Лекция 5. Особенности бухгалтерских информационных систем и тенденции их развития

В целях получения информации, необходимой для управ­ления производственной и хозяйственной деятельностью пред­приятий, создаются бухгалтерские информационные системы (БУИС). Современные информационные технологии, функцио­нирующие в них, позволяют унифицировать и существенно об­легчить трудоемкий процесс формирования учетной информа­ции, обеспечить оперативность получения финансовой отчет­ности предприятия для принятия решений.

Следует иметь в виду, что БУИС рассматривается как основ­ной компонент управления деятельностью предприятия в усло­виях рынка и служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Схема управления предприятием в условиях использования БУИС

В БУИС осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйствен­ной деятельности на предприятии в первичных документах, их об­работка, накопление, формирование финансово-экономических показателей, отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяй­ственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная ин­формация для лиц, принимающих решения, — выходом из нее.

Главная цель функционирования БУИС на предприятии — обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернатив­ных вариантов использования ограниченных ресурсов. Прежде всего она предоставляет количественные данные для таких функ­ций управления производственной и коммерческой деятель­ностью предприятия, как планирование, контроль и анализ. Поскольку предприятия также используют и нефинансовую ин­формацию, то целесообразно иметь автоматизированную систему управления предприятием, состоящую из ряда взаимосвязанных подсистем, которые выдают информацию, необходимую для уп­равления предприятием. Однако особое место принадлежит бух­галтерской подсистеме, так как она выполняет ведущую роль в уп­равлении потоком информации, направлении ее во все подразде­ления предприятия, а также заинтересованным лицам вне его.

На этапе планирования бухгалтер должен представить данные о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была достигнута поставленная цель или нет; если нет, то по каким причинам это произошло. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации явля­ются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации оцениваются чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожи­даемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные на­правления деятельности, определяются себестоимость произво­димой продукции и другие показатели.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не толь­ко проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты дея­тельности предприятия при принятии различных решений.

Таким образом, современная БУИС, являясь системой под­держки принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля и анализа в системе уп­равления предприятием.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информа­ции. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиен­ты, аудиторы и инспекторы налоговых служб. Акционерам и ин­весторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно ис­пользуется собственный капитал владельцев предприятия, нуж­ны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить, может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы, касающиеся ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами.

В этой связи бухгалтерская информация все в большей степе­ни становится связанной с технико-экономическим обосновани­ем и с бизнес-планированием при привлечении инвестиций. Для покупателей продукции представляет ценность следующая ин­формация: соответствие рекламы предприятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Сфера интересов госу­дарственных служб — полнота и правильность определения при­были и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства.

При принятии решений возникает проблема толкования и правильного использования информации, которая ложится и на Руководителя, принимающего решение, и на бухгалтера. Бухгал­тер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она долж­на быть достоверной и значимой. Достоверность означает, что информация должна полностью отражать хозяйственные процессы на предприятии, быть легко проверяемой и не отражать Интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтер­ской информации заключается в том, что она должна использоваться при составлении планов, основываться на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались преды­дущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, получен­ные от использования учетной информации, должны быть боль­ше произведенных на нее затрат.

Чтобы бухгалтерская информация однозначно воспринима­лась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на пред­приятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять требованиям существенности, полноты, консерва­тивности, сравнимости и постоянства.

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем ЭИС (см. главу 1), так и специфические. Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статис­тического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, поскольку каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных для лю­бой системы управления. Однако только решив задачи бухгалтер­ского учета, можно осуществить обратную связь. БУИС — един­ственный источник достоверной информации для обратной свя­зи. Именно эту информацию руководители предприятия исполь­зуют для принятия решений.

Кроме того, для БУИС характерным является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (авто­матизация первичного учета). При этом БУИС могут использо­вать, помимо традиционных форм учета, автоматизированную форму учета, которая полностью отвечает основным требовани­ям использования вычислительной техники и принципам бухгал­терского учета и отчетности.

В зависимости от функциональности современные БУИС можно классифицировать на мини-системы, универсальные сис­темы и системы для крупных предприятий. Они позволяют пол­ностью автоматизировать весь комплекс задач бухгалтерского учета на небольших, средних и крупных предприятиях соответ­ственно.

Однако проблема автоматизации бухгалтерского учета на предприятии остается одной из актуальных и сложных в силу необходимости сбора и переработки все возрастающих объемов информации, вызванных стремительной эволюцией бизнеса, и своевременной выдачи результатов, их анализа для принятия управленческих решений.

В условиях совершенствования информационного и програм­много обеспечения, применения новых информационных техно­логий, а также изменений в российском бухгалтерском и налого­вом законодательстве наметились определенные тенденции в области развития современных БУИС. Одной из них является возможность аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в БУИС и используемой менеджерами и руково­дителями для принятия управленческих решений.

Результаты анализа представляют большую ценность для ру­ководителей организации и аналитиков в их повседневной дея­тельности. Поэтому в последнее время перед разработчиками встала задача использования технологии интеллектуального ана­лиза данных (data mining) в системах поддержки принятия реше­ний и в том числе в БУИС. Для решения типовых задач анализа данных (в частности, учетных данных) необходимы специализи­рованные инструментальные средства. Они могут использовать­ся как в составе многофункциональных систем поддержки принятия решений, так и в виде бизнес-приложений к ним. Подобные системы должны обеспечить решение всех задач по обработке учетной информации — от сбора и корректировки информации, поступающей в БД, до традиционного и/или ин­теллектуального анализа данных (степень влияния различных факторов на состояние фирмы, прогнозирование) и оптимизаци­онного анализа. От пользователя при этом не требуется спе­циальных знаний в области БД, факторного анализа или методов оптимизации.

Использование известных экономико-математических мето­дов, методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жест­кой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ Финансового состояния и результатов деятельности предприятия.

К ним относятся «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»); «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»); «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), «Audit Expert» (фирма «Pro-INVEST Consalting») и др.

Данные программы целесообразно использовать для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии. Они могут функционировать самостоятельно, а также применяться для рас­ширения функциональных возможностей отдельных БУИС.

Источником информации для проведения анализа являются формы финансовой отчетности предприятия. Для более деталь­ного анализа можно использовать также дополнительную инфор­мацию (описание структуры активов, собственного капитала, долгов компании и др.).

Например, для расширения функциональных возможностей программы «Парус» (для средних и крупных предприятий) целе­сообразно использовать программу «Audit Expert». Это позволяет кроме ведения бухгалтерского учета и формирования отчетов вы­полнить:

• переоценку баланса по данным детального описания струк­туры активов и пассивов предприятия, что значительно повыша­ет достоверность результатов анализа финансовых отчетов;

• анализ прошлой деятельности и текущего финансового сос­тояния предприятия. При этом рассчитываются показатели лик­видности, устойчивости, рентабельности и деловой активности предприятия, а также ряд параметров, позволяющих проанализи­ровать динамику изменения структуры баланса с различным ша­гом как в абсолютных величинах, так и в процентах;

• приведение финансовой отчетности к международным стандартам, что делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов.

Другим важным направлением развития современных БУИС является их интегрированность в многофункциональные систе­мы управления предприятием — корпоративные информацион­ные системы (КИС). Такие системы предназначены для комп­лексной автоматизации управления финансами и бизнесом предприятия. При проектировании КИС предприятие рассмат­ривается не в виде структуры подразделений, выполняющих отдельные функции, а как совокупность бизнес-процессов. Одним из главных бизнес-процессов является бухгалтерский учет.

На российском рынке наиболее известными КИС являются следующие системы:

«Галактика» (корпорация «Галактика»), «Цефей» (Комплекс «Эталон»); «ЭЙС» (Комплекс «Гепард»), «АлефКонсалтинг&Софт», (система «Алеф-бухгалтерия»), «ГроссМейстер» (система «Учет и анализ финансово-хозяйственной деятельности крупной корпора­ции»); «АйТи» (комплексная ИС «Босс-Корпорация») и др.

На российском рынке западные системы управления пред­приятием занимают особое место. Наиболее популярными явля­ются системы для крупного бизнеса: «R/3», «Scala», «SunSystem» (британская фирма «Systems Union»), «Platinum ERA» (фирма «Epicor Software») и др.

Программные комплексы «R/3» и «Scala» используются для управления финансами и бизнесом в транснациональных корпо­рациях; «SunSystems» — для ведения консолидированного учета зарубежных филиалов; «Platinum ERA» — для выполнения разнос­ки нескольких тысяч операций в минуту с одновременной рабо­той до 200 пользователей и поддержки электронной коммерции.

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке является возможность ведения бухгалтерско­го учета в международных стандартах. Российские пакеты изна­чально создавались для российского рынка и не были предназна­чены для расширения своих функций до ведения западного вари­анта учета. Поставщики западных пакетов с момента выхода их на российский рынок в начале 1990-х гг. сумели успешно перест­роиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве зарубежные программные продукты способ­ны поддерживать два варианта учета: западный и российский. Основные их недостатки — громоздкость, вызывающая труднос­ти их внедрения и освоения, а также высокая цена.

Дата добавления: 2014-01-13