Лекция № 6 Документы по снабжению и сбыту

2.

1.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Информационно справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Оформляется на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы или звукозаписи, материалов, подготовленных к заседанию, на бланках организации. Протоколы содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, собрание). Текст состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа), приглашенные, повестка дня. Если количество участников слишком велико, то к протоколу прилагается отдельный список присутствовавших на собрании. Разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют важное значение, так как непосредственно влияют на юридическую силу принимаемых решений. В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на совещании вопросы. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ. В практике делопроизводства часто приходится делать выписки из протоколов. Из содержательной части протокола берутся только те элементы текста, которые необходимо довести до сведения заинтересованных лиц.

Докладная записка. Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Объяснительная записка. Документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги и содержит те же реквизиты, что и докладная записка.

Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией) для подтверждения установленных фактов, событий, действий.Разновидности актов определяются их содержанием и назначением. Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, а также содержат выводы, рекомендации и предложения. Составляются только коллегиально (не менее 2 составителей). Текст акта, как правило, состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть строится по схеме: основание, составлен комиссией в составе, присутствовали. Если В констатирующей части излагаются цели, задачи, сущность и характер, проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых проводилась работа, фиксируются установленные факты.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под расписку. Дата акта должна соответствовать дню актируемого события. Основные реквизиты акта: реквизиты бланка организации, название вида документа, дата, заголовок к тексту, гриф утверждения (при необходимости), отметка о наличии приложения (если оно имеется), подпись председателя и членов комиссии, отметка о визировании присутствовавших, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Справки отражают основную (производственную) деятельность организации. Могут быть внешними и внутренними.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений).

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, в определенном порядке.

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка (корреспонденция) – обобщенное название разных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации организации.

Служебное письмо (официальное, деловое) – название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по почте. Содержанием служебных писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

1. Документы оформляются на специальных бланках - бланках писем. Подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках представленной им компетенции.

2. Текст должен излагаться грамотно, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой, ясностью характеристик, последовательностью изложения. Текст письма не должен допускать двоякого толкования.

3. События и факты должны иметь разъясняющие материалы.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые состоят из двух частей: вступления и содержательной части. Сложные в композиционном плане письма содержат: мотивирующую часть, основную часть (изложение просьбы), заключение (приводится ожидаемый результат, констатируется отказ). Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограничению аспектов. Рекомендуется составлять письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически неоднородную и логическиё не связанную информацию. По характеру информации письма различают на большое количество видов.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу фирмы.

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий. Излагая просьбу в письме, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.

Письма-предложения о сотрудничестве в последнее время получили широкое распространение. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. В таком письме всегда есть такие стандартные выражения: направляем, посылаем, высылаем.

Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию в виде писем-ответов.

Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи секретаря-референта. Однако в зависимости от значимости излагаемой информации письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обязательств или условий и адресуются организациям или отдельному лицу.

1. Понятие и структура договора

2. Основные виды договоров в СКС и Т

3. Претензионные письма

Дата добавления: 2014-01-11