Уніфікація і стандартизація управлінських документів

В управлінській діяльності використовуються однотипні документи і документи, що повторюються; оригінальні, такі, що не мають аналогів. Однотипні документи можуть бути уніфіковані й стандартизовані.

Уніфікація однотипних управлінських документів полягає у встановленні одноманітності їх складу і форм.

Стандартизація — це форма юридичного закріплення результатів уніфікації. У практиці вдосконалення забезпечення документації управлінської діяльності розробляються державні стандарти на термінологію діловодства й архівної справи і на вимоги до складання й оформлення управлінських документів.

Основна мета уніфікації і стандартизації — створення таких форм документів, уживання яких буде економічно ефективне, підвищить спільну культуру управління.

Об'єктами уніфікації і стандартизації в управлінській діяльності є:

- терміни і визначення, що використовуються при роботі з управлінською інформацією;

- організаційні структури організацій, установ і підприємств;

- управлінські функції;

- управлінська документація.

Документи давно стали об'єктами уніфікації і стандартизації. У СРСР перші стандарти з'явилися в 1929—1931 рр. З тих пір час від часу проводиться робота з уніфікації і стандартизації документів. У останні десятиліття до цієї роботи залучені всі провідні міністерства і відомства.

У роботі з уніфікації документів, зокрема зовнішньоторговельних, беруть участь більше десяти міжнародних організацій, у тому числі й Комітет з розвитку зовнішньої торгівлі Європейської Економічної Комісії (ЕЕК), Міжнародна організація стандартизації (ІСО) та ін. Роль і значення уніфікації та стандартизації документів особливо зросли в зв'язку з вживанням в управлінні комп'ютерних технологій.

Уніфікація управлінських документів передбачає уніфікацію складу документів, що створюються при вирішенні управлінських завдань, і форм документів.

Уніфікація складу документів організації полягає у відборі й закріпленні комплексу документів, необхідних і достатніх для вирішення управлінських завдань. У результаті уніфікації складу документів виключаються форми документів, не викликані дійсними потребами управління, і склад документів організації може бути значно скорочений.

Уніфікація форм документів полягає у відборі й закріпленні в уніфікованих формах документів інформаційних показників і реквізитів, відповідних призначенню документів, і встановленні єдиних вимог до їх складання і оформлення.

Результати уніфікації складу документів отримують своє закріплення в Табелі форм документів, що вживаються в діяльності організації, а результати уніфікації форм документів отримують своє вираження в Альбомі форм документів, що використовуються у діяльності організації.

Дата добавления: 2014-01-11