Примеры информационно-справочных документов

Общие положения и требования

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Информационно-справочный документ не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, сообщает сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Особенность таких документов состоит в том, что это единственные документы, которые идут от работника к руководителю (снизу вверх). Оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30 2003 года на простой бумаге формата А4 или А5. К информационно-справочным документам относят: акты, справки, сводки, докладные и служебные записки, предложения и деловая переписка. Согласований такие документы не проходят. Протоколы и акты – основанием к их созданию являются определенные приказы или распоряжения.

ПРОТОКОЛ – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях и деловых встречах. Оформляется или на общем бланке организации или на чистом листе бумаги. Содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, наименование организации, дата, регистрационный номер протокола, заголовок к тексту, текст и подписи. Заголовок к тексту в протоколе представляет собой название коллегиального органа, заседание которого состоялось в родительном падеже и полностью печатается строчными буквами (маленькими). Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии председателя и секретаря соответствующего совещания, фамилии участников заседания и приглашенных, если участников и приглашенных больше 15, то указывают их общее количество, оформляют их отдельным списком и делают отметку «список участников прилагается». Фамилии присутствующих должны быть записаны в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. Если место одно и тоже, то указываются только фамилии и должности. В протоколах заседаний совета директоров должны быть указаны все фамилии присутствующих, не зависимо от количества присутствующих. Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсуждение вопросы, расположенные по степени сложности и важности (в порядке убывания). Вопросы формируются в именительном падеже, и сразу же указывается фамилия и должность основного докладчика.

Основная часть содержит по каждому вопросу повестки дня разделы: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими лицами. Протокол датируют тем числом, когда происходило данное событие.

Существует два вида протоколов: полные и краткие.

Полные: содержания доклада и выступлений приводятся полностью или прилагаются.

Краткие: содержание докладов формируется в тезисной форме, в разделе «выступили» указываются только фамилии выступивших. Также возможет вариант краткой формы протокола, в котором указываются сведения о председателе и секретаре, количество участников, перечень рассмотренных вопросов и формулировка принятых решений.

Протоколы имеют постоянный срок хранения.

АКТ – документ, составленный нескольким лицами для подтверждения установленных событий и фактов. Часто для составления акта создают специальную комиссию, для чего выпускают специальный распорядительный документ. Акты разнообразны по содержанию и значению. Акт оформляется либо на общем бланке организации, либо в особой унифицированной форме, утвержденной ГОСТом в зависимости от вида акта.

Акт имеет следующие основные реквизиты: наименование организации, гриф утверждения, название документа, дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок, текст и подписи. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части акта указывают основания его составления и состав комиссии, основная часть содержит установленные факты и описание проделанной работы. Подписывается акт без указания должностей (председатель и члены комиссии).

ЗАПИСКИ бывают докладные, объяснительные и служебные.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, а также содержащий выводы и предложения составителя.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий пункты отдельных положений основного документа или объясняющий причины каких-либо действий, фактов, происшествий. Объяснительные записки делятся на две группы: сопровождающий основной документ и поясняющий его содержание, составленный в связи с каким-либо происшествием или поведением отдельного работника.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – документ, составляемый работником или руководителем подразделения по вопросам материально-технического характера, информационного или хозяйственного обеспечения и адресуемое руководителю или специалисту другого структурного подразделения. Как правило, пишется между подразделениями.

Все записки пишутся на листе формата А4 и содержат следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, название документа, должность и фамилия адресата, дата и подпись составителя.

СПРАВКА – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера, выдаваемый заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов. Справки в зависимости от их адресной направленности делят на внешние и внутренние. Внутреннюю справку оформляют на обычном листе бумаге с подписью, а внешнюю на бланке предприятия с подписью руководителя (главный бухгалтер) и печатью.

Дата добавления: 2014-01-11