Курс лекций

Классифиация документов Национального архивного фонда Беларуси

Как известно, материальными носителями долговременной социальной памяти являются документы: летописи, грамоты, законодательные акты, декреты, листовки, плакаты, чертежи, фотографии, кинофильмы, видеозаписи. Созданные в различные исторические периоды начиная с древнейших времен и кончая нашими днями в процессе государственной, экономической, общественно-политической, социально-культурной деятельности белорусского народа и имеющие научно-историческую ценность, они образуют Национальный архивный фонд Республики Беларусь (НАФ РБ).

Для того чтобы ориентироваться в этой массе документной информации, облегчить ее использование в интересах общества, необходима научная классификация документов, т.е. их группировка по наиболее существенным признакам. Классификация НАФ Беларуси включает три этапа. Объектом классификации первого этапа является весь комплекс Национального архивного фонда, второго — документы отдельного архива, третьего — документы конкретных фондов.

Основной классификационной единицей для группировки документов НАФ Беларуси выступает архивный фонд, который представляет собой совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности юридических и физических лиц и имеющих научно-историческую ценность. Разновидностями архивного фонда являются: фонд учреждения, фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.

Архивный фонд учреждения — это комплекс документов, образовавшихся в деятельности конкретного учреждения и подлежащих передаче на постоянное хранение.

Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд представляет собой комплекс документов, образовавшихся в деятельности двух и более учреждений, имевших между собой исторические или логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, деятельности на определенной территории, подчиненность, единство объекта и времени деятельности и т.д.). В Госархиве Могилевской области, например, имеется фонд “Школы Горецкого района”, который создан в результате объединения дел однородных по целевому назначению учреждений, действовавших на определенной территории. По признаку подчиненности и действия на определенной территории образован в этом же архиве объединенный фонд “Горецкий районный союз потребительских обществ Могилевского облпотребсоюза, райзаготконтора, сельские потребительские общества”.

Архивная коллекция — это совокупность отдельных документов, представляющих научно-историческую ценность и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектовому, авторскому, хронологическому и др.). В Национальном историческом архиве Беларуси имеется коллекция топографических карт, планов городов, деревень, сел, имений Минской губернии за 1798—1906 гг. Основой для ее создания послужил номинальный признак (вид документов — планы, карты). В НА РБ хранится сформированная по тематическому признаку коллекция агитационных документов предвыборной кампании по выборам в Верховный и местные советы БССР в 1990 г.

Учреждения, организации, предприятия и отдельные лица, в деятельности которых образуются документы, называются фондообразователями. Из их документов и формируются архивные фонды.

Каждое ли учреждение является фондообразователем? Нет. Фондообразователем может быть только самостоятельное, организационно обособленное учреждение. Для него характерно наличие правового акта об образовании, компетенции, функциях, порядке деятельности (указа, постановления, приказа, устава, положения и т.д.), самостоятельного баланса (сметы), расчетного счета в банке, штатного расписания, печати, углового штампа. Структурные части учреждения, не имеющие оперативной и организационной самостоятельности (функцио­нальные управления, отделы и др.), вспомогательные службы, созданные для удовлетворения культурно-бытовых потребностей его сотрудников (столовые, библиотеки, детские сады и т.д.), не являются самостоятельными фондообразователями.

Документы архивного фонда органически связаны между собой, их содержание отражает единый процесс деятельности учреждения. Дробление архивных фондов ведет к разрушению этой связи, обесценивает их в научном отношении, затрудняет использование документов и мешает их систематизации. Поэтому при научной классификации документов Национального архивного фонда архивисты руководствуются принципом недробимости архивных фондов. Он не допускает разделения документов архивного фонда между несколькими государственными архивами*.

§ 1. Классификация документов
Национального архивного фонда
Беларуси

Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их научная группировка в соответствии с признаками, определяющими организацию сети государственных архивов и их профили.

Классификация документов НАФ Беларуси строится на основе следующих признаков:

— принадлежность документов к различным историческим периодам (например, с древнейших времен до 1917 г., с 1917 г. по настоящее время);

— принадлежность документов к учреждениям республиканского или местного значения;

— принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (областям, районам, т.д.);

— принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

— способ и техника закрепления информации.

Перечисленные признаки находятся в тесной связи и при классификации документов дополняют друг друга. Они положены в основу организации сети архивов Беларуси. В настоящее время в республике имеются шесть центральных, девять областных и 16 зональных архивов.

Национальный исторический архив Республики Беларусь образован в 1938 г. В нем хранятся документы учреждений Беларуси (кроме бывшей Гродненской губернии) с XIV в. по 1917 г.

Национальный исторический архив Беларуси в Гродно, созданный в 1940 г., хранит документы учреждений бывшей Гродненской губернии за 1802—1917 гг.

Национальный архив Республики Беларусь (бывший Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства БССР) образован в 1927 г. В нем находятся документы высших органов власти и управления, республиканских общественных, кооперативных и профсоюзных организаций, вузов и других заведений с 1917 г. по настоящее время, а также фонды республиканских организаций коммунистической партии и комсомола Беларуси.

Белорусский государственный архив кинофотодокументов создан в 1941 г. В нем собраны фотографии, киновидеофильмы, звукозаписи по истории республики.

В Белорусском государственном архиве-музее литературы и искусства, начавшем свою деятельность в 1960 г., отложились документы творческих государственных и общественных учреждений и организаций, личные фонды деятелей литературы и искусства.

Белорусский государственный архив научно-технической документации организован в 1968 г. Хранит проектную, конструкторско-технологическую, научно-исследовательскую и патентную документацию, а также управленческие документы НИИ, проектных и конструкторских организаций.

В Брестском, Витебском, Гродненском, Гомельском, Минском и Могилевском областных и зональных архивах сосредоточены документы местных органов власти и управления, а также областных, районных, городских и сельских учреждений, организаций, предприятий, колхозов и совхозов с 1917 г. по настоящее время, фонды местных организаций КПБ и ком­сомола.

В основу организации сети архивных учреждений положен принцип раздельного хранения документов, различных исторических периодов. Разграничительной чертой является март 1917 г. Материалы, созданные ранее этой даты, хранятся в исторических архивах Минска и Гродно.

При организации государственных архивных учреждений используются и другие признаки. При создании Белорусского государственного архива-музея литературы и искусства применен признак принадлежности документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности (литература и искусство), Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов — способ и техника закрепления информации. При образовании областных и зональных архивов руководствовались комбинацией признаков:

1) принадлежность к историческим эпохам (советский период);

2) способ и техника закрепления информации (хранят документы только на бумажной основе);

3) принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (область, район, город);

4) принадлежность документов к учреждениям республиканского и местного значения (хранят документы учреждений местного значения).

Созданная в республике сеть архивных учреждений в целом обеспечивает научно обоснованное распределение документов Национального архивного фонда.

§ 2. Классификация документов
в пределах архивов

Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам. Практическое ее осуществление называется фондированием. Фондирование чаще всего проводится при отборе документов учреждений на постоянное хранение. В государственных архивах фондирование проводится как самостоятельный вид работы, когда необходимо устранить ошибки ранее проведенного фондирования, или как один из видов работ при усовершенствовании описей. Архивисты занимаются фондированием при создании объединенных архивных фондов и коллекций, а также описании документов. Фондирование включает в себя определение (уточнение) фондовой принадлежности документов, установление их хронологических границ и формирование архивных фондов.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения. Эта работа проводится на основе изучения документов и установления их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Архивный фонд представляет собой исторически сложившийся комплекс документов, что предполагает наличие в нем документов, созданных как самим фондообразователем, так и документов, полученных им из других учреждений. Поэтому определение фондообразователя в первом случае сводится к установлению автора документа, во втором — к установлению учреждения, получившего документ. Нередко дела имеют исчерпывающие признаки принадлежности их к архивному фонду. На их обложках могут быть прямые указания, кто является фондообразователем. В этом случае необходимо проверить правильность соответствующих данных путем сличения надписей на обложке с самими документами. Если же явные признаки на обложках дел отсутствуют, приходится прибегать к анализу документов для определения их принадлежности к данному архивному фонду.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены. Их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттискам регистрационных штампов, резолюциям и пометкам о направлении документов на исполнение, содержанию документов, отражающему функции и основные направления деятельности учреждения. Также нужно иметь в виду, что большая часть входящей документации является подлинниками, которые отличаются определенной формой (написаны на бланках, имеют подлинные подписи, печать и т.п.). Если входящим документом является копия, то на ней часто указывается адресат или же она имеет сопроводительное письмо.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов. Их фондовая принадлежность устанавливается по подписям, делопроизводственным пометам и содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены. Определение их фондовой принадлежности, как правило, проводится по названию учреждения, указанного в документе, по подписи автора.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав архивного фонда того учреждения, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации учреждения с передачей функций вновь созданному учреждению законченные производством дела включаются в фонд ликвидированного учреждения, а незаконченные дела, переданные для окончания в новое учреждение, включаются в фонд учреждения-преемника.

В случае, когда среди документов одного архивного фонда обнаруживаются ошибочно включенные документы других фондов, они выделяются и присоединяются к фондам, к которым должны принадлежать.

Наиболее сложным моментом в процессе фондообразования является установление хронологических границ архивного фонда. Они определяются официальными датами образования и ликвидации учреждения. Датой образования (как и ликвидации учреждения) в большинстве случаев считается дата издания правительственного или ведомственного акта (закона, указа, постановления, решения, приказа и т.д.) о его создании (ликвидации). Например, 22 ноября 1985 года ЦК КПБ и СМ БССР приняли постановление о создании Государственного агропромышленного комитета. Эта дата является началом деятельности комитета.

Однако дата распорядительного документа и дата создания (ликвидации) учреждения могут не совпадать, когда в документе оговаривается более поздняя дата образования (ликвидации) учреждения. Например, приказом Госкомсельхозтехники БССР от 15 февраля 1980 г. предусматривалась организация с 1 июня 1980 г. треста ремонтных предприятий. Датой образования треста в этом случае считается 1 июня.

Хронологические границы фонда не всегда совпадают с крайними датами документов, т.е. самым ранним и наиболее поздним документами, входящими в его состав. Это наблюдается в случаях плохой сохранности документов фондообразователя по различным причинам, а также, если фондообразователю передавались документы учреждения-предшественника. Например, в результате гибели большей части документов в годы Великой Отечественной войны в фонде Уполномоченного Наркомата заготовок СССР по БССР сохранились дела лишь за 1939—1941 гг., хотя фондообразователь начал свою деятельность в 1933 г. В фондах почтово-телеграфных контор Витебской, Минской и Могилевской губерний, созданных в 1885 г., отложились дела за 1832—1884 гг., начатые их предшественниками — почтовыми конторами.

При определении хронологических границ архивных фондов необходимо изучение факторов, влияющих на деятельность фондообразователя. К ним относятся факторы политического характера — изменение государственного строя; юридического (правового) характера, результатом которых может явиться реорганизация государственного аппарата; административного характера, связанные с административно-территориальными изменениями.

К факторам политического характера относятся, например, Великая Октябрьская социалистическая революция, которая, разрушив старый госаппарат, создала новую систему управления государством. Среди упраздненных после октября 1917 г. учреждений были городские и мещанские управы, волостные управления, окружные суды, губернские управления земледелия и государственных имуществ и др.

Образованные Советской властью государственные учреждения считаются новыми фондообразователями.

Действовавшие до 1917 г. предприятия, банки, тресты, синдикаты с момента их конфискации, национализации или реорганизации советским государством как фондообразователи прекратили свое существование. Созданные на их базе предприятия, банки, тресты и т.п. стали новыми фондообразователями. Например, Витебская льнопрядильная фабрика “Двина”, основанная в 1899 г., в январе 1919 г. была национализирована. Поэтому из документов фабрики сформированы два фонда. Первый — за период с 1899 по 1918 г. — хранится в НИАБ, второй — с 1919 г. находится в госархиве Витебской области.

Часть учреждений и организаций дореволюционного государственного аппарата продолжали свою деятельность еще некоторое время и после установления Советской власти, не претерпев изменений, поэтому они являются едиными фондообразователями. Так, Витебская, Минская и Могилевская казенные палаты, созданные в конце XVIII в., были упразднены декретом СНК РСФСР 31 октября 1918 г., и их документы образуют единые фонды за весь период деятельности.

Новыми фондообразователями стали учреждения, созданные Временным правительством после февральской революции 1917 г.

К факторам юридического (правового) характера, влияющим на хронологические рамки деятельности фондообразователей, нужно отнести реорганизацию учреждений, сопровождающуюся коренными изменениями в их компетенции и функциях. В 1957 г. было ликвидировано отраслевое руководство промышленностью и создан территориальный орган управления — Совет народного хозяйства. Поэтому министерства и СНХ БССР выступают самостоятельными фондообразователями.

При разукрупнении учреждения, когда на его базе организуются несколько новых, а старое прекращает свое существование, вновь созданные учреждения становятся самостоятельными фондообразователями. Например, в 1932 г. был ликвидирован Высший Совет народного хозяйства БССР и на его основе образовались Наркомат легкой промышленности БССР и Уполномоченные наркоматов тяжелой и лесной промышленности СССР при СНК БССР. Все они являются самостоятельными фондообразователями.

В то же время, если из состава учреждения выделяется одно или несколько учреждений, а оно само продолжает деятельность, это не ведет к ликвидации старого фондообразователя. Например, в 1946 г. были образованы Министерство животноводства и Министерство технических культур за счет передачи им части функций Министерства сельского хозяйства. Все три министерства считаются самостоятельными фондообразователями.

В случае, если объединяются два учреждения, одно из них сохраняется как фондообразователь с расширенными функциями, а другое прекращает свое существование как фондообразователь. Так произошло в 1949 г., когда Министерство пищевой промышленности БССР и Министерство вкусовой промышленности БССР были объединены в Министерство пищевой промышленности БССР.

В случае, если по каким-либо причинам учреждение было временно ликвидировано, а затем восстановлено с теми же функциями, оно считается единым фондообразователем, а его документы составляют единый архивный фонд. Например, исполнительный комитет Витебского губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов был образован в декабре 1917 г., в октябре 1919 г. упразднен, а в декабре 1920 г. вновь возобновил свою деятельность. В данном случае документы Витебского губисполкома хранятся как единый фонд.

К факторам административного характера, влияющим на хронологические рамки деятельности фондообразователей, относятся административно-территориальные реформы. Если при их проведении ликвидируется прежнее и вводится новое административно-территориальное деление и в связи с этим упраздняются старые органы власти и управления, то вновь образованные местные органы власти и управления являются новыми фондообразователями. Органы власти и управления ликвидированных административно-территориальных единиц как фондообразователи прекращают свое существование. Так, в 1924—1925 гг. в БССР были ликвидированы уезды и волости и образованы округа, районы и сельсоветы. В связи с этим ликвидированные исполкомы уездных и волостных Советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов, как и вновь созданные исполкомы окружных, районных и сельских Советов, стали самостоятельными фондообразователями.

При введении, преобразовании и частичном изменении административно-территориального деления территориальные объединения общественных организаций (профсоюзные, научные, культурно-просветительные, спортивные и др.) и органы их управления как фондообразователи прекращают свою деятельность и возникают новые фондообразователи, как и в случае с органами государственной власти и управления. Это произошло при образовании Витебского округа, когда были сформированы окружные отделения профсоюзов металлистов, деревообделочников, рабочих и служащих кожевенного производства, строительных рабочих и ликвидированы губернские отделы этих профсоюзов.

При изменении административно-территориального деления промышленные предприятия, культурные, медицинские учреждения, учебные заведения и другие продолжают существовать как прежние фондообразователи. Например, Добрушская государственная писчебумажная фабрика “Герой труда”, несмотря на неоднократные административно-территориальные реформы с 1919 по 1941 г., выступала как единый фондообразователь.

Если при изменении границ административно-террито­риальных единиц (губерний, округов, областей) сохраняются входившие в них более мелкие деления (районы, сельсоветы и т.п.), то их органы власти и управления продолжают свою деятельность как единые фондообразователи. За 1924—1941 гг. Жлобинский район входил в состав Бобруйского округа, затем Гомельской области, но несмотря на это документы Жлобинского райисполкома образуют единый фонд.

На хронологические рамки деятельности фондообразователей не влияют переименования, награждения орденами, присвоения почетных наименований, изменения структуры, подведомственности и местонахождения учреждений. Об этом, например, свидетельствует история Национального архива Беларуси. Созданный в 1927 г. в Минске Центральный архив Октябрьской революции в 1930 г. был перебазирован в Могилев, а в 1944 г. возобновил свою деятельность опять в Минске. В 1938 и 1993 гг. он переименовывался. В июне 1995 г. ему передан бывший ЦПА КПБ и архив реорганизован в НА РБ. Неоднократно архив менял свою структуру. Однако фонд архива представляет единый комплекс.

После определения фондовой принадлежности документов и их хронологических границ каждому архивному фонду присваивается официальное название (полное и сокращенное) соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.

§ 3. Классификация документов
в пределах архивных фондов

Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимаются их группировка и расположение в фонде.

Она определяется исторически сложившейся структурой фондообразователя, характером его деятельности, составом и содержанием документации. Классификационной единицей выступает дело (единица хранения), которое состоит из одного или совокупности документов, объединенных общим признаком, и заключенных в отдельную обложку.

Основы организации фонда закладываются еще до его поступления в государственный архив. В процессе делопроизводства документы формируются в единицы хранения в соответствии с номенклатурой дел. Затем документальный фонд уч­реждения поступает в ведомственный архив, где из него формируют архивный фонд для последующей передачи на государственное хранение.

В государственных архивах с уже сложившейся документацией классификация архивных фондов проводится только при переработке описей и обработке личных фондов.

Классификация документов архивных фондов состоит из двух этапов: 1) создание единиц хранения, родственных по содержанию, авторству, времени или другим признакам; 2) расположение их в фонде на основе схемы систематизации дел фонда. Схема систематизации фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.

При разработке схем систематизации применяются следующие признаки группировки дел:

— структурный в соответствии со структурой учреждения;

— хронологический (по периодам и датам деятельности учреждения);

— функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

— номинальный (по родам дел, видам и разновидностям документов);

— корреспондентский (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

— географический — в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты;

— авторский (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Не все из перечисленных признаков имеют одинаковое значение. Среди них есть признаки, которые выступают в качестве ведущих, есть и такие, которые почти всегда бывают второстепенными. Ведущими классификационными признаками являются признаки, характерные для всех материалов архивного фонда. На их основе в схеме систематизации создаются общие, самые крупные группы и подгруппы дел.

Выбор ведущих признаков классификации обусловливается характером деятельности фондообразователя, его организационной структурой, объемом, составом и содержанием документов, особенностями делопроизводства. Наиболее часто применяются структурный и хронологический признаки, причем в совокупности. Их сочетание дает две разновидности схем систематизации: хронологически-структурную и структурно-хронологическую.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется, как правило, для классификации дел фондов действующих учреждений, учитывая их дальнейшее пополнение.

При этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы — по структурным подразделениям. По такой схеме, например, построена опись дел фонда Министерства финансов БССР за 1971—1975 гг.

1971 г.

1. Общий отдел.

2. Бюджетное управление.

3. Управление госдоходов.

4. Управление финансирования промышленности и т.д.

1972 г.

1. Общий отдел.

2. Бюджетное управление.

3. Управление госдоходов.

4. Управление финансирования промышленности и т.д.

Хронологически-структурная схема классификации дел дает возможность сразу же определить, какие реорганизации и когда происходили в структуре фондообразователя.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется для классификации дел учреждений, имеющих стабильную структуру и уже прекративших свою деятельность. Согласно этой схеме, дела сперва группируются по структурным подразделениям, а внутри структур — по годам. Такая схема применена для систематизации документов ликвидированного Министерства кинематографии БССР за 1944—1953 гг.

1. Общий отдел 1944, 1945, 1946 гг. и т.д.

2. Отдел производства фильмов 1949, 1950, 1951 гг. и т.д.

3. Эксплуатационный отдел 1950, 1951, 1952 гг. и т.д.

В качестве ведущих могут применяться и другие признаки. Для учреждений, не имеющих структурных подразделений, используются хронологически-номинальная или хронологически-функциональная схемы. В первой схеме дела вначале располагаются по хронологии, внутри годовых разделов — по видам документов и их значимости. Так построена, например, опись фонда Белорусского территориального комитета профсоюза рабочих геологоразведочных работ за 1960—1970 гг.

1960 г.

1. Постановления ВЦСПС и ЦК профсоюза рабочих геологоразведочных работ.

2. Протокол 1-й Белорусской территориальной конференции рабочих геологоразведочных работ от 6 января 1960 г. и материалы к нему.

3. Протокол 1-го организационного Пленума Белтеркома профсоюза рабочих геологоразведочных работ от 7 января 1960 г. и материалы к нему и т.д.

1961 г.

1. Постановления ВЦСПС и ЦК профсоюза рабочих геологоразведочных работ.

2. Протокол III Пленума Белтеркома профсоюза рабочих геологоразведочных работ от 5 января 1961 г. и материалы к нему.

3. Протокол IV Пленума Белтеркома профсоюза рабочих геологоразведочных работ от 30 марта 1961 г. и материалы к нему и т.д.

При систематизации дел по хронологически-функцио­нальной схеме группировка вначале проводится по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя, например:

1980 г.

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Финансирование и т.д.

1981 г.

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Финансирование и т.д.

Схема систематизации не только устанавливает классификационные группы, но и определяет порядок расположения дел в них. При этом учитываются виды, авторы, содержание, хронологические рамки документов, их значимость, производственная соподчиненность и взаимная связь.

Например, в общем отделе Министерства финансов БССР дела расположены в следующем порядке:

1. Постановления и распоряжения Минфина СССР.

2. Постановления СМ БССР.

3. Распоряжения СМ БССР.

4. Приказы и инструкции Минфина СССР.

5. Приказы Минфина БССР.

6. Протоколы заседаний коллегии Минфина БССР.

При расположении дел во внимание приняты значимость видов документов и авторов, а также соподчиненность учреждений.

Нередко в делопроизводстве учреждений в течение года образуется ряд однотипных дел. Так, в Совете Министров БССР в 1969 г. сформировано 12 дел с его распоряжениями. В описи они расположены в хронологическом порядке:

Распоряжения СМ БССР № 1р-75р 2 января — 31 января 1969 г.

Распоряжения СМ БССР № 76р-178р 3 февраля — 28 февраля 1969 г.

Распоряжения СМ БССР № 179р-291р 3 марта — 31 марта 1969 г. и т.д.

При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, имеющие полную датировку (число, месяц, год), затем дела, датированные месяцем и годом, и наконец дела, датированные только годом, например 10 января 1921 г. (начальная дата дела); 29 марта 1921 г. (начальная дата дела); июль 1921 г. (начальная дата дела); 1921 г. (начальная дата дела). Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует располагать дела, которые имеют более ранние конечные даты. Например:

1) 3 января 1929 г. — 30 октября 1929 г.

2) 3 января 1929 г. — 18 ноября 1929 г.

3) 3 января 1929 г. — 21 декабря 1929 г. и т.д.

При систематизации однотипных дел, различающихся лишь авторами, может использоваться алфавитный порядок расположения. Например, в описи фонда ЦИК БССР за 1931 г. отложился ряд дел с протоколами заседаний президиумов райисполкомов и горисполкомов. Они отсистематизированы по алфавиту их авторов, например протоколы заседаний президиума Бегомльского райисполкома; протоколы заседаний президиума Белыничского райисполкома; протоколы заседаний Березинского райисполкома и т.д.

При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

— дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение из другого учреждения для продолжения делопроизводством;

— планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

— дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством.

Работа по систематизации документов фондов проводится в белорусских архивах главным образом карточным способом. Каждое дело описывается на карточке. При этом указываются все необходимые элементы описания и ставится временный номер как на карточке, так и на обложке дела. Составленные карточки группируются и располагаются по принятой классификационной схеме и нумеруются еще раз, а потом в такой же системе группируются, располагаются и нумеруются дела фонда.

Карточный способ избавляет архивистов от многократной раскладки дел по группам, подгруппам, значительно экономит рабочее время и облегчает работу.

Экспертиза ценности документов и комплектование
государственных архивов Беларуси

§ 1. Экспертиза ценности документов

Формирование Национального архивного фонда Белару­си — процесс сложный и ответственный. В результате деятельности учреждений, организаций и предприятий образуется значительное количество самых различных видов и разновидностей документов. Однако далеко не все они имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узко­практических целей. Их информационная роль незначительна. Поэтому хранить необходимо не все, а только те, что представляют научно-историческую ценность. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Определить подлежащие хранению документы можно подвергнув их экспертизе цен­ности.

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на государственное хранение.

Основная задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их для постоянного хранения.

Вторая задача экспертизы — определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни.

Третья задача экспертизы — установление степени сох­ранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов.

Существенной задачей экспертизы ценности документов на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. изыскание путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.

Документы в государственных архивах подвергаются экспертизе и в других целях. Например, при подготовке справочников, документальных сборников, создании страхового фонда на особо ценные документы проводится оценка документов с точки зрения их значения. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие хранимых материалов профилю архива-приемщика. Может проводиться экспертиза при покупке документов архивами, библиотеками, музеями с целью их оценки.

Определение ценностных приоритетов документов осуществляется через систему принципов, критериев и методов. Методологическую основу экспертизы ценности документов составляют принципы историзма, всесторонности, комп­лексности и социально-политической нейтральности. Они тесно взаимосвязаны и взаимообусловлены и применяются в практике в неразрывном единстве. Такие архивоведческие принципы, как историзм, всесторонность и комплектность, выражают общенаучные принципы историзма, системности и целостности применительно к задачам оценки и отбора документов.

Принцип историзма предполагает рассмотрение явлений на основе объективных закономерностей их возникновения и развития с учетом конкретных исторических условий. Не может быть единого подхода к документам без учета времени их создания.

Для каждого исторического периода характерны специфические комплексы источников, различия в их удельном весе и значении. Время накладывает свой отпечаток на содержание документов, их форму и методы создания. Историзм в оценке документов требует выявления закономерностей происхождения и развития документов, их роли и места в составе данного фонда, взаимосвязи и взаимозависимости с материалами других, связанных с ним фондов и НАФ в целом.

Принцип всесторонности предполагает изучение и объективную оценку документов путем рассмотрения всех его сторон, с выделением главных, определяющих, а также всех связей. При этом следует стремиться учитывать закономерности образования различных видов и разновидностей документов, их происхождения, соответствие содержания документа форме передачи им информации в процессе документооборота. В конечном счете принцип всесторонности сводится к требованию установления закономерностей внутренней структуры данного документа или вида документов.

Ни один документ не может рассматриваться изолированно от других. Поэтому при проведении экспертизы важную роль играет принцип комплексности, предполагающей оценку документов с учетом их места в общем документальном комплексе. При экспертизе целесообразно одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвязанных между собой учреждений в процессе документирования управленческих решений на данной территории (республика, область, район и т.д.).

Принцип социально-политической нейтральности, неразрывно связанный с принципом историзма, предполагает отказ от классовых и идеологических подходов к отбору документов, на хранение должны приниматься документы, отражающие деятельность всех социальных групп общества и политических партий.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии — это признаки, с помощью которых определяется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев:

1) происхождения документов;

2) содержания документов;

3) внешних особенностей документов.

Классификация критериев на группы носит в целом искусственный характер, но удобна в применении. Все критерии экспертизы применяются на практике в их теснейшей взаимосвязи и взаимообусловленности, так как дополняют и уточняют друг друга, образуя единую целостную систему.

В состав группы критериев происхождения входят следующие основные критерии:

— функционально-целевое назначение учреждения (чем существеннее роль учреждения в системе государственного управления, народном хозяйстве, культуре и других отраслях жизни общества, тем ценнее его документы);

— время образования документов (предпочтение отдается документам, созданным одновременно с событием или вскоре после него);

— место образования документов (ценнее документы, созданные там, где происходило событие, или в непосредственной близости от него);

— интенсивность документирования (чем меньше создано документов, тем ценнее они).

Эти критерии предусматривают первоочередной прием документов наиболее важных учреждений и их структурных подразделений, концентрируют внимание архивистов на документах, отражающих историю общественной жизни в ее решающих проявлениях.

Группа критериев содержания включает следующие основные критерии:

— значение имеющейся в документе информации (основ­ного внимания заслуживают документы, содержащие уникальную и типичную информацию о событиях);

— виды и разновидности документов (предпочтение отдается тем из них, которые предназначены для документирования наиболее существенных сторон деятельности учреждений и жизни общества);

— повторение информации в других документах (чем в меньшем объеме сведения данного документа представлены в других документах, тем они ценнее).

Критерии содержания документов дают возможность выявить сущность подвергнутых документированию событий, взаимосвязь между документами об одном и том же событии, определить, как преломились в них данные сведения под влиянием общественно-политических условий, и т.д.

К группе критериев внешних особенностей документов относятся следующие:

— подлинность документа (предпочтение отдается подлинным экземплярам документа, при их отсутствии — заверенным копиям);

— уникальность материальной основы (наличие палеографических, художественных и иных особенностей повышает ценность документов);

— физическое состояние документа (предпочтение отдается подлинным, дублетным, копийным и размноженным любым способом экземплярам документа, которые лучше сохранились и способны выдержать длительные сроки хранения);

— степень сохранности документов (чем меньше сохранилось документов, тем ценнее каждый из них).

Критерии внешних признаков документов помогают установлению авторства, подлинности, места создания и других обстоятельств, связанных с происхождением документов.

Критерии ценности в отличие от основных принципов экспертизы не могут быть неизменными, раз и навсегда установленными. Одни из них в зависимости от исторических условий теряют свое значение, на смену им приходят другие.

Экспертиза ценности документов проводится в учреждениях и государственных архивах.

В учреждениях она начинается в текущем делопроизводстве и завершается в ведомственном архиве.

На стадии делопроизводства уже при разработке номенклатуры дел происходит отбор документов на государственное хранение путем установления сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность и четкость формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности.

После завершения использования документов в делопроизводстве проводится их упорядочение в структурных подразделениях. Осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ве­домственный архив, выделяются документы с временными сроками хранения, подлежащие дальнейшему хранению в структурных подразделениях, и дела с истекшими сроками хранения, подлежащие уничтожению.

Отбор документов постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается выполнение этой работы только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой “ЭПК” также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного хранения. После просмотра они переформируются. Документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в само­стоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов определяются по ведомственному или типовому перечням документов или номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

На отобранные в структурных подразделениях дела составляются описи. Они готовятся отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу; дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.); служебные ведомственные издания.

Отобранные в структурных подразделениях дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу по составленным описям передаются в ведомственный архив. Здесь работниками ведомственного или государственного архивов проводится окончательная научно-техническая обработка документов. Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве заключается в комплексном анализе состава документации учреждения с точки зрения устранения внутриведомственной дублетности и повторяемости информации, уточняется, в каких структурных подразделениях должны быть оставлены основные экземпляры этой документации. Дела, отобранные в процессе экспертизы на постоянное и временное хранение, оформляются и описываются в соответствии с установленными правилами, на них составляются описи. На выделенные к уничтожению документы готовятся акты (приложение 1), в которых указываются заголовки дел, не подлежащих хранению, их количество, хронологические рамки, основание для отбора к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1993 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1996 г., с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 1998 г.

Одобренные ЦЭК (ЭК) учреждения акты о выделении документов к уничтожению утверждаются его руководителем только после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК государственного архива. После этого учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

В результате ведомственной экспертизы ценности документов определяется состав новых поступлений НАФ Беларуси.

В государственных архивах экспертиза ценности документов проводится как самостоятельный вид работы, а также при усовершенствовании описей. Ее необходимость вызывается наличием в госархивах определенного количества документов, не содержащих ценной информации и не подлежащих хранению. По итогам экспертизы составляются акты о выделении документов к уничтожению.

Научно-методическое руководство экспертизой ценности документов и организацию ее проведения осуществляют экспертные органы, в состав которых входят ведомственные экспертные службы и экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений. Они являются постоянно действующими совещательными органами.

Экспертные комиссии учреждений образуются приказами ее руководителей из числа наиболее квалифицированных работников основных структурных подразделений. Они организуют отбор документов, рассматривают описи на дела постоянного и временного сроков хранения, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней и номенклатур дел, готовят предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

В архивных учреждениях экспертно-проверочные комиссии созданы в центральных государственных архивах и отделах по архивам и делопроизводству облисполкомов. При Белкомархиве образована центральная экспертно-методическая комиссия, являющаяся центром научно-методического разрешения вопросов экспертизы ценности документов.

Экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений обсуждают проблемные вопросы теории и практики экспертизы ценности документов, определяют источники комплектования НАФ, разрабатывают научно-методические пособия по экспертизе ценности документов, комплектованию и постановке делопроизводства в учреждениях, рассматривают и утверждают практические результаты работы по отбору на государственное хранение документов действующих учреждений и оптимизации состава хранящихся в архивах фондов.

Действующий порядок экспертизы ценности документов обеспечивает полноту и качество состава Национального архивного фонда Беларуси.

§ 2. Перечни документов

Для практического осуществления экспертизы ценности архивисты готовят научные разработки: перечни и номенклатуры дел, методические рекомендации, пособия и др.

Ведущее место среди них занимают перечни документов — систематизированные списки документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения или составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен. Перечни обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хранения, облегчают отбор документов в государственные архивы и способствуют освобождению архивов от дел с малоценной информацией. Они служат средством унификации в учреждениях сроков хранения документов, одинаковых по назначению и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы ценности документов, значительно облегчают ее проведение.

Сложилась система перечней, т.е. совокупность взаимосвязанных между собой справочных пособий. По целевому назначению можно выделить две группы перечней. К первой относятся перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов и разновидностей документов, например Перечень документов Национального банка Республики Беларусь, учреждений и организаций его системы с указанием сроков хранения (Мн., 1995).

Вторую группу составляют перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной передаче в государственные архивы, например Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР (М., 1973).

По характеру документации перечни делятся на перечни типовых документов и перечни документов конкретных учреждений или ведомств. Первые, выявляя типовой состав документов, характерный для всех или абсолютного большинства учреждений, позволяют четко классифицировать их применительно к отдельным отраслям жизни общества и установить единые сроки хранения, обязательные для всех учреждений. Среди этих перечней наиболее используемый Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения материалов (М., 1989).

Ведомственные перечни содержат информацию о документации, характерной именно для данного ведомства, что дает возможность организовать его документальный фонд с учетом общетиповых и специфических категорий материалов. Вышеназванный перечень Национального банка характерен для этой группы.

Любой перечень состоит из описательных статей и вспомогательного справочного аппарата.

Описательная статья перечня включает следующие графы:

1) порядковый номер статьи в перечне (используется валовая нумерация статей);

2) название категорий документов;

3) сроки хранения документов;

4) примечание (в ней уточняются отдельные сведения о документах).

Основной частью описательной статьи является графа “Название категорий документов”. В ней в сжатых, обобщенных формулировках перечисляются виды документов, раскрывается содержание, например: протоколы совещаний и семинаров по вопросам деятельности банков на рынке ценных бумаг.

В одной статье перечня не допустимо объединение одинаковых по форме, но разных по содержанию документов, если их научная или практическая значимость, следовательно, и сроки хранения различны. Например, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу нельзя объединять, так как первые хранятся постоянно, вторые — 75 лет.

В статьях перечня не следует употреблять неконкретные формулировки, не раскрывающие состав и содержание документов, например: “регистрационные журналы” (не отражено содержание); “строительство промышленных объектов” (не указан вид документов).

Документы по одному вопросу, но с разными сроками хранения перечисляются в литерных обозначениях после основного текста статьи, например: сводные отчетные ведомости по доходам и расходам Республики Беларусь:

а) годовые;

б) месячные.

Термин “документы” рекомендуется употреблять только, когда он предусматривает объединение документов по одному вопросу и одинаковой научно-исторической или практической ценности. При этом в каждом случае следует раскрывать в скобках виды документов, например: документы (отчеты, справки, информации) по вопросам кредитной деятельности банков.

Описательные статьи систематизируются по разделам и подразделам в соответствии с классификационной схемой перечня, которая составляется по производственно-отраслевому принципу и представляет собой последовательное расположение наименований основных отраслей и вопросов деятельности всех учреждений, отраженных в документах. Каждая из отраслей деятельности является самостоятельным разделом. Разделы делятся на подразделы, в которых отражаются основные вопросы по каждой отрасли. Последовательность расположения разделов перечня определяется значением и взаимосвязью отдельных отраслей деятельности ведомства. Например, Перечень Национального банка Республики Беларусь содержит следующие раздела и подразделы:

1. Руководство и контроль.

1) руководство;

2) контроль.

2. Организационные вопросы.

3. Кредитно-экономические вопросы.

1) финансирование;

2) кредитование.

4. Денежное обращение.

1) денежные операции;

2) валютные операции.

5. Эмиссионно-кассовые операции, инкассация и перевозка ценностей.

1) эмиссионно-кассовые операции;

2) инкассация и перевозка ценностей.

6. Операции с ценными бумагами.

7. Вопросы внешнеэкономической деятельности.

8. Бухгалтерский учет и отчетность.

1) бухгалтерский учет;

2) бухгалтерская отчетность;

3) статистическая отчетность.

9. Кадры, труд.

10. Правовые вопросы.

11. Административно-хозяйственное обслуживание.

12. Организация документационного обеспечения управления и ведомственного хранения документов.

13. Деятельность общественных организаций.

Систематизация статей внутри подразделов производится по вопросно-предметным группам, внутри групп — по степени важности документов.

При систематизации следует не допускать дублирования статей в различных разделах перечня.

В перечнях документов нередко рядом со сроком хранения проставляется отметка ЭПК, которая свидетельствует о возможной научно-исторической ценности документов. Однако предусмотреть ее заранее без непосредственного ознакомления с документами трудно. Отметка ЭПК означает, что окончательное решение о целесообразности передачи таких документов на государственное хранение или их уничтожение может быть принято только после экспертизы документов и утверждения принятого решения ЭПК. Например, в Перечне Национального банка Республики Беларусь отметка ЭПК установлена для дел с перепиской по вопросам кредитной политики, утверждения и изменения штатов и структуры учреждений НБ РБ.

Срок хранения документов исчисляется с момента окончания их делопроизводством.

В перечнях срок хранения документов зависит не только от научно-исторической ценности документов, но и места их создания. Поэтому в большинстве перечней сроки хранения документов дифференцированы не только по номинальному признаку, но и по уровням управления или группам однородных по целевому назначению учреждений ведомства. В Перечне Национального банка Республики Беларусь выделены три группы учреждений банка; 1) НБ РБ; 2) главные управления НБ РБ; 3) отделения НБ РБ.

Такая группировка учреждений ведомства позволяет установить, какие виды и разновидности документов создаются в учреждениях ведомства и какое время они должны храниться на каждом уровне управления, от каких организаций они принимаются на постоянное хранение, в каких — подлежат выделению к уничтожению. Например, документы отделений Национального банка Республики Беларусь не принимаются на государственное хранение. Поэтому для всех их документов установлен временный срок хранения независимо от категорий и видов документов. Деятельность отделений Национального банка республики отражается в документах вышестоящих учреждений банка, которые принимаются на государственное хранение.

Важной частью описательной статьи перечня является графа, где указываются сроки хранения документов.

Срок хранения в перечне определяется для каждой статьи. Он устанавливается в результате оценки научно-исторического значения документов, которая производится по их содержанию, назначению, виду и другим признакам при обязательном учете роли и значения учреждения, в деятельности которого они создаются. Поэтому шкала сроков хранения документов должна быть гибкой, учитывающей как научное, так и практическое их использование. Кроме того, сроки хранения необходимо определять таким образом, чтобы они не вынуждали учреждение хранить большое количество документации, имею­щей лишь практическое значение.

Как правило, в перечнях устанавливаются постоянный и временный сроки хранения документов (от 6 месяцев до 75 лет). Для ряда документов, имеющих практическое значение, вместо установления конкретного срока хранения определяется срок хранения “до минования надобности”. Например, в Перечне Национального банка Республики Беларусь такой срок установлен для законов и постановлений Верховного Совета Республики Беларусь, указов Президента Республики Беларусь, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Беларусь, присланных в учреждения банка.

Постоянный срок хранения, как правило, устанавливается для документов, имеющих научно-историческую ценность. К ним относятся документы, образовавшиеся в процессе документирования основных функций учреждений: указы, постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения, годовые планы и отчеты, положения, уставы, правила, инструкции, докладные записки и другие важные документы по основной деятельности учреждения.

Временные сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от того, в течение какого времени они используются в практических и справочных целях, а также с учетом юридической силы документов. Например, в Перечне Национального банка Республики Беларусь предусмотрен трехлетний срок хранения для смет операционных расходов учреждений банка, дел с перепиской по сметно-штатным вопросам, пятилетний — для квартальных прогнозов кассовых оборотов учреждений банка, журналов учета драгоценных металлов и др.

Для документов по личному составу устанавливается срок хранения — 75 лет хранения. В течение этого срока в учреждении должны храниться приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела сотрудников и др.

К перечням составляется вспомогательный справочный аппарат, который, как правило, включает указания по применению перечня, указатели и списки сокращенных слов.

Указание по применению перечня состоит из нескольких разделов: 1. Общие положения; 2. Структура и порядок применения перечня; 3. Организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Указатели могут быть предметные, тематические, видов документов и др. Наиболее распространенным и удобным в пользовании является указатель видов документов.

Списки сокращенных слов и указатели обычно готовятся только для больших по объему перечней.

Перечни типовых документов утверждаются Белкомархивом. Ведомственные перечни разрабатываются министерствами, ведомствами, республиканскими центральными учреждениями и утверждаются их руководством и Белкомархивом.

В Беларуси, за небольшим исключением, практически не велась работа по созданию перечней, использовались всесоюзные разработки.

§ 3. Комплектование
государственных архивов

Ежегодно почти все госархивы Беларуси принимают на постоянное хранение документы, имеющие научное и практическое значение. Это систематическое пополнение НАФ Беларуси называется комплектованием архивов. Процесс комп­лектования включает определение источников комплектования государственных архивов; определение состава документов, подлежащих государственному хранению; прием документов в государственные архивы.

Источниками комплектования архивов являются учреждения, организации, предприятия и лица, в деятельности которых создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение.

Определение источников комплектования осуществляется с помощью следующих критериев: значение учреждения в отраслевой системе; полнота отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого, как правило, вышестоящего учреждения.

Критерий значения учреждения в отраслевой системе предполагает установление:

а) правового положения учреждения;

б) его функционально-целевого назначения;

в) уровня учреждения в отраслевой системе.

Правовое положение учреждения характеризует его юридический статус. К источникам комплектования могут быть отнесены только юридически самостоятельные учреждения, т.е. имеющие правовые акты об их образовании, компетенции, функциях, порядке деятельности, самостоятельные балансы, расчетные счета в банках, штатные расписания, печати, угловые штампы.

Функционально-целевое назначение учреждения определяется прежде всего его принадлежностью либо к органам управления отраслевой системы, либо непосредственно к ее производственной сфере. В деятельности органов управления, осуществляющих функции руководства, контроля, планирования, координации, учета, отчетности, как правило, в наиболее полном объеме откладывается документация об основных направлениях и результатах деятельности учреждений системы, поэтому они в первую очередь подлежат включению в состав источников комплектования. Например, в здравоохранении в число источников комплектования включены министерство здравоохранения, областные и районные отделы здравоохранения.

При определении источников комплектования на основании критерия значения учреждения необходимо учитывать также, что существует различие в степени и характере участия каждого вида учреждений в решении поставленных перед данной отраслью задач. Отсюда вытекает необходимость четкого определения функционального назначения учреждений, их конкретного вклада в деятельность отрасли в целом. В соответствии с этим в каждой отрасли выделяются основные, вспомогательные и обслуживающие учреждения.

К основным относятся учреждения, участвующие в решении стоящих перед отраслью главных задач. К ним причисляются, кроме органов управления, учреждения и предприятия, выполняющие основные, целевые (производственные) функции отрасли. Например, в промышленности основными являются предприятия, производящие готовую продукцию (объе­динения, заводы, фабрики и др.).

К вспомогательным относятся учреждения и предприятия, деятельность которых направлена на обеспечение нормального функционирования основных учреждений, реализацию их главных функций. Они занимаются, в частности, ремонтом, оснасткой, наладкой оборудования, переподготовкой кадров, вычислительными работами и т.д.

К обслуживающим относятся организации и предприятия, создающие необходимые материальные, культурно-бытовые и другие условия для трудовых коллективов и трудящихся отрасли. В их число входят торговые предприятия, столовые, дома отдыха и т.д.

Основные учреждения образуют и концентрируют документацию, отражающую процесс реализации и результаты выполнения возложенных на отрасль задач. Документы вспомогательных учреждений в отличие от обслуживающих также нередко характеризуют существенные стороны деятельности отрасли. С учетом этого основные и часть вспомогательных учреждений на основании всей совокупности критериев могут быть включены в состав источников комплектования. Документы обслуживающих учреждений и предприятий не имеют в большинстве случаев научно-исторического значения, их основная деятельность отражается в документации вышестоящих учреждений, поэтому они, как правило, исключаются из состава источников комплектования.

При оценке значения документов любого учреждения учитывается уровень, к которому он принадлежит в соответствующей ведомственной системе, т.е. место, занимаемое им в отраслевой иерархии. Уровень учреждения определяет его компетенцию, объем функций, масштаб деятельности и в конечном счете — значимость документных комплексов учреждений одного вида, но находящихся на разных ступенях управления в одной и той же отрасли. Вышестоящее по уровню учреждение, как правило, создает и концентрирует более полную и разнообразную по содержанию информацию. Поэтому к числу источников комплектования относятся учреждения, занимающие главенствующее положение в отрасли. Кроме того, с учетом этого признака в состав источников комплектования могут быть включены, например, вспомогательные учреждения республиканского уровня, поскольку их документация характеризует одну из функций отрасли и, следовательно, имеет отраслевое значение. В то же время аналогичные учреждения среднего и низового звена обычно не являются источниками комплектования госархивов.

Таким образом, критерий значения учреждения в отраслевой системе позволяет установить ценность создаваемого в процессе деятельности учреждения комплекса документов.

Критерий полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения связан с определением степени отражения информации о его работе в фонде вышестоящего учреждения отраслевой системы. В соответствии с этим критерием учреждения, деятельность которых достаточно полно представлена в фондах их вышестоящих органов, могут быть исключены из состава источников комплектования.

Названная система критериев носит общий характер и позволяет определить источники комплектования НАФ Беларуси в целом. Однако наличие особенностей организации и функционирования отраслевых систем, специфики деятельности учреждений ряда отраслей и других особенностей зоны комплектования конкретного архива обусловливает не только необходимость комплексного применения всех критериев, но также требует учета определенных факторов, позволяющих с большой обоснованностью установить состав источников комплектования каждого архива.

Фактор организации хранения документов НАФ ре

Дата добавления: 2014-01-13