Электронные формы и бланки

Одним из вариантов безбумажного документооборота является применение электронных бланков. Если необходимо создать форму заявления на отпуск, зачем беспокоиться об ее печати, размножении и заполнении? Но это еще только часть дела. Когда служащий заполняет и представляет эту форму, начальник накладывает резолюцию и передает бланк помощнику, который делает копию, возвращает первый экземпляр работнику, а второй кладет в папку, где уже хранятся аналогичные бумаги. При работе с электронными формами картина меняется: служащий открывает форму, заполняет ее и отправляет по электронной почте своему начальнику, который ее утверждает (или не утверждает) и возвращает по электронной почте. Все это занимает лишь несколько минут.

Проектирование форм

Так как предполагается неоднократное использование электронных форм, необходимо создать шаблон. Дайте команду Файл > Создать и на вкладке Общие выберите значок Новый документ. Установите переключатель Создать шаблон и щелкните на кнопке ОК. Откроется новый шаблон с именем Шаблон 1. Неплохо сразу сохранить его,чтобы потом не пропали внесенные изменения. Откройте диалоговое окно Сохранение документа, в котором предлагается сохранить шаблон в папке Шаблоны.

Сохраните шаблон в одной из существующих папок или создайте для него новую. Теперь шаблоном можно пользоваться при создании нового документа.

При разработке собственной формы прорисуйте ее на бумаге или используйте уже существующую форму в качестве модели. Это поможет создать лучшую электронную форму, сохранит время и избавит от необходимости переделок структуры формы во время работы. Для начала щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и включите с помощью контекстного меню отображение панели инструментов Формы или выполните команду Вид – Панели инструментов – Формы.

Панель инструментов Формы содержит кнопки, предназначенные для вставки полей, создания таблиц и рамок для расположения на странице вопросов и предложений. Здесь же предусмотрены средства защиты формы, позволяющие пользователям вводить данные только в отведенные для этого зоны.

Самый простой способ подготовки формы — использование таблицы. Таблицы позволяют размещать текст в различных частях экрана без необходимости беспокоиться о переносе текста на новую строку.

Для создания таблицы щелкните на кнопках Нарисовать таблицу или Добавить таблицу.

После ввода имен полей и предложений в таблицу можно разделить ячейки, объединить их, изменить нужным образом границы, ширину строк и столбцов. Так как форма является электронной, не забудьте добавить цвета, затенение и графику для придания ей большей выразительности.

Панель инструментов Формы предоставляет возможность использования рамок, благодаря которым можно располагать элементы точно в заданном месте. Может потребоваться заключить небольшие таблицы в рамку, чтобы их было легко размещать на странице. Щелкните на кнопке Добавить рамку, растяните прямоугольник размером с вашу таблицу и вставьте таблицу в рамку. Изменить размеры рамки можно перетаскиванием маркеров, расположенных по ее границам (указатель мыши при попадании на эти маркеры принимает вид двунаправленной стрелки). Для перемещения рамки выделите ее щелчком и перетащите в новое положение.

На панели инструментов Рисование имеются удобные средства, с помощью которых к текстовым полям применяют трехмерные эффекты, задают затенение, заполнение и фон. Можно менять ориентацию текста и поворачивать сами текстовые поля.

Дата добавления: 2014-01-11