Шаблоны

Ведение деловой корреспонденции связано с подготовкой типовых документов – резюме, отчётов, справок, записок и т.п. В редакторе Word для их использования используется Шаблоны.

Шаблон - это заготовка, пустой бланк, в котором нужно заполнить необходимые графы собственными данными. Он состоит из неизменяемой и изменяемой частей. Неизменяемая часть – это текст, картинки и т.д., уже содержащиеся в документе, изменяемая – те данные, которые записывает пользователь. Шаблонами являются авиабилет, больничный лист, конверт, справка, договор, контракт и др. В Word имеются шаблоны деловых писем, служебных записок, отчетов и др.

Для создания нового документа с помощью шаблона необходимо:

1 Нажать вкладку Файл (кнопку Office) и выбрать команду Создать.

2 В открывшемся окне Создание документа выбрать раздел Шаблоны – левый столбец с вкладками различных документов.

3 Выбрать опцию Установленные шаблоны и в правой части щелкнуть по шаблону необходимого документа (факс, письмо, резюме и т.п.), нажать кнопку Создать.

На экране появится его форма, которую можно заполнять своими данными.

При выборе мастера выдаётся последовательность диалоговых окон, руководящих созданием документа.

Пример работы с шаблоном. Требуется создать современное письмо с помощью шаблона.

1 Нажать вкладку Файл (кнопку Office) и выбрать команду Создать

2 В окне Шаблоны выбрать вкладку Установленные шаблоны.

3 Дважды щелкнуть значок Современное письмо.

4 Заполните предлагаемые в шаблоне места своими данными (адреса, название организации, текст письма, девиз, …)

Создание нового шаблона. Если имеющиеся шаблоны не удовлетворяют пользователя, он может создать свои шаблоны на основе ранее созданых или на основе нового документа.

Шаблон можно создать тремя способами:

1 Открыть существующий шаблон (они хранятся в файлах с расширением.dot), сохранить его под новым именем, модифицировать его как обычный документ, затем сохранить уже изменённый документ.

2 Сохранить разработанный документ в качестве шаблона командой Файл (Office)\Сохранить как, в поле Тип документа при этом установить Шаблон документа.

3 Создать новый шаблон командой меню Файл (Office)\Создать, далее выбрать Мои шаблоны и создать Шаблон.

Иногда возникает вставить в документ или шаблон какой-либо элемент, например лист с данными Excel, для этого необходимо во вкладке Вставка нажать кнопку Объект, из приведенного списка выбрать вставку «лист Microsoft Office Excel ». В приведенном списке существует множество полезных компонентов.

Важными операциями форматирования документов являются вставка даты и времени, номеров страниц, ссылок, колонтитулов, а также структурирование текста, добавление оглавления, указателя и др. - они рассматриваются в л.р. "Работа с большими документами".

Контрольные вопросы

1 Какие параметры относятся к понятию "Форматирование"?

2 Способы форматирования документов.

3 Какие параметры входят в понятие "Стиль"?

4 Как создать новый стиль? Все способы.

5 Как удалить стиль?

6 Что называется шаблоном документа?

7 Как создать документ с помощью шаблона?

8 Как создать новый шаблон? Все способы.

Задание

1 Создать свой стиль (стиль Обычный в качестве базового не брать).

· Разработать шаблон фирменного бланка для писем.

· С помощью шаблона разработать деловое письмо.

· Вставить «лист Microsoft Office Excel» в разработанное письмо.

В отчёте по лабораторной работе, помимо названия, цели, порядка работы и выводов, должны быть письменные ответы на все вопросы, результаты выполнения задания должны быть сохранены на своём носителе.

Содержание отчета

1 Название, цель, содержание работы

2 Задание.

3 Результаты выполнения работы (сохранить на своём носителе)

4 Письменные ответы на контрольные вопросы.

5 Выводы по работе

Лабораторная работа №3

Дата добавления: 2014-10-15