Основні вимоги до автоматизації документообігу

Останніми роками відбулося переосмислення ролі електронного документообігу. Якщо раніше він сприймався переважно як засіб автоматизації діловодства, то тепер його все частіше розглядають як інструментарій управління знаннями і як засіб інтеграції бізнес-процесів, під час виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація й управління процесами реєстрації документів на основі послідовного оброблення різними користувачами інших раніше існуючих документів. Але для функціонування систем такого класу діловодні процеси організації повинні бути строго структуровані та формалізовані, що зустрічається далеко не завжди. Тому більшість універсальних систем управління має функцію, що дозволяє організувати і спланувати виконання робіт з документами, як по наперед приречених маршрутних технологічних схемах, так і з наданням виконавцям певної свободи в ухваленні рішення на своєму рівні.

Автоматизовані системи реєстрації документів поділяються на два класи. До першого належать системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук і їх витягання з метою передавання в додатки, що уміють з ними працювати.

До другого класу належать системи управління електронним документообігом (СУЕД, DMS (Document Management System). На них покладені функції управління документами на шляху проходження від одного користувача - посадовця до іншого з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін і супроводжуючих резолюцій. У готових системах одного класу можуть зустрічатися функції іншого класу.

З найважливіших характеристик СУЕД найзначущі для користувача є наступні:

· програмна платформа (система, що забезпечує зберігання і пошук документів, а також система обміну повідомленнями. Сьогодні використовується архітектура «клієнт /сервер»);

· підтримка розподіленого оброблення інформації;

· можливості масштабування (набір підтримуваних платформ; максимальна кількість користувачів; кількість рівнів вкладеності структур);

· відвертість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;

· широкий вибір типів документів, з якими працює система (формати документів; підтримка роботи зі складовими документами і декількома версіями документа; зв'язки документів (один документ може бути відповіддю на іншій або може бути породжений при виконанні попереднього документа); спільне використовування електронних і паперових документів);

· можливість колективної роботи групи виконавців над одним (або декількома) документами;

· можливість роботи по «вільній» схемі (без жорсткої фіксації маршрутів);

· можливості контролю за проходженням документів;

· наявність системи сповіщення посадовців;

· можливість настройки системи під потреби конкретного замовника (наприклад, набір реквізитів реєстраційної картки, що вноситься в базу інформації); наявність русифікованого інтерфейсу;

· наявність засобів регламентації доступу і криптозахисту;

· наявність засобів сповіщення про порушення в регламенті проходження документів;

· орієнтованість на вітчизняну концепцію документообігу.

З погляду системи автоматизації реєстрації документів, документ, як правило, розпадається на тіло документа - файл (файли), вся змістовна робота з яким звичайно ведеться зовні рамок системи діловодства, і реєстраційну картку, що містить всі реквізити документа, з якою власне і працюють. Файл може і не існувати, документ може залишатися в паперовій формі.

Комп'ютеризація діловодних процесів дозволила замінити ручну карткову форму реєстрації документів на сучасну автоматизовану, за допомогою ПЕОМ. При цьому більшість програм побудована на занесенні в електронну картку, що виводиться на екран комп'ютера, як традиційних реквізитів, так і ряду додаткових.

Комп'ютерна реєстрація документів дозволяє:

- внести значно більше відомостей про документи, що враховують специфіку організації;

- організувати децентралізовану (на робочих місцях) реєстрацію документів безпосередньо в структурних підрозділах з об'єднанням відомостей в документах у єдиній базі даних організації;

- організувати на основі бази даних інформаційно-довідкову роботу;

- організувати ефективний контроль за виконанням документів.

Реєстраційні форми входять, що виводяться на екран комп'ютера витікаючих і внутрішніх документів мають невеликі відмінності, але що вносяться в загальну базу даних зведення дозволяють здійснювати узагальнений пошук відомостей по всіх документах організації.

Після заповнення основних полів реквізитів важливі документи передаються керівникові, який пише на них відповідну резолюцію. Автор резолюції і її текст також заносяться в електронну картку. Решта кореспонденції передається в підрозділ або відповідальним співробітникам. Відомості про підрозділ-виконавця або про відповідального співробітника вносяться в реєстраційну картку.

З упровадженням автоматизованих систем реєстрації документів значно розширилися можливості. Інформатизована система дозволяє знаходити довідки з будь-якої комбінації даних, що внесені в реєстраційну картку документа.

Процес реєстрації дозволяє створити базу даних про документи і тим самим закласти основи інформаційно-пошукової системи організації по всіх документах.

Пошук відомостей по конкретному документу може виконуватися по невиконаних і виконаних документах, по всій оперативній базі даних поточного року, а при необхідності – по документах попередніх років (архівна база даних).

При необхідності отримання інформації по конкретному документу на екран виводиться, а потім роздруковується відповідна реєстраційна форма. Результати пошуку інформації по групі документів виводяться на екран у табличній формі, а також при необхідності роздруковуються.

Відомості по невиконаному документу або по виконаному відповідно показують, у якого виконавця знаходиться документ або в яку справу даний документ підшитий.

Сьогодні в багатьох організаціях упроваджується або вже діє автоматизований контроль за виконанням документів.

Постановка документа на контроль відбувається автоматично при заповненні відповідного поля.

Поточний контроль здійснюється шляхом виклику на екран і роздрукування списку документів, термін виконання яких закінчується сьогодні. Спеціальні програми в порядку здійснення попереджувального контролю дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких закінчується в будь-який термін, прізвища виконавців, тощо.

Аналітичні довідки з встановленою формою можуть автоматично складатися за заздалегідь створеними шаблонами і виводитися на комп'ютер керівника. Аналітичні довідки про хід виконання завдань є важливим критерієм оцінки ефективності роботи окремих співробітників і організації у цілому.

При цьому необхідно відзначити, що автономні комп'ютери на робочих місцях діловодів або навіть невеликі мережі в канцеляріях або секретаріатах принципово не здатні розв'язати проблему автоматизації документообігу. Фактично вони просто дозволяють вести ті ж картотеки або журнали, хай і в іншій якості.

Принциповим рішенням є комп'ютерна мережа, що зв'язує комп'ютери на робочих місцях у різних підрозділах організації. У цьому випадку відомості про роботу з документами, що вводяться з робочих місць у підрозділах, можуть автоматично збиратися і нагромаджуватися на сервері мережі, формуючи базу даних та історію документообігу організації.

Для організації такої роботи з використанням мережі самі просунуті з систем автоматизації діловодства і документообігу (далі - АС ДОУ) дозволяють як відстежувати паперовий документообіг, так і організувати переміщення по мережі та роботу з електронними документами. Чим більша кількість робочих місць, пов'язаних з обробленням документів, охоплює така система, тим ефективніше здійснюється управління.

Бажано, щоб ця система впроваджувалася в кожному структурному підрозділі, в якому здійснюється облік і контроль.

В ідеалі ж вона повинна охоплювати всі робочі місця співробітників, що здійснюють власне роботу з документами. У цьому випадку при мінімізації трудовитрат діловодного персонал забезпечує повний контроль над діяльністю документації організації у реальному масштабі часу.

Дата добавления: 2014-01-11