на хронологічний і систематичний;

– ведення аналітичного обліку|урахування| на картках|карточках|;

– особлива будова|споруда| Головної книги, яка розкриває кореспонденцію рахунків|лічби|.

Меморіально-ордерна форма надає широкі можливості|спроможності| для ділення|поділу| бухгалтерської праці, але|та| вимагає багаторазового переписування даних з|із| регістру|реєстру| в регістр|реєстр| |урахування|

Аналітичні (допоміжні) рахунки|лічба| ведуть в книгах, в картках|карточках|, на вільних листах. Картки|карточки| або вільні листи відповідно реєструються. Аналітичний облік|урахування| касових операцій здійснюється тільки|лише| в касовій книзі, а матеріалів - шляхом розкладання первинних документів в картотеки або за допомогою оперативного бухгалтерського (сальдового) методу. Записи по аналітичних рахунках|лічбі| роблять|чинять| щодня з|із| посиланням|засланням| на номер меморіального ордеру. В кінці|у кінці| місяця по всіх рахунках|лічбі| підраховують|підсумовують| підсумки і складають оборотну або сальдову відомості - одну на групу аналітичних рахунків|лічби|, які об'єднуються певним синтетичним рахунком|лічбою|.

На підприємствах, які мають невелику кількість синтетичних рахунків, може застосовуватися один із спрощених варіантів меморіально-ордерної форми обліку, який прийнято називати формою " Журнал-головна". При цьому варіанті хронологічна реєстрація меморіальних ордерів поєднується із записами по синтетичних рахунках в одній книзі, яка має назву "Журнал-головна". При застосуванні|вживанні| даної форми обліку|урахування| більшість операцій протягом місяця групуються в допоміжних накопичувальних відомостях. По цих відомостях раз на місяць складаються меморіальні ордери. Дані з|із| меморіальних ордерів щомісячно заносять в регістр|реєстр| синтетичного обліку|урахування| - книги "Журнал-головна", яка є оборотно-сальдовим балансом підприємства і є|з'являється| підставою|основою| для складання сальдового балансу встановленої|установленої| форми. Облік|урахування| в книзі "Журнал-головна" ведуть, як правило, по синтетичних рахунках|лічбі|. І відкривають|відчиняють| на початку року записами сум залишків на початок року з|із| аналогічного регістру|реєстру| за минулий рік. Сума оборотів|зворотів| за місяць по дебету всіх рахунків|лічби| повинна дорівнювати сумі оборотів|зворотів| по кредиту рахунків|лічби|, а також підсумку графи "Сума по ордеру". Наступним|таким| рядком після|потім| оборотів|зворотів| за місяць виводять залишок|остачу| кожного рахунку|лічби| на початок наступного місяця.

Сьогодні на великих підприємствах широко застосовується журнально-ордерна форма обліку. Вона ґрунтується на застосуванні журналів-ордерів, де збираються і систематизують дані первинних документів, необхідні для синтетичного і аналітичного обліку. Для кожного рахунку|лічби| у відповідному журналі|часописі|-ордері відображаються|відображують| суми всіх господарських операцій, які проходять|минають| по кредиту цього рахунку|лічби|, а також номера рахунків|лічби|, дебет яких змінюється в результаті|унаслідок| цієї операції. Всі господарські операції записуються|занотовують| в хронологічному порядку|ладі| на підставі первинних документів. Проте|однак| при великій кількості документів, які відображають|відображують| однорідні операції, ведуться накопичувальні (допоміжні) відомості, а в кінці|у кінці| місяця їх підсумкові дані переносять в журнали|часописи|-ордери. У кожному журналі|часописі|-ордері відображаються|відображують| господарські операції поодинці або по декількох взаємопов'язаних синтетичних рахунках|лічбі|. Підсумки журналів|часописів|-ордерів переносять в Головну книгу, в якій виводяться кінцеві|скінченні| залишки по всіх рахунках|лічбі|, необхідні при складанні балансу за звітний період. Аналітичний облік|урахування| при використанні даної форми обліку|урахування| ведеться за допомогою книг аналітичного обліку|урахування| або карток|карточок|.

Журнально-ордерна форма є|з'являється| найбільш оптимальною паперовою формою ведення обліку|урахування|. При належній організації документообігу вона дозволяє швидко отримувати|одержувати| підсумки і готувати звітні дані. Але|та|, разом з тим|в той же час| журнально-ордерній формі обліку|урахування| властивий ряд|лава| недоліків|нестач|, який робить|чинить| її незручною і непридатною для використання в сучасних умовах.

Невеликі підприємства використовують спрощену форму ведення бухгалтерського обліку. Малі підприємства з простим технологічним процесом виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, з невеликим об'ємом господарських операцій, можуть застосовувати спрощену форму обліку, яка ведеться:

– по простій формі бухгалтерського обліку|урахування| (без використання регістрів|реєстрів| обліку|урахування| майна малого підприємства);

– за формою обліку|урахування| з використанням регістрів|реєстрів| обліку|урахування| майна малого підприємства.

Для організації обліку|урахування| по спрощеною формою мале підприємство на основі типового Плану рахунків|лічби| бухгалтерського обліку|урахування| складає робочий план рахунків|лічби|, який дозволяє вести облік|урахування| засобів|коштів| і джерел їх освіти|утворення| в регістрах|реєстрах| на основі головних рахунків|лічби| і забезпечує контроль за наявністю і збереженням|зберіганням| майна, виконанням зобов'язань і достовірністю даних бухгалтерського обліку|урахування|. При спрощеній формі бухгалтерського обліку|урахування| використовують книги обліку|урахування| господарських операцій, в яких відображають|відображують| залишки на бухгалтерських рахівницях і реєструють всі операції, які здійснюються на підприємстві, в хронологічній послідовності.

Для цього потрібно чотири книги: книга грошових операцій, книга продажів, книга придбання|надбання|, книга нарахування заробітної плати. Серед них книга грошових операцій є|з'являється| єдиною, де знаходять|находять| відображення всі платежі і доходи підприємства. Крім того, може бути корисним окреме ведення касової книги і книги обліку|урахування| запасів.

Окрім розглянутих вище форм застосовується і сучасна комп'ютерна форма ведення бухгалтерського обліку, яка базується на використанні персональних комп'ютерів. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання.

За допомогою спеціальних програм дані первинних документів групуються і узагальнюються безпосередньо на комп'ютері, внаслідок чого користувач отримує|одержує| інформацію, еквівалентну за змістом регістрів|реєстрів| синтетичного і аналітичного обліку|урахування|.

Контрольні питання:

1. Що таке первинний обліковий документ?

2. Які функції первинних документів в системі бухгалтерського обліку|урахування|?

3. За якими ознаками класифікуються документи бухгалтерського обліку|урахування|?

4. Як виправляється помилково зроблений запис в обліковому регістрі|реєстрі|?

5. Що називається інвентаризацією?

6. Які цілі проведення інвентаризації?

7. У яких випадках проведення інвентаризації обов'язкове?

8. Які види інвентаризації Ви знаєте?

9. Який порядок|лад| проведення інвентаризації?

10. Які форми бухгалтерського обліку|урахування| застосовуються підприємствами?

11. У чому принципові відмінності форм бухгалтерського обліку|урахування|?

Рекомендована література:

1. Бухгалтерський облік. Навчальний посібник для студентів вузів спеціальності 7.050201 "Менеджмент організації" та 7.050107 "Економіка підприємств" / Бутинець Т.А., Чижевська Л.В., Береза С.Л.; За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. Житомир: ЖІТІ, 2000. - 672с.

2. Теорія бухгалтерського обліку: підручник. – 2-ге вид., доп. і перероб. / Бутинець Ф.Ф., Житомир: РУТА, 2000. – 638с.

3. Теорія бухгалтерського обліку: підручник / Білуха М.Т. - К.: Вид-во Київського держ. торгівельно-економічного ун-ту, 2000. – 692с.

4. Конспект лекцій з дисципліни "Організація обліку" (для студентів, що навчаються за спеціальністю 7.050106 "Облік і аудит")/Уклад. Д.О. Попов – Сєвєродонецьк, 2006. – 89 с.

Дата добавления: 2014-01-11