Письмові форми ділового спілкування

Письмові форми також відіграють важливу роль у діловому спілкуванні. До них можна віднести ділові листи, доповіді, нотатки, візитки тощо.

Нині важко уявити собі ділову людину, яка б не мала візитної картки. Така картка не тільки представляє свого власника, але й може ще передати багато додаткової інформації. Візитна картка — це документ, який, по-перше, має певний стандарт і, по-друге, містить достовірну достатню інформацію про її власника.

Відомий журналіст В. Цвєтов, який багато років працював у Японії, розповідає, що японець, наприклад, майже впадає у відчай, якщо у людини, яка до нього звертається, немає візитної картки.

Як правило, таку картку виготовляють з битого тонкого матового картону (розмір 5x9 см), на якому друкарським способом чітко зазначено прізвище, ім'я та ініціали, важливу інформацію (назву організації, посаду, адресу, телефони.

Шрифт має бути таким, щоб добре читався, інформація подається стисло, але зрозуміло. Візитна картка не тільки містить ті відомості, які хотіли б про себе подати, а й сприяє збереженню в іншої людини того іміджу, який нам хочеться створити.

Ділова візитна картка, звичайно, друкується державною мовою тієї країни, яку представляв її власник. Для ділових стосунків з іноземними партнерами, можна з іншого боку візитки продублювати текст іноземною мовою, що полегшить знайомство та встановлення ділових стосунків. Проте краще мати для цього односторонні візитки, надруковані мовою іноземних партнеров.

На візитках у нижньому лівому кутку можна робити помітки, які прийняті у діловому світі, зокрема:

Р.Р. — з метою представления, встановлення знайомства (картку вкладають у конверт з рекомендаційним листом);

Р.Р.С. — як виявлення задоволення і зацікавленості у тривалих стосунках, при цьому картка надсилаеться для знайомства;

Р.Р.С. — з метою повідомлення про від'їзд та відсутність можливості попрощатися особисто;

Р.Р. — для привітання зі святом, картка при цьому подаєть­ся разом з подарунком, букетом квітів, якоюсь рекламною продукцією;

Візитна картка подається повернутою текстом до співрозмовника, завдяки чому ви відразу зможе її прочитати.

ЛИСТИ

Розрізняють такі види листів: ділові (формальні та неформальні), особисті (приватні), рекомендаційні, прямої поштової реклами. Формальні листи направляються від імені однієї організації до іншої і за змістом їх поділяють на: листи-звертання, листи-прохання, листи-вимоги, листи-запити. Відповіді на них оформлюються залежно від змісту листа. Неформальні листи складають працівники одного рівня із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформацією тощо. Структурно лист складається зі вступу, викладу проблеми та заключної частини. У вступі формулюються причини та привід, що стали підставою для написання листа. Потім розкриваються історія питання, факти, докази, посилання на законодавство, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо. Для ділових листів використовують бланки організації, де вже є її реквізити. У ділових листах слід ще обережніше ставитися до іншої людини, бо через непродумане слово, яке залишиться на папері і читатиметься багато разів, можна зіпсувати відносини надовго.

У діловому світі певну роль відіграють рекомендаційні листи. Вони можуть бути свідченням повноважень тих осіб, що беруть участь у переговорах, а також містити в собі інформацію, яку передає одна особа іншій щодо третьої особи. На підставі такої інформації може прийматися рішення, наприклад, про прийняття на роботу або надання кредиту.

Дата добавления: 2014-01-11