Организационный инструментарий управления проектом

Концепция Управления проектами

Функции управления проектом

Концепция УП рассматривается в следующих аспектах:

· функциональном,

· динамическом,

· по областям приложений.

К основным функциям управления проектом, входящим в его ядро, относятся:

· Управление предметной областью,

· Управление качеством,

· Управление временем,

· Управление стоимостью.

К основным функциям управления проектом, не входящим в его ядро, относятся:

· Управление персоналом,

· Управление информацией,

· Управление контрактами,

· Управление риском.

"Арсенал" управления проектом

Рис. 17. "Арсенал" управления проектом.

Чем управляет управление проектами?

1. Управление предметной областью проекта состоит из управления:

· Целями и задачами проекта,

· Работами и объемами проекта,

· Потребляемыми ресурсами.

В качестве инструмента управления предметной областью проекта используется

· Сетевой график проекта,

· Дерево целей,

· Дерево ресурсов

2. Управление качеством пронизывает весь жизненный цикл проекта.

Управление качеством реализуется через:

· установление стандартов в процессе реализации проекта,

· систему контроля и поддержки.

3. Управление временем включает в себя:

· определение сроков начала и конца проекта,

· оптимизацию временных характеристик,

· контроль развития проекта во времени.

Управление временем реализуется с помощью методов:

· Календарного планирования.

4. Управление стоимостью использует методы:

· определения эффективности инвестиций и

· экономико-статистические методы.

5. Риск характеризуется:

· Событиями, оказывающими негативное влияние на проект;

· Вероятностью появления негативных событий;

· Размером ущерба, наносимого негативными событиями.

Управление риском осуществляется путем:

· Увеличения нашего знания о проекте и его окружении,

· формирования и расходования средств резервного фонда,

· страхования.

6. Управление персоналом включает:

· управление численностью персонала,

· повышение квалификации персонала,

· обучение.

7. Управление контрактами и обеспечением проекта включает процессы:

· Выбор стратегии контрактной деятельности,

· реклама,

· выбор контрагентов,

· заключение и выполнение контрактов.

8. Информационный менеджмент проекта включает:

· Управление взаимодействиями и информационными связями,

· создание и эксплуатация информационной системы проекта,

· создание и ведение информационной базы проекта.

Управление проектами

Тема 3. «Организация управления проектом»

Организация управления:

• •Упорядочивание, налаживание, устройство, приведение в систему чего-либо; •Строение, взаимосвязь, взаимное расположение, соотношение частей какого-либо целого; Само целое (ведомство, предприятие, учреждение).

Организация управления проектом - это

• Создание или приведение системы управления в состояние необходимой упорядоченности и единства взаимодействия ее элементов, обеспечивающих эффективный режим функционирования процесса управления и поддержание его в этом состоянии.

Организационная система управления - это

совокупность элементов (включая персонал), объединенная постоянной связью, имеющая общую цель и построенная таким образом, что все ее элементы содействуют достижению конечной цели проекта.

Принципиальная схема организационного управления проектом

Модель реализации проекта
(блок-4)

• Имеет вид сетевой матрицы и содержит строго определенный состав работ по конкретным задачам.

•

• На первом этапе выявляются те производственные операции, которые не могут быть выполнены без соответствующих действий аппарата управления.

Модель функций управления проектом (блок-1)

• •Каждая производственная задача снабжается управленческой задачей К ним добавляются задачи, необходимые для общества и не входящие в проект (соц., эколог. и др.);

•

• Выход: матрица размещения управленческих задач в пространстве (распределение задач управления между структурными подразделениями проекта);

Модель распределения обязанностей, прав и ответственности в аппарате управления проектом (блок-2)

• •Формирование модели происходит с учетом различных нормативных актов Выход: матрица разделения административных задач управления (РАЗУ) – инструмент для проектирования организационных структур управления и определения трудоемкости управленческих работ

Модель управленческого процесса
(блок-3).

• Является динамическим блоком, сбалансированным по времени с моделью реализации проекта (блок 4)

• Выход: должностные инструкции, выполненные в виде классификатора задач или других формах.

•

• Сбалансированность всех блоков позволяет создать динамическую систему управления проектом.

Цель – желаемое состояние системы или желаемый результат.

Два вида целей:

1. Стабилизация
2. Развитие

Характеристики целей:

• Конкретность (сформулировать результат)

• Обозримость (краткосрочность, долгосрочность)

• Реальность (достижимость)

• Взаимосвязанность (непротиворечивость)

• Эффективность (результативность и прибыльность)

Функции управления

• Достижение целей осуществляется через функции управления, которые реализуются соответствующими структурным подразделением системы управления проектом.

•

• И наоборот, существование в системе структурных подразделений всегда определяется их функциями

Функции управления проектом

Базовые:

• •Управление предметной областью (содержательная сущность) •Управление качеством (требования к результатам, стандарты) •Управление временными ресурсами (бюджет времени) Управление стоимостью (финансовый и материальный бюджет)

Интегрирующие:

•Управление персоналом (подбор, подготовка, организация работы) •Управление коммуникациями (мониторинг и прогнозирование хода работ и результата) •Управление контрактами (контрактация исполнителей, материалов и др.) Управление риском (снижение уровня неопределенности в проекте)

Содержание функций управления проектом

Любая функция управления состоит из пяти видов управленческой деятельности:

• планирования,

• организации,

• координации (гармонизации),

• активизации (мотивации),

• контроля.

Каждый предыдущий вид деятельности является необходимой предпосылкой последующего. Эти пять видов следуют один за другим, пока данная функция не будет полностью реализована.

Следовательно, степень полноты реализации функции управления зависит от комплексности управленческой деятельности.

Виды управленческих действий, составляющие каждую функцию.

· Планирование – определение оптимального результата при заданных ограничениях по времени и ресурсам
(кто должен сделать? что? сколько и когда?)

· Организация – определение путей, методов и средств достижения поставленной цели (как сделать?)

· Координация (гармонизация) – установление гармонии в совместном труде участников планируемого процесса

· Активизация (мотивация) – создание таких стимулирующих условий труда, при которых каждый работник трудился бы с наивысшей отдачей.

· Контроль – прогнозирование отклонений для своевременного предупреждения.

Комплексность управления проектом

Комплексность в реализации функций управления предполагает рассмотреть:

• всю сумму функций, составляющих содержание управления проектом, и установить степень соответствия этой суммы целям и задачам, стоящим перед проектом;

• комплексность реализации каждой функции по видам деятельности, стыковку долей функции при их реализации различными исполнителями и трудоемкость выполнения функций с учетом равнонапряженности труда;

• процедуры реализации каждой функции с целью упрощения и совершенствования технологии их выполнения.

Организационно-динамическая структура управления проектом

Проект в своем развитии имеет различные фазы, стадии и этапы жизненного цикла, непрерывно изменяется и объем управленческих работ.

Постоянно меняется количество элементов в организационной структуре управления проектом, их взаимосвязи, иерархия и численность.

Структуры, изменяющие свою конструкцию на различных этапах осуществления проекта, называются организационно-динамическими

Свойства динамических организационных структур управления проектом (ДОСУП)

• гомеостатичность (поддержание внутреннего равновесия), является производной по времени от стабильности и долговечности. Отсюда необходимость постоянного совершенствования структуры управления как фактор ее стабильности и долговечности.

•

• стабильность является производной от таких понятий, как устойчивость и надежность. Чем меньше в системе возникает отклонений из-за различного рода возмущений, тем она устойчивее. Чем меньше вероятность отказов в управляющей системе, тем она надежнее

Принципы проектирования организационно-динамических структур:

• принцип единства распорядительства (исключает двойственность подчинения и противоречивость указаний);

• принцип точных границ между линейным и функциональным руководством;

• принцип управляемости (какова норма управляемости для данного руководителя);

• принцип минимизации ступеней управления (чем меньше ступеней в структуре, тем более гибко и оперативно будут приниматься меры на случай любых осложнений);

• принцип рационального сочетания централизации и децентрализации функций.

Факторы, влияющие на выбор варианта:

• технические (масштабы проекта, сложность технологических процессов и оборудования, уровень механизации и автоматизации, характер информационных потоков);

• организационно-экономические (характеристика связей между различными ступенями и звеньями структуры, между объектом и субъектом управления, степень централизации функций, уровень организационно-экономический, культура кадров и др.);

• социально-психологические (социальная структура и отношения в команде проекта, характеристика психологического климата и др.);

• внешние связи и условия (характеристика кооперации и конкуренции, система поставок, климатические и природные условия и др.);

Проектирование организационно-динамических структур управления проектом

а) линейная

б) функциональная

в) линейно-
функциональная

г) программно-
целевая

д) программно-целевые структуры

е) матричная структура

д) программно-целевые структуры координационного типа

е) матричная структура

е) матричная структура

Виды организационного инструментария

а) сетевые матрицы (более высокий уровень научной разработки «сетевых графиков»):

• представляют весь процесс осуществления проекта в наглядной форме,

• выявляют состав и структуру работ и приемлемые средства и методы их выполнения,

• анализируют взаимосвязи между исполнителями и работой,

• готовят научно обоснованный скоординированный план выполнения всего комплекса работ по проекту для более эффективного использования имеющихся ресурсов и сокращения сроков.

б) матрица разделения административных задач управления (РАЗУ).

• используя эту матрицу в системе управления проектом, можно разделить в команде проекта обязанности, права и ответственность всех участников проекта и на этой основе построить организационно-динамическую структуру и информационную систему.

в) информационно-технологическая модель (ИТМ).

• помогает осуществлять проектирование технологии управления проектом, т.е. фиксацию последовательности и взаимосвязи решения управленческих задач.

Сетевые матрицы.

представляют собой графическое изображение процессов осуществления проекта, где все работы (управленческие, производственные) показаны в определенной технологической последовательности и необходимой взаимосвязи и зависимости.

совмещается с календарно-масштабной сеткой времени, которая имеет горизонтальные и вертикальные «коридоры».

• горизонтальные «коридоры» характеризуют ступень управления, структурное подразделение или должностное лицо, выполняющие ту или иную работу;

• вертикальные — этап и отдельные операции процесса управления проектом, протекающие во времени.

при построении сетевой матрицы используются три основных понятия: «работа» (включая ожидание и зависимость), «событие» и «путь».

Фрагмент сетевой матрицы

	Перечень работ ситуации «Подготовка предложений по совершенствованию организации управления проектом в тресте»

Сетевая матрица

Параметры сетевых графиков

• время раннего начала (РН) данной работы

• время раннего окончания (РО) данной работы

• время позднего начала (ПН) данной работы

• время позднего окончания (ПО) данной работы

•

• полный резерв времени данной работы

• частный резерв времени данной работы

• коэффициент напряженности работы

Продолжительность выполнения работ определяется на основе вероятностного метода. Для этого выбирается соответствующий закон распределения вероятностей, которому подчинена продолжительность выполнения отдельных операций

Матрица разделения административных задач управления (РАЗУ)

Матрицу РАЗУ можно рассматривать как средство согласования входов и выходов системы.

• В наименованиях столбцов располагаются входы — функциональные подразделения, службы, должности участников проекта.

• В графах наименований строк перечисляются задачи, т.е. виды деятельности, составляющие процесс управления проектом.

• В поле матрицы условными знаками обозначаются функции преобразования, связывающие совокупности входов и выходов

Функции управления при проектировании матрицы РАЗУ

• ответственность за решение той или иной задачи управления проектом (Я,!, Р);

• содержание деятельности исполнителя по реализации задачи (П, О, К, Х, А);

содержание деятельности исполнителя по подготовке и техническому обслуживанию реализации задачи (С, Т, М, +/-, -).

Информационно-технологическая модель управления (ИТМ)

Главное предназначение — описание технологии управления проектом, т.е. фиксация последовательности и взаимосвязи решения всего комплекса задач по управлению проектом.

ИТМ – это модель процесса управления, содержащая стандартизованное описание порядка и условий решения задач управления проектом

Основные этапы разработки ИТМ:

1. разрабатываются информационные таблицы:

2. формируются информационно-технологические модели на базе информационных таблиц

3. формируется сводная модель управления проектом, являющаяся эффективным организационным инструментом для построения системы обеспечения целевых функций управления.

Для построения ИТМ необходимо:

• выделить целевые функции управления;

• определить обеспечивающие подсистемы;

•установить место каждой задачи (из информационных таблиц) в модели. Для этого следует проверить соответствие задачи целевой функции управления обеспечивающей подсистеме и записать ее в соответствующий квадрат матричной модели.

В результате получается сводная модель управления проектом

которая позволяет проанализировать выполнение всех целевых функций управления и построить классификатор работ по исполнителям.

Он представляет собой практически должностную инструкцию исполнителя, по которой удобно работать специалисту и которая легко контролируется руководством.

Алгоритм решения

• В организационном аспекте данный процесс представляет собой совокупность закономерно следующих друг за другом в определенной временной и логической последовательности этапов, между которыми существуют сложные прямые и обратные связи.

•

• Каждому этапу соответствуют конкретные действия менеджеров, направленные на выработку и реализацию решения.

•

• Эту повторяющуюся систему действий принято называть технологией процесса выработки и реализации решений, которую можно представить в виде алгоритма.

Команда проекта

• •Команда проекта выступает как социальный организм, имеющий свое начало, осуществляющий процесс жизнедеятельности (управление проектом) и завершающий свое существование расформированием или трансформацией в другую управленческую команду. • С одной стороны, команда проекта оказывает влияние на создание определенной организационной среды проекта, формируя ценности, принципы и нормы поведения персонала. С другой стороны, действует в ней, подчиняясь единой цели и философии управления проектом.

Проблемы формирования и деятельности команды проекта

целесообразно рассматривать в логической последовательности:

1. Цель проекта
2. Система управления
3. Команда проекта
4. Культура проекта

Особой характеристикой команды проекта является предпринимательский характер ее деятельности, направленный на решение слабоструктурированных задач и быстрое реагирование на требования внешней среды и меняющиеся условия реализации проекта

Смысл командной работы по реализации проекта заключается в возможности синергического эффекта от объединения групповых усилий, знаний и выработки групповых управленческих решений, т.е. в достижении «состояния, при котором целое больше, чем сумма его составных частей».

Такая кооперация в работе персонала значительно эффективнее, чем конкуренция

Рекомендации по организации деятельности персонала проекта
(Т. Питерс и Р. Уотермен 1983 г.)

• Ориентация действия

• Лицом к потребителям

• Стимулирование самостоятельности и предприимчивости

• Производительность - от человека

• Связь с жизнью, ценностное руководство

• Верность своему делу

• Простота формы

• Свобода и жесткость

Эффективная команда проекта должна обладать следующими признаками:

1. Четкая цель
2. Неформальность
3. Участие
4. Умение слушать
5. Конфликты
6. Групповое принятие решений
7. Открытые коммуникации

1. Четкое распределение ролей и обязанностей
2. Лидерство
3. Воздействие внешней среды
4. Стиль управления
5. Культура
6. Самооценка

Изучение данной темы требует обязательной практической тренировки, которая позволит проект- менеджерам принимать научно- обоснованные решения по поводу осуществления в проекте необходимых и своевременных изменений, что и составляет суть управления проектом.

Тема 5. «Управление разработкой проекта»

Содержание темы 5

1. Планирование проекта

2. Планирование предметной области

3. Планирование проекта по временным параметрам

4. Планирование стоимости в проекте

5. Разработка сводного плана проекта

6. Определение качества проекта

7. Проектирование информационного обеспечения проекта

8. Прогнозирование и определение риска и его оценка

9. Контрактная работа в проекте

1.1. Особенности планирования проекта

• Планирование проекта – это непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей с учетом складывающейся обстановки

• Логически планирование связано с другими важными процессами, такими, как организация, координация, контроль, анализ и регулирование

• План играет роль модели действий и прогноза состояния проекта и его окружения.

• В управлении проектом главным является не выполнение плана, а эффективное достижение цели проекта.

Что планируется в проекте?

В проекте планируется все то, что подлежит учету, контролю, анализу и регулированию. Это в первую очередь функции

базовые,

управление: предметной областью; стоимостью; временем; качеством.

интегрирующие,

управление: человеческими ресурсами; коммуникациями; рисками; поставками и контрактами.

1.2. Принципы планирования проекта

Непрерывное решение следующих вопросов

• Что необходимо делать?

• Кто и что должен делать?

• Кто с кем взаимодействует?

• •Когда и что должно быть сделано? •Сколько и каких ресурсов нужно и для чего? Когда и откуда ресурсы должны поступать?

• Что сколько стоит?

• Что и когда должно быть оплачено?

• •Какие это средства и откуда они поступают? Каковы лимиты ресурсов и бюджета?

• Какое требуется качество?

• Каковы риски проекта?

• •Что выполнено на рассматриваемый момент? Кем и какие нарушены сроки? Что необходимо предпринять, чтобы проект был выполнен вовремя?

Общие принципы планирования:

• Целенаправленность

• Комплексность

• Сбалансированность по ресурсам

• Системность

• Гибкость

•

• Многофункциональность

• Оптимальность

• Адаптивность

• Непротиворечивость

• Непрерывность

• Стабильность

1.3. Процессы планирования:

Основные:

• •планирование предметной области определение предметной области

• определение состава работ

• •определение последовательности работ оценка продолжительности работ

• разработка расписания

• планирование ресурсов

• оценка стоимости

• разработка бюджета

• разработка плана проекта

Вспомогательные:

• планирование качества

• организационное планирование

• процесс подбора кадров

• планирование коммуникаций

• идентификация риска

• оценка риска

• •разработка методов реагирования на риск планирование поставок (контрактов)

• планирование предложений

2. Планирование предметной области проекта

•Предметная область – совокупность продуктов и услуг, производство которых должно быть обеспечено в рамках осуществляемого проекта. •Планирование предметной области проекта включает процессы, позволяющие гарантированно определять все требуемые работы, т.е. те, которые необходимы для достижения целей и результатов проекта. Результаты проекта (продукты или услуги), их характеристики, а также перечень комплекса работ, который необходимо выполнить для достижения этих результатов.

2. Планирование предметной области проекта (продолжение)

• •Планирование предметной области проекта является сложным, многоэтапным процессом и содержит следующие основные шаги: •определение предметной области проекта — составление документа, утверждающего конфигурацию предметной области проекта как основу для принятия последующих решений; уточнение предметной области проекта — структурная декомпозиция основных результатов на управляемые компоненты для обеспечения лучшего контроля за осуществлением проекта.

2.1. Разработка предметной области проекта

Разработка предметной области проекта — документальное представление и подтверждение предметной области, которые включают:

• обоснование проекта,

• основные цели и задачи проекта,

• критерии и оценки успеха проекта или его частей.

Планирование предметной области заключается в разработке документа, определяющего предметную область проекта как базу для будущего принятия решений по проекту, включая критерии оценки успешного завершения проекта или его отдельных фаз.

Постановка задачи «Разработка предметной области проекта».

В общем виде постановка этой задачи может быть представлена следующим образом.

Заданы:

• описание результатов проекта;

• комплект документов и данные об утверждении проекта;

• требования, ограничения и допущения при осуществлении проекта.

Требуется:

• определить предметную область проекта;

• разработать план управления предметной областью проекта, удовлетворяющий условиям задачи.

Дата добавления: 2014-01-13