Вопрос 2. Основные понятия и нормативные материалы по документоведению

Вопрос 1. Значение и история документоведения

В начале 19 века появились правила оформления документов.

О значении, придаваемом документоведению в современной России, говорят следующие факты:

- в кодексе РФ об административных правонарушениях предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в виде предупреждения или наложения штрафа на административное лицо (штраф от 3 до 5 мрод);

- штраф, полагаемый за невыполнение в срок законного предписания, предусмотрен для физического лица от 5 до 10 мрод, для юридического лица от 50 до 100 мрод.

Документационное Обеспечание и Управление ДОУ – отдел, занимающийся документами

Документ – это материальны объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом, для ее передачи во времени и в пространстве (ГОСТ).

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документированная информация или документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющая ее идентифицировать.

Основные направления решения проблем, связанных с переработкой огромных объемов информации:

1. Стремление привести к единообразию носители информации и порядок размещения на них информации;

2. Ускорение процессов обработки и передачи информации;

3. Минимизация затрат на поиск и хранение данных.

Форма документа – установленная совокупность документов, расположенная в определенной последовательности.

Реквизит документа – это обязательный элемент, присущий определенному виду документов.

Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке в процессе изготовления документа.

Бланк документа – носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Схема расположения реквизитов документов – модель построения формы документа, присущая данной унифицированной системе документации и устанавливающая поля для записи реквизитов.

Схема расположения реквизитов организационно-распорядительных документов приведена в ГОСТР 6.30-2003

Вопрос 3. Классификация документов

Документы классифицируются по следующим признакам:

1. По способу фиксации информации (письменные, графические, фото, видео, аудио, кино);

2. По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские);

3. По назначению (приказы, положения, протоколы, письма, заявления);

4. По степени сложности (простые и сложные);

5. По месту составления (внешние и внутренние);

6. По срокам исполнения (срочные и несрочные);

7. По сфере действия (служебные, деловые, офциально-личные);

8. По степени гласности (обычные, без ограничения доступа, с ограничением доступа);

9. По юридической силе (подлинники, копии, дубликат, отпуск).

Отпуск – полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами что и подлинник, и заверена, если необходимо оттиском печати.

Общероссийский классификатор управленческой документации.

Пример: 02710208 – анкета, где

02 – унифицирована система организационно-распорядительной документации;

71 – подкласс форм унифицированных документов (личная документация);

020 – номер формы внутри подкласса (анкета);

8 – контрольное число.

Правила оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003

Вопрос 1. Состав реквизитов документов

Вопрос 2. Правила оформления реквизитов

Вопрос 1: Состав реквизитов документов

ГОСТ «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

По сравнению с ГОСТом от 1995 года: был убран реквизит ограничения доступа (гриф), добавлено два новых реквизита.

Положение данного стандарта определяет: состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов, схему расположения реквизитов в документе.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:

01 – государственный герб РФ

02 – герб субъекта РФ

03 – эмблема организации или товарный знак

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 – код формы документа

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 – место составления или издания документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения документа

17 – резолюция

18 – заголовок к тексту

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – отметка о наличии приложения

22 – подпись

23 – гриф согласования документа

24 – визы согласования документа (подпись)

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа

Часто документы изготавливаются на бланках. На Бланк уже нанесены основные реквизиты организации. Часть реквизитов документов является реквизитами бланков документов. В российском документоведении установлено два официальных формата документов: А4 и А5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.

Бланки документов оформляются в соответствии с ГОСТом и в соответствии со схемой расположения документов. Схема имеется в ГОСТе в приложении. В зависимости от расположения реквизитов на бланке различают угловой и продольной бланки документов (в РФ официальные угловые, внутренняя переписка продольные).

Выделяют следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк. Используется для любых видов документов кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: 01 или 02 или 03, 08, 11, 14.
2. Бланк письма. В зависимости отучредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты: 01 или 02 или 03, 04, 05, 06, 08, 09.
3. Бланк конкретного вида документа кроме письма. Включает в себя следующие реквизиты: 01 или 02 или 03, 08, 10, 14.

Вопрос 2: Правила оформления реквизитов

Реквизит 01 Государственный герб РФ. Помещают на бланках документов или на документах только тех организаций, которым это разрешено в соответствии с законом «О государственном гербе РФ»: учреждения госуправления и контроля, правоохранительные органы, центральный банк РФ.

Реквизит 02 Герб субъекта РФ. Имеют право ставить органы исполнительной и представительной власти субъекта РФ, а также организации их подчинения. Муниципальным образованиям разрешено помещать изображение собственного герба.

Реквизит 03 Эмблема организации или товарный знак. Эмблему или товарный знак можно использовать только после их регистрации.

Реквизит 04 Код организации (ОКПО). Организация получает код в процессе регистрации, который состоит из 8 знаков (ОКПО ХХХХХХХХ).

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН). Получается при регистрации, состоит из 13 разрядов (ОГРН ХХХХХХХХХХХХХ).

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Получается при регистрации. (ИНН/КПП ____________/ LN XXXXX C - код налоговой инспекции _ порядковый номер налогоплательщика _ контрольное число).

Реквизит 07 Код формы документа. Проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Реквизит 08 Наименование организации. Должно полностью соответствовать учредительным документам. Наименование организации включает сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если таковая имеется, организационно-правовая форма или характер деятельности организации (ОАО, ЗАО, благотворительный фонд и т.д.), собственное индивидуальное название организации, сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах, наименование филиала структурного подразделения, если оно - автор документа. Если в наименование организации хоть одна буква не совпадает с наименованием в учредительных документах, то такой документ является фиктивным, и юридической силы не несет.

Реквизит 09 Справочные данные об организации. Могут включать в себя: почтовый адрес (наименование адресата; название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта; название района, если имеется; название республики, края, области, автономного округа, если он имеется; название страны для международных отправлений; почтовый индекс), номер телефона, адрес электронной почты, адрес сайта организации, номера счетов в банке или банковские реквизиты организации (без надобности не включаются) и другие сведения.

Реквизит 10 Наименование вида документа. В деловом письме название вида документа «письмо» не пишется.

Реквизит 11 Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Есть два документа – исключения: датой протокола является дата заседания, по которому был создан протокол; дата акта – дата события, описанного в акте. Дату оформляют цифрами в последовательности день–месяц–год или год–месяц–день. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. В документах для международного сообщения применяется только буквенно-цифровая дата.

Реквизит 12 Регистрационный номер документа. Номер документа, под которым он регистрируется в организации.

Реквизит 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Чаще всего используется в бланках писем-ответов (письмо: №315 от 2.09.2011 – письмо-ответ: №112 от 7.09.2011 на №315 от 2.09.2011).

Реквизит 14 Место составления или издания документа. Указывается, если затруднено его определение из наименования и справочной информации. Обычно помещается на внутренних документов, при этом на них не используется реквизит «Справочные данные».

Реквизит 15 Адресат. В качестве адресата могут быть организации, структурные подразделения, должностные и физические лица. Если адресат – должностное лицо, то его инициалы указываются перед фамилией, а если физическому лицу, то после фамилии. Если адресат – организация, ее наименование указывается в именительном падеже, при адресовании письма в организацию указывают наименование, а затем почтовый адрес. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Реквизит 16 Гриф утверждения документа. Можетутверждаться либо должностным лицом, либо специально издаваемым документом. Состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ (-ен)(-ено)», гриф утверждения находится в правом верхнем углу документа.

Реквизит 17 Резолюция. Написана на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения документа или резолюции, подпись и дату. Отличием является резолюция на входящем письме, которая проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «адресат» и «текст». Допускается оформление резолюции на отдельном листе, если она развернута.

Реквизит 18 Заголовок к тексту. Включает в себя краткое содержание документа, должен быть согласован с наименованием вида документа. Может отвечать на вопросы «О чем?», «О ком?», «Чего?», «Кого?». Если документ оформляется на бланках формата А5, то заголовок допускается не указывать.

Реквизит 19 Отметка о контроле. Обозначается большой буквой «К» или словом «Контроль». На контроль, как правило, ставятся входящие документы и внутренне распорядительные документы.

Реквизит 20 Текст документа. Составляется на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ. Может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур. Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей: в первой части указываются причины, основания, цели составления документа; во второй – решения, выводы, просьбы. В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа. Текст должен быть кратким, не допускающим двойного толкования, деловым, не вызывающим посторонних эмоций.

Реквизит 21 Отметка о наличии приложения. Если в документе указывается наименование документа или документ только один, то приложение оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. В 6 экз. Если прикладываемый документ не назван в тексте или он не один, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров (Приложение 1. Положение… на 5 л. В 1 экз. <br>Приложение 2. Правила … на 7 л. В 1 экз.). Если экземпляр один, то допускается количество экземпляров не указывать. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется.

Реквизит 22 Подпись. В состав реквизита входит наименование должности лица, подписавшего документ, полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращенное, если на бланке, личная подпись, расшифровка подписи с инициалами перед фамилией. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне в последовательности в соответствии с занимаемыми должностями.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Реквизит 23 Гриф согласования документа. Это согласование со сторонней организацией, как правило, вышестоящей. Состоит из слова «Согласовано», кем или чем согласовано (директор, письмо, приказ), должность лица, подпись, дата согласования

Реквизит 24 Визы согласования документа (подпись). Внутреннее согласование документа. Включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровка подписи и дата.

Реквизит 25 Оттиск печати. Заверяет подлинность документа. Чтобы печать не затрудняло восприятие всех элементов, она ставится таким образом, чтобы ее ободок касался трех последних букв в наименовании должности лица, заверившего документ.

Реквизит 26 Отметка о заверении копии. Чаще сотрудники отдела кадров. Включает подпись «Верно», подпись заверившего лица, также допускается заверять печатью.

Реквизит 27 Отметка об исполнителе. Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и возможет номер контактного телефона. Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении датируется и подписывается исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором документ был исполнен. Неисполненные документы в дела не вкладываются.

Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в организацию. Содержит очередной номер и дату поступления документа, при необходимости можно указать часы и минуты. Как правило отмечается штампом канцелярии.

Реквизит 30 Идентификатор электронной копии документа. Проставляетсяв левом нижнем углу каждой страницы документа, содержит наименование файла на машинном носителе.

Дата добавления: 2014-01-11