Проведение бесед, встреч

Деловая беседа – процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности. Навыки ведения деловой беседы отрабатываются как в процессе профессиональной деятельности, так и в повседневной бытовой обстановке. Любую ситуацию, связанную с необходимостью проведения беседы, следует рассматривать в качестве возможности тренинга по отработке правил ведения беседы. Овладение искусством проведения беседы связано с их многократной практической апробацией.

Под моделированием деловой беседы принимается построение ожидаемой схемы проведения деловой беседы, что является одной из главных задач подготовки к деловой беседе. При моделировании деловой беседы должны быть отработаны такие вопросы, как определение цели беседы, информационная подготовка и т.д.

Участники деловых бесед часто допускают такую ошибку, как пренебрежение этапом подготовки к беседе, на котором осуществляется моделирование будущей беседы. К типичным ошибкам, допускаемым участниками беседы, следует также отнести невнимательное отношение к отдельным, незначительным, с субъективной точки зрения некоторых участников, правилам ведения или подготовки беседы. Например, отсутствие должного внимания к выбору места проведения беседы может привести к тому, что несоответствующая обстановка и даже взаимоположение участников сведут на нет успешность деловой беседы.

В проведении беседы начальный этап заключается в создании благожелательной и доверительной атмосферы. Основной этап – это эффективное слушание, использование тактики постановки вопросов, применение правил применения вербальных и невербальных связей. Беседа оканчивается своевременным и корректным завершением: можно подвести итоги соглашения, обозначить сроки и исполнителей или время предоставления отчёта. Прощание.

Подготовка к беседе

↓

Определение цели

↓

Информационная подготовка

↓

Отработка формулировок понятий и суждений

↓

Определение последовательности и содержания аргументации

↓

Формирование состава участников беседы

↓

Выбор времени и места проведения беседы с учётом элементов

невербальной обратной связи

↓

Моделирование хода беседы

↓

Проведение беседы

↓ ↓ ↓

Начальный этап Основной этап Этап выхода из беседы

Рис.39. Этапы деловой беседы

Приём посетителей

При договорённости о встрече необходимо записать время и место, спланировать все дела так, чтобы не откладывать их, не заканчивать в спешке, не торопиться на встречу. Надо продумать план своего разговора, выделить главное. Чётко сформулировать цель встречи.

Для того чтобы подготовиться к посещению, необходимо:

- выяснить у посетителя цель визита;

- предварительно установить продолжительность беседы;

- перенести беседу на другое время, если невозможно достичь намеченной цели в течение запланированного времени;

- частную информацию излагать в конце посещения;

- подготовиться к разговору и держать наготове необходимые документы.

Есть три основных принципа ведения делового разговора:

- умейте заинтересовать собеседника в полезности этой встречи;

- сделайте всё, чтобы создать атмосферу взаимного доверия;

- учитесь использовать методы убеждения во время вашего разговора.

Всю беседу формально можно разделить на несколько этапов: начало беседы, передача информации, аргументирование, выслушивание доводов собеседника, принятие или опровержение этих доводов, принятие решения.

Если беседа затянулась, а посетитель не желает её завершать, целесообразно:

- высказать обобщающий вывод и закончить беседу;

- посмотреть на наручные часы;

- встать и проводить посетителя к двери;

- договориться с секретарём, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле;

- сообщить посетителю до разговора и перед его завершением о том, что вас ждут другие посетители и ваше время ограничено;

- просто сказать, что, что вы хотели бы сейчас закончить разговор.

Дата добавления: 2014-10-15