Учет и обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Беларуси

§ 1. Назначение и виды учета

В соответствии с Законом Республики Беларусь “О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь” документы НАФ независимо от места их хранения подлежат централизованному государственному учету.

Учет документов Национального архивного фонда Белару­си — это определение их количества и отражение его в учет­ных документах.

Учет документов закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, является средством обеспечения сохранности и контроля за их наличием, дает возможность адресного поиска необходимой информации.

Учету подлежат все документы, входящие в НАФ республики, независимо от их содержания, подлинности, способа воспроизведения. Принципиальной основой учета архивных документов является единство их хранения и учета.

Документы, образующие НАФ, объединяются в ряд комплексов путем их классификации, которая начинается в процессе делопроизводства в учреждении и завершается в государственном архиве. Выделяются следующие комплексы: дело, архивный фонд (или его разновидности), материалы архива в целом и наконец Национальный архивный фонд. Учет строится таким образом, что каждому комплексу соответствует свое звено в системе учета, свой набор учетных документов. Учетные данные последовательно концентрируются по каждому комплексу. Первичное звено — дело — принимается за исходную величину (единицу количественного подсчета) в системе учета. Далее учетные данные обобщаются по фонду, а затем по архиву. В конечном итоге все сведения концентрируются и сводятся в Белкомархиве и таким образом получается сводная информация о Национальном архивном фонде. Такая система учета дает возможность установить состав и объем материалов по любому комплексу, точно определяя его местонахождение, вплоть до места отдельного дела в архивном фонде.

Учет документов в государственных архивах строится на принципах централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве учреждения, в ведомственном и государственных архивах), динамичности. Централизация архивного дела создала предпосылки для централизованного учета. Установлены единые требования к учетным данным, без чего были бы невозможны их суммирование и обобщение, единые формы учета и единая методика их заполнения. Преемственность в ведении учета достигается за счет строгой регламентации системы учетной документации, единообразия ее заполнения и наличия единого методического руководства. Состав и объем почти всех комплексов (особенно тех, которые постоянно пополняются документами действующих учреждений) меняется. Эти изменения вызваны приемом новых документов, передачей их из одного архива в другой, выделением к уничтожению дел, не представляющих научной и практической ценности, и т.п. Это требует от системы учета динамичности, т.е. способности оперативно отражать происходящие изменения как в объеме, так и в составе документов.

В государственных архивах существует централизованный учет документов, который ведет специальное подразделение или специально выделенный сотрудник. Кроме того, учет документов организован в каждом хранилище отдела обеспечения сохранности документов и фондов. Обе системы учета взаимосвязаны и дополняют друг друга.

Учет документов в архивных учреждениях осуществляется с помощью основных и вспомогательных документов. Ведение первых обязательно для каждого госархива, необходимость вторых определяется самим архивом.

В централизованном учете должна быть следующая основная учетная документация:

— книга учета поступления документов;

— список фондов;

— листы фондов;

— описи дел (первый экземпляр);

— карточки фондов;

— паспорт архива на 01.01.;

— дела фондов;

— сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.

Книга учета поступлений документов (приложение 5) предназначена для записи всех поступлений материалов архива. Ведется она по годам, но порядковая нумерация валовая. В книге указывается, когда, от кого и на основании какого документа поступили в архив материалы, отмечаются их наименование, хронологические рамки и объем, а также номер фонда, им присвоенный, или номера фондов, хранящихся в архиве, к которым они присоединены.

Список фондов (приложение 6) — это перечень наименований архивных фондов, расположенных в порядке их номеров. Он фиксирует фондовый состав архива. В него фонд записывается только один раз, при первом поступлении. Каждому вновь принятому фонду присваивается очередной номер по списку фондов, а также отмечается дата его приема.

Объединенные фонды и архивные коллекции учитываются как обычный фонд. Название фонда вносится в список с титульного листа описи или из исторической справки. Он состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия учреждения — фондообразователя, указаний о подчиненности, местонахождении, времени деятельности фондообразователя. Если название фондообразователя менялось, то в списке дается только последнее. При описании объединенных фондов приводится его обобщенное название.

В случае передачи фонда в другой архив или ликвидации в списке в графе “Отметка о выбытии” указывается, куда выбыл фонд и на основании какого документа. Освободившийся номер фонда другому фонду не присваивается. Перенумерация производится только с разрешения Белкомархива.

При включении в список фонда действующего учреждения в нем оставляется место на случай последующих переименований фондообразователя.

Лист фонда (приложение 7) заводится при первом поступлении фонда. В нем содержатся суммарные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1. “Общая характеристика документов”. Здесь даются все названия фондов и крайние даты каждого наименования, дата первого поступления, местонахождение фонда (наименование государственного архива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу, прежний номер фонда;

2. “Учет неописанных материалов”. В нем приводятся количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;

3. “Учет описанных материалов”. Раздел содержит характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытия описанных документов, а также сведения о количестве дел в наличии по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части которого пишется: “Продолжение, ф. №... л. 2”. На первом листе делается ссылка: “См. продолжение, л. 2, 3, 4 и т.д.” Листы продолжения подкладываются вслед за основными листами.

В некоторых случаях при переработке фонда, передаче его в другой архив и т.д. лист фонда может пересоставляться. В этих случаях старый лист помещается в дело фонда. В верхних углах нового и старого листов фонда делается отметка: “Лист пересоставлен” и указывается, когда и по какой причине.

Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папках с клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, где цифрами и прописью указывается количество листов в ней, а также перечисляются пропущенные и литерные номера листов. Все листы фондов нумеруются в правом верхнем углу.

Архивная опись (приложение 8) дает сведения о единичном и суммарном учете дел (более подробная характеристика описи дана в § 4 главы 14).

Карточка фонда (приложение 9) заполняется на каждый впервые поступивший фонд и высылается всеми госархивами в Белкомархив, а областными архивами — и в архивные отделы облисполкомов. Она составляется на основании листа фонда. В карточке указываются даты первого поступления фонда и получения карточки в фондовом каталоге, название архива, где хранится фонд, его категория и номер, наименование фонда со всеми его переименованиями и датами этих изменений, объем фонда на 01.01. с перечислением количества описанных, микрофильмированных и неописанных единиц хранения. На оборотной стороне карточки приводится название описи и дается аннотация документов. Если номер фонда менялся, то в карточке указывается прежний номер. Карточка подписывается составителем.

На базе карточек фондов в Белкомархиве и архивных отделах облисполкомов сформированы фондовые каталоги, в которые ежегодно вносятся все изменения, происшедшие с фондами. Информацию об этих изменения сообщают государст­венные архивы.

Форма № 11 “Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов на 01.01.” заполняется архивами и высылается ежегодно так же, как и карточки фондов, в Белкомархив и архивные отделы облисполкомов. В них включаются все фонды, в составе которых произошли следующие изменения: прием и передача из архивов фондов, выделение дел, не подлежащих дальнейшему хранению, объединение фондов, уточнение их категории, объемов и состава документов, изменение названия фондообразователя, его подчиненности, местонахождения, изготовления микрофильмов страхового фонда.

В форме № 11 сведения приводятся по каждому фонду в порядке возрастания их номеров. Сведения о вновь принятых фондах в нее не включаются, на них составляются только карточки фондов.

В итоговой записи формы указываются данные: количество фондов в архиве на начало истекшего года, по скольким фондам произошли изменения, сколько фондов и дел принято, передано, выделено к уничтожению, какое число фондов и дел значится на 1 января текущего года. Сведения подписываются директором архива.

Паспорт архива (приложение 10) — учетный документ периодической отчетности, отражающей состояние архива за прошедший год. Он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, второй высылается в вышестоящую организацию.

Паспорт включает следующие разделы:

1. “Помещения”. В нем даются сведения о количестве помещений (зданий) архива, объеме и площадях архивохранилищ, протяженности стеллажных полок и степени загруженности архивохранилищ, а также краткая характеристика помещений и год постройки здания.

2. “Объем и виды документов”. Посвящен количественной характеристике фондов и документов на бумажной основе, кино-, фото- и фонодокументов, НТД, машиночитаемых документов.

3. “Объем и виды документов ведомственных архивов”. Отражается информация о количестве учреждений-источников комплектования архива и объема хранимых документов и дел в них.

4. “Количество микрофотокопий”. Даются данные о страховом фонде архива и наличии в нем микрофотокопий из зарубежных архивов.

5. “Количество и состояние научно-справочного аппарата”. Приводятся сведения о наличии описей дел, каталогизации документов, подготовке обзоров документов.

6. “Использование документов”. Включается информация об исполнении запросов, выдаче дел из архивохранилищ, количестве подготовленных статей, подборок и баз данных.

7. “Количество печатных материалов в научно-справочной библиотеке”. Анализируется количественный состав библиотечного фонда (книги, журналы, газеты). Паспорт подписывает директор архива.

В деле фондов, которое заводится на каждый фонд, хранится документация, раскрывающая его историю и состояние. В него помещаются историческая справка о фондообразователе, акты о приеме документов, акты о выделении материалов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, обзоры фонда и др. Эти документы дают сведения о том, когда было создано учреждение, какие функции оно выполняло, как менялось его название и подчиненность, в каких условиях находились его материалы, как проводилась их обработка, экспертиза ценности, использование. Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда. Хранятся дела фонда в порядке их номеров. Все листы, входящие в дело фонда, нумеруются, подшиваются. На все документы составляется внутренняя опись.

В централизованном учете, кроме обязательных, могут вестись вспомогательные учетные формы. Среди них — реестры описей, карточный указатель к листам фондов, книги движения документов. Реестр описей заводится при наличии значительного количества описей в архиве. В нем устанавливается номер фонда, описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись, количество дел и листов в описи, экземплярность описи, отметка о выбытии. Описи заносятся в реестр по порядку номеров фондов, внутри фондов — по порядку номеров описей. Реестры описей обеспечивают точный учет всех описей архива.

Карточный указатель к листам фондов создается для ориентировки в фондовом составе архива. Листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции. Однако оправдавший себя с точки зрения учета принцип систематизации листов фондов по номерам фондов не позволяет вести поиск по их названиям. Эту задачу выполняет карточный указатель к листам фондов. Карточки для него составляются на каждый фонд. Если наименование фондообразователя менялось, то карточки пишутся отдельно на все переименования. В них содержатся сведения о номере, названии и объеме фонда, крайних датах существования учреждения-фондообразователя и его документов. Систематизируются карточки в указателе чаще всего по производственно-отраслевому принципу.

Для того чтобы взаимно связать группы карточек, стоящие под различными рубриками и подрубриками указатели, или отослать от одной рубрики к другой, составляются кроме основных отсылочные карточки, например: “Комитеты статистические” (см. также “Управления статистические”); “Отделения банков” (см. “Банки”).

Карточный указатель к листам фондов позволяет быстро навести справку о наличии того или иного фонда, установить его номер. Он может быть также использован при присвоении номеров фондов. Проверка наличия фонда позволит избежать присвоения двух различных номеров документам одного и того же фонда, поступившим в разное время.

Наряду с централизованным учетом в архивах организован учет в архивохранилищах. Он необходим для обеспечения сохранности документов и контроля за движением фондов, описей и единиц хранения в процессе работы архива.

В архивохранилищах ведется основная и вспомогательная учетная документация.

Основная учетная документация включает:

— описи дел (второй экземпляр);

— паспорт архивохранилища;

— книги учета выдачи дел (сотрудникам архива, в читальный зал, во временное пользование учреждениям, в лабораторию микрофильмирования, реставрации и переплета документов);

— книга учета выдачи описей.

К вспомогательной учетной документации относятся:

— книги учета фондов архивохранилища;

— книги учета движения дел по архивохранилищам;

— карточки пофондового топографического указателя;

— карточки постеллажного топографического указателя;

— карточки на необнаруженные дела и др.

В ведении заведующего архивохранилищем находятся вторые экземпляры описей каждого фонда, за состоянием которых он следит, производит выдачу и подкладку, вносит изменения, происходящие в процессе движения дел, и в соответствии с ними готовит новые итоговые записи к описям. Паспорт архивохранилища заводится на каждое хранилище и состоит из четырех разделов. В первом указывается местонахождение архивохранилища и дается характеристика его помещения, системы охраны, средств пожаротушения, сведения о наличии приборов для изменения температурно-влажностного режима, данные о количестве закартонированных дел. Во втором разделе общее количество фондов и их объем, в том числе количество фондов и дел по категориям, наличие особо ценных и микрофильмированных фондов и дел. В него включается характеристика физического состояния дел, фиксируется число дел, нуждающихся в реставрации, ремонте, переплете, указываются сведения о создании страхового фонда и фонда пользования, количество фондов и дел, подвергнутых проверке наличия, экспертизе ценности, выбывших и прибывших в хранилище. Третий раздел посвящен анализу состояния научно-справочного аппарата. В нем приводятся данные о количестве описей, наличии указателей и карточек, их видах и количестве. В последнем разделе указывается должность и дата приказа о назначении ответственного за хранилище.

Паспорт заполняет и подписывает заведующий архивохранилищем. Он составляется ежегодно на 01.01. текущего года и сдается для обобщения сведений в централизованный учет.

Книги учета выдачи дел и описей обеспечивают учет и контроль за их движением в архиве. В них отражается информация о времени выдачи дел и описей, номерах фондов, описей и дел, кому они выданы, делаются пометки о получении и возвращениии дел и описей.

Книга учета фондов архивохранилища может заводиться в каждом хранилище. В ней в порядке возрастания номеров перечисляются все фонды, хранящиеся в данном хранилище, с указанием их названия, категории, количества дел и описей, даты поступления фонда. Графу “Количество описей и дел” рекомендуется заполнять карандашом, так как эти цифры могут изменяться, особенно у фондов действующих учреждений.

Книга учета фондов архивохранилища выполняет функцию контроля за составом и количеством фондов архивохранилища. Книга ежедневного учета движения фондов, описей и фондов может вестись в каждом архивохранилище. Первая запись в ней отражает сводные данные книги учета фондов архивохранилища. Далее при каждом движении дел (прием, выделение к уничтожению, передача дел и др.) в книгу вносятся изменения и подводится новый итог количества описей и дел по конкретному фонду и количества фондов, описей и дел в целом по хранилищу.

Пофондовые и постеллажные топографические указатели составляются для закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах. Карточка пофондового топографического указателя (приложение 11) заполняется отдельно на каждый фонд и они располагаются в порядке номеров фондов.

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и группируются по порядку их номеров в пределах отдельного помещения.

Картотека необнаруженных дел (при проверке наличия, выдачи дел из хранилища) ведется для облегчения и контроля за их поиском.

Правильное и точное заполнение всех учетных форм в архивохранилищах, оперативное внесение всех изменений в них гарантирует точность централизованного учета.

Система учетных документов, имеющихся в архиве, обеспечивает контроль за хранением, приемом, движением и выбытием документов.

На стадии хранения учет документов отражают описи дел, листы-заверители дел (приложение 12), список фондов, листы фондов, паспорта архива и архивохранилища, карточки пофондового и постеллажного топографического указателей, карточки необнаруженных дел и др.

Прием документов в государственные архивы производится на основе письма учреждения и актов приема-передачи документов (приложение 13). В централизованном учете при этом вносятся изменения в книгу учета поступлений, список фондов, лист и карточку фонда, дело фонда, его внутреннюю опись и лист-заверитель, паспорт архива, форму № 11, а также ряд вспомогательных форм учета. В архивохранилищах он отражается в описях дел, паспорте архивохранилища, карточках пофондового и постеллажного топографических указателей и др.

Контроль за движением дел в архиве осуществляется по книгам учета их выдачи. Выбытие документов также фиксируется в учетной документации. Оно проводится на основании актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях дел (документов), актов об обнаружении дел, актов приема-передачи документов в другой государственный и ведомственный архив, акта описания, переработки описей, акта о технических ошибках в учетных документах, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны. При снятии с учета документов в описях в графе “Примечание” против каждого выбывшего дела ставится отметка “Выбыло” с указанием на основании чего и когда. После этого пересоставляется итоговая запись описи. Соответствующие записи делаются в списке, листах и карточках фондов, паспортах архивохранилищ и архива, форме № 11, а также в ряде вспомогательных учетных документов архивохранилищ и централизованного учета. Акты подкладываются в дела фондов.

Кроме учетной документации на архивные материалы в государственных архивах имеются системы учета особо ценных фондов и дел, копий страхового фонда и фонда пользования. Они включают описи особо ценных дел, книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, книги выдачи микрофильмов в читальный зал и др.

Республиканский фондовый каталог Белкомархива. Учет архивных документов ведется не только в государственных архивах, но и в органах управления архивным делом (отделах по архивам и делопроизводству облисполкомов и Белкомархиве). В областных отделах имеются фондовые каталоги, где сконцентрирована информация о фондах каждой отдельной области. В Белкомархиве организован Республиканский фондовый каталог (РФК). Он содержит карточки на все фонды, хранящиеся в государственных архивах, а также музеях (Нацио­нальном, республиканских, областных и районных), в Национальной библиотеке (отдел рукописей, древних актов и редких изданий), хранилищах системы АН РБ и отраслевых фондах (фонд технических условий, фонд данных о состоянии природной среды Главного управления по гидрометеорологии, Государственный картографо-геодезический фонд, Государственный геологический фонд).

Карточки фондов в РФК отсистематизированы по вышеперечисленным хранилищам, внутри разделов — в порядке возрастания номеров фондов. Карточки фондов на особо ценные документы в разделах выделены в отдельные группы.

Для оперативного поиска информации в РФК имеется указатель, построенный по производственно-отраслевому принципу. На каждое название фонда составлена отдельная карточка.

Все архивохранилища документов НАФ ежегодно представляют в Белкомархив на 01.01. наступившего года сведения об изменениях в составе и объеме фондов (форма № 11) и карточки фондов на вновь поступившие фонды. Все эти изменения вносятся в карточки фондов РФК.

Во избежание неточностей в учетных сведениях на каждое архивохранилище в Белкомархиве ведется лицевой счет, представляющий перечисление по порядку номеров фондов. Для лицевого счета определена система условных обозначений для отражения изменений, происходящих с фондом:

— если номер фонда освободился, он зачеркивается “/”;

— если фонд передан в другой архив или объединен с другим фондом (или созданы коллекция, объединенный архивный фонд), номер обводится кружком “¦”;

— если фонд утрачен, номер обводится квадратом “?”.

Лицевой счет дает возможность правильно присвоить номер фонда впервые поступающему фонду.

В настоящее время РФК переводится на автоматизированный поиск информации с помощью ПЭВМ. Создается автоматизированная система документирования и ретроинформации (АСДР) — база данных “Фондовый каталог”.

Сложившаяся система учета, представляющая собой комплекс взаимосвязанных и взаимодополняющих справочников, позволяет определить объемы хранимых документов, обеспечивает их сохранность и возможность адресного поиска, раскрывает состав и содержание архивных материалов.

Правильно налаженный учет является залогом успешной работы архива.

§ 2. Обеспечение сохранности документов
Национального архивного
фонда Беларуси

Обеспечение сохранности документов — одна из главных задач государственных архивов. Для ее выполнения проводится целый комплекс взаимосвязанных работ:

1. — создание оптимальных условий хранения документов;

2. — соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;

3. — проверка наличия и состояния дел;

4. — создание страхового фонда на особо ценные документы;

5. — обеспечение физической сохранности дел.

В архивах эти работы осуществляют отделы или группы обеспечения сохранности документов и фондов и их структурные подразделения — архивохранилища. Приказом директора архива назначаются лица, несущие полную ответственность за сохранность фондов и имущества хранилищ. Прием хранилищ проводится по актам, утверждаемым руководством архива. 11 июня 1985 г. Главархив СССР утвердил и ввел в действие Отраслевой стандарт правил государственного хранения документов на бумажных носителях. Стандарт установил технические требования к зданиям и рабочим помещениям архивов, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы хранения документов, порядок организации контроля физического состояния документов, комплекс мер обеспечения их сохранности при поступлении на государственное хранение, постоянном хранении, специальной обработке, использовании и транспортировке. Этот стандарт действует до настоящего времени.

Создание оптимальных условий хранения документов. Документы, подлежащие государственному хранению, размещаются в специально построенных или приспособленных для этой цели зданиях. Не допускается совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения. Архивохранилища должны содержаться в чистоте, образцовом порядке, исключающих появление насекомых, грызунов, плесени и накопления пыли. Для этого необходимо регулярно проводить влажную уборку и обеспыливание стеллажей и документов.

Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах следует соблюдать оптимальный температурно-влажностный режим хранения: температура +17—+19°С, относительная влажность 50—55%. В специально построенных зданиях архивов такой режим поддерживается системой кондиционирования воздуха. В приспособленных помещениях проводятся мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения или путем рационального проветривания на основании показаний контрольно-измерительных приборов.

Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется регулярным измерением климатических параметров воздуха (температура и влажность воздуха): в кондиционируемых помещениях — два раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом — три раза в неделю; при нарушении режима хранения — ежедневно.

Результаты измерений фиксируются в специальном регистрационном журнале, который ведется в каждом архивохранилище.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Выполнение этого требования обеспечивается хранением документов в коробках, папках, шкафах или на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Для этого на окнах устанавливаются светорассеивающие стекла, светонепроницаемые и светорассеивающие шторы и т.д.

Защиту документов от разрушающего действия естественного и искусственного света необходимо предусматривать не только в хранилищах, но и во всех помещениях, где производится работа с документами.

В архивохранилищах следует соблюдать охранный режим. Не допускается держать двери хранилищ открытыми. По окончании работы они запираются и опечатываются. Порядок допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливает директор архива. Посторонние лица допускаются в хранилища с разрешения администрации архива и в присутствии работников архивохранилища.

Пожарная безопасность в архивах обеспечивается системой пожарной защиты. Крупные, специально построенные архивохранилища оборудуются автоматической системой газового пожаротушения. Такие системы имеются, например, в зданиях НА РБ (ул. Кирова, 43) и НИАБ (ул. Кропоткина, 55). В остальных архивах применяются углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 м², но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Здания архивов оснащаются противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на всех его лестничных площадках. При каждом кране полагается иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

В основных помещениях архива прокладывается скрытая проводка, применяется полугерметическая осветительная арматура. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в архивах должны быть закрытого типа. Хранилища оборудуются общими и поэтажными отключающимися рубиль­никами. Распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

Хранилища и помещения для работы с документами обеспечиваются охранно-пожарной сигнализацией. Они обязаны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные площадки, в коридоры.

Пути эвакуации обязаны отвечать следующим требованиям:

— запрещается загромождать их различными предметами и оборудованием;

— все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания;

— подвальные помещения и цокольные этажи оборудуются собственными выходами;

— в коридорах на путях эвакуации устанавливаются символические изображения знаков: “Выход”, “Открытая дверь”.

В хранилищах запрещаются курение, применение нагревательных электроприборов, хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и др.).

Соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ. Хранящиеся в государственных архивах документы постоянно используются. Они выдаются сотрудникам архива для усовершенствования описей, каталогизации документов, подготовки сборников документов, исполнения запросов социально-правового характера и других целей. Учреждения берут дела во временное пользование для оперативных целей управления. Исследователи в читальном зале архива работают с ними при разработке плановых тем, подготовке монографий, докторских и кандидатских диссертаций и др. Для улучшения физического состояния и проведения специальной обработки (обеспыливание, дезинфекции и др.) дела передаются в лаборатории микрофильмирования, реставрации и переплета документов.

Выдача дел из архивохранилищ и их прием обратно проводятся только их работниками на основании требований на выдачу дел.

Выдача дел производится с письменного разрешения руководства архива при выдаче особо ценных дел, для передачи во временное пользование учреждениям, экспонирования на выставках, а также в лабораторию микрофильмирования, реставрации и переплета; заведующего отделом обеспечения сохранности документов и фондов при выдаче документов сотрудникам архива для работы в служебных помещениях и исследователям в читальный зал.

Дела выдаются на определенные сроки в зависимости от целей использования: на 10 дней — сотрудникам архива, занимающимся исполнением запросов; один месяц — сотрудникам архива для работы по усовершенствованию описей, каталогизации, подготовки сборников и т.п.; три месяца — учреждениям во временное пользование; пять дней — особо ценные дела; пять дней — описи документов.

В случае необходимости срок использования может быть продлен.

Срок выдачи дел в лабораторию для страхового копирования, переплета, реставрации и специальной обработки устанавливается планами работ архива и лаборатории.

Перед выдачей дела проверяется нумерация его листов, правильность оформления обложек, физическое состояние, наличие листов использования и особенностей (печатей, фотографий, рисунков и т.д.). В заверительном листе делается отметка о его проверке. Дела в плохом физическом состоянии, с ветхой основой, непронумерованные не должны выдаваться.

При наличии в архиве копий документов оригиналы не выдаются. В порядке исключения подлинные дела могут быть выданы с разрешения руководства архива.

Дела, возвращаемые в хранилище, проверяются так же, как и при выдаче, — контролируется наличие листов и заполнение листа использования, фактическое состояние дела сверяется с заверительной записью. В случае обнаружения каких-либо повреждений или недостачи листов составляется акт и об этом докладывается директору архива.

В архивохранилищах ведется учет выдачи дел. Все они регистрируются в книгах выдачи дел из хранилищ, которые ведутся раздельно по каждому направлению работы и использованию:

— книга выдачи дел сотрудникам архива;

— книга выдачи дел в читальный зал;

— книга выдачи дел во временное пользование;

— книга выдачи дел в лабораторию.

В небольших архивах возможно ведение двух или трех книг. Все графы книг заполняются полностью. После возврата дел и подкладки их на место в книге делаются отметки о возвращении. На место выданных дел подкладывается карта-заменитель, отдельная на каждое дело, с указанием номеров фонда, описи, единицы хранения, кому и когда выдано дело и росписью сотрудника, выдавшего его. После возвращения дела на место в карте-заменителе дела делается отметка и она изымается из коробки или связки.

Работа с документами, выданными из хранилища, в служебных помещениях архива, читальном зале, лаборатории, других местах должна проводиться с соблюдением всех требований обеспечения их сохранности — режимов хранения документов, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического.

Проверка наличия и состояния дел. Наряду с учетом одним из средств контроля за обеспечением сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Она проводится для установления фактического наличия дел, числящихся по описям, и их физического состояния.

Проверка наличия и состояния дел относится к плановым видам работ каждого государственного архива. Она осуществляется по фондам первой категории — один раз в 10 лет; по фондам второй и третьей категорий — один раз в 15 лет; особо ценных документов — один раз в 5 лет.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные, единовременные проверки наличия и состояния дел всех или части фондов. Например, после переезда ЦГАОР БССР в новое здание была проведена сплошная проверка наличия всех фондов.

В государственных архивах республики практикуется проведение проверок наличия и состояния дел, выдававшихся в предыдущем году. Для экономии времени в некоторых госархивах не проводятся плановые проверки неиспользуемых фондов. Коробки с делами этих фондов после проверки опечатываются и к ним больше не возвращаются.

Проверка наличия и состояния дел проводится группой сотрудников (не менее двух человек). Они устанавливают фактическое наличие дел путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных частей, заголовка, крайних дат, количества листов). Физическое состояние дел определяется визуально. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, а затем в акте проверки. Делать какие-либо пометы и записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах категорически запрещается. После окончания проверки в конце описи проставляется отметка о ее проведении. В случаях обнаружения в описи неучтенных литерных и свободных номеров итоговая запись пересоставляется.

На основании итоговых записей в листе проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 14). Он подписывается исполнителями. Одновременно с актом и в случае необходимости составляются акты о технических ошибках, обнаружении неучтенных дел, неисправимых повреждениях дел и др. На необнаруженные при проверке дела заводятся карточки, где указываются номер и название фонда, номер описи, номер и заголовок дела. Данные проверки физического состояния дел фиксируются в карточках учета физического состояния дел. При выявлении отсутствующих дел организуется их розыск. Для этого необходимо тщательно проверить все учетные документы фонда и проанализировать его историю (когда и в каком состоянии поступили материалы, какие виды работ проводились, кому передавались дела и т.д.), изучить учетные документы по выдаче дел из архивохранилищ, просмотреть дела находящихся рядом фондов, так как возможна неправильная подкладка дел и т.д.).

Обнаруженные в ходе розыска дела передаются хранителю фондов для подкладки на место. Кроме того, составляется справка об их обнаружении, которая является основанием для исключения этих дел из числа разыскиваемых, и делается отметка в картотеке необнаруженных дел. Дела, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета.

На отсутствующие дела, пути розыска которых исчерпаны, готовится акт о необнаружении дел. К нему прилагается подробная справка об итогах розыска. Затем эти документы направляются в Белкомархив, который дает письменное разрешение на снятие с учета необнаруженных дел. На его основании директор архива издает приказ о снятии отсутствующих дел с учета.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверявшегося фонда. Ее материалы подшиваются в дело фонда.

Создание страхового фонда особо ценных документов. Для сохранения ценной документации на случай утраты и повреждения оригиналов создается страховой фонд. Он изготавливается путем микрофильмирования дел. При этом делаются страховой фонд и фонд пользования.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов. В Беларуси он сконцентрирован в специальном хранилище Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов.

Фонд пользования предназначен для выдачи исследователям вместо подлинников.

Страховому копированию подлежат особо ценные документы. В связи с этим в архивах проводится работа по их выявлению. К особо ценным документам относятся документы, содержащие информацию о важнейших событиях, фактах и явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимые при их утрате с точки зрения их юридического значения и автобиографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по заложенной в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.

При выявлении особо ценных документов архивы руковод­ствуются следующими общими критериями:

— значение фондообразователя;

— время создания документов;

— ценность содержащейся в документах информации;

— авторство документов;

— юридическая сила, подлинность документов;

— наличие художественных, палеографических особенностей документов.

Критерий “Значение фондообразователя” предполагает учет роли, места и значения фондообразователя в государственной, народнохозяйственной и других сферах жизни общества. Например, документы канцелярий генерал-губернаторств имеют особую ценность как документы высших административных органов в губерниях.

Критерий “Время создания документа” используется при выявлении документов, относящихся к ранним историческим периодам и периодам особой исторической значимости. Например, в истории Беларуси важны документы периода вхождения белорусских земель в состав Великого княжества Литовского, восстания 1863 г., образования Белорусской Народной Республики и БССР и др.

Критерий “Ценность содержащейся в документах информации” предполагает выявление в пределах каждого фонда документов, возникших при осуществлении фондообразователем основных функций и содержащих наиболее полную информацию о событиях, явлениях, фактах. Чем большее влияние они оказали на развитие общества, тем ценнее эти материалы. При оценке материалов по их содержанию необходимо учитывать также вид документа, который сам по себе обусловливает его ценность, например жалованные грамоты, инвентари имений, уставные грамоты, листовки, воззвания и т.д.

Критерий “Авторство документа” обязывает учитывать роль автора в политической, народнохозяйственной, общественной, научной и культурной жизни страны. При этом особое значение имеет фактор автобиографичности документа. Надо иметь в виду, что ценные биографические материалы нередко встречаются в фондах третьей категории. Например, в фонде Минского акцизного управления хранится формулярный список известного народника 70-х годов Сергея Ковалика, а в фонде Рогачевской учительской семинарии — документы, связанные с обучением в ней белорусского писателя Михася Лынькова.

Критерий “Юридическая сила, подлинность документов” предполагает при наличии в фонде подлинников и копий одних и тех же документов выявление и учет оригиналов.

Критерий “Наличие художественных, палеографических особенностей документов” чаще применяется при оценке документов ранних исторических эпох, а также материалов личных фондов. Например, в Национальном историческом архиве Беларуси широко использовался этот принцип при оценке документов фондов земских и городских судов, магистратов и ратуш периода Великого княжества Литовского и Речи Посполитой, а также дел о дворянском происхождении.

Кроме основных признаков архивы при выявлении особо ценных документов руководствуются и другими критериями. Например, в НИАБ применяется критерий “Сохранность документов”, т.е. учитывается объем сохранившихся документов за тот или иной период. Он используется при оценке фондов Великого княжества Литовского и Речи Посполитой, так как за этот период осталось очень мало документов.

Выявление особо ценных документов в государственных архивах, как правило, осуществляется по совокупности критериев. Оно проводится поэтапно:

— выявление фондов, частей фондов;

— отбор дел по описям;

— изучение отобранных дел путем полистного просмотра.

Дело считается особо ценным при наличии в нем хотя бы одного особо ценного или уникального документа. На отобранные дела составляется опись в четырех экземплярах. Дела в нее вносятся под номерами основной описи и располагаются в порядке возрастания номеров. Если все дела или большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись не составляется, а копируется имеющаяся.

К описям особо ценных дел оформляется титульный лист. В архивах ведется отдельный учет особо ценных фондов и дел, но во всех учетных документах за ними сохраняются их прежние номера.

Учет осуществляется по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел, реестру описей особо ценных дел.

После завершения выявления особо ценных дел готовится акт о проделанной работе, который помещается в дело фонда. В основных описях в графе “Примечание”, на обложках особо ценных дел в правом верхнем углу и ярлыках коробок и связок, где хранятся такие дела, проставляется штамп “ОЦ”.

Сведения о количестве выявленных в течение года особо ценных дел отражаются в годовых отчетах архивных учреждений и препроводительном письме к форме № 11, высылаемом в Белкомархив.

Выявленные особо ценные дела в первую очередь микрофильмируются, реставрируются, переплетаются, ремонтируются и картонируются. Все это позволяет архивам сохранить наиболее значимую часть их документальных богатств.

Обеспечение физической сохранности документов. Время накладывает свой отпечаток на хранящиеся документы. Им, как и людям, много пришлось пережить на своем веку — войны, стихийные бедствия, пожары, нерадивое отношение к их хранению и т.д.Сказывается также действие разрушающих факторов — света, тепла, воды, химических веществ, плесневых грибков. Отрицательно влияет на физическое состояние документов низкое качество бумаги и красители, многократное и небрежное использование документов. В результате идет необратимый процесс изменения структуры бумаги, ее старение и износ, выцветает и повреждается текст. Многие дела несут следы механических повреждений. Дальнейшее хранение и использование таких документов сопряжено с опасностью их полной гибели.

В государственных архивах ведется работа по определению физического состояния документов. Она осуществляется в процессе проверки наличия и состояния дел, при выдаче дел из хранилищ, научно-технической обработки фондов или как самостоятельный вид работы. Полученные сведения заносятся в специальную картотеку учета состояния фондов, где, в частности, показывается количество дел, требующих микрофильмирования, реставрации, переплета, восстановления затухающих текстов, дезинфекции и т.д.

На основании этой картотеки определяются дела и очередность проведения работ по улучшению их физического состояния.Некоторые из них выполняются силами сотрудников государственных архивов. Они осуществляют мелкий ремонт дел, их подшивку, восстанавливают затухающие тексты путем изготовления машинописных копий или ксерокопий, наращивают корешки для последующего переплета дел и переплетают их, проводят дезинфекцию и обеспыливание дел и др.

Значительная часть работ проводится специальными лабораториями, созданными в системе государственной архивной службы республики. Они занимаются дезинфекцией, реставрацией, переплетом и микрофильмированием дел, а также другими работами по обеспечению физической сохранности документов.

Архивы при подготовке дел для передачи в лабораторию проводят отбор дел, проверку их нумерации, правильности оформления обложек и физического состояния документов.

Передача дел в лабораторию оформляется заказом, который подписывает директор архива. В нем содержатся сведения о номерах и названных фондах, номера описи и дел, количество листов в каждом деле, а также об общем количестве листов в данном заказе.

В лаборатории проверяется правильность оформления заказа, соответствие количества и состава передаваемых дел записям в заказе, качество подготовки дел в соответствии с действующими требованиями.

При возвращении заказа государственные архивы контролируют количество и состав полученных дел и качество выполненной работы.

В архивах ведутся картотеки учета работы по улучшению состояния фондов, в которой отражаются сведения о проведенных работах, в том числе о количестве микрофильмированных, отреставрированных, переплетенных, продезинфицированных дел, а также восстановленных затухающих текстов. Принимаемые архивами меры по улучшению физического состояния документов продлевают их жизнь.

Система научно-справочного аппарата к документам национального архивного фонда Республики беларусь

Дата добавления: 2014-01-13