Тема 11.2 Учет расчетов с работниками по прочим операциям и расчетов с подотчетными лицами

1. Учет расчетов с подотчетными лицами по приобретению ТМЦ

2. Учет командировочных расходов в пределах РФ и загранкомандировкам

3. Учет расчетов по суммам, выданным на представительские расходы

4.Учет расчетов с работниками по прочим операциям

- 1 -

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

· либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если сначала выдаются денежные средства под отчет:

Д^Т 71 К^Т 50(51) – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

Д^Т 10 К^Т 71- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Д^Т 19 К^Т 71- отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Д^Т 50 К^Т 71 - возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Если работник закупает товарно-материальные ценности за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:

Д^Т 10 К^Т 60- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Д^Т 19 К^Т 60- отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальные ценности;

Д^Т 60 К^Т 71- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Д^Т 71 К^Т 50- погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:

Д^Т 71 К^Т 73- отражена оплата физическим лицом товарно-материальные ценности за организацию (момент предоставления ссуды);

Д^Т 10 К^Т 71- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Д^Т 19 К^Т 71- отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальные ценности;

Д^Т 73 К^Т 50- работнику из кассы возмещены расходы по приобретению товарно-материальные ценности.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1.Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

- 2 -

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные и праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день, о чем должно быть указано в приказе о направлении в командировку, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению.

Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - "Журнал учета работников, прибывших в командировку" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Перед отъездом в командировку работник на основании приказа о направлении в командировку получает в кассе предприятия аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. Лицам, которые не отчитались по ранее выданным авансам, подотчетные суммы не выдаются.

На копии приказа (с отметкой зам. главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.

В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости пояснения в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам. Также возмещаются расходы на оплату следующих дополнительных услуг, предоставляемых гостиницами: телевизор, телефон, холодильник и подобные расходы, связанные с оплатой жилья. Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование мини-баром и прочие расходы, не связанные с оплатой жилья.

Командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере до 50 % от стоимости места за сутки.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути возмещаются в том же порядке. Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, по билету "бизнес - класса" на воздушном транспорте, в каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах 1 и 2 категории на судах речного флота возмещаются без ограничений, но в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия, что должно быть отражено в приказе о направлении работника в командировку.

При утере проездных документов работник должен написать заявление о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или о не возмещении. На себестоимость по статье "командировочные расходы" в таких случаях относится минимальная сумма затрат (минимальный тариф) на проезд в указанном направлении на основании справки транспортного предприятия, а сумма сверх нее относится на счета учета затрат по субсчетам "исключаемые из себестоимости при налогообложении". НДС в таких случаях расчетным путем не выделяется. Суммы, возмещенные работнику при утере проездных документов, полностью включаются в его совокупный доход для удержания подоходного налога. На суммы, возмещенные сверх минимального тарифа, начисляются взносы во внебюджетные фонды.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 24 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, установленным Приказом МФ РФ от 06.07.2001г. № 49н, действующим с 01.01.2002г., в следующих размерах:

· оплата суточных - 100 руб. за каждый день нахождения в командировке;

· оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки.

Министерству финансов РФ предоставлено право корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму возмещаются в установленном порядке.

Учитывая дальность расстояния, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания и необходимость создания работнику условий для отдыха, руководитель предприятия в приказе о направлении работника в командировку в такую местность может разрешить работнику не возвращаться ежедневно к месту постоянного жительства. В таких случаях суточные работнику выплачиваются в установленном порядке.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к исполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются. Временная нетрудоспособность и невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены медицинским учреждением.

В бухгалтерском учете при командировочных расходах делаются следующие записи:

Дебет 71 Кредит 50 - выдача денежного аванса командированному лицу;

Дебет 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 71 - списаны командировочные расходы в зависимости от характера расходов;

Дебет 19 Кредит 71 - учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета;

Дебет 50 Кредит 71- возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

С 1 января 2006 года вступает в силу Постановление правительство РФ от 13.05.05 № 299, которое устанавливает нормы расходов организации на выплату суточных при заграничных командировках. Эти нормативы организации будут применять при определении налоговой базы по налогу на прибыль и учитывать расходы, связанные с оплатой суточных, в составе прочих расходов по производству и реализации товаров, работ и услуг.

Несмотря на, то, что этот принцип выплаты суточных не установлен трудовым законодательством, он может применяться на практике, если отсутствует такой порядок в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации.

При ведении расчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте записи по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» осуществляется в рублях и в иностранной валюте.

При направлении работника в командировку за границу руководитель издает приказ, в котором указывается: цель командировки, срок командировки, страна назначения, дата пересечения границы, количество дней нахождения за пределами территории РФ, размер суточных и расходов по найму жилого помещения за границей в иностранной валюте (в день и всего).

При погашении задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам в подотчет в связи с направлением в зарубежную командировку, датой совершения операции в иностранной валюте является дата утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2000 «Перечень дат совершения отдельных операций в иностранной валюте»).

Пересчет задолженности, выраженной в иностранной валюте, производится по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на последний день отчетного периода (п.7 ПБУ 3/2000).

Командировочное удостоверение при загранкомандировках не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения границы, проставляемые в заграничном паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию приказа на загранкомандировку и копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с пограничными отметками.

При поездке в страны СНГ с безвизовым режимом въезда командировочное удостоверение оформляется в установленном порядке.

Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней.

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые расходы:

• по получению виз и загранпаспорта;

• по прописке загранпаспорта при необходимости;

• по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

• оплата за провоз багажа.

Нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке устанавливаются Положением Правительства РФ.

Следует отметить, чтобы все расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов бухгалтеру следует учитывать то обстоятельство, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем предприятия, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

Что касается оплаты проезда к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг - независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).

Что касается оплаты найма такси при нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от пункта прибытия (к пункту отправления) к пункту (от пункта) назначения в нормативных документах не содержится. При этом говорится о возмещении сотрудникам, направляемым за границу, помимо расходов по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом затрат на проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. Но, принимая к учету оправдательные документы по использованию, например, такси, следует помнить, что налоговые органы не признают в составе затрат расходы по найму такси, так как это вступает в противоречие с порядком отражения соответствующих расходов внутри страны.

При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведённые соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учёте не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением налога на доход, взносов в фонды).

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.

Сданный подотчетным лицом отчет обрабатывает бухгалтер. В процессе обработки проверяется правильность его составления, наличие подтверждающих расходы оправдательных документов. Кроме того, затраты работника распределяются по источникам их покрытия (составляется корреспонденция счетов).

Необходимо учитывать, что авансовый отчёт составляется в той валюте, которая была выдана командируемому. Если сотруднику выдаётся аванс на командировочные расходы в валюте иной, чем валюта страны назначения, то в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов производится пересчёт её в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату выдачи, а из рублёвого эквивалента - в валюту страны убывания. Потом стоимость валюты пересчитывается в рубли по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем или лицом, на это уполномоченным. Бухгалтер, обрабатывая авансовый отчёт, ведёт учёт отдельно для целей бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. Суммы сверхнормативных командировочных расходов, а также нормативных, но не подтверждённых документально, относятся, как было сказано ранее, за счёт затрат, не участвующих в налогообложении прибыли, и подлежат обложению доходом на налог в установленном порядке.

По результатам расчёта может возникнуть ситуация, при которой сотрудник обязан вернуть остаток выданного на командировку неиспользованного аванса. При получении от подотчётного лица валютных средств предприятие обязано внести их на текущий счёт в течении трёх дней, что в учёте отражается бухгалтерскими записями:

Дебет 50-2 «Касса в иностранной валюте» Кредит 71

Дебет 52 Кредит 50-2 «Касса в иностранной валюте»

При этом пересчёт валюты в рубли производится по курсу Центрального банка РФ на дату совершения операции, а курсовая разница отражается также по счёту 91 «Прочие доходы и расходы».

- 3 -

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

К представительским расходам относят расходы на:

· официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

· проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

· транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

· буфетное обслуживание во время переговоров;

· оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

Подотчетным лицам могут быть выданы наличные средства на оплату представительских расходов, к которым в соответствии с пунктом 2 статьи 264 НК РФ относятся расходы организаций на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в перего­ворах в целях установления и поддержания взаимного сотрудниче­ства, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (прав­ления) или иного руководящего органа налогоплательщика, не зависимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского ме­роприятия или заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время про­ведения представительских мероприятий.

Отнесение представительских расходов на затраты производства допус­кается только при наличии оправдательных первичных документов, в кото­рых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

- 4 -

Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами предназначен активно-пассивный счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». К этому счету могут открываться следующие субсчета:

73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

73-3 «Прочие расчеты с персоналом» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (в частности, на индивидуальное и кооперативное жилищ

строительство, приобретение земельных участков и т.д.).

Если организация предоставляет своему работнику денежный заем, то с работником необходимо заключить письменный договор (ст. 808 ГК РФ), в котором определяется сумма займа, срок, на который он выдается, механизм возврата (целиком или частями, вносятсяденьги в кассу, или сумма займа будет удерживаться из заработной платы и т.д.), при этом размер займа и срок его погашения законодательно не ограничивается.

Выдача работнику организации денежного займа из кассы или перечислением с расчетного счета на счет, указанный работником, отражается в корреспонденции:

Д-т сч. 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» К-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета».

Согласно ст. 809 ГК РФ договор займа предполагается беспроцентным исключительно в двух случаях:

1) договор заключен между гражданами на сумму, не превышающую пятидесятикратного установленного законом минимального раз мера оплаты труда (50 х 100 руб. = 5000 руб.), и не связан с осуществлением предпринимательской деятельности хотя бы одной из сторон.

2)по договору заемщику передаются не деньги, а другие вент определенные родовыми признаками.

В остальных случаях организация имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размерах и в порядке, определенных договором.

Таким образом, начисление и уплата процентов работником от­ражается соответственно записями:

Д-т сч. 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» К-т сч. 91-1 «Прочие доходы»; Д-т счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» К-т сч. 73-1 «Расчеты по предоставленным займам». Возврат займа производится точно такой же записью, как и уплата процентов по нему.

Если по согласованию с работником бухгалтерия удерживает сум­му займа (процентов) из заработной платы или таким образом произ­водится погашение части займа и процентов по нему, то эта операция отражается следующим образом:

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т сч. 73-1 «Расчеты по предоставленным займам».

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хи­щений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

В соответствии с гл. 39 ТК РФ работник обязан возместить рабо­тодателю причиненный прямой действительный ущерб, при этом не­полученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Материальная ответственность работника исключается в случа­ях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормаль­ного хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимом обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспече­нию надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работ­нику.

Материальную ответственность в пределах среднего месячного заработка несут все работники, в том числе и должностные лица, если отсутствуют основания для возложения на них ответственности в бо­лее высоком размере. Ограниченная материальная ответственность наступает, если работник, например, испортил имущество организа­ции по небрежности или неосторожности или допустил брак в работе. В таких случаях сумма ущерба подлежит удержанию из зарпла­ты работника на основании распоряжения руководителя. Операции по удержанию в системе учета отражаются двумя записями:

Д-т сч. 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материально­го ущерба»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 28 «Брак в производстве», сумма ущерба относится на виновное лицо;

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» К-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», стоимость ущерба удерживается из зарплаты работника. Распоряжение об удержании ущерба должно быть оформлено не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ). По истечении месячного срока возмещение ущерба производиться в судебном порядке.

Полная материальная ответственность работника предполагает обязанность работника возмещать причиненный ущерб в полном раз­мере и возлагается на работника в следующих случаях:

— недостачи ценностей, вверенных работнику на основании спе­циального письменного договора или полученных им по разовому до­кументу;

—причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотическо­го или токсического опьянения, а также в результате умышленных дей­ствий;

—причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

—разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тай­ну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотрен­ных федеральными законами;

—причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей;

—в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами, когда на работника возложена материальная ответственность в пол­ном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей.

Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказать­ся от его взыскания с виновного работника.

При отсутствии с работником договора о полной материальной ответственности сумма причиненного им ущерба, превышающая его средний месячный заработок, может быть возмещена через суд. При отказе суда или отрицательном решении недостачу относят за счет организации. В бухгалтерском учете такие факты хозяйственной дея­тельности оформляют следующими записями:

Д-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», отнесена сумма недостачи ТМЦ на виновное лицо;

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», по таким искам корректируется сумма недостач путем составле­ния сторнировочной записи (на основании решения суда); Д-т сч. 91-2 «Прочие расходы»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится сумма недостачи на увеличение прочих расходов. Организация может приобретать (оплачивать) путевки в санатор­но-курортные учреждения для своих работников. Расчеты со своими сотрудниками по таким операциям отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Прочие расчеты с персоналом».

Существует два варианта приобретения путевок.

1. Организация самостоятельно приобретает путевку, а работник впоследствии вносит за нее оплату в кассу организации (работник в этом случае получает лишь отсрочку платежа, оплачивая полную сто­имость путевки).

2. Работник самостоятельно приобретает путевку, а организация компенсирует ее стоимость (в этом случае уже организация несет рас­ходы, которые не принимаются для целей налогообложения прибы­ли). Рассмотрим примеры бухгалтерских записей.

Обособленно на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим оме рациям» отражают операции, связанные с выкупом у своих работ пи ков собственных долей (акций). В случае когда организация продает выкупленные собственные акции (доли) своим же работникам, состав­ляется запись:

Д-т сч. 73-3 «Прочие расчеты с персоналом»

К-т сч. 81 «Собственные акции (доли)».

• Оплата работниками приобретенных акций через кассу орга­низации отражается записью: Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 73-3 «Прочие расчеты с персоналом».

Вопросы для самоконтроля

1. Кто являются подотчетными лицами?

2. На какие цели могут выдаваться наличные деньги работникам под отчет?

3. Какие документы необходимо предоставить подотчетному лицу по возвращению из командировки?

4. Какие документы оформляются для направления работника в командировку?

5. На каком счете ведется учет расчетов с подотчетными лицами?

6. В чем особенность учете командировочных расходов по загранкомандировкам?

7. Как осуществляется синтетический учет расчетов с персоналом по прочим операциям?

Раздел 12. Учет финансовых результатов и использо-вания прибыли

Дата добавления: 2014-01-13