Лекция №5 Информационно-справочная документация

4.

3.

2.

1.

Эти документы фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение (хранятся 75 лет). Группу документов по личному составу составляют документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения или перемещения сотрудника, предоставлении отпуска, поощрения (заявления, трудовые книжки, личные карточки). В результате прохождения процедуры отбора на замещение вакантной должности, граждане получают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. В заявлении указываются следующие реквизиты:

1. Адресат (кому адресуется заявление);

2. Автор и место проживания автора;

3. Наименование вида документа (заявление);

4. Текст с указанием должности, на которую претендует заявитель;

5. Подпись заявителя, дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять выражения типа «Прошу не отказать». Заявление о приеме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление подшивается). Заявление с визой руководителя структурного подразделения и положительной резолюцией руководителя организации является основанием для составления и последующего подписания распорядительных документов (трудового договора, приказа о приеме на работу и др.)

При заключении трудового договора согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, представляет работодателю:

1) Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (свидетельство о рождении, справка об освобождении из мест лишения свободы, военный билет и т.д.).

2) Трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Лица, поступающие на работу впервые, предъявляют справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных сил РФ предъявляют военный билет. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем.

3) Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и свидетельство о постановке на учет в государственной налоговой службе.

4) Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Согласно указанной статье ТК запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы не указанные в законодательстве.

Основной формой реализации права на труд является заключение трудового договора. Трудовой договор – это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодателем обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила трудового распорядка.

Трудовой договор заключается между работником и работодателем в письменном виде на неопределенный срок или срок не более 5 лет (срочный договор) (ст. 58 ТК РФ). Основное требование к содержанию договора – это его соответствие существующему трудовому законодательству. Общие требования к содержанию и оформлению трудового договора определены гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Права, обязанности, ответственность сторон, организация и оплата труда уточняются сторонами при подписании договора. В договор могут быть включены другие дополнительные условия, например, условия об испытаниях работника или о неразглашении работником охраняемой законом тайны. По истечении срочного договора, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений, действие его автоматически продлевается на неопределенный срок. Весьма важным является вопрос о том, когда именно вступает в силу трудовой договор. Время вступления трудового договора в силу регламентируется ст. 61 ТК РФ. Согласно этой статье «трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами, если иное не установлено федеральными законами.., либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя». Следовательно, работник обязан приступить исполнению обязанностей по трудовому договору со дня, определенного последним. Работодатель в праве отказать работнику в заключении трудового договора, в случаях, когда помимо необходимых профессиональных качеств, работник должен соответствовать другим необходимым для работы в данной организации требованиям, например, состояние здоровья. Вот почему обязательным требованием становится медицинское освидетельствование.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность.

Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение. Порядок заполнения этого документа регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением правительства РФ от16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»). Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работавших на граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Трудовые книжки ведутся только по мету основной работы, на лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки не заводятся. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя, печатью предприятия или отдела кадров. Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Ошибочное, небрежное заполнение трудовых книжек может привести к серьезному ущемлению прав и интересов граждан, а в ряде случаев к незаконным выплатам государственных средств. Все записи производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякого рода сокращения не допускаются. В трудовую книжку вносятся:

1. Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, специальность);

2. сведения о работе (прием, перевод, увольнение);

3. сведения о награждениях и поощрениях;

4. сведения об открытиях, на которые выданы дипломы и т.п.

Взыскания в трудовые книжки не записывают, однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по любому другому основанию) всегда отмечается в книжке с точным указанием причин. Все записи вносятся в книжку после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении - в день увольнения. Эти записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Администрация не имеет права задерживать выдачу книжек уволенным работникам. Выдача справок вместо трудовой книжки не допускается. В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в отделе кадров в течение двух лет, а затем сдаются на 50-летнее хранение в архив организации. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляется опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров.

Личное дело – сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации. Как правило, в личные дела сотрудников группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности на данном предприятии. Среди этих документов:

а) анкета (с последующими дополнениями). Анкета заполняется работником собственноручно при оформлении на предприятие. Данные вносятся на основании документов, проверяются специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью;

б) автобиография оформляется в произвольной форме и типового формуляра не существует. В настоящее время автобиографию заменило резюме;

в) копия документа об образования;

г) трудовой договор (второй экземпляр);

д) договор о материальной ответственности;

е) выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности;

ж) выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Перечисленные (и иные) документы, отражающие общие сведения о персональных данных сотрудника, подшиваются в отдельную папку, на обложке которой указываются ФИО сотрудника (в именительном падеже). Помимо этих документов в личное дело помещаются, но не подшиваются справки о состоянии здоровья, справки с места жительства, заверенные фотографии сотрудника. В личное дело отдельно от документов помещается внутренняя опись. Личное дело оформляется со дня приема сотрудника в организацию, то есть со дня издания соответствующего приказа. Все записи в процессе ведения личного дела производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цветов, разборчиво, без исправлений. В необходимых случаях заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации. В организации хранятся только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор, действие которого не истекло. При увольнении сотрудника его личное дело может быть переслано к новому месту работу по запросу, либо по истечении срока хранения, уничтожено установленным порядком. Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей). Совокупность личных карточек составляет картотеку личного состава предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации) и хранится на предприятии. Личная карточка формы Т-2 является документом, обеспечивающим работу по учету качественного и количественного состава кадров, получение оперативной всесторонней информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменений сведений о работнике и внесения их в Т-2 (перевод на другую должность, повышение квалификации, предоставление различных видов отпусков, изменение оплаты труда, данные воинского учета).

1. Основные информационно-справочные документы.

2. Служебное письмо. Особенности оформления международной переписки.

3. Особенности оформления телефонограмм, факсов, электронных писем.

Дата добавления: 2014-01-11