Учебный вопрос №3. Назначение полей карточки реквизитов

Учебный вопрос №1. Определение карточки реквизитов.

Карточка реквизитов (Карточка поиска) – основное средство для поиска документов в системе "КонсультантПлюс". Для поиска документов надо заполнить карточку реквизитов, представляющую собой некоторое количество поименованных полей. Система просматривает все имеющиеся в информационном банке документы. Если содержимое всех заполненных полей совпадает с реквизитами документа, то документ считается найденным и заносится в список.

Учебный вопрос №2. Схема заполнения полей карточки реквизитов.

При работе с системой нет смысла стремиться заполнить сразу все поля. Достаточно будет двух-трех. Главное, чтобы они были заполнены правильно, т.е. соответствовали тому документу, который вы ищете. Если какое-то поле не заполнено, то система считает, что вас интересуют документы с любым способом его заполнения. Поэтому поиск по пустой карточке реквизитов приведет к формированию списка документов, полностью дублирующего информационный банк.

После заполнения любого поля карточки реквизитов система сообщает о количестве найденных документов, удовлетворяющих запросу. Эта информация поможет принять решение: заполнить еще какое-нибудь поле или нет.

Для того чтобы заполнить любое поле карточки реквизитов необходимо подвести курсор на его название и дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу Enter. Таким образом, вы войдете в словарь возможных значений этого поля. Поиск нужного слова в словаре удобно производить набором на клавиатуре нескольких букв или цифр. Отмена ошибочно введенной буквы – клавиша Backspace.

После заполнения карточки реквизитов надо выбрать кнопку Поиск или нажать клавишу F9 для перехода в сформированный список документов, соответствующий сделанному запросу.

Для того чтобы удалить содержимое текущего поля карточки реквизитов, надо нажать клавишу Del или щелкнуть мышью на панели инструментов на соответствующей кнопке.

Для того чтобы полностью очистить карточку реквизитов, надо нажать комбинацию клавиш Ctrl+Del или щелкнуть мышью на панели инструментов на соответствующей кнопке.

Рассмотрим назначения полей карточки реквизитов и возможности их заполнения.

Поле "Тематика"

Поле "Тематика" используется в тех случаях, когда требуется получить подборку документов по определенной проблеме.

Словарь данного поля является многоуровневым рубрикатором, основанным на Классификаторе правовых актов, одобренном и рекомендованном к использованию Указом Президента РФ от 15.03.2000 N 511. При выборе рубрики даже нижнего уровня может быть сформирован довольно большой список документов. В этом случае рекомендуется проводить уточнение с помощью других полей Карточки поиска. Чаще всего для этой цели используются поля "Текст документа", "Название документа", "Дата".

Поле внешне отличается от остальных полей: Словарь поля состоит из специальных рубрик. По умолчанию при открытии поля отображаются рубрики верхнего уровня (всего 20). Также можно раскрыть рубрику или все рубрики, выбрав соответствующий пункт контекстного меню, вызванного правой клавишей мыши.

Значения (для поиска нужных рубрик) выбираются из Словаря, при этом искомое слово или слова набираются с клавиатуры в строке поиска. Система отберет рубрики, в которых встречаются заданные слова, причем в любой грамматической форме. В поле можно выбрать как одно, так и несколько значений. Если выбирается несколько значений, то следует обратить внимание на применение логического условия.

В поле "Тематика" можно выбрать несколько рубрик, каждую из которых необходимо отметить. Для этого нужно установить курсор на рубрику и нажать клавишу Insert, либо отметить рубрику с помощью пункта "Отметить/разотметить" контекстного меню (вызывается правой клавишей мыши).

Выбранные значения необходимо связать тем или иным логическим условием в зависимости от решаемой Вами задачи.

В поле "Тематика" применяются следующие логические условия:

• Условие И. Применение данного логического условия означает, что документы, найденные по соответствующему запросу, должны удовлетворять одновременно всем выбранным рубрикам.

• Условие ИЛИ. Применение данного логического условия означает, что документы, найденные по соответствующему запросу, должны удовлетворять хотя бы одной из рубрик.

• Условие КРОМЕ. Применение данного логического условия означает, что документы, найденные по соответствующему запросу, не должны удовлетворять выбранным значениям.

Пример 1 (выбрать одну рубрику)

Требуется получить подборку документов, регулирующих деятельность потребительских кооперативов.

Решение:

1) В строке поиска поля "Тематика" набираем: ПОТРЕБИТЕЛЬСКИЕ КООПЕРАТИВЫ. Устанавливаем курсор на нужной рубрике. Нажимаем кнопку .

2) Построив список (F9), получаем искомую подборку документов.

Пример 2 (выбрать две рубрики, соединив их условием "И")

Требуется составить подборку документов о льготах для военнослужащих при санаторно-курортном лечении.

Решение:

1) В строке поиска поля "Тематика" набираем: ЛЬГОТЫ ВОЕННОСЛУЖАЩИХ. Устанавливаем курсор на рубрике "Льготы военнослужащих, граждан, уволенных с военной службы и членов их семей". Отмечаем эту рубрику, нажав клавишу "Insert".

2) Очищаем строку поиска и набираем слово САНАТОРНО. Оставшуюся рубрику "Санаторно-курортное лечение" также отмечаем с помощью клавиши "Insert".

3) Устанавливаем логическое условие "И" (см. рис.) и нажимаем кнопку.

4) Построив список (F9), получаем искомую подборку документов.

Поле "Вид документа"

Поле "Вид документа" используется для поиска в тех случаях, когда, в частности, имеется точная информация о виде документа, т.е. о том, что искомый документ является, например, ЗАКОНОМ.

Поле рекомендуется использовать совместно с другими полями Карточки поиска. Обычно используется с полями "Дата", "Номер", "Название документа".

Например, если требуется найти Федеральный закон "Об ипотеке (залоге недвижимости)", то следует в поле "Вид документа" выбрать значение ЗАКОН, а в поле "Название документа" задать поисковое выражение ОБ ИПОТЕКЕ.

Внимание! Если Вам точно не известен данный реквизит искомого документа, использовать это поле не рекомендуется.

Поле "Принявший орган"

Поле "Принявший орган" используется для поиска в тех случаях, когда требуется найти документы, изданные определенным ведомством (государственным органом). В поле содержатся как полные, так и сокращенные названия ведомств.

Например, если требуется найти документы Федеральной таможенной службы РФ, то в строке поиска следует набрать значение ФТС, либо ТАМОЖЕН и выбрать из оставшегося списка искомое значение.

Обычно данное поле используется совместно с другими полями: "Дата", "Номер", "Название документа".

Внимание! Если Вам точно не известен данный реквизит искомого документа, использовать это поле не рекомендуется.

Для выбора значений используются строка поиска, Словарь, логическое условие (в случае выбора нескольких значений). В словаре, в зависимости от выбранной опции, могут отображаться либо сокращенные названия и аббревиатуры, либо полные названия ведомств. В поле "Принявший орган" можно выбрать несколько значений, каждое из которых необходимо отметить галочкой.

Поле "Дата"

Поле "Дата" используется для поиска в тех случаях, когда известна точная или приблизительная дата принятия (изменения) документа.

Если известна точная дата, то следует воспользоваться опцией "Точно" вкладки "Диапазон", либо открыть вкладку "Словарь" и набрать требуемое значение (для удобства набора "точки" проставляются автоматически). Во вкладке "Диапазон" можно задать один из следующих временных периодов:

Точно

С...по...

Раньше

Позже

Поле "Номер" используется в тех случаях, когда точно известен номер документа.

Чаще всего достаточно использовать для поиска только этот реквизит, т.к. в большинстве случаев номера документов являются уникальными.

Если же при поиске документов по номеру в информационном банке соответствует запросу большое количество документов (например, для номера 100), то запрос рекомендуется уточнить по полям "Название документа", "Вид документа", "Принявший орган".

Примечание: при наборе в строке поиска значения искомого номера следует использовать все символы оригинального номера документа, в противном случае поиск может не дать положительных результатов.

Поле "Название документа" используется в тех случаях, когда известно полное название документа или отдельные слова из этого названия.

Чаще всего данное поле используется совместно с полями "Вид документа", "Принявший орган".

В поле "Название документа" предусмотрены три вида поиска:

1. Основной поиск. Универсальный поиск, который позволяет получить максимальное количество полезных документов по запросу. Система сама подберет необходимые параметры поиска, обеспечивающие оптимальный результат.

2. Расширенный поиск. Этот вид поиска позволяет вручную настраивать параметры поиска в соответствии со спецификой запроса. Можно регулировать близость слов, подключать/отключать поиск всех форм введенных слов, а также использовать словарь сокращений и связь разных частей речи.

3. Поиск с использованием словаря. Этот вид поиска позволяет выбирать из словаря, в который включены фрагменты всех слов, присутствующих в названиях документов в информационных банках, и выбранные слова связывать одним из логических условий. Большинство фрагментов слов в словаре оканчивается символом "*" (звездочка), это означает, что при поиске будут отобраны те документы, в названии которых встречаются слова, начинающиеся с заданного фрагмента, со свободным окончанием.

И при основном, и при расширенном поиске запрос может состоять из одного или нескольких слов, цифр, дат, номеров и т.д., введенных через пробел.

Составлять простые запросы можно и не вникая в тонкости языка запросов. Так, если ввести в строку поиска несколько слов через пробел без логических условий, то будут найдены документы, в названии которых содержатся все эти слова (причем в любом порядке).

Примечание: если название документа известно только приблизительно, указывайте те слова, которые отражают его суть и точно в нем присутствуют.

Для построения более сложных запросов можно использовать логические условия и заключать части поискового выражения в скобки для определения очередности выполнения действий (см. примеры), а также воспользоваться специальными настройками в расширенном поиске.

По умолчанию введенные слова будут найдены во всех формах согласно правилам русского языка. Например, если в строке поиска задать слово НАЛОГ, то в найденных документах помимо слова НАЛОГ могут содержаться формы НАЛОГИ, НАЛОГА, НАЛОГОВ, НАЛОГОМ, НАЛОГАМИ, НАЛОГУ, НАЛОГАМ, НАЛОГЕ, НАЛОГАХ, а также все формы слова НАЛОГОВЫЙ.

Также возможен поиск по началу слова, но в этом случае обязательно следует использовать символ "*", например, БУХ* УЧЕТ*.

Вместо полных названий терминов можно задавать их общепринятые сокращения и аббревиатуры, например, БУХУЧЕТ, ВУЗ. Система найдет документы, в названии которых встречаются как полные названия соответствующих терминов, так и их сокращения или аббревиатуры.

Для поиска словосочетаний можно использовать двойные кавычки. В этом случае будут найдены документы, в названии которых искомые слова употреблены в том же порядке, что и в запросе.

Внимание! Поиск с использованием точных словосочетаний следует применять с осторожностью, так как Вы можете не найти нужный документ. Например, по запросу "О ЦЕННЫХ БУМАГАХ" не будет найден Федеральный закон "О рынке ценных бумаг", так как в названии закона слова употреблены в другом порядке.

Поле "Текст документа" используется для поиска документов по содержащимся в них фразам и словам.

Составлять простые запросы можно и не вникая в тонкости языка запросов. Так, если ввести в поисковую строку несколько слов через пробел, например СОВМЕСТНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ РЕГИСТРАЦИЯ, то будут найдены документы, содержащие все эти слова (причем на ограниченном расстоянии друг от друга).

Поле может использоваться и для уточнения запросов по другим полям.

В поле "Текст документа" предусмотрены три вида поиска:

1. Основной поиск. Универсальный поиск, который позволяет получить максимальное количество полезных документов по запросу, относящихся к интересующей Вас проблеме. Главное предназначение Основного поиска - не упустить ничего важного. Система сама подберет необходимые параметры поиска, обеспечивающие оптимальный результат.

2. Расширенный поиск. Этот вид поиска позволяет вручную настраивать параметры поиска в соответствии со спецификой запроса, подключать/отключать поиск всех форм введенных слов, а также использовать словарь сокращений и связь разных частей речи.

3. Поиск с использованием словаря. Этот вид поиска позволяет выбирать из словаря, в который включены фрагменты всех слов, присутствующих в документах информационных банков, и выбранные слова связывать одним из логических операторов. Большинство фрагментов слов в Словаре оканчивается символом "*" (звездочка), это означает, что при поиске будут отобраны те документы, в тексте которых встречаются слова, начинающиеся с заданного фрагмента, со свободным окончанием.

Поле "Поиск по статусу"

Поле "Поиск по статусу" применяется в тех случаях, когда при запросе требуется отобрать или, наоборот, "отсечь" документы определенного статуса. Всего в данном поле присутствуют три значения:

· ВСЕ АКТЫ, КРОМЕ УТРАТИВШИХ СИЛУ И НЕ ВСТУПИВШИХ В СИЛУ

· НЕ ВСТУПИЛ В СИЛУ

· УТРАТИЛ СИЛУ

Поле "Когда получен"

Полем "Когда получен" удобно воспользоваться для поиска новых документов, полученных с очередным пополнением. Словарь этого поля состоит из дат ввода документов в систему при проведении пополнения (последняя дата в Словаре соответствует последнему пополнению).

Тема №9. Работа с документами в СПС «КонсультантПлюс»

Дата добавления: 2014-10-15