Лекция 2. Организация информатизации архивного дела

План лекции.

1) Организационные основы информатизации архивного дела.

2) Правовая база информатизации архивного дела.

3) Информатизация архивной отрасли: концепция, программа, планирование.

4) Проблема внедрения типового программного обеспечения в архивах.

5) Информатизация на уровне региона.

6)Внедрение информационных технологий в государственном архиве.

Итак, влияние автоматизированных технологий на теорию и методику архивного дела изменилось с началом эпохи, которую Питер Нортон назвал "эрой персональных вычислений". Технической базой информатизации стали ПЭВМ. С этого момента мы можем проследить два направления в развитии информатизации архивного дела, которые развивались параллельно:

- стихийная информатизация на уровне отдельных архивов;

- организованная информатизация на уровне архивной отрасли.

Начало стихийной компьютеризации сначала московских, а затем областных, краевых, городских архивов связано с концом 1980-х годов. Архивы приобретали ставшую доступной компьютерную технику, разрабатывали и внедряли программное обеспечение по собственному усмотрению. К середине 1990-х годов в архивной отрасли начал складываться неофициальный рынок программных продуктов, лидирующее положение на котором занимали сами архивы-разработчики программ – Российский центр космической документации, отдел автоматизации ВНИИДАД, Центр хранения и изучения документальных коллекций (ЦХИДК, с 1999 года в составе РГВА). В регионах программное обеспечение активно создавал Государственный архив Пермской области и другие архивы. Очень редко программные продукты для архивов разрабатывали профессиональные фирмы-системные интеграторы. Архивы внедряли программные продукты изолированно друг от друга. Первая общеотраслевая конференция по проблеме информатизации прошла лишь в 1996 году в Перми (ГАПО). Это приводило к тому, что архивы, действуя методом «изобретения велосипеда», создавали довольно разношерстные программы в разных средах и форматах, но предназначенные для решения одних и тех же задач. Вот, например, какие программы использовались в 1995 г. в архивах г. Москвы для учета документов:

Архив	РНИЦ КД	ГАРФ	РГАЭ	РГВА	ЦХИДК	Московское городское объединение архивов
Назва-ние ПО	«Учет фондов»	«Учет фондов»	«Учет фондов», «Паспорт архива».	БД «Пер-вичный учет по храни-лищам».	«Учет фондов»	«Учет фондов» по архивам объе-динения
Раз-работ-чик	РНИЦ КД	РНИЦ КД	ВНИИДАД	РГВА	ЦХИДК	Информ центр Мосгор архива
Фор-мат (СУБД)	FOX PRO?	FOX PRO?	Clipper 5.5.	«Ребус»	Clipper 5.5.	Q and A

Кроме того, в первой половине 1990-х гг. резко уменьшилось количество публикаций по проблеме компьютеризации архивного дела по сравнению с 1970-80-ми годами, что привело к снижению теоретического уровня разработки проблемы[98]. Архивами-разработчиками программ игнорировались международные стандарты описания документов.

Вместе с тем, еще в конце 1980-х годов высказывались идеи о необходимости общеотраслевой программы компьютеризации архивного дела. Так, В.Д. Банасюкевич утверждал, что работа по развитию автоматизированных архивных технологий тормозится не только отсутствием современных технических средств, но и разрозненностью научно-технических решений. И поэтому разработку ААТ необходимо проводить в рамках единой концепции информатизации, которая будет способствовать соединению автоматизированных систем архивов в общегосударственную базу данных.[99]

Можно выделить несколько основных причин для направления информатизации архивного дела в централизованное русло:

1) Управленческие причины. Составление общеотраслевого плана-прогноза позволяет не бросаться на решение сиюминутных задач, а наметить приоритетные цели, которые должны быть реализованы в первую очередь, а значит, более рационально расходовать средства.

2) Технологические причины. Единство применяемых решений ускорит и упростит процесс внедрения ААТ. Архивы будут избавлены от необходимости самостоятельно разрабатывать ПО, которое уже внедрено в других архивных учреждениях. Централизованное изучение ПО, координация усилий архивов позволит избежать ошибок в выборе СУБД и формата данных, которые могут привести к потере всего массива.

3) Методические причины. Централизация и унификация важна для создания информационно-поисковых систем (АИПС) на межархивном уровне. Компьютерные технологии дают возможность объединения информационно-поисковых справочников отдельных архивов (путеводителей, описей, каталогов) в единую межархивную автоматизированную информационно-поисковую систему, а также возможность объединения АИПС государственных и ведомственных архивов, депозитарных отраслевых фондов. Например, архивисты РНИЦ КД еще в начале 1990-х годов писали о перспективах создания на основе ЭВТ и средств связи (сетей) не много не мало как глобальной, общепланетарной общедоступной мировой архивной исторической базы. Эту задачу предлагалось решить в несколько этапов:

- 1) создание локальных баз данных в архивах и региональных центрах;

- 2) объединение локальных баз данных в региональные сети; включение в эту работу всех архивов региона;

- 3) установление горизонтальных связей между сетями различных регионов;

- 4) установление вертикальных связей между архивами и центральным органом управления архивным делом;

- 5) объединение всех архивов в единую информационную сеть.

Увы, объединение информационных систем не только в межпланетном, но и в межархивном масштабе (то есть на втором этапе) невозможно без унификации программного и лингвистического обеспечения, совместимости форматов представления данных. На практике же в области программного обеспечения информационно-поисковых систем в 1990-е годы царил еще больший разнобой, чем в области учетных программ. Для создания электронных каталогов, указателей, описей, путеводителей применялись СУБД Clipper, FoxPro для DOS и Windows в т.ч. «Ребус», Clarion, FoxBase, СDS ISIS, IRBIS, Q and A, позже – Ms. Access, Visual FoxPro, Oracle и другие.[100] Приостановилась разработка единых классификаторов.

Еще в большей степени требовала унификации методика учета документов. Дело в том, что одним из основных принципов учета является его централизация, то есть периодическое суммирование учетных данных на уровне архива, региона, отрасли. Но, учитывая разнообразие применявшихся программ (см. таблицу в начале лекции), невозможно было осуществить не только сложную статистическую обработку, но и простое сложение учетных данных двух архивов. Большинство форматов было совместимо, но каждая база данных имела также свой состав полей и отчетов. Для осуществления учета наиболее удобен единый общеотраслевой формат (См. подробнее лекцию 3.)

Наконец, существовали важные предпосылки для унификации автоматизированных архивных технологий – высокая степень стандартизации и унификации архивного дела, существование основных правил работы государственных и ведомственных архивов, общеотраслевых стандартов и нормативов.

Организация внедрения информационных технологий осуществляется на различных уровнях:

- на уровне Архивного фонда РФ в целом;

- на уровне региона (республики, края, отрасли, города);

- на уровне архива;

- на уровне внедрения отдельной автоматизированной технологии (базы данных).

На уровне архивной отрасли в целом организация информатизации архивного дела регламентируется законодательными актами, и постановлениями правительства, федеральными целевыми программами, отраслевыми программами, планами, стандартами, приказами органа управления архивным делом и другими нормативными документами.

В 1990-е годы был принят ряд законодательных актов, составивших основу правовой базы информатизации архивного дела: Основы законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде Российской Федерации и архивах» (1993 г.), утратившие силу в связи с принятием федерального закона «Об архивном деле в РФ» (2004 г.); Положение об Архивном фонде РФ (1994 г.), Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах» (1993 г.); Закон РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» (1994 г.); Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.); Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» (1996 г.); Закон РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.) и другие.

Можно выделить следующие аспекты информатизации, ставшие объектами правового регулирования:

- авторские права на используемое архивами программное обеспечение и созданные архивами базы данных, другие информационные ресурсы (Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах»; Закон РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных», нормы международного права, например, Бернской конвенции);

- деятельность архивов по формированию и защите государственных информационных ресурсов – собственность на информационные ресурсы, доступ к государственным информационным ресурсам, защита персональных и конфиденциальных данных (Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»; Закон РФ «Об участии в международном информационном обмене»);

- правовой статус электронных документов – дефиниция, юридическая сила, вопросы комплектования электронными документами государственных архивов (федеральный закон «Об архивном деле в РФ» (2004 г.); Положение об Архивном фонде РФ (1994 г.), законы «Об информации, информатизации и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «Об электронной торговле» и др.).

Создание и пополнение информационных ресурсов – процесс не только трудоемкий, но и дорогостоящий (создание компьютерной среды, разработка и использование ПО). Поэтому важным аспектом является как соблюдение, так и защита авторских прав при внедрении и разработке программного обеспечения. Закон «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных», принятый осенью 1992 года и вступивший в силу в 1994 году, законодательно регламентирует понятие «программа для ЭВМ» и «база данных». Под программой для ЭВМ понимается объективная форма представления совокупности данных и команд, предназначенных для функционирования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и других компьютерных устройств с целью получения определенного результата. База данных – это объективная форма представления и организации совокупности данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ. Программы ЭМВ и базы данных являлись объектами авторского права. Причем авторское право распространяется на базы данных и программы, как выпущенные, так и не выпущенные в свет, для вступления в действие авторского права не требуется депонирования или регистрации баз данных (хотя возможна регистрация в установленном порядке[101]). Обладатель авторских прав приобретает не только личные, но имущественные права. Это обязывает архив приобретать только лицензионное программное обеспечение, в цену которого входят авторские отчисления разработчикам ПО. В свою очередь, программы и базы данных, разрабатываемые в архивах, являются объектом авторского права. Что касается баз данных, то здесь есть специфическая особенность, которая за рубежом получила название «права базы данных». Ст. 5 закона предусматривает, что авторское право на базу данных признается при условии соблюдения авторского права на каждое из произведений, включенных в эту базу данных. Под составными частями базы данных, которые, в свою очередь, могут быть объектами авторского права, подразумевается система управления базами данных (СУБД) или язык программирования, на основе которого создана программа, и непосредственно данные. СУБД, используемая для создания базы данных, должна быть лицензионной. Что касается самих данных, то авторским правом на справочники (описи, путеводители), воплощаемые в электронной форме, обладает сам архив. Но архив, естественно, не обладает авторскими правами на документы, хранящиеся в нем. Поэтому вопрос об авторских правах может возникнуть в случае электронной публикации (например, в интернете) или создания полнотекстовой базы данных на основе рукописей литературных и научных произведений, фотодокументов, стоп-кадров кинофильмов. В этом случае архиву необходимо получить согласие авторов на использование произведений в базе данных.[102]

Отечественное законодательство по авторскому праву не свободно от противоречий. Во-первых, обладателем авторских прав на программу для ЭВМ может быть физическое лицо (или несколько физических лиц) – программист- одиночка («вольный художник») или творческий коллектив. В этом смысле авторское право на базу данных приравнивается к праву на другие плоды творчества: ст. 2 закона «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» и ст. 6 закона «Об авторском праве и смежных правах» приравнивает программы для ЭВМ к произведениям литературы, а базы данных - к сборникам. Но современная практика создания программного обеспечения далеко ушла от творчества одиночек. СУБД и другое программное обеспечение, необходимое для создания баз данных, производят мощные корпорации со множеством сотрудников. И определить персональный творческий вклад каждого разработчика бывает довольно сложно. Например, в создании электронного каталога архива принимают участие не только те, кто непосредственно участвовал в разработке программы и вводе данных, но и те сотрудники, которые производили выявление документов, выдачу их из хранилища, описание. Впрочем, в ст. 12 закона «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» есть оговорка о том, что если программа создана физическими лицами «в порядке выполнения служебных обязанностей», то имущественные права могут принадлежать работодателю. Впрочем, и физические лица в этом случае могут претендовать на авторское вознаграждение, о чем следует заключить договор с работодателем.

Обращает на себя внимание и другое противоречие. С одной стороны, отечественное законодательство предоставляет автору очень широкий круг прав. Автор и только автор может давать разрешение и определять условия (в договоре) не только выпуска в свет и модификации, но и воспроизведения (полного или частичного) в любой форме, распространения программы и базы данных. С другой стороны, учитывая техническую легкость копирования данных, совершенно не понятно, как автор может проконтролировать распространение, особенно в случае публикации данных в интернете. В большинстве европейских законов есть исключения – позволяется без разрешения автора «справедливое распределение» (в английском законодательстве), «справедливое использование» (в законе США), и «личное копирование» (в большинстве европейских законов). Отечественный закон не предоставляет гарантий защиты авторского права и не предусматривает механизма регистрации авторского права на ПО и базу данных (патентования).[103] Множество правовых проблем возникает в связи с созданием ресурсов архивов в интернете.

Применение норм авторского права на программы для ЭВМ и базы данных в практике информатизации архивного дела встречает множество препятствий. «Ножницы цен» лицензионного и пиратского программного обеспечения в нашей стране столь велики, а черный рынок в области IT- технологий столь мощен, что подавляющее большинство архивов в 1990-е годы использовало пиратское программное обеспечение. Архивы просто не имели средств для оплаты лицензионных программ. По мере усложнения программного обеспечения это грозит не только конфликтами с законом, но и потерей данных. Владелец пиратской копии лишается технической поддержки разработчика программ, не получает своевременно новых версий ПО и вынужден самостоятельно производить конвертирование данных при смене технологий, для чего требуется квалифицированный штат программистов. В связи с этим все чаще звучит мнение о необходимости централизованного финансирования закупки ПО архивами в рамках общеотраслевой программы информатизации архивного дела. С другой стороны, защитить архивные базы данных от неправомерного копирования также сложно, поэтому многие архивы не только не выставляют электронный НСА в интернете, но и не предоставляют его пользователям в читальном зале.

Участие архивов в реализации государственной информационной политики регламентируется прежде всего федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.). Архивы играют важную роль в создании условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов власти и управления. Так, архивы должны принимать непосредственное участие в формировании и защите государственных информационных ресурсов, создании федеральных и региональных информационных систем и сетей.

Под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др.). Таким образом, под государственными информационными ресурсами понимают и документы, хранящиеся в архиве, и созданные архивами базы данных. Согласно статье 7 закона государственные информационные ресурсы подразделяются на:

- федеральные информационные ресурсы;

- информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (далее - информационные ресурсы совместного ведения);

- информационные ресурсы субъектов Российской Федерации.

Задание:

Подумайте, к какой категории информационных ресурсов можно отнести:

- базу данных «Награжденные медалью за доблестный труд в годы Великой отечественной войны» (Тверской областной государственный архив);

- сайт федеральной архивной службы «Архивы России»;

- банк данных «Книга памяти» (межархивный);

- электронный каталог «Памятники архитектуры и градостроительства Москвы, Санкт-Петербурга и пригородов» (РГИА и еще 6 архивов Москвы и Санкт-Петербурга).

Под информационными системами понимают организационно упорядоченную совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Таким образом, документы архива в совокупности с научно-справочным аппаратом, в том числе автоматизированным, представляют собой единую информационную систему.

Важное место в законе занимает вопрос о собственности на информационные ресурсы (Ст. 6). Закон разграничивает полномочия владельца, собственника, и пользователя информационных ресурсов и предоставляет собственнику широкие права по распоряжению, доступу и защите информации. Что касается архивов, то собственником ресурсов, созданных за счет средств государственного бюджета, является Российская Федерация и субъекты Российской Федерации. Эти ресурсы находятся в ведении соответствующих учреждений, которые должны осуществить их учет и защиту. Отдельные объекты федеральных ресурсов даже могут быть объявлены общероссийским национальным достоянием.

Закон регулирует доступ к государственным информационным ресурсам. Государственные информационные ресурсы являются открытыми кроме ресурсов ограниченного доступа (информация, относящая к государственной тайне и конфиденциальная информация).[104] Важно, что ст.10 запрещает относить к ресурсам ограниченного доступа в числе других «документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов». Таким образом, архивные базы данных также относятся к ресурсам открытого доступа, поскольку они представляют «общественный интерес» и необходимы «для реализации прав, свобод и обязанностей граждан». Закон обязывает «организации, ответственные за формирование и использование информационных ресурсов», к которым относятся и архивы, «обеспечивать условия для оперативного и полного предоставления пользователю документированной информации», закрепляет права граждан на доступ к информации (независимо от целей ее использования, в том числе коммерческого использования). Отказ в доступе к ресурсам может быть обжалован через суд. С другой стороны, закон обязывает архивы осуществлять охрану персональных данных. На практике это часто осуществляется путем «обезличивания данных», то есть доступ к базе данных предоставляется без поля (полей), позволяющих идентифицировать запись базы данных с конкретным человеком (фамилия, адрес и др.) Закон предусматривает обязательную сертификацию информационных систем, «предназначенных для информационного обслуживания граждан и организаций». Кроме того, для государственных организаций, которые обрабатывают документированную информацию с ограниченным доступом (а к ним относятся и архивы), сертифицированию подлежат не только сами информационные системы, но и средства защиты информации (например, криптографические программы) – ст. 19. Наконец, закон регламентирует установление режима защиты информации:

- в отношении сведений, отнесенных к государственной тайне;

- в отношении конфиденциальной документированной информации;

- в отношении персональных данных (ст. 21).

Защита от несанкционированного копирования проводится также и с целью защиты авторских прав разработчика программ.

Закон «Об участии в международном информационном обмене» призывает органы власти РФ не только создавать государственные информационные ресурсы, но и стимулировать расширение взаимовыгодного международного информационного обмена (в частности, путем содействия внедрению современных информационных технологий); обеспечивать своевременное и достаточное пополнение государственных информационных ресурсов Российской Федерации иностранными информационными продуктами. Под такого рода информационными продуктами можно понимать и электронный научно-справочный аппарат зарубежных архивов. Одновременно на органы власти возлагается обязанность по защите государственных информационных ресурсов Российской Федерации (Ст.4). Интересно, что если в пределах Российской Федерации открытые фонды библиотек и архивов запрещено относить к ресурсам ограниченного доступа, то при международном информационном обмене закон разделяет статус библиотек и архивов. Открытые библиотечные фонды отнесены к документной информации, вывоз которой за пределы РФ не ограничен (Ст.7). Что касается документов Архивного фонда РФ, то они отнесены к документной информации, вывоз которой ограничен. (Ст.8). Причем это ограничение распространяется и на перемещение с территории Российской Федерации документированной информации при предоставлении доступа пользователям, находящимся за пределами территории Российской Федерации, к информационным системам, сетям, находящимся на территории Российской Федерации. Т.е. ограничение распространяется не только на сами архивные документы, но и на базы данных по архивным документам (информационные системы). Возможность вывоза информации «определяется в каждом конкретном случае». Не совсем понятно, как это ограничение можно реализовать в отношении документов и справочников, помещенных в глобальной сети интернет, которая не имеет границ и позволяет передать скопированные документы, минуя таможенные запреты. Но согласно ст.10 закона для включения информационных систем, сетей в состав средств международного информационного обмена необходимо получение международного кода, порядок выдачи которого устанавливается Правительством Российской Федерации. А для систем содержащих информацию ограниченного доступа необходимо еще разрешение Государственной технической комиссии при Президенте РФ и ФАПСИ. Напомним, что согласно ст. 29 федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» запрещен вывоз архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, но согласно ст. 30 разрешается вывоз копий документов на любых носителях и ничего не говорится об ограничении на вывоз документной информации. Координация деятельности в области международного информационного обмена осуществляется Комитетом при Президенте Российской Федерации по политике информатизации. Деятельность по осуществлению международного информационного обмена подлежит обязательному лицензированию, а информационные системы и средства их защиты – сертифицированию.

Вопросы защиты информации при создании информационных ресурсов широко рассматривались в «Доктрине информационной безопасности РФ», утвержденной Президентом РФ 9 сентября 2000 г. Цель доктрины - совершенствование правового, методического, научно-технического и организационного обеспечения информационной безопасности Российской Федерации. В Доктрине выделено три основные составляющие национальных интересов РФ в сфере информатизации:

- соблюдение конституционных прав и свобод человека и гражданина в области получения информации и пользования ею;

- информационное обеспечение государственной политики Российской Федерации, связанное с доведением до российской и международной общественности достоверной информации о государственной политике Российской Федерации;

- развитие современных информационных технологий, отечественной индустрии информации, в том числе индустрии средств информатизации, телекоммуникации и связи, а также обеспечение накопления, сохранности и эффективного использования отечественных информационных ресурсов;

- защита информационных ресурсов от несанкционированного доступа.

Все составляющие связаны с информатизацией архивного дела. Так, создание информационно-поисковых баз данных по материалам архивных документов облегчит доступ граждан к информации, в частности, выполнение социально-правовых запросов, непосредственно связанных с соблюдением прав и свобод человека. Не даром в доктрине одной из информационных угроз названо «неправомерное ограничение доступа граждан к открытым информационным ресурсам…, к открытым архивным материалам», а также «дезорганизация и разрушение системы накопления и сохранения культурных ценностей, включая архивы». В доктрине также отмечено, что наибольшую опасность в сфере духовной жизни представляет упадок архивов, музеев, недостаток их финансирования.

Ресурсы архивов являются частью государственных информационных ресурсов и их развитие напрямую связано с информационной политикой государства. В доктрине предусмотрено принятие и реализация федеральных программ, предусматривающих формирование общедоступных архивов информационных ресурсов федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации. Важным моментом также является гармонизация отечественных стандартов в области информатизации и обеспечения информационной безопасности автоматизированных систем управления, информационных и телекоммуникационных систем общего и специального назначения. Унификация информационных систем имеет большое значение для комплектования архивов электронными документами.

Среди других мер информационной безопасности названы:

- создание безопасных информационных технологий для систем, используемых в процессе реализации жизненно важных функций общества и государства;

- пресечение компьютерной преступности;

- создание информационно-телекоммуникационной системы специального назначения в интересах федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации,

- обеспечение технологической независимости страны в области создания и эксплуатации информационно-телекоммуникационных систем оборонного назначения и другие.

В законодательстве регламентирован статус документов на машинных носителях и электронных документов.

Вопрос:

Вспомните, когда впервые документы на машинных носителях были включены в состав государственного архивного фонда? На основании каких нормативных документов? (См. лекцию 1.)

В правовом регулировании всех аспектов работы с электронными документами возникает множество нерешенных проблем:

- дефиниция понятия «электронный документ» и соотношения его с понятиями «документ», «архивный документ»;

- понятия подлинника, копии и оригинала в применении к электронным документам;

- вопросы юридической силы электронного документа.

Дефиниция понятия «документ на машинном носителе» приведена в ГОСТ Р-51141-98. «Делопроизводство и архивное дело: термины и определения»: документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Наиболее важным является тот факт, что в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах и в Положении об Архивном фонде РФ утверждалось: в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от вида носителя. В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» (Ст. 5) оговорено, что в состав Архивного фонда РФ входят документы независимо от «времени и способа создания, вида носителя», в том числе «документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы».[105] Cтатья 6 закона запрещает уничтожение до проведения экспертизы ценности документов на носителях «любого вида», находящихся в федеральной собственности, собственности субъекта федерации или муниципальной собственности. Это означает необходимость сохранения электронных документов наравне с документами на традиционных носителях.

На электронные документы распространяются и другие нормы архивного законодательства. В Положении «Об архивном фонде РФ» зафиксирован срок хранения ДМН, относящихся к государственной части Архивного фонда РФ в организациях-создателях до передачи в государственный архив – 5 лет. С учетом быстроты смены информационных технологий этот срок представляется неоправданно большим. Правда, в федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г., ст. 22) срок хранения в организациях этой категории документов до передачи на постоянное хранение не указан, а для «технологической и конструкторской документации» он составляет 20 лет.[106]

Юридическая сила электронного (машиночитаемого) документа удостоверяется в современном российском законодательстве двумя способами:

- с помощью удостоверяющего письма, составленного создателем МЧД (на основании #G0ГОСТа 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники» - см. лекцию 1.);

- с помощью электронной цифровой подписи (на основании Гражданского кодека РФ, закона РФ об «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.); закона РФ «Об электронной цифровой подписи» (2002 г.).

Однако в первом случае способ удостоверения юридической силы документа не позволяет передавать данные по телекоммуникационным сетям (письмо должно быть заверено в традиционной форме). К тому же, автором письма, согласно ГОСТу должен быть создатель массива МЧД. Но, согласно Основным правилам работы архивов организаций, архивист должен осуществлять перезапись и конвертирование данных в новые форматы. Как в данном случае будет удостоверяться юридическая сила «трансформированного» массива, закон умалчивает.

Что касается ЭЦП, то в ее использовании для удостоверения юридической силы документов постоянного и долговременного хранения также существует ряд препятствий. Во-первых, действие российского закона об ЭЦП распространяется только на документы, образующиеся #G0 при совершении гражданско-правовых сделок. Закон «Об электронной торговле» распространяется также на узкий круг документов временного хранения. Поскольку закон «Об электронном документе» в нашей стране не принят, регулирование юридической силы документов постоянного хранения находится под вопросом. Во-вторых, ЭЦП имеет слишком сиюминутную природу для использования в архивном деле. Судите сами:

- ЭЦП имеет юридическую силу, пока не аннулирован #G0сертификат ключа подписи (документ удостоверяющего центра, подтверждающий подлинность подписи), логика деятельности по защите информации требует как можно более частой смены ключей для избежания «взлома» ЭЦП, поэтому в среднем сертификат действует не более года;

- регулярно меняются стандарты на оформление ЭЦП;

- криптографическое программное обеспечение, с помощью которого создается ЭЦП также подвержено быстрому старению; поэтому Закон об электронной торговле даже требует хранить вместе с электронными документами те программно-аппаратные средства, с помощью которых они были созданы.

Правда, после аннулирования сертификата ключа ЭЦП еще может удостоверять юридическую силу, если можно доказать, что данный сертификат действовал на момент подписания документа. Однако аннулированные сертификаты имеют временные сроки хранения в удостоверяющих центрах. К тому же сама процедура создания ЭЦП, согласно закону, чрезмерно бюрократизирована (создание сети удостоверяющих центров, федерального уполномоченного органа, лицензирование и т.п.). Таким образом, в области правового регулирования ЭД существует множество нерешенных проблем.

Задание:

Изучите статью Кукариной Ю.М. (Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной цифровой подписи в странах СНГ //Делопроизводство. 2002. № 3. С.75-79.)

Какие отличия в законодательном регулировании статуса электронных документов существуют в нашей стране и странах СНГ?

Постановление Совета Министров - Правительства РФ «О реализации государственной политики в архивном деле» (23 августа 1993 г.) предписывало Министерству науки и технической политики РФ с 1994 г. предусмотреть финансирование программы «Информатизации государственных архивов РФ» как составной части программы «Информатизация России». Однако программа была разработана позже.

В ноябре 1995 года Коллегия Росархива одобрила Концепцию информатизации архивного дела в России – первый документ о принципах и направлениях информатизации архивов на уровне всей отрасли. В работе над Концепцией участвовали специалисты ВНИИДАД, Росархива, РНИЦ КД, ИПУ АН РФ. Утверждение Концепции было важным шагом в преодолении стихийности процесса информатизации отрасли. Концепция была основана на законодательных актах, затрагивающих сферу информатизации архивного дела и послужила основой для разработки Программы информатизации архивного дела на 1997-2000 гг., изменений в Регламенте государственного учета архивных документов, Основных правилах работы государственных архивов. Главной целью разработки Концепции было преодоление разнобоя во внедрении автоматизированных архивных технологий (как в теоретических подходах, так и в конкретных технологических решениях) и осуществление реальной интеграции информационных ресурсов на межархивном уровне.[107] Концепция предполагает, что «создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решить вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными органами государственной власти».[108] Концепция состояла из следующих разделов:

- основные цели информатизации;

- состояние информатизации архивного дела;

- основные направления и принципы информатизации;

- программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений;

- лингвистическое обеспечение;

- архивные документы на нетрадиционных носителях;

- международное сотрудничество;

- организация работ по информатизации.

В концепции подводились итоги развития информатизации архивов к середине 90-х годов. К этому времени в межархивных базах данных было накоплено 250 тыс. записей. Правда, из них 70 тыс. записей – данные автоматизированного ЦФК, который перестал функционировать в середине 1990-х годов. Сводные данные по внутриархивным базам можно представить в виде следующей таблицы:

№	Архивы/Базы данных	Всего баз данных	Учетные базы данных	Информационно-поисковые базы данных (НСА)	Административно- управленческие базы данных (планирование, бухгалтерия, кадры)
	1	2	3	4	5
1	Федеральные архивы	77,6%	1,4%	98,5 %	0,1%
2	Региональные архивы	22,4 %	40%	54,3%	5,7 %
3	Всего (федеральные и региональные архивы)	100%	10%	88,7%	1,3 %

Из общего соотношения количества баз данных в федеральных архивах и в регионах (столбец 2) следует, что федеральные архивы имеют почти в 3 раза больше информационных ресурсов. Это объясняется лучшей технической оснащенностью и финансированием (в основном, за счет грантов зарубежных фондов). Однако, во второй половине 1990-х годов ситуация стала изменяться, поскольку региональные архивы активно осуществляли компьютеризацию за счет местных бюджетов, а также за счет расширения международного сотрудничества. Из сопоставления процентного соотношения статистических (учетных), тематических (поисковых) и административно-управленческих баз данных (строка 3) следует, что число информационно-поисковых баз данных почти в 9 раз превышает число учетных.[109] Однако это не значит, что задача информатизации НСА решалась более успешно, чем задача информатизации учета. Скорее наоборот. Особенности технологии учета таковы, что для его информатизации достаточно одной-двух БД. Большое количество поисковых баз данных объясняется тем, что они создавались изолированно по различным видам справочников (описи, каталоги, путеводители, указатели), по различным темам (каталоги и указатели), по различным фондам. Такое дробление приводило к созданию множества разрозненных АИПС, не объединенных в единую поисковую систему архива. Наконец, таблица показывает явное преобладание тематических баз данных в федеральных архивах (строка 1) по сравнению с региональными, где тематические и учетные базы создаются примерно в равном количестве (строка 2). Это может быть объяснено более интенсивным использованием документов в федеральных архивах в середине 1990-х годов (участие в публикаторских программах, исследовательских грантах), что побуждало федеральные архивы активно создавать электронный НСА. В целом в концепции делался неутешительный вывод о том, что информатизация архивов развивается стихийно благодаря отсутствию единой методической и программной базы.

На основе анализа имеющегося опыта в концепции были намечены цели, направления и принципы информатизации. Общей целью провозглашалось развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования документов Архивного фонда РФ и защиты его информационных ресурсов.

В области научно-справочного аппарата информатизация должна была способствовать осуществлению права граждан на доступ к информации, который подчас органичен не грифом секретности, а низким качеством НСА. С этой целью планировалось:

- создание в архивах информационно-поисковых баз данных (электронных каталогов, описей, путеводителей, указателей и других справочников);

- создание электронных копий архивных документов;

- предоставление возможности удаленного доступа к базам данных и электронным копиям документов через телекоммуникационные сети и системы;

- использование общероссийских (еще не существовавших к моменту принятия концепции) и международных стандартов для складывания общероссийского информационного пространства на основе интеграции ресурсов отдельных архивов;

- расширение международного сотрудничества в области информатизации НСА.

Вопрос:

Сравните концепцию с планом создания планетарной архивной сети, предложенной РНИЦ КД в начале 1990-х годов (см. выше). В чем сходство и различие?

В области учета документов планировалось достичь повышения точности и оперативности учета за счет:

- создания внутриархивных баз данных учетного характера;

- формирования автоматизированных фондовых каталогов и ЦФК;

- ведения списков фондов, списков учреждений-источников комплектования и других справочников в автоматизированном режиме.

В области управления и организации труда (архивного менеджмента и маркетинга) для повышения эффективности управления архивами, планирования и контроля намечалось:

- создание баз данных по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов;

- использование сетей и телекоммуникационных систем для горизонтальных и вертикальных связей между архивными учреждениями и органами управления архивным делом, взаимодействия архивов с федеральными и региональными органами власти;

- увеличение перечня платных услуг, оказываемых архивами (возможно, имелись ввиду услуги по доступу к базам данных, оцифрованию документов, тематические запросы, скорость выполнения которых повысится в результате автоматизации НСА и др.);

- избавление труда архивиста от рутинных операций (в основном, в области учета, где трудоемкие, особенно для гуманитария, операции по суммированию данных следовало возложить на плечи ЭВМ).

Направления информатизации совпадали с основными направлениями работы архивов – комплектование и ЭЦД, учет и обеспечение сохранности, научно-справочный аппарат, использование и публикация документов, организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве.

Задание и вопрос:

1) На основе изучения Концепции информатизации архивного дела (раздел «Основные направления и принципы автоматизации») составьте «рейтинговый ряд» направлений информатизации в порядке убывания их значимости. Представьте себя в роли директора архива. Считаете ли Вы, что для Вашего архива наиболее важное значение имеют именно те направления информатизации, которые названы первоочередными в концепции?

Какие направления более важны для исследователя, использующего архивные документы?

2) Назовите конкретные виды работ, предусмотренные для каждого направления информатизации архивного дела.

В Концепции были названы принципы информатизации архивного дела:

1) преемственность автоматизированных архивных технологий по отношению к традиционным архивным технологиям;

2) преемственность в развитии самих архивных технологий;

3) системность в реализации ААТ в рамках отрасли - на уровне архива и межархивном уровне;

4) внутиротраслевая унификация ААТ.

5) сопряженность информационных систем вне рамок отрасли – государственных архивов и ведомственных архивов учреждений - источников комплектования, учреждений – потребителей информации; других информационных систем (национальных и международных).

Принцип преемственности традиционных и архивных технологий не означает слепого копирования бумажной технологии при внедрении ААТ. И вместе с тем, при разработке базы данных следует внимательно изучить традиционную технологию по следующим причинам. Во-первых, традиционная технология сложилась в результате двух столетий развития отечественной архивоведческой науки и многих столетий архивной практики; вряд ли вам удастся изобрести что-либо сенсационное. Во-вторых, традиционная технология в нашей стране отличается высокой степенью унификации и стандартизации, традиционные архивные справочники имеют табличную форму и легко формализуемы при создании баз данных. Кроме того, базы данных далеко не всегда создаются путем нового описания документов. Часто используются уже существующие архивные справочники. Необходимость перевода традиционных справочников в электронную форму, и, наоборот, получения и распечатки из информационных систем обязательных видов традиционных справочников (опись, лист фонда, список фондов и др.) требует совместимости полей и отчетов с традиционными справочниками. Например, если назвать базу данных «картотека дел», не всякий пользователь догадается, что речь идет об описи. При заполнении поля «название документа», архивист, вводящий данные, не поймет, идет ли речь о заголовке документа или о виде документа.

Преемственность в развитии самих архивных технологий преследует своей целью сохранение созданных ранее информационных ресурсов в ходе непрерывного развития и усовершенствования информационных технологий. Этот принцип означает, что при смене программного обеспечения или при вводе новой версии старого ПО созданные ранее данные должны конвертироваться (преобразовываться) в новую версию без потерь информации. Это позволит избежать гибели данных.

Принципы системности, унификации и сопряженности ААТ связаны с главной целью концепции – интеграции создаваемых информационных ресурсов, преодоления стихийности во внедрении ПО. Соблюдение этих принципов требует соблюдения международных, национальных и отраслевых стандартов и правил описания информации в информационных системах, унификации программного обеспечения, форматов представления данных с целью возможности межархивного информационного обмена.

Одним из важнейших направлений компьютеризации, согласно Концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов. Под типовым программным обеспечением понимают специализированные прикладные программы для архивов и взаимосвязанные комплексы таких программ, разработанные с целью автоматизации какой-либо архивной технологии или нескольких технологий (комплектования, учета документов, информационного поиска и др.) во всех архивных учреждениях определенной категории (федеральные архивы, органы управления архивным делом субъектов федерации и др.). Внедрение типового ПО может осуществляться следующим образом: разработка в едином центре, экспертиза пользователей (архивистов), адаптация и доработка. После того как программа рекомендуется в качестве общеотраслевой для всех архивных учреждений, она внедряется либо путем простого тиражирования, когда каждый архив формирует свой массив данных в рамках единого ПО, либо путем преобразования данных программы архива в формат типовой программы (в том случае, если архив не желает заменять собственную программу, которая уже внедрена, на общеотраслевую). Второй вариант, естественно, требует гораздо больших трудозатрат от архива – требуется «подгонка» своей программы под стандартизированный перечень полей типовой программы. Таким образом, формат типовой программы становится общеотраслевым.

Вопрос:

1) Какие доводы приведены в Концепции (раздел «Программное обеспечение») в пользу использования архивами типового программного обеспечения? Согласны ли Вы с ними?

Согласно концепции, при создании типового ПО следует исходить из функционального и интеграционный принципов. Первый подход предполагает создание программ, формирующих БД для автоматизации отдельных функций архивов (работа с источниками комплектования, учет документов, обеспечение сохранности документов и др.) Интеграционный подход предполагает соединение их воедино. Например, путем создания «ключевой» базы данных на уровне фонда и описи, которая соединяла бы в три функциональные БД:

по учету документов,

по раскрытию их содержания (путеводитель, опись);

по сохранности (учету наличия и состояния) документов.

Интеграционный подход также предполагает создание типовых программных комплексов, позволяющих последовательно объединять информационные ресурсы по цепочке: госархив – орган управления архивным делом субъекта федерации - Росархив.

Внедрение типового ПО в масштабах всей отрасли открывает перспективы создания межархивных банков данных (того же центрального фондового каталога); а также возможность объединить архивные базы данных в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между учреждениями разных уровней. Реализацию на практике задачи создания типового ПО мы рассмотрим ниже.

Лингвистическое обеспечение информатизации архивного дела (создание классификаторов, тезаурусов, словарей) предполагает стандартизацию его на двух уровнях: внутриотраслевом и общенациональном. Первый уровень предполагает внедрение в пределах архивной отрасли единых классификаторов, стандартов описания документов. Стандартизация лингвистического обеспечения необходима в тех же целях, что и стандартизация ПО – обеспечения межархивного информационного обмена. Что касается межотраслевого уровня, то совмещение языковых средств создаваемых в различных отраслях баз данных необходимо прежде всего для комплектования государственных архивов документами на машинных носителях. Решение этой задачи возможно в рамках общегосударственных программ, таких как «Электронная Россия».

Отдельный раздел концепции посвящен проблеме комплектования архивов документами на нетрадиционных носителях.

Вопросы:

1) Какие категории документов на машинных носителях (ДМН) создаются в учреждениях РФ? (См. раздел «Архивные документы на нетрадиционных носителях»).

2) В Концепции сказано, что отбору на госхранение подлежат ДМН, не имеющие аналога на традиционных носителях. Какие категории ДМН из перечисленных выше, имеются ввиду?

3) Какие проблемы, мешающие сохранению ДМН, названы в Концепции?

В Концепции предлагается три подхода к комплектованию государственных архивов документами на машинных носителях. Первый подход предполагает принятие на хранение всего круга ДМН, прошедших экспертизу ценности. При этом документы принимаются во всем многообразии форматов, в которых они были созданы, подробно описываются (справочный аппарат должен включать описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения). Обеспечение сохранности документов в архиве сводится при этом к простому копированию данных. А проблему чтения информации пользователь решает самостоятельно, подбирая ПО, с помощью которого можно открыть данный формат (см. рис 13). Второй подход предполагает перевод всех ДМН в процессе комплектования в единый формат. Это, естественно, сокращает круг баз данных, которые можно принять на хранение массивами простой структуры. Но, с другой стороны, более удобно для пользователя, поскольку любую программу можно открыть и использовать в рамках единого ПО, существующего в архиве. Однако архивистам это добавляет головной боли. Они должны не просто выявить и описать массивы данных, но конвертировать их сначала в единый формат, а затем, в процессе хранения – в новые версии используемого в архиве ПО (см. рис. 14). Третий подход предполагает, что в перспективе единый, или, по крайней мере, совместимые форматы данных будут внедрены уже на стадии автоматизированных систем документооборота в делопроизводстве. В таком случае архивисты снова смогут принимать достаточно широкий круг массивов, конвертируя их в единый формат. Пользователь также сможет их использовать в рамках единого ПО (см. рис. 15).

Вопрос:

1) Подумайте, какой из трех способов комплектования архивов ДМН наиболее удобен для архивистов (трудозатраты, финансирование) и для пользователей.

Кроме того, в Концепции рассмотрены перспективы использования в архивном деле технологии гипертекста, мультимедиа, оцифрования. Однако решение этих задач требует организации экспериментальных работ. Затраты на их проведение можно сократить путем международного сотрудничества в научной и методической области, а также участия в международных проектах. Очень важной задачей является участие в разработке международных стандартов описания документов.

Через год на основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа – «Программа информатизации архивного дела в РФ» (1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практических работ по информатизации архивного дела. Причем по каждой задаче был намечен срок исполнения и учреждения-исполнители. Программа предусматривала:

- создание единой нормативно-правовой базы информатизации;

- разработку принципов функционирования архивной информационной сети обслуживания пользователей (структура, формат, единые классификаторы и стандарты описания);

- создание и ведение типовых баз данных (типовых программных и технологических решений) по основным направлениям работы архивов;

- внедрение межархивных баз данных: реализация проектов создания автоматизированного Центрального фондового каталога; БД «Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда РФ», «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда»; «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных учреждений архивной отрасли» и другие. Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов;

- проведение работ защите информации в архивах;

- подготовка и повышение квалификации архивных кадров в области информатизации архивного дела.

Таким образом, программа представляла собой комплексный документ, в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона и всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень, а централизованное направление информатизации возобладать над стихийным. Слабой стороной программы были организационные вопросы – конкретные источники финансирования не были в ней названы.[110] Ответственными исполнителями по всем направлениям назначались Росархив и ВНИИДАД (при участии учреждений федеральной архивной службы), которые не могли справиться в столь краткий срок (четыре года) с таким широким кругом задач. К решению проблем подготовки кадров планировалось привлечь РГГУ. Наиболее широкий круг соисполнителей привлекался к экспериментальным работам по НИР в области применения технологии оцифрования для создания страхового фонда и фонда пользования, реставрации документов. В работах должны были принять участие РГАНТД, Лаборатория мирофильмирования и реставрации документов федеральных архивов, лаборатория обеспечения сохранности документов архивного управления г. Санкт-Петербурга и др. Организация внедрения типового ПО должна была осуществляться следующим образом. В отрасли создавались «базовые центры» информатизации, которые занимались разработкой ПО. Росархив и ВНИИДАД должны были осуществить оснащение этих центров. Оценку созданного центрами ПО осуществляла Экспертная комиссия по ААТ при Росархиве (1994 г.), которая должна была рекомендовать программу для всей отрасли. Далее программа распространялась по архивам, где формировались БД. Интеграцию данных отдельных архивов, по-видимому, должны были осуществлять также базовые центры. На практике создать такие центры не удалось и работу по постановке задачи, конвертированию данных, а на первых порах и по созданию программного обеспечения, выполняли непосредственно ВНИИДАД и Росархив. По этим причинам полностью задачи программы к 2000 г. не были выполнены.

Однако к настоящему времени в ее реализации достигнуты значительные результаты. Так, в области создания единой правовой базы информатизации большое значение имела разработка и начало внедрения нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных правил работы государственных архивов (2002 г.). Фактически во все разделы этих важнейших методических документов внесены положения о нефондовой организации, комплектовании, учете, описании, хранении машиночитаемых (электронных) документов.[111] Информатизации работы архива с традиционными документами посвящены разделы «Основных правил работы государственных архивов» об учетных базах данных (5.4.3), автоматизированном НСА (7.4.) и организации применения информационных технологий в архиве (3.6.)[112]. Большое значение для унификации внедрения ААТ имеет также построение седьмого раздела нового издания Основных правил работы государственных архивов (посвященного НСА) с учетом требований Общего международного стандарта архивного описания (ISADCG) к многоуровневому описанию документов[113]. Важными нормативными документами по созданию единой автоматизированной системы учета стал «Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (1997 г.) и приказ Росархива «Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» (см. подробнее лекцию 3).

Разработка типового программного обеспечения.

Особо хочется остановиться на создании типового ПО. Значительные успехи достигнуты в области автоматизации учета.

Работы по созданию типового ПО для централизованного государственного учета документов велись с 1994 г. Согласно Программе информатизации архивного дела в РФ типовые БД должны создаваться одним разработчиком - ВНИИДАД, а затем распространяться по архивам. Однако разработанные ВНИИДАД в 1995-97 годах базы данных («Учреждения-источники комплектования», «Учет фондов», «Паспорт архива», «Обеспечение сохранности документов», «Аннотация», «Учет использования документов архива» и др.) не были рекомендованы Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям при Росархиве как общеотраслевые. Несомненным достоинством этих баз данных были низкие требования к аппаратным средствам. С другой стороны эти программы, написанные в СУБД Clipper и FoxPro для DOS, морально устарели с точки зрения пользовательского интерфейса, имели негибкий, громозкий поисковый аппарат, не учитывали возможностей объединения всех баз данных архива в единую интегрированную систему, возможности работы в сети и имели ряд других недостатков. Росархив самостоятельно выступил в роли постановщика задачи. В 1995 г. архивам была передана 1-я экспериментальная версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» (для MS DOS), реализованного на основе принципов унификации описания и многофункциональности. В 1997 г. архивам была предоставлена вторая версия ПК «Архивный фонд» (для Windows), органам управления архивным делом субъектов РФ - ПК «Фондовый каталог», а в Росархиве начала функционировать экспериментальная версия автоматизированного ЦФК. [114]

С 1996-97 году согласно концепции Росархива началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Вторая версия программы «Архивный фонд» представляет собою интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности. С помощью данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета - Паспорт архива, а также множество других отчетов. Третья, дополненная версия программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего учета архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс.

Согласно данным Росархива, к 2000 г. программу «Архивный фонд» внедрило 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов Российской Федерации. Были введены данные о 132 тыс. фондов. В 2002 г. программа «Архивный фонд» была внедрена в 11 федеральных, 78 региональных и 254 муниципальных архивах субъектов Федерации. Программа внедряется не только в архивах, но и в Государственном историческом музее. [115]

Формат программы «Архивный фонд», согласно приказу «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», является общеотраслевым. Это значит, что архивы, которые используют другие программы для автоматизации учета, должны ежегодно конвертировать учетные данные в составе определенных реквизитов, то есть переводить их в формат программы «Архивный фонд» для того, чтобы данные могли быть включены в массив программы «Фондовый каталог», используемой органами управления архивным делом субъектов федерации. В итоге все данные аккумулируются в массиве программы «Центральный фондовый каталог» Росархива

В 2002 г. «Фондовый каталог» был внедрен в органах управления архивным дела 18-ти субъектов федерации. В 2001 г. В массив базы «Центральный фондовый каталог» были введены сведения о 230 тысячах фондов и 270 тыс. описей. [116]

По другим направлениям работы архивов такой степени унификации автоматизированных технологий достигнуто не было, хотя с 2002 г. в Центре информационных технологий Федеральной архивной службы ведутся работы по созданию типового ПО «Учреждения - источники комплектования» и «Контроль исполнения документов».[117] Однако предприняты шаги по унификации форматов автоматизированного архивного НСА. Вторая версия программы «Архивный фонд» позволяет создавать путеводитель по фондам архива и искать информацию не только по переименованиям фондов, но и по ключевым словам трех типов, а также по тексту аннотации и исторической справки, классификатору. Далее разработчики столкнулись с проблемами общеотраслевых классификаторов информации, тезаурусов и глоссариев. Третья версия программы «Архивный фонд» позволяет вести архивное описание на уровнях фонда, описи, дела, документа и создавать, таким образом, унифицированный электронный НСА.

Экспериментальное внедрение третьей версии программы «Архивный фонд» началось в 2002 г. В частности, в ЦДНИ Удмурдской республики вносились данные в систему «Дело» (всего сведения о 29 тыс. ед.хр., 5 % общего объема документов). Архивисты ЦДНИ УР утверждают, что это существенно сократило трудозатраты по совершенствованию, переработке, составлению описей. [118]

И все же создание единой архивной информационной сети обслуживания пользователей также остается делом будущего. Однако сайт Федеральной архивной службы «Архивы России»[119], который объединяет информационные ресурсы российских архивов в интернет[120], и на котором публикуются путеводители и другие справочники – весомый шаг в данном направлении (см. рис. 17). В области создания межархивных баз данных пополняются «Зарубежная архивная Россика» и другие АИПС. После утверждения регламента учета уникальных документов началось формирование автоматизированного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ. Важное значение имеет создание гипертекстовой поисковой системы по нормативно-методической базе архивного дела и документоведения (в рамках информационной системы «Кодекс» фирмы «Теrmika», реализованной в сетевой версии[121] и на CD-ROM) - см. рис. 16. Задачи, поставленные в программе в области комплектования архивов электронными документами и применения технологии оцифрования еще ждут своего решения.[122]

Таким образом, говорить о безоговорочной победе типовых технологий в информатизации отрасли пока рано. Вместе с тем, несомненна тенденция к унификации в сфере создания программного обеспечения для архивов. Реализация первой отраслевой программы информатизации архивного дела продолжается.[123] В 2001 году была поставлена задача разработка новой программы на среднесрочную перспективу.

Положения программы информатизации архивного дела конкретизируются в плановых документах отрасли: Основных направлениях развития архивного дела в РФ на очередной год. Так, за последние пять лет (1999-2003 гг.) в «Основных направлениях» были поставлены следующие задачи:

- оснащение а

Дата добавления: 2014-10-15