Концептуальные модели организации

Что такое организация.

Организацию, как таковую, вряд ли можно увидеть. Обычно со стороны мы видим только внешние признаки организации: высокие здания, компьютеры в офисах, служащих на своих местах. С другой стороны, мы многое знаем и о внутренней деятельности различных организаций, поскольку сами каждый день ходим на работу. Можно сказать, что организации стали неотъемлемой частью современного общества, и поэтому многие их черты воспринимаются нами как нечто само собой разумеющееся.

Каковы же основные признаки организации?

Такие разные организации, как церковь, больница и фирма IBM, все же имеют между собой нечто общее. Организацию можно определить следующим образом: организация — это социальная целостность, которая направлена на реализацию определенных целей, построена как специально структурированная и координированная система, предназначенная для некоторой деятельности, и связана с окружающей средой.

Наличие системной структуры, определенных целей и связи с окружающей средой являются общими характеристиками для любой организации.

Какие элементы являются наиболее важными для успешной деятельности организации?

Ключевые элементы организации — не здания и не оборудование. Организации создаются людьми и их взаимоотношениями друг с другом. Организация существует, когда люди взаимодействуют для того, чтобы выполнить некоторые действия, необходимые для того, чтобы достичь цели. Современные тенденции в менеджменте подчеркивают важность человеческих ресурсов, и большинство новых подходов основано на предоставлении работникам более широких возможностей, чтобы побудить их учиться и вкладывать свои силы в общее дело, поскольку все они трудятся вместе для достижения общей цели.

Механистическая модель отражает представление об организации как механизме комбинирования производственных факторов, где большое значение придается анализу технико-экономических связей и зависимости различных факторов производства. Эта модель не потеряла своего значе­ния и в настоящее время, особенно для крупных предприятий, в которых сконцентрированы огромные и разнообразные по своему назначению ре­сурсы, хотя возможности ее использования в определенной степени огра­ничены. Согласно данной модели для достижения целей организации не­обходимо оптимально использовать все виды ресурсов, поэтому менедж­мент организации и, соответственно, организационные изменения, ориен­тируются в первую очередь на внутриорганизационное управление, с по­мощью которого оптимизируется структура производственных факторов и всего процесса производства. Основу изменений в данном случае состав­ляют разнообразные методы рационализации и оптимизации решений, а также их информационно-методическое обеспечение.

Поведенческая модель построена на определении организации как коллектива людей, выполняющих общую работу, используя принципы разделения и кооперации труда, поэтому элементами модели являются та­кие составляющие, как внимание к работающим, их мотивация, коммуни­кации, лояльность, участие в принятии решений. Таким образом, модели­руется система поддержания человеческих отношений внутри организа­ции. При этом особое внимание уделяется стилю управления и его влия­нию на показатели производительности и удовлетворенности работников своим трудом. В данном случае организационные изменения обеспечива­ют соответствующие структуры, формирующие методы, которые регули­руют отношения между работающими и координирует процессы, необхо­димые для выполнения поставленных задач, направлены непосредственно на сотрудников для обеспечения своевременного принятия решений и ус­пешной реализации намеченных планов. В качестве критерия оценки из­менений по данной модели принимается повышение эффективности орга­низации за счет совершенствования ее человеческих ресурсов.

Как и в механистической модели, управляющая система здесь также ориентирована на анализ внутренних факторов и условий функциониро­вания организации. Таким образом, обе модели могут рассматриваться как закрытые, т.е. не учитывающие воздействия факторов внешней среды на эффективность управления. Соответственно, и стратегии организацион­ных изменений в данных моделях могут трактоваться как стратегии «за­крытого», внутреннего характера. Следующие две базовые модели орга­низации относят к моделям "открытого" типа.

В системной модели организация представляется в виде сложной, обычно иерархической, системы, тесно взаимодействующей с окружени­ем. Основу модели составляет общая теория систем, главная идея которой заключается в признании взаимосвязей и взаимозависимостей элементов, подсистем и всей системы в целом с внешней средой. В соответствии с этими теоретическими положениями организации рассматриваются как составные части рынка, предопределяющего их структуру и системы управления. Ключевые факторы успеха их деятельности находятся в двух сферах: во внешней (из которой они получают все виды ресурсов, вклю­чая информацию) и во внутренней (сильные и слабые стороны которой создают те или иные предпосылки для преобразования ресурсов в продук­цию и услуги).

В этой модели главным направлением деятельности менеджеров ста­новится стратегическое управление. Она утверждает единство системной многоплановости и сложности внешней среды, тогда как предыдущие мо­дели стремятся к редукции сложности. Для подобных организаций харак­терны изменения, объединяемые концепцией стратегического менедж­мента, в том числе - методы разработки сценариев и стратегий развития, формирование механизмов реализации стратегии, стратегических воздей­ствий на деловую среду и т. п.

4. Предприятие рассматривается как организация специального инте­грационного типа, в деятельности которой заинтересованы различные группы как внутри, так и вне ее границ. Цели организации трактуются не только в плане производства и сбыта каких-либо продуктов и получения прибыли, но и с позиций удовлетворения различных запросов связанных с ними групп: потребителей, поставщиков, конкурентов, инвесторов, обще­ства в целом. Интеграционная модель организации предъявляет наиболее сложные требования к системе управления и к стратегии развития органи­зации, так как построена на учете самых разнообразных и разнонаправ­ленных интересов и необходимости соизмерять выгоду от их удовлетво­рения с соответствующими ресурсными затратами. Такой подход практи­чески означает принятие за основу стратегии многовекторной оптимиза­ции, при которой достижение какой-либо одной цели организации лими­тируется требованием выполнять и другие цели на приемлемом уровне. Определенный баланс следует поддерживать между такими разными це­лями, как объем продаж, прибыль, доходы, интересы персонала и местных органов власти, защита окружающей среды и др.

На предприятиях интеграционного типа организационно- экономическая сторона развития выступает в качестве необходимого ус­ловия конструктивного представления источников динамики поведения предприятия как самоорганизующейся хозяйственной системы через взаимосвязь и взаимодействие основных групп экономических агентов и функциональных сфер организационной структуры. При этом управление организационными изменениями основывается на выявлении синергети- ческих связей, когда дополнительный эффект обеспечивается за счет внутренних и внешних взаимодействий, а нелинейность и неустойчивость рассматриваются как источники многообразия и сложности хозяйствен­ной (производственно-экономической и социальной) динамики.

Характеристики внутренней среды организации

Характеристики организаций подразделяются на два типа: структурные и контекстные.

Структурные характеристики дают возможность выделить особенности внутреннего строения организации, описать их количественно и сравнивать организации между собой на основе этих описаний.

Контекстные характеристики описывают организацию в целом, включая ее размер, технологии и оборудование, которые она использует, и цели, которые она преследует. Они описывают также и окружающую обстановку, которая влияет на организацию и формирует ее структурные характеристики. Контекстные характеристики можно рассматривать как набор отчасти перекрывающих друг друга элементов, лежащих в основе организационной структуры и процессов работы.

Чтобы понять и оценить организацию, нужно исследовать как ее структурные, так и контекстные характеристики. Все характеристики организации взаимодействуют друг с другом, и их можно регулировать, чтобы добиться наилучшего выполнения задач организации.

Каковы основные структурные характеристики организации?

Формализованность относится к количеству письменной документации, используемой организацией. Документация включает в себя инструкции, технические описания, приказы и устав. Эти письменные документы характеризуют деятельность организации. Формализованность часто измеряется с помощью простого подсчета количества страниц документации, которая используется в работе организации. Большие государственные университеты, например, дают высокий показатель формализованности, потому что в каждом из них существует несколько томов письменных правил, касающихся таких вещей, как зачисление студентов, добавление и исключение учебных дисциплин, студенческие ассоциации, содержание общежитий и управление финансами. Напротив, малое семейное предприятие может совсем не иметь письменной документации и поэтому будет считаться неформализованным.

Специализация показывает, насколько задачи организации разделены по профессиональному признаку. Если специализация высока, каждый из работников отвечает только за свой, достаточно узкий круг задач. Если специализация низкая, один и тот же работник может выполнять очень разнообразные обязанности. Специализацию иногда называют также разделением труда.

Иерархия власти описывает, кто в организации кому подчинен и область ответственности каждого менеджера. Понятие иерархии связано с понятием диапазона контроля. Диапазон контроля — это число работников, подчиненных одному начальнику. Если диапазон контроля отдельного менеджера Вашего предприятия узок, иерархическая лестница у Вас, скорее всего, будет высокой. Если диапазон контроля каждого руководителя достаточно широк, тогда иерархическая лестница будет короче.

Централизация относится к тому, на каком уровне иерархии принимаются решения. Если люди, принимающие решения, сосредоточены на верхних ступенях иерархической лестницы, то организация централизована. Если же ответственность за важные решения делегируется на более низкие уровни иерархии, то организация является децентрализованной. В число организационных решений, которые могут приниматься централизованно или децентрализованно, входит приобретение оборудования, постановка задач для подразделений, выбор поставщиков, установление цен на выпускаемую продукцию, принятие новых работников или определение рынка сбыта. Как правило, если для принятия даже непринципиальных решений требуется санкция высшего руководства, Ваша компания слишком централизована.

Пpoфeccuoнaлuзм — это уровень формального образования и подготовки работников. Профессионализм считается высоким, если претенденту на работу нужно иметь высокий уровень подготовки, чтобы быть принятым в организацию. Профессионализм обычно измеряется средним количеством лет, потраченных работниками организации на свое образование, оно может превышать двадцать лет в медицинском учреждении, а строительной компании может быть достаточно менее десяти лет. Зная, насколько высок уровень профессионализма Ваших сотрудников по сравнению с другими организациями, работающими в той же профессиональной сфере, Вы сможете судить о конкурентоспособности собственной компании.

Соотношения персонала описывают распределение работников по различным областям деятельности и подразделениям. Соотношения персонала включают в себя долю администрации, долю канцелярских работников, долю профессионального штата и отношение количества работников, занятых обслуживанием производственного процесса, к количеству работников, занятых непосредственно производством продукции. Указанные доли (или проценты) вычисляются путем деления числа работников данного класса на общее число работающих в организации. Таким образом, зная средние значения соотношения персонала, характерные для компаний, занимающихся аналогичным бизнесом, можно сделать вывод о том, насколько оптимальна структура Вашей собственной компании.

А какие контекстные характеристики используются для описания организации?

Размер — это величина организации, то есть количество людей, работающих в данной организации. Это количество может быть измерено для всей организации или отдельных ее составляющих, таких как завод или филиал. Поскольку организации — это социальные системы, размер обычно определяется по числу работников. Другие характеристики, такие, как общий уровень продаж или величина активов, также косвенно отражают то, насколько крупной является организация, но они напрямую не описывают ее размер.

Технологии, используемые организацией — это инструменты, способы производства и действия, с помощью которых организация преобразует входные данные (материальные, финансовые, информационные и человеческие ресурсы) в выходные (готовые продукты или услуги). Технологии относятся к тому, каким образом организация производит продукты и услуги, которые она предлагает потребителям, и включают, например, компьютеризованные производственные линии, передовые информационные системы или Интернет. Линия сборки автомобилей, классная комната колледжа и круглосуточная служба доставки посылок в равной степени являются технологиями.

Окружающая (внешняя) среда включает все, что связано с организацией, но находится за ее пределами. Ключевые элементы окружающей среды — это области деятельности организации, правительство, покупатели, поставщики и финансовая среда. Элементами окружающей среды, наиболее сильно воздействующими на организацию, часто являются другие организации.

Цели и стратегии организации — это задачи организации и соответствующие способы их выполнения, отличающие данную организацию от других. Цели компании часто декларируются в письменном заявлении о долгосрочных намерениях. Стратегия — это план действий, описывающий распределение ресурсов и виды деятельности, необходимые для установления отношений с окружающей средой и достижения целей организации. Цели и стратегии определяют поле деятельности организации и ее взаимоотношения со своими работниками, покупателями и конкурентами.

Культура организации представляет собой набор основных ценностей, убеждений, взглядов и норм, общих для всех работников. Эти основные ценности могут касаться этики поведения, требований к работникам, эффективности или обслуживания покупателей и именно они являются тем цементом, который скрепляет структуру организации. Культура организации нигде не записана, но ее можно обнаружить в том, какие истории рассказывают в организации, в ее лозунгах, официальных мероприятиях, манере служащих одеваться и расположении служебных помещений.

Зависят ли структурные характеристики организации от контекстных?

Одиннадцать контекстных и структурных характеристик, описанных выше, не являются независимыми и могут влиять друг на друга. Например, большой размер организации, стандартные устоявшиеся технологии и стабильная окружающая среда порождают организацию с высоким уровнем формализованности, специализации и централизации.

Эти характеристики дают основу для измерения и анализа особенностей, которые обычно не могут быть замечены случайным наблюдателем, и представляют собой очень ценную информацию о существе организации.

Что происходит с организациями и работниками, когда окружающий мир меняется столь быстрыми темпами? Размышляя о будущем своих организаций в ХХI веке, менеджеры не могут не думать о необходимости изменения подходов к управлению. В данном разделе рассматриваются вопросы, связанные с изменениями в управлении, которые проводятся в результате организационного развития.

Дата добавления: 2014-01-13