Поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності

Основні вимоги до автоматизації документообігу

Поняття документообігу

Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Поняття документаційного забезпечення управлінської діяльності

Тема 8: Документаційне забезпечення управлінської діяльності

Документи використовуються в різних галузях діяльності, знань, сферах життя та є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є, насамперед, способом доказу або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документалиста — носієм інформації, а фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передавання управлінських вирішень.

Термінологічний стандарт визначає «документаційну діяльність» як галузь діяльності, що забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами.

Документування є науковою дисципліною, що вивчає закономірності формування і функціонування систем забезпечення документації управління (ДОУ).

Традиційна сфера діяльності, пов'язана з обробленням документів, називається діловодством. Цей термін виник у Росії в ІІ половині XVIII ст. Він утворений від поєднання слів «ділова справа». Його значення стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» позначав спочатку питання (судовий або адміністративний), що вирішується органом управління. Отже, під діловодством розумівся, насамперед, розгляд (виробництво) справ або, інакше кажучи, — діяльність, пов'язана з ухваленням рішень з якого-небудь питання. Значення терміну «справа» як збори документів — пізнішого походження.

Забезпечення документації управління передбачає, насамперед, створення тих документів, що мають юридичну силу, або документування, тобто запис інформації на папері або іншому носієві по правилах, встановлених правовими нормативними актами або виробленим традицією.

Документування може здійснюватися на природній мові і на штучних мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи — документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису. Текстовий письмовий документ — це традиційний документ на паперовому носієві або відеограма, тобто його зображення на екрані монітора.

При створенні документів використовуються засоби документування. Ними можуть бути:

- прості знаряддя (ручки, олівці та ін.);

- механічні й електромеханічні засоби (машини, що пишуть, магнітофони, диктофони, фото, кіно- і відеотехніка, тощо);

- комп'ютерна техніка.

Результатом документування є документ — зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді.

Документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної та іншої інформації. Документи є носіями первинної інформації, саме в документах інформація фіксується вперше. Ця властивість і дозволяє відрізняти документи від інших джерел інформації — книг, газет, журналів та ін., що містять перероблену, вторинну інформацію.

Будь-який документ є елементом системи документації вищого рівня. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємозв'язаних за ознаками походження, призначення, вигляду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Як букви складають алфавіт, так і окремі види та різновиди документів складають систему документації. До сьогоднішнього дня в документуванні не існує чіткої класифікації систем документації, видів і різновидів документів, а використовується її варіант, що емпірично склався.

Віднесення документів до тієї або іншої системи починається з поділу всіх документів на офіційні та документи особистого походження. До останніх належать документи, створені людиною поза сферою її службової діяльності або виконання суспільних обов'язків: особисте листування, спогади (мемуари), щоденники.

Офіційні документи залежно від обслуговуваної ними сфери людської діяльності підрозділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін. Управлінські документи складають ядро управлінської документації, саме вони забезпечують керованість об'єктів у рамках держави, так і в окремій організації. Управлінські документи представлені наступними основними видами (системами) документації:

- організаційно-правова документація;

- планова документація;

- розпорядча документація;

- інформаційно-довідкова і довідково-аналітична документація;

- звітна документація;

- договірна документація;

- документація із забезпечення кадрами (щодо особового складу);

- документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

- документація з матеріально-технічного забезпечення;

- документація із забезпечення документації та інформаційної діяльності установи, тощо;

- документація з основної діяльності установи, організації.

Документи, складові однієї системи документації, зв'язані єдністю цільового призначення і в комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.

Організація роботи з документами — це організація документообігу установи, зберігання документів і їх використання в поточній діяльності.

Документообіг — це сукупність взаємопозв'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або вступу і до завершення виконання або відправки. З метою раціональної організації документообігу всі документи поділяються на документопотоки, наприклад: реєстровані й нерєестровані документи, що входять, витікають і внутрішні документи, документи, що надходять в установу або направляються у вищі організації, документи, що направляються або надходять із підвідомчих організацій та ін. Під документопотоком розуміється сукупність документів, що виконують певне цільове призначення в процесі документообігу.

Одна з важливих функцій в організації роботи з документами — облік документів. Облік документів забезпечується їх реєстрацією — записом облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення документа, його відправки або здобуття. Поряд із обліком документів їх реєстрація дозволяє здійснювати контроль за виконанням документів, а також вести пошук документів за запитами підрозділів і працівників установи.

Система зберігання документів — це сукупність способів обліку і систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найбільш значимими поняттями є поняття «номенклатура справ» і «справа».

Номенклатура справ — систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи, розташованих у певній послідовності із зазначенням термінів їх зберігання, а справа — це сукупність документів (або документ), що відносяться до одного питання, розташованих на окремій обкладинці.

Дата добавления: 2014-01-11