Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

Вхідний номер та дата

Кореспондент

Дата та номер документа

Заголовок

Резолюція

Прізвище виконавця

Відмітка про виконання

Примітка

На обкладинці журналу зазначають назву установи, назву журналу, номер за номенклатурою справ, почато, закінчено.

Якщо документи реєструють в журналах, то всі аркуші журналу повинні бути пронумеровані в правому верхньому куті, прошиті нитками, кінці яких виводять на останній аркуш. Їх заклеюють папером, який на 2-3 см більший ніж печатка. На ньому пишуть: “В даному журналі прошито, пронумеровано і скріплено печаткою 175 (сто сімдесят п’ять) аркушів”. Вказують прізвище й ініціали секретаря, ставлять підпис і печатку.

Якщо журнал закінчується, на останній сторінці оформлюють запис: “В даному журналі зареєстровано 270 документів”. Вказують посаду, прізвище, ініціали, ставлять підпис та дату.

Розподіл документів:

Після реєстрації документи передаються керівнику для розгляду і прийняття рішення.

При роботі з текстовими матеріалами для того, щоб перед читанням визначити, яку інформацію несе текст в цілому менеджер має звернути увагу на: назву, передмову та введення, зміст та підзаголовки глав, резюме та висновки.

Керівник повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання документа та встановити реальні терміни. Ці вказівки повинні бути оформлені у виді резолюції на самому документі. Резолюція може з'явитися підставою для того, щоб взяти документ на контроль.

Оформлюючи адресат резолюції, менеджер повинен дотримуватися таких вимог: треба прагнути до єдиного виконавця, але при об'єктивній необхідності виконання резолюції кількома особами слід поставити персональне завдання кожній.

З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцеві під розписку в журналі реєстрації вхідних документів із проставленням дати одержання.

У процесі попереднього розгляду може бути встановлено, що для оперативного виконання документа керівнику потрібна додаткова інформація. У цьому випадку добирають необхідні документи і подають керівнику одночасно з ініціативним документом.

При розгляді документів, що надходять, слід прагнути до зменшення кількості резолюцій на них — не більше ніж одна-дві. Цьому сприяє спрощення організаційної структури управління — зменшення кількості рівнів і ланок управління.

Документи, що надійшли на підприємство, слід розглядати у день надходження і у той же день направляти виконавцям або повертати секретареві (у канцелярію, загальний відділ, секретаріат). Безпосереднє передавання документів від керівника виконавцю дасть змогу прискорити їх обробку в апараті управління.

Як виняток, керівник може повернути документи наступного дня. Якщо керівник відсутній, їх розглядає заступник.

Керівник підприємства повинен розглядати тільки зареєстровані документи. Він не повинен розглядати документи, передані йому під час відряджень, прийому громадян, працівниками інших організацій до їх реєстрації. У інших випадках ці документи не будуть враховані діловодною службою, їх пошук буде ускладнений, а інформацію про хід їх виконання неможливо передати зацікавленим організаціям.

Документи, що надійшли, передає керівнику тільки секретар. Час передавання документів встановлює керівник за погодженням з секретарем. При цьому враховують час надходження пошти, умови роботи підприємства, розклад робочого дня керівника, можливості діловодної служби. Час повертання документів секретареві встановлюють таким чином, щоб у цей же день вони згідно з резолюцією були передані виконавцю.

Сутність негайної відповіді («блискавки») на діловому листі з метою раціоналізації особистої праці менеджера полягає у наступному: написання від руки на отриманому листі відповіді, датування, підписання, відсилання оригіналу відправникові (копія залишається у справі).

У деяких підприємствах кореспонденцію передають керівнику один раз на день, як правило, о 10-12 год, в інших — два рази за день — о 10 і 16 год. Телеграми, термінові документи передають керівнику негайно.

Як уже було зазначено, усі документи, що надійшли, керівник після розгляду щодня (у встановлені години) направляє виконавцям, або повертає у канцелярію (секретареві). Ні за яких умов керівник не повинен залишити документи у себе.

Нерідко бувають випадки, коли керівник вважає за необхідне мати на робочому місці ту або іншу інформацію, яка є у документах, що надійшли до нього. У цьому разі за його вказівкою (як правило, у вигляді спеціального позначення на документі) виготовляють копію документа або витяг з нього. Виготовлені копії або витяги направляють керівнику. В разі потреби на його вимогу копії завіряють і в цьому випадку вони стають офіційними документами.

Копії документів, витяги з них, вирізки з періодичних видань, чорнові тексти доповідей і повідомлень, інші подібні матеріали зберігають на робочому місці керівника. Для того щоб ними можна було користуватися, їх систематизують, що забезпечує оперативний їх пошук.

Коли робота над документом завершена, на ньому проставляється оцінка про його виконання і направлення у справу.

Номенклатура справ — це систематизований список справ, переданих до архіву.

Дата добавления: 2014-01-11