Как с базой данных. Сортировка и фильтрация данных

Практическая работа 4

Microsoft Office Excel 2007. Работа с электронной таблицей

Создадим базу данных о работниках цеха в виде расчётной ведомости и выполним некоторые действия по управлению базой данных.

Рис. 1.

Таким образом, Область таблицы A2:L15 можно рассматривать как базу данных. Столбцы A, B, C, D, E, F, H, I, J, K, L этой таблицы называются полями, а строки с 3 по 15 - записями. Область A2:L2 содержит имена полей.

Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:

· первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей

· остальные ряды базы данных должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами

· информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только цифры или только текст

Основная работа с любой базой данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записей поиск информации затрудняется. Excel позволяет упростить этот процесс путем фильтрации данных.

Цель работы: познакомиться с использованием электронной таблицы как базы данных. Научиться осуществлять поиск информации в базе по различным критериям. Научиться производить сортировку информации.

Задание 1. Выделение данных

Откройте файл Расчет заработной платы

Ø 1. Перейдите на вкладку Данные и нажать кнопку Фильтр. После этого в ячейках заголовках полей появятся в нижних уголках чёрные типа треугольников метки. В результате чего к базе данных можно применять функции фильтрации.

Ø 2.Так, например:

Нажмите на стрелку в правом нижнем углу ячейки Специальность и в выпадающем меню уберите флажки напротив всех фамилий, кроме одной.

Допустим выбрали специальность кочегар (см.рис.1)

Рис.1Окно для выбора записи

После исполнения команды ОК, убедитесь, что в результате в базе данных видна только одна запись (рис.2).

Рис.2 Запись с одним специалистом

Теперь вернём базу в прежнее состояние.

Поставьте флажок напротив строчки (Выделить всё см.рис.1)), чтобы снова были видны все данные (аналогично делайте после выполнения и зачтения следующих заданий).

Ø 3. Нажмите на стрелку в правом нижнем углу ячейки Специальность и аналогично п. 2 покажите только рабочих со специальностью кузнец.

Ø 4. Покажите только рабочих с повременной (пов) формой оплаты. Покажите результат преподавателю

Ø 5. Покажите только рабочих со сдельной (сд) формой оплаты и количеством отработанных дней – 30. Покажите результат преподавателю

Ø 6 Покажите рабочих у которых заработная плата более 1500 руб. и меньше 2500 руб. Для этого надо поставить курсор в поле Сумма к оплате и

Рис.3 Окно для инициирования Числового фильтра

В появившимся окне (см. рис.3) щёлкнуть мышкой с строке Числовые фильтры (позиция 1).

В результате появится рядом второе окно (позиция 2) с перечнем действий: равно, не равно, больше и т.д. Щёлкните мышкой по одной из этих команд, к примеру, «равно».

Рис.4 Окно для задания диапазона зарплаты

Появится окно (Рис.4), в котором устанавливается диапазон значений заработной платы. После исполнения ОК, будет выведен соответствующий список с указанной заработной платой (рис.5).

Рис.5 Список работников с оплатой от 1500 до2500 руб.

Задание 2. Сортировка данных

Ø 1. Отсортируйте фамилии рабочих по алфавиту. Для этого нажмите на стрелку в правом нижнем углу ячейки ФИО и в выпадающем меню выберите верхнюю строчку – Сортировка от А до Я.

Ø 2. Отсортируйте рабочих по возрастанию разряда. Для этого нажмите на стрелку в правом нижнем углу ячейки Разряд и в выпадающем меню выбрать Сортировать от минимального к максимальному.

Ø 3. Отсортируйте рабочих по убыванию Основной заработной платы (Сортировать от максимального к минимальному). Покажите результат преподавателю

Ø 4. Покажите только рабочих с количеством отработанных дней 18 и 28 и среди них провести сортировку по возрастанию Суммы к оплате. Покажите результат преподавателю

Задание 3. Фильтрация данных

Ø 1. Покажите рабочих с Почасовой тарифной ставкой больше 9 рублей. Для этого нажмите на стрелку в правом нижнем углу ячейки Почасовая тарифная ставка и в выпадающем меню выберите Числовые фильтрыбольше, в появившемся текстовом поле наберите 9 и нажмите ОК. Чтобы снять фильтрацию, нажмите на стрелку в правом нижнем углу ячейки Почасовая тарифная ставка и в выпадающем меню выберите Снять фильтр.

Ø 2. Отфильтруйте рабочих с Премией меньше 5% (Числовые фильтрыменьше, 5%, ОК). Покажите результат преподавателю

Ø 3. Отфильтруйте рабочих с зарплатой от 2000 до 3000 р. (Числовые фильтрымежду) и имеющих пятый разряд. Покажите результат преподавателю.

Сохраните файл и выйдите с программы.

Дата добавления: 2014-01-13