Оформление юридических документов

Содержание и форма – диалектически взаимосвязанные между собой характеристики предмета. Предметы и явления, однако, не представляют собой беспорядочного нагромождения составляющих его элементов, хаотического скопления происходящих в них процессов. Содержание любого предмета, явления определенным образом организовано, другими словами, всякий предмет всегда относительно устойчив, обладает определенной структурой. Эту относительно устойчивую, внутреннюю структуру предмета, которая обнаруживается и внешним образом, и характеризует форма.

Содержание юридического документа складывается из его реквизитов, т.е. обязательных элементов, несущих какие-либо сведения. Главным реквизитом является текст юридического документа. Он представляет собой сведения о юридических отношениях и фактах, характер которых обусловлен соответствующей отраслью права. Текст документа должен быть достоверным, достаточно информативным, последовательно и грамотно изложенным.

Кроме текста документы имеют специальные, сопутствующие ему реквизиты. Они служат для удостоверения сведений в документе, его защиты от фальсификации (подделки документа или искажения сведений о существующих фактах), а также для систематизации документов и облегчения пользования ими. В зависимости от вида документа к ним относятся штампы, дата выдачи или составления, номер, адресат документа, указание лица или органа, составившего или выдавшего документ, подпись, печать.

Документ должен быть грамотно (юридически и технически) составлен из этих реквизитов. Некоторые документы насчитывают более тридцати реквизитов. Например, документы могут содержать кроме текста изображения гербов эмблему организации, фотографии, коды организации и документа, наименование министерства и ведомства, грифы (согласования, утверждения, ограничения доступа к документу), отметки о контроле, визы.

При подготовке и оформлении юридических документов используют следующие основные реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

код формы документа; наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат; гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати; отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

идентификатор электронной копии документа.

К оформлению реквизитов документов предъявляются определенные требования. Так, Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом о Государственном гербе Российской Федерации, согласно которому воспроизведение Государственного герба Российской Федерации допускается в установленных случаях в многоцветном, а также в одноцветном варианте.

Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти, а также органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Например, согласно Указу Президента РФ от 29.05.2006 № 530 одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита может помещаться на бланках мировых судей в Российской Федерации, а также на их печатях, а в соответствии с Указом Президента РФ от 22.07.2002 № 767 – на печатях нотариусов и воспроизводиться на оформляемых и (или) выдаваемых ими документах.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Так, согласно Закону Белгородской области о гербе и флаге Белгородской области (от 06.05.2004) герб Белгородской области помещается, в частности на печатях органов государственной власти Белгородской области и иных государственных органов Белгородской области, на официальных печатных изданиях органов государственной власти Белгородской области, а также на бланках: законов Белгородской области; постановлений и распоряжений Губернатора Белгородской области; постановлений Белгородской областной Думы и распоряжений председателя Белгородской областной Думы; постановлений и распоряжений Правительства Белгородской области; постановлений избирательной комиссии Белгородской области и распоряжений председателя избирательной комиссии Белгородской области; Губернатора Белгородской области; Белгородской областной Думы; комитетов и комиссий Белгородской областной Думы; органов исполнительной власти Белгородской области; государственных органов Белгородской области.

Допускается использование изображения герба Белгородской области: на служебных удостоверениях, выдаваемых органами государственной власти Белгородской области и иными государственными органами Белгородской области; на личных бланках, визитных карточках депутатов Белгородской областной Думы, руководителей органов государственной власти Белгородской области.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно - территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного ползования и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В соответствии с Законом о государственной тайне к последней относятся защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Гриф секретности – это реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него;

Следует учитывать, что в соответствии с законом не подлежат отнесению к государственной тайне и засекречиванию сведения:

о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;

о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;

о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;

о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах Российской Федерации;

о состоянии здоровья высших должностных лиц Российской Федерации;

о фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.

Должностные лица, принявшие решения о засекречивании перечисленных сведений либо о включении их в этих целях в носители сведений, составляющих государственную тайну, несут уголовную, административную или дисциплинарную ответственность в зависимости от причиненного обществу, государству и гражданам материального и морального ущерба. Граждане вправе обжаловать такие решения в суд.

Указом Президента РФ от 06.03.1997 № 118 утвержден перечень сведений конфиденциального характера, в который в частности включены

сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные),

сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства,

служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти (служебная тайна),

сведения, связанные с профессиональной деятельностью (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее, сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них),

сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен (коммерческая тайна).

Право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации с учетом установленных законодательством ограничений.

Так, постановлением Правительства РФ от 05.12.1991 № 35 был определен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Это - учредительные документы, документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (документы, подтверждающие факт внесения записей о юридических лицах в Единый государственный реестр юридических лиц, свидетельства о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей, лицензии, патенты); сведения по установленным формам отчетности о финансово - хозяйственной деятельности; документы о платежеспособности; сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест; документы об уплате налогов и обязательных платежах; сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства и размерах причиненного при этом ущерба; сведения об участии должностных лиц предприятия в других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

А в соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:

содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры; содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;

о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;

о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом; о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;

о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;

о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;

о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;

обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Белгородской области области, председателям районных судов Белгородской области, всем горрайпрокурорам Белгородской области. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), чего (кого). К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: - в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; - на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Подпись — важный реквизит юридического документа. Она индивидуализирует документ, удостоверяя лицо, от которого он исходит. Лишь отдельные документы не содержат подпись (железнодорожные билеты, кассовые чеки и некоторые др.).

Иногда подпись ошибочно называют росписью. Между тем роспись — текст, удостоверяющий что-либо, с подписью. Например: "С приказом ознакомлен. Подпись. Дата".

Если гражданин не может подписать документ собственноручно, это может сделать по его поручению другой гражданин, которого принято именовать рукоприкладчиком. Обращение к рукоприкладчику возможно а случаях физического недостатка, болезни или иных причин, не позволяющих подписать документ собственноручно (например, в случае неграмотности). При этом подпись рукоприкладчика должна быть засвидетельствована в организации, где работает или учится гражданин, от имени которого составляется документ. Либо жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства, либо администрацией стационарного лечебного учреждения, где он находится на излечении, либо нотариальным или иным органом. Такой порядок, например, прямо предусмотрен в законе при совершении сделок в письменной форме (ст. 44 ГК РФ).

В документах организаций право подписи принадлежит соответствующим должностным лицам. Ими являются руководители или другие уполномоченные ими должностные лица (заместители, прежде всего).

Документы о приемке и выдаче денежных средств и товарно-материальных ценностей в хозяйственных отношения снабжаются двумя подписями: первая (руководителя) и вторая (главного бухгалтера или лица, им уполномоченного). При открытии счета в банке все клиенты в обязательно порядке представляют карточки с образцами подписи все лиц, которым предоставлено право подписи по счету. Специальный порядок установлен для подписания внешнеторговых сделок.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Печати имеют определенную конфигурацию и иные отличительные признаки. Печати государственных организаций могут содержать изображение государственного герба. Печати содержат также наименование организации и иные компоненты. На оттисках печати не допускаются какие-либо исправления, дополнения и изменения текста, конфигурации рисунка.

Этим оттиски печати отличаются от оттисков штампов, которые наряду с текстом штампа требуют обычно письменных дополнений: номера документа, даты выдачи и т.д. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Для лучшего понимания документа необходима последовательная и логичная форма изложения его содержания. Содержание и форма не существуют друг без друга, они находятся в органической взаимосвязи, образуют неразрывное единство. В этой взаимосвязи ведущую роль играет содержание. Однако форма не пассивно следует за содержанием, она обладает относительной самостоятельностью и оказывает воздействие на содержание.

Распорядительные документы обычно содержат ряд частей: вводную, описательную, мотивировочную, резолютивную ("просительную"), заключительную.

Во вводной части указываются: адресат документа; лицо, составившее его, другие заинтересованные лица, а также наименование и заголовок документа. Заголовок должен в краткой, лаконичной форме отражать содержание документа, его рекомендуется формулировать, отвечая на вопрос "о чем?", например "Исковое заявление о признании ордера недействительным".

В описательной части обычно излагаются обстоятельства, в мотивировочной — содержатся их правовая оценка и обоснование требований.

Сами требования формулируются в резолютивной, или "просительной", части.

В заключительной части документа могут быть сделаны отметки о приложении к документу и об исправлениях в документе, а также ставятся дата, подпись, делается оттиск печати.

Наличие и соотношение частей содержания в удостоверительных документах выглядят иначе. Такие документы часто содержат графы, куда заносятся соответствующие сведения. Например, акты гражданского состояния регистрируются путем совершения актовых записей в специальных книгах.

Бланки записи актов гражданского состояния заполняются исчерпывающими ответами. Графы, в которых на вопросы даются отрицательные ответы, заполняются словом "нет". Актовые записи должны быть подписаны заявителями (при невозможности этого, по их поручению — другими лицами) и должностным лицом, зарегистрировавшим данный акт гражданского состояния, а также скреплены печатью.

Содержание документа следует располагать на листе таким образом, чтобы его можно было легко и удобно прочитать. В частности, надо оставлять свободные поля. Изготовление документа без полей препятствует ознакомлению с ним, когда документ подшит к делу. Незаполненные до конца строчки и другие свободные места в документах, как правило, прочеркиваются. Те документы, которые содержат несколько листов и составляются в учреждениях, должны быть прошнурованы, пронумерованы, их количество заверяется подписями компетентных должностных лиц и надлежащими печатями.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм: 20 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма. Так, могут иметь место бланки приказа, распоряжения, предостережения и др. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

В целях реализации своих конституционных прав граждане имеют возможность обращаться в государственные органы, органы местного самоуправления и к должностным лицам лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

Право на обращение имеют не только граждане России, но и лица без гражданства и иностранцы. Правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, регулируются Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом о порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации и иными федеральными законами.

Среди входящей документации особое место занимают жалобы, заявления, предложения и ходатайства – обращения гражданина (нескольких лиц), юридического лица, устные или письменные, в любые официальные органы. Основное отличие между ними – предмет обращения.

Заявление (ходатайство) – обращение, не связанное (в отличие от жалобы) с нарушением прав и законных интересов и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения, это просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.

Предложение – это рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

Соответственно жалоба - это просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в государственный орган, орган местного самоуправления или к должностному лицу с критикой деятельности указанных органов или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Гражданин должен соблюдать определенные требования к письменному обращению. Так, в обращении в обязательном порядке указывается либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица при рассмотрении обращения, по решению суда.

В случае если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.

В процессуальном смысле ходатайство – это официальная просьба о совершении какого-либо процессуального действия или принятия решения, обращенная к прокурору или суду.

Заявление (в том числе и исковое) – форма обращения в суд.

Жалоба может быть апелляционной, кассационной и надзорной – обращенной в вышестоящий суд с просьбой об отмене или изменении решения, вынесенного судом нижестоящей инстанции. В этом случае право принесения жалобы в гражданском процессе имеет ограниченный законом узкий круг лиц: истец, ответчик, третьи лица, заявитель, их представитель, прокурор (представление).

Порядок оформления документов состоит из различных процедур. Их применение зависит от вида документа и от субъекта, выдавшего его. Порядок оформления документов гражданами не столь детально регламентирован как деятельность с документами в организациях. Между тем, условия (порядок) оформления юридических документов можно определить следующие: наличие соответствующих юридических фактов либо прав и обязанностей, которые нуждаются в документальном закреплении; дееспособность гражданина, оформляющего юридический документ; соблюдение сроков и других процессуальных правил.

Более детально регламентировано оформление документов в публичных учреждениях. Деятельность должностных лиц и технических исполнителей по приему, составлению, хранению и выдаче документов образует делопроизводство. Особенности делопроизводства обусловлены спецификой государственных и общественных органов, а также самих юридических документов. Например, гражданское судопроизводство детально регламентировано в ГПК РФ.

Делопроизводство охватывает такие процессы, как документирование (создание документов), документооборот (прохождение документов в организации), контроль исполнения документов, работа с обращениями граждан, обращение со служебной информацией ограниченного распространения, машинописные и копировально-множительные работы, изготовление, учет, использование и хранение печатей и бланков организации, формирование дел и передача их в архив, использование архивных документов и т.д.

Необходимо также учитывать: сроки обращения; различие компетенции (подведомственность); территориальную подсудность дела (иска); обязанность проведения личного приема граждан; возможность обращения граждан в письменной и устной формах; сроки рассмотрения заявлений; процедуру рассмотрения; порядок хранения юридических документов; порядок оформления (в т.ч. выдачи и получения юридических документов).

Основные и единые правила организации делопроизводства определены в ведомственных инструкциях. Различия в организации делопроизводства в зависимости от назначения, правомочий и ведомственной принадлежности юридического лица весьма существенны.

Однако сохраняются общие подходы и принципы. Так, правильная постановка делопроизводства в суде является одним из важнейших условий надлежащей организации работы суда, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения решений, определений и постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся в суд граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

В Минюсте РФ 27.01.2006 за № 7418 зарегистрирована Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, устанавливающая общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в федеральном органе исполнительной власти, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством федерального органа исполнительной власти или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Делопроизводство в суде определяет порядок осуществления таких действий как прием посетителей, прием почты и первичная регистрация входящих дел и документов, отправка дел и документов, регистрация и учет предложений, заявлений и жалоб, подготовка дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения, прием и учет кассационных, частных жалоб, заявлений об отмене судебного приказа, пересмотре заочного решения, обращение к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений суда и др. Особое внимание в судебном делопроизводстве уделено регистрации, учету, движению судебных дел и других материалов, справочно-информационному поиску и контроль за исполнением, подготовке материалов к последующему хранению и использованию.

Совершенствование делопроизводства должно осуществляться путем внедрения принципов научной организации труда, применения передовых форм и методов работы с документами, использования современных компьютерных технологий обработки документальной информации.

Дата добавления: 2014-01-11