Використання функцій баз даних

Ехсеl пропонує 12 функцій, призначених спеціально для роботи зі списками і базами даних. Перевага використання цих функцій замість стандартних полягає в тому, що функції баз даних використовують для обчислень частини (підмножини) списку. Можна визначити критерії, за якими будуть відбиратися потрібні рядки (записи) у списку і використовуватися для обчислення підсумкових значень. Кожна функція має три аргументи: база даных, поле і критерий.

Перед тим, як використовувати розширений фільтр, потрібно реорганізувати робочий лист, додавши до списку область умов (рис. 6.4).

Область умов - це діапазон комірок, що містить заголовки стовпців списку і, принаймні, один рядок під рядком заголовків, у який можна вводити критерії фільтрації.

При створенні умов слід дотримуватись таких правил:

• Перший рядок області умов містить заголовки стовпців списку. Розширений фільтр не розрізняє прописні і малі літери, але в іншому ці заголовки повинні точно відповідати заголовкам стовпців списку (більш зручніше - скопіювати заголовки стовпців списку в перший рядок області умов). Не обов'язково вводити заголовки всіх стовпців, достатньо вказати тільки ті, що будуть використовуватися для задання критеріїв.

• Другий і наступні рядки області умов використовуються для введення критеріїв. Якщо критерії вказані в декількох стовпцях одного і того ж рядка області умов, припускається їх зв'язок оператором "И". Якщо критерії розташовані в різних рядках того самого або в різних стовпцях області умов, для них передбачається зв'язок "ИЛИ". В області умов можна використовувати скільки завгодно рядків.

Для задання аргументів у функціях баз даних часто використовуються імена діапазонів. Область умов можна розташувати в будь-якому місці робочого листа, але якщо ви добавляєте інформацію в робочий лист за допомогою команди Данные\Форма, не слід розміщувати область умов під списком. При використанні форми для введення даних Ехсеl додає інформацію в наступний рядок під списком. Якщо ж цей рядок зайнятий областю умов або іншою інформацією, Ехсеl не зможе додати дані у список.

Щоб скористатися функціями баз даних, потрібно виконати наступне:

1. Створити список і визначити на робочому листі область умов;

2. Вибирати комірку, в яку потрібно помістити результати умов.

3. Натиснути на кнопку Вставка функции на панелі інструментів. З'явиться діалогове вікно Мастер функций.

4. У списку Категория вибирати Работа с базой данных. У списку Функция вибирати ім'я потрібної функції, у нижній частині діалогового вікна відтвориться ім'я й опис вибраної функції.

5. Вибирати комірку або діапазон комірок робочого листа, що містять базу даних.

6. Перейти до аргументу Поле, натиснувши клавішу Таb, або натиснути клавішею мишки у Поле.

7. Ввести ім'я стовпця, помістивши його в лапки, або його номер. Наприклад, якщо список починається зі стовпця А і продовжується до стовпця Е, то число, що відповідає стовпцю С, дорівнює 3.

8. За допомогою клавіші Таb або за допомогою мишки перейти до аргументу Критерии.

9. Виберати в листі комірки області умов.

10. Визначивши всі три аргументи, натиснути на ОК. У рядку формул відтвориться функція, а на робочому листі з'явиться результат розрахунку цієї функції.

Якщо якийсь критерій визначений до створення формули, відтворюється результат з використанням цього критерію. Якщо критерій не визначений, розрахунки здійснюються за всіма записами списку. Критерії можна змінити в будь-який час, і результати автоматично оновлюються.

Не виключено, що у великих списках для роботи з функціями баз даних доведеться використовувати більш складні критерії.

Якщо в області умов вказано два критерії, вони пов'язані логічним оператором И. Наприклад, якщо потрібно підсумувати кількість товарів заданого типу в замовленнях певної компанії, потрібно ввести в області умов назву компанії і код товару. При підсумовуванні будуть використовуватися тільки записи, що задовольняють зазначеним критеріям. Щоб зв'язати критерії співвідношенням ИЛИ, слід використати в області умов другий рядок. Перший критерій варто помістити в перший рядок, а другий - у другий рядок.

Рис 4. Робочий лист, підготовлений для роботи

з функціями баз даних розширеним фільтром

Дата добавления: 2014-01-11