Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула (функция). Тип данных определяется автоматически при вводе. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, числовые – по правому. Ввод формул всегда начинается со знака равенства.

Ввод данных осуществляется непосредственно в активную ячейку или в строку формул. Место ввода отмечается курсором. Чтобы завершить ввод используют клавишу ENTER или используют кнопку ввод на панели формул, можно щелкнуть мышью в другой ячейке.

Форматирование данных – выбор формы представления данных в ячейке. Чтобы изменить формат отображения данных используют команду Формат – Ячейки… Вкладки этого диалогового окна позволяют также задавать метод выравнивания текста, его направление, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет, объединять ячейки и переносить содержимое ячеек по словам, установить защиту ячеек и скрыть формулы (только после установки защиты листа: Сервис – Защита - Лист).

Редактировать данные можно в строке формул или в ячейке. Для редактирования в ячейке надо щелкнуть по ней дважды. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул.

Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DEL. Очистить содержимое и форматы можно также командой меню Правка – Очистить.

В таблицу можно добавлять строки и столбцы (Вставка-Строки, Вставка-Столбцы), также удалять строки, столбцы и ячейки (Правка – Удалить).

Перемещать и копировать содержимое ячеек или диапазона можно двумя способами: командой Правка-Вырезать (Копировать), Правка-Вставить; второй способ – установить указатель мыши на границу выделенного блока или ячейки таким образом, чтобы он превратился в стрелку и переместить блок в нужную позицию. Для выбора способа выполнения операции и для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши.

При копировании (перемещение) через буфер обмена для управления способом вставки можно использовать команду Правка-Специальная вставка. При этом открывается диалоговое окно Специальная вставка в котором можно задать правила вставки данных из буфера обмена: выбрать что вставлять (все, форматы, формулы, значения и др.) произвести некоторые операции (сложение, вычитание, умножение, деление), транспонировать, вставить связь.

Выделение фрагментов таблицы.

Выделение произвольного непрерывного фрагмента – установить курсор на начало выделяемого фрагмента. Далее: либо протянуть по диагонали выделяемой области мышью, либо нажать SHIFT и щелкнуть по последней ячейке выделяемого диапазона, либо удерживая нажатой клавишу SHIFT с помощью клавиш перемещения курсора выделить требуемую область.

Выделение всей строки – щелкнуть мышью по номеру строки или установить курсор на любой ячейке данной строки и нажать SHIFT-ПРОБЕЛ

Выделение всего столбца – щелкнуть мышью по номеру (букве) столбца или установить курсор на любой ячейке данного столбца и нажать CTRL-ПРОБЕЛ.

Выделение всей таблицы – щелкнуть мышью по кнопке, расположенной между заголовками строк и столбцов (в верхнем левом углу) или нажать CTRL-SHIFT-ПРОБЕЛ.

Выделение несмежных областей – выделить области при нажатой клавише CTRL.

Оформление таблиц

Как и текстовые документы, таблицы подвергаются оформлению для улучшения читаемости.

Изменение ширины столбца – выполнить команды меню Формат-Столбец-Автоподбор ширины или щелкнуть дважды правее обозначения столбца (курсор должен принять форму тонкого крестика). Если выполнить команду Формат-Столбец-Ширина, то можно точно установить необходимую ширину столбца. Расширить и сузить столбец можно с помощью перетаскивания мышью границы столбца.

Скрытие строки или столбца – установить курсор в любую ячейку нужной строки или столбца и выполнить команду Формат-Столбец-Скрыть (Формат-Строка-Скрыть). Для показа скрытого столбца или строки надо выделить столбцы слева и справа от скрытого и выполнить команду Формат-Столбец-Отобразить.

Изменение ширины строки – Формат-Строка-Высота, Формат-Строка-Автоподбор высоты. Мышью – аналогично столбцу.

Перенос текста в ячейках по словам – Выделить ячейку, выполнить команду Формат-Ячейка-Выравнивание и установить флажок Переносить по словам.

Расположение текста по центру нескольких ячеек по горизонтали – выделить ячейки и выполнить команду Формат-Ячейки-Выравнивание и в раскрывающемся списке По горизонтали выбрать По центру выделения, а в списке По вертикали выбрать По центру. Второй способ - поставить на вкладке Выравнивание Флажок в строке Объединение и установить выравнивание по центру и по горизонтали и по вертикали. Можно воспользоваться кнопкой панели инструментов Объединить и поместить в центре (эту кнопку необходимо добавлять на панель инструментов самостоятельно).

Изменение ориентации вывода текста - автоматически вводимые в ячейку данные располагаются по горизонтали, однако текстовые данные можно расположить по вертикали или повернуть на любой угол (от +90 до –90 градусов. Для этого выполнить команды Формат-Ячейки-Выравнивание.

Обрамление элементов таблицы – сетка, показывающая на экране ячейки таблицы не показывается при печати (если только не установить флажок Файл-Параметры страницы-Лист-Сетка). Задать или отменить показ на экране сетки можно командой Сервис-Параметры-Вид-Сетка (установить или снять флажок). Для обрамления таблицы линиями, которые реально будут отображаться при печати следует выделить фрагмент и нажать кнопку Границы на панели инструментов Форматирование или выполнить команду Формат-Ячейки-Граница, где можно выбрать цвет и тип линии.

Использование возможностей автоформатирования – для оформления таблиц можно воспользоваться встроенными шаблонами форматирования таблиц. Для этого необходимо выделить таблицу и задать команду Формат-Автоформат и выбрать требуемый вид формата.Выбранный формат можно несколько исправить, нажав кнопку Параметры. Для отмены оформления выделить таблицу, задать команду Формат-Автоформат и выбрать из списка форматов пункт Нет.

Дата добавления: 2014-01-13