Окружающая среда

Рис. 4. Система, ее входы-выходы и окружающая среда

Таким образом, при использовании системного подхода особого внимания заслуживают четыре проблемы, имеющие непосредственное отношение к информационной системе, как подсистеме, обеспечивающей цели и задачи организационной целенаправленной системы управления объектом (административным органом, предприятием, фирмой и др.):

1. Определение границ системы в целом и границ ее окружения.

2. Установление целей системы.

3. Определение структуры программ (наборов мероприятий и задач) и построение матрицы «программы-элементы».

4. Описание управления системой.

Информационная система является элементом большой системы и обеспечивает задачи управления информационными ресурсами, поэтому для эффективной работы всей системы большое значение имеет ее структура и состав

Все информационные системы (ИС) включают один и тот же набор компонентов (рис. 1):

* функциональные компоненты

* компоненты систем обработки данных

* организационные компоненты.

Под функциональными компонентами понимается система функций управления, комплекс взаимоувязанных в пространстве и во времени операций по управлению, необходимых для достижения поставленных перед организацией целей. Любая сложная управленческая функция расчленяется на ряд более мелких задач (операция декомпозиции) и доводится до конкретного исполнителя.

Выбор состава функциональных задач функциональных подсистем управления осуществляется обычно с учетом основных фаз управления: планирования, реализации, контроля и анализа, регулирования (исполнения)

Рис.5. Компоненты информационной системы.

Управление организационными структурами различного типа: государственными учреждениями и предприятиями. общественными организациями, коммерческими фирмами - весьма сложная задача. от успешного решения которой зависит конечная эффективность их деятельности. Поэтому целесообразно использовать обобщенный подход, позволяющий руководителю или менеджеру обоснованно составить штатное расписание, оптимизировать распределение задач и функциональных обязанностей между сотрудниками. рассчитать потребность в информационных ресурсах и их распределение внутри организации и, как следствие, определить технологические особенности обработки информации. Часто возникающие проблемы из-за изменения технологии деятельности требуют своего решения как в ближайшем, так и в отдаленном будущем, что также представляет значительный интерес для руководителей. Возможности оптимизации деятельности организации основываются на использовании обобщенной модели системы, как одного из ключевых понятий.

Для практических целей система управления может рассматриваться в терминах ее структуры и функций, в соответствии с организационной, социальной и психологической классификацией ее частей, потоками информации и человеческими ресурсами, что определяет отношения, динамику функционирования и развития.

Структура представляется множеством компонент, находящихся в специфическом взаимодействии для осуществления заданных функций. Компоненты, в свою очередь, являются соединениями элементов. Форма структуры поддерживается соответствующими связями, к которым относятся внешне порожденные связи, чьим источником является сама социальная структура. Они включают нормы поведения, нравы, моральный кодекс и формируют поведение индивидуумов и связи между ними и их группами. Внутренне порожденные связи - это уникальные связи индивидуума, включающие личные потребности, физические средства к существованию, отдых, общение и т.д. Отличия расположения и связи элементов в организационных системах служат причиной возникновения многих проблем, прежде всего, из-за существующих возможностей контроля над своим местом для отдельных лиц или их групп в рамках социальной структуры.

Вторым основным термином, используемым при анализе организационных систем, является понятие функции. Оно соответствует тому, каковы реальные или возможные функции одушевленных или неодушевленных компонент системы, какие цели преследуются, какова иерархия целей, каковы составляющие целей более высокого порядка, ведущие к общей цели системы, чьи цели удовлетворяются и насколько полно, какие возможны конфликты между индивидуумами и как они могут быть разрешены.

В существующих реально системах структура и функции не могут быть четко разделены. Поэтому их следует рассматривать одновременно. При этом структура служит средством анализа функций, а процесс реального функционирования системы - средством изменения динамики структуры. Задачи управления организационной системой непосредственно связаны с возникающей постоянно необходимостью принятия решений и включают в себя следующие составляющие: планирование деятельности, предсказание возможных ее исходов, генерирование альтернатив поведения и установление их приоритетов для выбора наилучших решений, определение потребностей в средствах и ресурсах, измерения конфликтов с целью обеспечения устойчивости системы. Организационные системы изменяются в соответствии с целями их менеджеров по мере появления новых функциональных потребностей и построения соответствующих этим функциям информационных технологических потоков, реагируя на возмущения, поступающие из внешней среды. При этом допускается создание новых структур, менее чувствительных к возможным возмущениям. Обновление структуры может быть и временной, “тактической” реакцией на изменившиеся условия с целью упрощения движения новых и существующих информационных потоков, которые способствуют выполнению разного рода функций для осуществления поставленных макро- и микроцелей. Поскольку во всех организационных системах происходит обмен информацией со средой, их следует относить к открытым системам [ ], введя при этом допустимые и целесообразные границы ретроспективного анализа и перспективного синтеза.

В сложившихся социальных и экономических условиях эффективное управление возможно только при использовании структурной, функциональной и информационной моделей организации.

Структурная модель системы составляется на первом этапе построения системы управления организационной системой. При этом изучается и формализуется представление внешних воздействий, структура взаимоотношений между элементами и их особенности (характерные параметры, стратегии, ограничения, критерии). При анализе последствий внешних воздействий особое внимание уделяется характеристике cреды функционирования и взаимоотношениям с другими объектами и системами (вышестоящими организациями, общественными структурами и т.д.) с выделением двух типов взаимоотношений координации: вертикальной, имеющей иерархическую структуру соподчиненности (субординации), и горизонтальной, соответствующей межличностным и межгрупповым отношениям. Структурная модель организации строится по правилам символического изображения системы путем классификации элементов. Каждому элементу каждого класса соответствует определенный символ. Наиболее важным моментом здесь является определение значимости элементов системы на основании наличия между ними определенной совокупности отношений. Такое ранжирование позволяет перевести качественное понимание значимости в количественную форму, соотнеся ее с соответствующей квалификацией элементов анализируемой или создаваемой структуры.

Функциональная модель системы составляется в соответствии с разработанной на первом этапе структурной моделью по предварительному описанию целей функционирования и тех задач, решение которых находится в компетенции соответствующих элементов структуры. Функциональная модель является определяющей в составлении должностных инструкций элементов системы и их групп (компонент).

Информационная модель системы управления, аналогично рассмотренным представляет собой орграф, который в соответствии с функциональной схемой управления позволяет выделить локальные задачи и определить структуру информационных сетей, потребность в них при решении различных задач. Информационная модель системы управления позволяет определить степень доступа к конкретной информации различных элементов структурной схемы, а соответственно и категорий служащих.

Поскольку эти модели взаимосвязаны, полное представление о системе в целом можно получить, используя их совокупность, которая представляет обобщенную модель организационной системы.

Основу для решения проблем сокращения численности персонала, изменения структуры, состава и функций отделов и подразделений, определения должностных инструкций и других задач за счет изменения связей между элементами и группами, выявления локальных критериев и условий функционирования системы обеспечивает анализ модели системы, основанный на теории графов.

Заключительным этапом системных исследований организационных систем является оценка возможности использования в системе управления новых информационных технологий и необходимого для этого технического и программного обеспечения, выявления потребностей в адаптации имеющихся инструментальных средств и разработке проблемно ориентированных пакетов прикладных программ. Руководителю необходимо самому достаточно хорошо ориентироваться в возможностях информационных технологий управления и перспективах их изменения, преимуществах использования разнообразных продуктов, технических средств и услуг в этой области.

Выводы.

1. Методологической основой управления организационными системами является использование обобщенной модели анализируемой системы как совокупности структурной, функциональной и информационной моделей, обеспечивающей анализ и выработку обоснованных организационно-экономических решений по оценке потребностей в методах, ресурсах и средствах управления ими.

2. Применение новых информационных технологий на базе обобщенной модели позволит оптимизировать работу организационных структур в рамках методов современного системного подхода.

Дата добавления: 2014-01-13