Получение поставляемой продукции

Документальное оформление заказа

Подписи сторон или уполномоченных лиц.

Юридические адреса и банковские реквизиты.

В условиях централизованной экономики большинство фирм пользовалось (и пользуется до сих пор в нецентрализованной экономике) документами (заказ-наряд, накладная и тому подобное), которые не удовлетворяют современным требованиям.

Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, новую систему оформления заказов. Составляется четыре экземпляра заказа, и они имеют разные цвета.

Первый экземпляр – белого цвета. Отправляется поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товар согласно оговоренным в контракте условиям, а заказчику принимать и оплачивать товар.

Второй экземпляр – розового цвета. Отправляется в финансовый отдел. Является подтверждением заказа и основанием для оплаты счета.

Третий экземпляр – голубого цвета. Отправляется в ОМТС. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, обозначенных в бланке заказа и транспортной накладной, и уведомляют отдел закупок и финансовый отдел о свершившихся поставках.

Четвертый экземпляр – зеленого цвета. Никуда не отправляется. Используется для разрешения потенциальных конфликтных ситуаций. После того, как ОМТС подтвердит совершение операций, зеленый экземпляр сдается в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество экземпляров и цвета бланков могут варьироваться.

Наличие четырех экземпляров практически полностью исключает возможность технических ошибок.

Важное значение в реализации плана закупок имеют приемка продукции и документальное оформление поставки.

Цель приемки – что товар получен нужного качества, в нужном количестве, от своего поставщика, в обусловленное время, за обговоренную цену. Основное внимание при этом уделяется количеству и качеству товаров.

При обеспечении качества товаров выделяют сплошной (увеличивает время и затраты на контроль, но дает 100 % гарантию высокого качества) и выборочный контроль (сокращает время и затраты на контроль, но гарантирует качество с определенной вероятностью).

В целях экономии времени, усилий и финансовых средств необходимо позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки и приемки товаров находились недалеко друг от друга и по возможности близко к производственным помещениям. Во избежание скопления транспорта необходимо согласовывать график поставок. Всё это позволяет и трудоемкость приемки.

Документально оформление поставок требуется для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров.

При этом используются следующие документы:

1. Уведомление об отгрузке.

2. Сопроводительное письмо.

3. Копия заказов.

4. Спецификация или описание товаров.

5. Подтверждение получения поставки.

В книге регистрации товаров указывается номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки, краткое описание поступивших товаров.

Некоторые фирмы использует электронные варианты перечисленных документов. Но на случай недобросовестного поставщика суды и арбитражи рассматривают только бумажные документы с подписями и синими печатями.

Дата добавления: 2014-01-11