Создание объектов базы данных без помощи Мастера

ЗАКАЗЫ

КЛИЕНТЫ

ТОВАРЫ

Создание новой базы данных без помощи мастера. Создание и заполнение таблиц

Таблица - основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. В Microsoft Access таблицей называют объект, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице обычно относятся к определенной категории, такой как сведения о сотрудниках или заказах.

Поле таблицы определяет род сведений о предмете. Совокупность полей определяет одну запись о предмете. Каждое поле имеет определенные характеристики: длина, тип вводимых данных и др.

Записью является набор сведений о человеке, предмете или событии. Так, в одну запись могут быть объединены все сведения о товаре, сделке или поставщике.

Определение необходимых в таблице полей

При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить следующее.

1. Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

2. Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения

3. В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

4. Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

В процессе создания таблицы для каждого поля требуется указать: Имя поля, Тип данных, Свойства поля. В колонке Описание можно указать развернутую характеристику поля, эту колонку заполнять необязательно.

Определим состав полей для нашего примера.

Код товара	Наименование	Примечание	Цена
	Тушь «Ассоль»	Водостойкая
	Тушь «Мария»	Удлиняющая

КОД КЛИЕНТ

ФАМИЛИЯ

ИМЯ

ОТЧЕСТВО

ГОРОД

УЛИЦА

ДОМ

КВ

ТЕЛЕФОН

ФАМИЛИЯ

ИМЯ

ОТЧЕСТВО

КОД ТОВАРА

КОЛИЧЕСТВО

ДАТА ЗАКАЗА

Имя поля обозначает хранящиеся в нем данные. Оно может содержать до 64 символов, включая пробелы.

Тип данных определяет, какого вида данные будут храниться в поле, - текст, числа, даты и пр.

Определение типа данных - это очень важный момент, поскольку от типа данных зависит, какие данные будут храниться в поле и сколько они будут занимать место на диске. Данные другого типа ввести в поле невозможно (например, нельзя ввести в строку денежное поле). Важно правильно определить тип данных поля до того, как начнется их ввод. Изменить типы полей можно и в таблице с данными, однако если новый и старый типы несовместимы, данные будут искажены или утеряны.

По умолчанию для каждого поля автоматически выбирается текстовый тип данных. Для изменения типа поля следует выбрать нужный тип данных из списка в столбце «Тип данных» для этого поля.

МА поддерживает восемь типов данных:

Тип данных	Использование	Размер
Текстовый	Буквы и цифры	До 255 байт (каждый символ занимает 1 байт)
МЕМО	Буквы и цифры (обычно несколько предложений или абзацев	До 64000 байтов
Числовой	Числовые значения (целые или дробные)	1, 2, 4 или 8 байт
Дата/Время	Даты и время	8 байт
Денежный	Денежные значения	8 байт
Счетчик	Числовое значение, автоматически увеличиваемое при вводе каждой новой записи	4 байт
Логический	Логические значения	1 бит
Объект OLE	Картинки, диаграммы и другие объекты OLE из приложений Windows	До 1 гигабайт

Свойства поля – определяют внешнее представление данных при вводе и просмотре. Некоторые свойства полей определяются автоматически при выборе типа данных. Можно изменить или задать определенные свойства, зависящие от выбранного типа данных.

Получить более подробную информацию о каждом из свойств полей можно получить, установив курсор ввода в поле текста конкретного свойства поля и нажав клавишу F1.

Свойство поля	Назначение
Размер поля	Изменяет размер текстового поля или определяет диапазон допустимых значений для числового поля
Формат поля	Изображает даты и числа в указанном формате, например, длинном формате даты или денежном формате.
Число десятичных знаков	Изображает указанное число знаков после десятичного разделителя, если используется числовой или денежный формат
Маска ввода	Изображает постоянные символы в поле, чтобы их не надо было вводить, и проверяет, что введенное значение помещается в маску
Подпись поля	Позволяет указать подпись, отличную от стандартной (имени поля), которую следует использовать в новых формах и отчетах
Значение по умолчанию	Автоматически вводит указанное значение во все новые записи
Условие на значение	Позволяет указать, каким условиям должны удовлетворять значения, которые можно вводить в данное поле
Сообщение об ошибке	Позволяет указать текст сообщения, которое должно появляться на экране при попытке ввода значения, нарушающего условие, определенное для данного поля
Обязательное поле	Позволяет указать, что данное поле обязано содержать значение
Пустые строки	Разрешает хранение пустых строк в текстовых и МЕМО-полях
Индексированное поле	Ускоряет выполнение поиска в полях, в которых он часто выполняется

Индексированные поля. Свойство Индексированное используется для ускорения выполнения поиска и сортировки записей по одному полю таблицы. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Например, в таблице "Товар" можно создать индекс по полю "Код товара", которое содержит уникальные значения кода, или по полю "Наименование", которое может содержать повторяющиеся значения.

Допускается создание произвольного количества индексов. Пользователь может в любое время добавить новые или удалить ненужные индексы в режиме конструктора таблицы.

Примечание. Не допускается создание индексов для полей Memo и полей объектов OLE.

В нашем примере состав полей мы определили. Нужно для каждой таблицы наметить основные характеристики полей. Разберем на примере таблицы товары.

Поле	Тип данных	Размер
Код товара	Числовой	не менее 5 символов
Наименование	Текстовый	не менее 3 символов
Примечание	Текстовый	не менее 20
Цена	Денежный	не менее 3

Такие же характеристики нужно соcтавить для таблиц КЛИЕНТЫ и ЗАКАЗЫ.

При запуске Microsoft Access открывается окно диалога, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это окно диалога, выберите параметр "Новая база данных", а затем нажмите кнопку "ОК".

Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно диалога, выполните

1. Файл, Создать,

2. В разделеОБЩИЕ дважды щелкните по значку новой базы данных.

3. Укажите папку и название базы данных.

Открывается окно БД. В нем перечислены все объекты, которые могут входить в состав БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Каждый объект хранится в отдельном документе.

4. Выберите объект БД, который хотите создать. Для создания таблицы выберите ТАБЛИЦА, СОЗДАТЬ.

5. Выберите способ создания таблицы:

Конструктор - создание таблицы вручную, пользователь сам определяет количество и свойства полей таблицы.

Мастер таблиц - позволяет сформировать таблицу из готовых полей.

6. ОК

Открывается окно ТАБЛИЦА, в котором нужно описать поля таблицы.

Для каждого поля требуется указать: Имя поля, тип данных, свойства поля. В колонке Описание можно указать развернутую характеристику поля, эту колонку заполнять необязательно.

Получить более подробную информацию о каждом из свойств полей можно установив курсор ввода в поле текста конкретного свойства поля и нажав клавишу F1.

Перед сохранением таблицы необходимо определить ключевое поле.

Ключевые поля - это поля, однозначно идентифицирующие своим значением конкретную запись подобно тому как номерной знак однозначно определяет автомобиль. Как правило, ключевым назначается поле, которое содержит уникальный код или номер.

Свойства ключевых полей:

1. Содержат числовые либо цифро-буквенные коды записей, используемые только для внутренних целей (например, порядковый номер записи в таблице).

2. Не допускается наличия повторяющихся и пустых значений в ключевом поле.

Возможно наличие нескольких ключевых полей в таблице. В этом случае информация не должна повторяться в каждом их ключевых полей.

Определим ключевым полем в созданной таблице поле Код товара.

Для создания ключевого поля:

1. Поставьте курсор ввода в соответствующем поле.

В нашем случае это -поле Код товара.

2. В меню Правка выберите команду Ключевое поле или щелкните по знаку «ключа» на панели инструментов.

Ключевое поле автоматически становится индексированным.

Маска ввода

Маска - шаблон, заготовка, используемая для ввода данных определенного вида. Вам знакомо понятие маска имен файлов. Например для обозначения любого имени или расширения файла используется символ *. Для ввода данных также можно воспользоваться заготовками. Например номера телефонов: могут быть разными [phone] или [phone]. Чтобы обеспечить возможность ввода номеров телефонов в таком виде в строке Маска ввода следует указать маску. Значение свойства Маска ввода может содержать до трех компонентов, разделяемых точкой с запятой (;).

Дата добавления: 2014-01-14