Тема 2.1 Учет денежной наличности в кассе, денежных документов и переводов в пути

1. Организация работы кассы

2. Документирование кассовых операций

3. Кассовая книга, ее строение и порядок ведения

4. Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций

5. Синтетический учет кассовых операций

6. Ревизия кассы

- 1 -

Кассовые операции занимают одно из основных мест в хозяйственной дея­тельности организации

Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными органи­зация создает специальный участок бухгалтерии — кассу.

Кассу возглавляет кас­сир — материально ответственное лицо, с которым заключается договор о пол­ной материальной ответственности.

По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир вы­полняет операции по движению денежной наличности.

В небольших организациях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер. При этом главный бухгалтер назначается приказом по предприятию с разрешением выполнять обязанности кассира и с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности кассира.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций – заперты с внутренней стороны.

Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет руководитель (директор) предприятия.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

Общий порядок организации денежного обращения в Российской Федера­ции регламентируется Положением о правилах организации наличного денеж­ного обращения на территории Российской Федерации, утвержден Приказом ЦБ России № 1201-У от 31.10.2002.

Центральным банком РФ разработан Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации № 247 от 26.02.96, п.1 которого гласит: «Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков», а п. 5: «Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются».

Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течение трех рабочих дней (для районов крайнего Севера в течение пяти дней), включая день получения денег в кредитном учреждении.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в банк, осуществляющий ее расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Предприятия, не имеющие его, должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.

Если наличные деньги в кассе превысят установленный лимит, организация может быть оштрафована.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

- 2 -

Основными задачами ведения бухгалтерского учета кассовых операций предприятий являются:

· обеспечение сохранности денежных средств (материальная ответственность, условия хранения, проведение ревизий);

· своевременное и точное оформление первичных документов и регистрация их в журнале.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (ф. № КО-1),подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

При этом вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации. При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера (ф. № КО-2).

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер ли лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ор­дерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна. Приходные и расход­ные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и дан­ные предъявленного документа.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составле­ния этих документов. Приходные, расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «опла­чено» или «получено» («число, месяц, год»).

До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгал­тером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых орде­ров с указанием кодов (цифровых обозначений) причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролиру­ется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность.

- 3 -

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО – 4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Кассовая книга — это регистр аналитического учета, защищающий интересы, как кассира, так и организации.

Каждая организация может иметь только одну кассовую книг. Листы в книге номеруются, прошнуровываются и опечатываются круглой печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего прону­меровано листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалте­ра организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бу­магу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются; исправле­ния, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главно­го бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычисли­тельной техники; регистрация исполнительных кассовых документов в кассовую книгу производится сразу после получения или выдачи денег. По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документа­ми под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре):

а) в платёжной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, кото­рым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать, от­метку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные ордера дол­жны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, по­марки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расход­ных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Кассир обязан независимо от календарного периода сдачи в бухгалтерию отчета (за один, три, пять дней и т. д.) ежедневно подсчитывать обороты за день и оста­ток на конец дня в кассовой книге. Каждый лист кассовой книги соответствует только одному рабочему дню.

- 4 -

В ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) определено, что нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

· в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

· неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;

· несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа.

В ст. 15.2 «Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций» КоАП РФ установлено, что невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.

В соответствии со ст. 23.5 КоАП РФ дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1, 15.2, рассматривают налоговые органы.

- 5 -

После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных кассовых ордеров.

Корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы и др.).

Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный, балансовый; денежный счет 50 «Касса».

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации,

50-2 «Операционная касса»,

50-3 «Денежные документы», и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной ва­лютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение де­нежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участ­ков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кас­сах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, векселя, оплачен­ные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитыва­ются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналити­ческий учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денеж­ных документов в кассу организации, по кредиту счета 50 «Касса» — выплата де­нежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

Сальдо счета 50 «Касса» указывает на наличие суммы свободных денег органи­зации на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записан­ные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того» контролиру­ются ведомостью № 1.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, бланки строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, кви­танции путевых листов автотранспорта и т. п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

При осуществлении внешнеэкономической деятельности и ведении перегово­ров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 «Касса» следует открыть отдельный субсчет 50 «Касса в иностранной валюте».

Проводки по учету кассовых операций
Первичный документ	Содержание операции	Кор. счета
Дебет	Кредит
Чек на получение денег в банке, приходный кассовый ордер	Получены наличные деньги с расчетного счета в банке
Приходный кассовый ордер	Получены наличные деньги от покупателей и заказчиков
Приходный кассовый ордер	Возврат подотчетным лицом неиспользованных сумм
Приходный кассовый ордер	Поступили деньги, внесенные работником организации в погашение задолженности по ссудам, займам, за товары, проданные в кредит, а также в погашение причиненного материального ущерба
Приходный кассовый ордер	Поступили суммы взносов (вкладов) в уставный фонд (складочный капитал) организации, внесенные учредителями (участниками)
Приходный кассовый ордер	Отражено поступление сумм, связанных с предоставлением за плату во временное пользование активов организации
Ордер на сдачу денег в банк	Сдача в банк выручки, депонированной зарплаты и т.п.
Расходный кассовый ордер	Погашена задолженность наличными деньгами перед поставщиками и подрядчиками
Платежная ведомость на зарплату, расходные кассовые ордера	Выдан аванс, зарплата
Расходный кассовый ордер	Выданы наличные деньги подотчетному лицу (хозяйственные нужды, командировочные)
Платежная ведомость, расходный кассовый ордер	Выплачены дивиденды от участия в организации
Расходный кассовый ордер	Выплачена депонированная заработная плата и прочие депонированные суммы

- 6 -

Одной из особенностей бухгалтерского учета кассовых операций является еже­месячная взаимосверка данных бухгалтерского учета и фактического наличия де­нежных средств в кассе организации. В обязанность руководителя входит правиль­ная и надежная организация кассового узла, а кассира — полная материальная от­ветственность за правильное своевременное оприходование и выдачу денежных средств, т.е. их сохранность.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций, утвержденному Банком России (не менее одного раза в месяц). Комиссией, назначенной приказом руково­дителя организации, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными орде­рами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель органи­зации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выяв­ленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации следующей бухгалтерской проводкой:

Д-т сч: 50 «Касса» К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы». В случае выявления недостачи суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются следующими записями:

1) Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

К-т сч. 50 «Касса» — отражена недостача денежных средств в кассе.

2) Д-т сч. 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — сумма недостачи отнесе­на на виновника.

3) Д-т 50 К-т 73/2 — внесена сумма недостачи в кассу.

4) Д-т 70 К-т 73/2 — удержана из зарплаты сумма недостачи.

Вопросы для самоконтроля

1. Какой счет используется для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия?
2. Что указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца?
3. Кто возглавляет кассу?
4. Как должно быть оборудовано помещение кассы?
5. Кто несет ответственность за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк?
6. Что такое лимит?
7. Кем устанавливается лимит кассы?
8. Какие документы требуются для оформления кассовых операций?

Дата добавления: 2014-01-13