Лекция 6. Бухгалтерские информационные системы для крупных предприятий

Проблема создания БУИС для крупных предприятий остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Это связано прежде всего с необходимостью обеспечения доступа к

информационной системе на таких предприятиях большого ко­личества пользователей, переработки значительных объемов ин­формации, оперативной выдачи результатов, их анализа для при­нятия управленческих решений.

В настоящее время самыми перспективными и преуспеваю­щими в деловом мире являются фирмы, которые в состоянии оперативно собрать всю необходимую информацию, обработать, проанализировать ее и на этой основе принять решение. В этой связи очевидно, что БУИС для крупного предприятия должна обеспечить:

• автоматизированное решение комплекса задач бухгалтер­ского учета в соответствии с российскими и международными стандартами, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, планирования, а также внутреннего аудита;

• получение оперативной, постоянно меняющейся информа­ции о текущем состоянии дел на предприятии. Такой режим ва­жен, например, для крупных промышленных предприятий, име­ющих отдаленные подразделения, филиалы, поскольку позволя­ет более эффективно использовать их ресурсы; а также для предприятий сферы оптовой торговли, которые контактируют с большим количеством клиентов, требующих оперативную ин­формацию об ассортименте, текущих ценах, наличии товара на складах и условиях его поставки. Основной акцент при этом дол­жен быть сделан на получении оперативных аналитических от­четов и сводок по использованию вложенных финансовых ре­сурсов;

• возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов. Крупное предприятие может иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, фи­нансы такого предприятия могут принадлежать группе собствен­ников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

БУИС крупного предприятия, отвечающую данным требова­ниям, можно создать, например, на основе комплекса функцио­нально взаимосвязанных АРМ специалистов. Каждый АРМ спе­циалиста ориентирован на конкретный участок бухгалтерского учета. В настоящее время наибольшее развитие получили программы для автоматизации складского учета и учета расчетов по заработной плате. Они могут использоваться на крупных и сред­них предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.

В силу своей специфики такие системы обеспечивают авто­матизацию первичного учета и связаны с автоматизацией управ­ленческого учета.

Из известных на российском рынке подобных программ мож­но выделить следующие: «Учет товаров и материалов» (фирма «Паритет-Софт»), «Склад» (фирма «Фолио»), «Торговый склад» (фирма «Компьютер-Сервис»), «Склад» (фирма «Инфин»), «Па­рус — Реализация и Склад» (корпорация «Парус»); «1С — зарпла­та» (фирма «1С»); «Заработная плата» (фирма «Паритет-Софт»); «Мини-зарплата», «Макси-зарплата», «Супер-зарплата» (фирма «Инфин»), «Зарплата» (корпорация «Парус») и др.

Для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на крупном предприятии с помощью АРМ специалистов необходи­мо наличие нескольких программ по всем участкам учета, а так­же сводной программы, осуществляющей разноску по счетам, формирование оборотно-сальдового баланса и подведение ито­гов. При этом информация, поступающая с участков учета в сводную программу, должна быть сопоставимой.

Сопоставимость информации обеспечивается наличием еди­ного фонда нормативно-справочной информации (НСИ) и фай­лами проводок. Совокупность АРМ специалистов - это открытая модульная система, которая характеризуется возможностью уда­ления или добавления новых модулей (АРМ) без существенной переработки ПО.

Так, например, для создания комплексной БУИС для средне­го предприятия необходимо наличие нескольких АРМ по участ­кам учета (АРМ по учету материальных ценностей, АРМ по учету основных средств, АРМ по учету готовой продукции и ее реали­зации, АРМ учета труда и заработной платы, АРМ табельного Учета), а также АРМ сводного учета и формирования отчетности. Для крупных предприятий создаются комплексные БУИС, которые не предназначены для массового тиражирования. Разра­ботка программного обеспечения осуществляется в соответствии с требованиями конкретного заказчика. Такие системы отличаются значительной трудоемкостью внедрения и необходимостью последующего их сопровождения, а следовательно, имеют высо­кую стоимость.

Изучение и обобщение зарубежной и отечественной теории и практики показало, что на крупных предприятиях бухгалтерский учет организуется по двухуровневой системе управления: управ­ленческий (производственный) и финансовый учет.

Управленческий учет оперирует показателями себестоимости, затратами подразделений, выявляет результаты проведенных операций по ответственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям. Сметы, нормативы, калькуляции, опти­мальные соотношения затрат и результатов — объекты управлен­ческого учета. Его аналитические данные используются для уп­равления операциями, отделами, бригадами, подразделениями.

Информация управленческого учета имеет четко выражен­ную внутреннюю направленность. Она используется производ­ственным, управленческим персоналом, дирекцией для внутри­хозяйственного управления и, как правило, настолько конфи­денциальна, что считается коммерческой тайной.

Финансовый учет направлен на обобщение, синтез информа­ции. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за период, обобщать активы и пассивны предприятия в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансо­вое состояние предприятия.

Информация финансового учета широко используется внеш­ними потребителями: инвесторами, кредиторами, другими орга­низациями и предприятиями. Она необходима также и управлен­ческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, чле­нам правления для принятия финансовых решений, планирова­ния и прогнозирования экономики предприятия, экономическо­го анализа информации.

Финансовый учет регламентируется общими для всех прави­лами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым специалистом — аудитором.

Финансовый и управленческий учет - это самостоятельные, но взаимосвязанные подсистемы бухгалтерского учета, основан­ные на одном и том же массиве первичных данных и первичной

документации. Нецелесообразно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно, поскольку они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обмена инфор­мацией.

Первичный учет представляет собой систему сбора, измере­ния, регистрации, накопления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. Информация первично­го учета обеспечивает обратную связь для подсистемы «Бухгал­терский учет», а также для всех других подсистем, использующих первичную информацию при подготовке и принятии управлен­ческих решений.

В этой связи при создании БУИС на крупном предприятии первичный учет следует также выделить в отдельную подсистему.

На крупном предприятии обработка учетной информации с помощью БУИС ведется на трех уровнях, соответствующих пер­вичному, управленческому и финансовому учету (рис. 2.2). На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистра­ции и обработки учетной информации создаются АРМ эконо­мистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодейству­ющих между собой.

Использование АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обес­печивает минимальное использование бумажных носителей, дос­товерность и полноту используемой информации.

АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляются непрерывная регист­рация и обработка хозяйственных операций, или со сводным уче­том и составлением отчетности, планированием и анализом, а также внутренним аудитом.

Необходимо учитывать, что каждый выделенный участок Должен отвечать следующим требованиям:

• располагать своим набором хозяйственных операций и про­водок;

• иметь свое, возможно, пересекающееся с другими участка­ми подмножество плана счетов;

• иметь свои, присущие только ему первичные документы и отчетные формы.

Рис. 2.2. Схема взаимосвязи и распределения АРМ по уровням учета в БУИС на крупном предприятии

Также необходимо учитывать конкретные условия, сложив­шиеся на предприятии, и особенности учетной политики.

Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самосто­ятельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему с воз­можностью добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со време­нем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Со­поставимость информации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда НСИ.

В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдель­ными АРМ в БУИС может осуществляться тремя способами: с помощью магнитных носителей, по каналам связи при наличии сети, по каналам связи с помощью приложений, построенных в многоуровневой архитектуре «клиент-сервер».

Первый способ. Учет ведется отдельно по участкам учета каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния файлов проводок данных на центральной ЭВМ, получа­емых на различных участках.

Второй способ. Наряду с ведением бухгалтерского учета по всем участкам появляется возможность получения оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, нахо­дящиеся на первом уровне (первичного учета), связаны с АРМ второго уровня через локальную сеть. АРМ второго и третьего уровней также взаимодействуют в сети через каналы связи. Еди­ницей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяй­ственных операций. Таким образом, каждый уровень обеспечи­вает переработку исходной информации, получение результиру­ющих данных и передачу их в автоматизированном режиме на более высокий уровень.

При таком варианте обработки информации на первом уров­не (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих пер­вичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и час­тичная обработка первичной информации, возникающей в про­изводственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функциониру­ют АРМ по учету МЦ, ведению табельного учета и учету готовой продукции на складе.

Полученные на каждом участке результирующие данные по каналам связи поступают на второй уровень — управленческий Учет. Этот уровень характеризуется трудоемкими ручными опера­циями, а также большими объемами учетных номенклатур. На Уровне управленческого учета данные первичных документов и информация, полученная с нижнего уровня, регистрируются

и группируются в системе синтетических и аналитических сче­тов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах.

На втором уровне функционирует группа АРМ бухгалтера (по учету материальных ценностей, основных средств (ОС) и немате­риальных активов (НА), труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Они формируют результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стои­мостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок. Эта ин­формация передается на третий уровень обработки данных — фи­нансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансо­вого анализа и планирования, а также внутреннего аудита.

С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналити­ческого и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регист­ры синтетического и аналитического учета.

АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает фи­нансовый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредитор­ской задолженности, различные экономические показатели, ди­намика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

Данный АРМ ориентирован прежде всего на финансового ди­ректора, главного бухгалтера, финансового менеджера-аналити­ка, сотрудников отдела планирования. Возможна передача ин­формации к внешним пользователям — налоговым службам, по­тенциальным партнерам, инвесторам.

К основным возможностям АРМ финансового анализа и пла­нирования можно отнести следующее

• формирование динамики типовых форм отчетности за соот­ветствующий период времени (баланс предприятия, отчет о фи­нансовых результатах и прочее);

• анализ типовых форм отчетности относительно выбранного момента времени по структуре и в динамике;

• анализ динамики и структуры показателей финансово-хо­зяйственной деятельности предприятия (оценка имущественно­го положения, ликвидности, финансовой устойчивости, деловой активности, рентабельности, положения предприятия на рынке ценных бумаг и другие);

• анализ динамики превышения и снижения показателей фи­нансово-хозяйственной деятельности относительно рекомендуе­мых значений, позволяющий сделать вывод о возможности ухуд­шения и показывающий опасное или нерациональное соотноше­ние финансово-хозяйственных средств предприятия;

• планирование и создание бюджетов по различным уровням и периодам времени.

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать все совер­шенные операции (дата ввода, информация о лице, осуществив­шем ввод, ссылки на документы, обосновывающие проводку, и др.). В целях осуществления аудиторского анализа АРМ преду­сматривает возможность подготовки детальной распечатки про­водок по счетам, а также ежемесячных расшифровок реализации и затрат по продукции. Кроме того, данный АРМ помогает отсле­живать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализи­ровать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабаты­вать предложения по учетной политике, по регулированию из­держек и рациональному построению инвестиционной полити­ки, осуществлять налоговое планирование.

В целом данные финансового учета используются в планиро­вании и прогнозировании экономики предприятия, в финансо­вом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия.

В результате функционирования такой БУИС формируются объективные данные, которые необходимы руководству для при­нятия решений. Эти решения влияют на сохранение финансово­го равновесия, на выбор наиболее эффективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли и рентабельности в условиях рынка.

Третий способ. Для крупных промышленных предприятий, имеющих значительно удаленные подразделения или филиалы, организация сети требует значительных денежных затрат на по­купку специальных скоростных каналов, а иногда подобную сеть просто невозможно построить, если в данном регионе от­сутствует необходимая для этого инфраструктура. При всех достоинствах электронной почты нельзя не отметить главного недостатка такого способа связи - интересующую информацию невозможно получать в режиме реального времени.

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сер­вер» для организации комплексного бухгалтерского учета и фи­нансового анализа на таком предприятии имеет ряд преиму­ществ. Так, низкие требования к производительности рабочих станций являются естественным следствием того, что архитекту­ра «клиент-сервер» позволяет уменьшить загруженность основ­ных структурных компонентов системы.

По мере расширения предприятия или роста объемов обраба­тываемой информации многоуровневая архитектура позволяет увеличить количество серверов в системе. Для отдельных бизнес-процессов, связанных с обработкой данных сверхбольших объе­мов и имеющих критические требования по скорости, можно выделить специальный сервер приложений. Подобное распреде­ление функций и выполнение бизнес-процедур на одном или нескольких серверах приложений повышают гибкость системы и упрощают задачу разграничения прав доступа, администрирова­ния и защиты данных.

При расширении парка рабочих станций необходимо обеспе­чить надлежащую пропускную способность сети. В системе, построенной в архитектуре «клиент-сервер», основная тяжесть обработки данных лежит на серверах, и информационный обмен между ними весьма интенсивен. В то же время, поскольку загру­женность рабочих станций относительно небольшая, объем ин­формации, передающейся между этими компонентами системы и серверами, невелик.

В связи с этим нет необходимости идти на новые финансовые затраты для повышения пропускной способности сети.

Еще одно преимущество организации обмена данными в приложениях с многоуровневой архитектурой - возможность эффективной реализации удаленного доступа к системе. ---

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сер­вер» позволяет в центральном офисе предприятия установить сервер базы данных и сервер приложений, а в удаленных подраз­делениях — рабочие станции, связав их телефонными линиями, причем вследствие того, что объем передаваемой информации невелик, нет и особых требований к пропускной способности те­лефонных каналов. Такая архитектура позволяет всем филиалам предприятия осуществлять коммуникации в реальном времени по телефонным каналам либо через любую коммерческую сеть, включая Интернет.

Перечисленные достоинства использования многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» в бухгалтерских приложениях ха­рактеризуют перспективное направление развития БУИС на крупных предприятиях.

Дата добавления: 2014-01-13