Методические указания по выполнению практических занятий

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Методические указания по проведению практических занятий по курсу "Автоматизированные архивные технологии" предназначены для 4 курса студентов дневного, вечернего и заочного отделения факультета архивного дела, специальности 02.08.00 "историко-архивоведение". В учебном плане дневного отделения на практические занятия отведено 24 часа (изучаются все темы данной разработки), в учебном плане вечернего и заочного отделения на практические занятия отведено 12 часов (изучаются темы 1.1, 2.2., 2.3).

Цель практических занятий – освоение навыков работы с прикладными программами, применяемыми в архивном деле и сравнительное изучение на практике программ, созданных различными разработчиками при выборе оптимального программного продукта.

Выбор тем для практических занятий связан с двумя наиболее значимыми направлениями разработки информационных технологий в архивах: применением автоматизированных технологий в области учета документов и обеспечения их сохранности; созданием автоматизированных информационно-поисковых архивных справочников (АИПС). Учетные и информационно-поисковые базы данных – наиболее распространенные разновидности архивных БД.

Методика проведения практических занятий по курсу связана с задачей выбора программных продуктов. Студенты осваивают как пользователи программные продукты, созданные различными разработчиками для информатизации одной архивной технологии (в данном случае – учета документов и информационного поиска). В ходе занятия студенты сначала изучают и конспектируют руководство пользователя, затем выполняют практическую работу. Задания построены по принципу моделирования реальной ситуации. Студенты должны получить паспорт архива, электронный путеводитель или опись и т.д. При этом задания построены так, чтобы ориентировать студента на самостоятельное решение задачи. Он должен использовать уже имеющиеся представления о принципах пользовательского интерфейса WINDOWS и навыки работы с ПЭВМ. Преподаватель в начале занятия объясняет лишь основные задачи и принципы действия программного продукта. Такая методика соответствует принципам работы Экспертной комиссии по автоматизированным архивным технологиям при Федеральной архивной службе, которая рекомендует те или иные программные продукты для всей отрасли. Деятельность комиссии основана на принципе независимой экспертизы пользователей, т.е. архивистов. В заключение студенты делают выводы о достоинствах и недостатках того или иного программного продукта.

Для занятия также необходимы традиционные архивные справочники – листы фонда, акты о выделении дел на уничтожение, акты приема-передачи документов на хранение, путеводители по фондам архива, описи, «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР». Они используются для ввода информации. В ходе занятия студенты должны выявить преемственность между традиционными и компьютерными технологиями обработки архивных документов.

Занятия проходят в компьютерном классе, для работы необходимо программное обеспечение, указанное для каждой темы занятия.

Формы контроля знаний студентов дневного отделения – зачет и экзамен; вечернего отделения – экзамен; заочного отделения – зачет. В ходе текущего контроля знаний студентов дневного отделения за каждое занятие студент может получить от 1 до 10 баллов.

Часть 1. ПРИМЕНЕНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ОБЛАСТИ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИХ СОХРАННОСТИ.

12 часов.

Тема 1.1. Составление учетных документов и создание паспорта архива с помощью общеотраслевых программ «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». 4 часа.

Цель работы: освоение студентами основ функционирования отраслевой системы автоматизированного централизованного учета документов.

В результате работы студент должен знать:

- назначение и функции, основы интерфейса программы «Архивный фонд»;

- назначение и функции, основы интерфейса программы «Фондовый каталог».

В результате работы студент должен уметь:

- работать с программой «Архивный фонд» в режиме пользователя и администратора;

- вводить данные из документов внутреннего учет архива (листа фонда, описей) в разделы основного меню программы «Архивный фонд» - фонд, опись, движение документов;

- создавать с помощью программы «Архивный фонд» паспорт архива;

- настраивать программу «Фондовый каталог» в режиме администратора и осуществлять экспорт данных из программы «Архивный фонд» (АФ);

- получать сводный паспорт архива в программе «Фондовый каталог» (ФК).

Программное обеспечение:

1. Программа “АРХИВНЫЙ ФОНД” (АФ) 2.0 или 3.0. for Windows (Федеральная архивная служба) - см. соответственно варианты заданий 1 и 2.

2. Программа “ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ СУБЪЕКТА ФЕДЕРАЦИИ” (ФК) 1.0 for Windows (Федеральная архивная служба).

Раздаточные материалы:

Заполненный лист фонда.

Практическое задание

Перед началом работы вспомните:

1) Каковы главные задачи учета документов в архиве?

2) В чем отличие внутреннего учета документов от централизованного учета документов?

3) Что является единицей учета архивных документов?

4) Каковы основные формы учета документов в государственном и ведомственном архиве?

Вариант 1. (для АФ, версия 2.)[301]

1. Общее знакомство с программой. Загрузите WORD for Windows. Откройте файл C:/WFOND/DOC/manual.doc. Законспектируйте разделы: НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ, СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО МАССИВА.

Просмотрите разделы ИЗМЕНЕНИЕ ПАРОЛЕЙ, МЕНЮ В РЕЖИМЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ И РЕДАКТОРА, ПУТЕВОДИТЕЛЬ. Сверните файл, не закрывая его.

2. Возьмите ЛИСТ ФОНДА и введите данные в таблицы БД "Архивный фонд".

Для этого:

- загрузите программу АФ и войдите в нее под паролем «2» (редактора);

- выберите в главном меню пункт ФОНД; перед Вами появится список введенных ранее фондов; нажмите ENTER. Вы войдете в раздел ФОНД;

- Щелкните мышью по кнопке ДОБАВИТЬ внизу, введите номер нового фонда в появившееся окно (с листа фонда); ENTER; щелкните по ПРИНЯТЬ. Не все поля карточки фонда обязательно заполнять, но без номера фонда никак не обойтись. Его необходимо ввести в первую очередь.

Начните ввод данных с ПОСЛЕДНЕГО по времени переименования фондообразователя. Его введите в таблицу ФОНД, первый экран, поля «Полное название фонда» (там будет курсор), «Сокращенное название фонда». Введите также данные в поля «Категория фонда» (1, 2 или 3), «Исторический период» (0 - дореволюционный, 1 - послереволюционный, 2 - “без периода” для фондов, которые не отнесены к периодам 0 или 1); «Даты документов»; «Количество описей»; выберите «Тип документов» фонда (вложенный список слева от поля). Щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ внизу.

Более ранние названия фондообразователя ведите в раздел ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ), обозначив даты каждого названия. Предварительно щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу, затем по кнопке СОХРАНИТЬ.

Итак, Вы ввели в БД общие сведения о фонде из первых разделов листа фонда. Продолжаем последовательно пополнять данные о нашем фонде. Следующий раздел листа фонда – «Учет неописанных материалов» (т.е. россыпи).

3. Введите данные о количестве единиц хранения россыпи из раздела листа фонда (учет неописанных материалов) в раздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Для этого:

- выберите пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ;

- выберите подпункт ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, далее - ДОБАВИТЬ, двойной щелчок мышью по РОССЫПЬ, ПРИНЯТЬ. Последовательно сохраняя, введите все поступления и все выбытия россыпи, указанные в листе фонда.

4. Следующий раздел листа фонда – учет описанных документов. Выберите подраздел ОПИСИ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ). Перед вводом новой описи следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Начните с номера описи. Также как для раздела ФОНД необходимо ввести номер фонда, для заполнения карточки описи сначала необходимо ввести номер описи (ENTER-ПРИНЯТЬ). Внесите данные о названиях, крайних датах описей, занесенных в лист фонда. Выберите соответствующий видам документов «Тип описи». После ввода щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ. Не вводите пока количество дел в описи (поле «объем»). Для этого надо обратиться к подразделу ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Напоследок щелкните по кнопке СПИСОК внизу и сверьте со списком описей во второй части листа фонда.

5. Введите в подраздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ) данные обо всех поступлениях и выбытиях описанных материалов, указанных в листе фонда. Для этого обратитесь к подпункту меню ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, выберите ДОБАВИТЬ. Как видите, перед Вами возник список описей фонда, которые Вы ввели, выполняя предшествующее задание. Выберите нужную опись, в которой произошло движение документов. Введите год движения, выберите вид движения, и, самое главное, количество поступивших или выбывших дел, последовательно сохраняя каждую запись (пункт нижнего меню СОХРАНИТЬ). Как Вы уже догадались, перед вводом нового движения по описи следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу.

6. Возьмите опись Можайского УИКА[302] и введите данные еще об одном фонде и описи, выполняя аналогичную процедуру (см. п. 2-4 задания). Откройте пункт меню ОТЧЕТЫ и самостоятельно получите «Перечень фондов в наличии», который должен включать и введенные вами два фонда.

7. Снова обратитесь к WORD for Windows. Прочитайте раздел 8 МЕНЮ АДМИНИСТРАТОРА. Запишите пункты меню. Закройте файл.

8. Закройте программу АФ и снова загрузите ее под паролем 3 (администратора). Войдите в раздел ПАСПОРТ. Заполните название архива, указанное в листе фонда. Щелкните по СЧИТАТЬ СВОДНЫЕ. Получите сводные данные паспорта. Щелкните по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН и просмотрите ПАСПОРТ АРХИВА.

Закройте программу АФ.

9. Загрузите MS WORD

Загрузите файл FK/DOC/Manual.doc.

Законспектируйте разделы: «НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ», «СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО МАССИВА», «ОБНОВЛЕНИЕ ДАННЫХ».

10. Загрузите программу ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ под паролем 3 (администратора).

Войдите в раздел ОРГАН УПРАВЛЕНИЯ

Введение в раздел ПОЛНОЕ НАЗВАНИЕ данные об органе управления архивным делом. Например, Архивный отдел при администрации Вологодской области.

В раздел СОКРАЩЕННОЕ НАЗВАНИЕ - АО Вологодской области.

Адрес 122151 Вологда, ул. Ленина, 20

Сохраните данные.

11. Войдите в раздел АРХИВ, введите данные (из листа фонда) в поля:

«Полное название архива»; «Сокращенное название» (например, ГАВО); «Адрес архива»; выберите соответствующий «Урoвень» и «Тип» (например, для ЦМАМ - муниципальный, архив). Сохраните данные.

Выберите в списке Ваш архив. Нажмите ENTER, на вопрос программы об источнике данных введите адрес С:\wfond\DBF, щелкните по SELEKT, в пункте ГОД поставьте самый ранний год, за который у Вас было изменение (поступление или выбытие) учетных данных. Нажмите ENTER. Дождитеcь появления надписи ОБНОВЛЕНИЕ ДАННЫХ УСПЕШНО ЗАВЕРШЕНО. Данные программы АФ скопировались в программу ФК. Нажмите ENTER.

12. Закройте программу ФК и еще раз загрузите ее с паролем «2» (редактора).

Теперь массив учетных данных региона пополнился данными Вашего архива. Убедитесь в этом. Откройте раздел АРХИВ-ФИЛЬТР. Выберите Ваш архив, нажмите ВЫПОЛНИТЬ.

Войдите в раздел ФОНД, выберите Ваш архив, нажмите ENTER.

Просмотрите изготовленный вами паспорт архива в разделе ПАСПОРТ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ).

Работая с программой, можно получить сводный паспорт по Вашему архиву за разные годы (подраздел СВОДНЫЙ ПАСПОРТ). Для чего служат подразделы «ДИНАМИКА – АБС.»; «ДИНАМИКА %»?

Вариант 2. (для АФ, версия 3.)[303]

1. Общее знакомство с программой. Загрузите WORD for Windows. Откройте файл manual3.doc. (в самораскрывающемся архиве DOC.EXE на второй инсталяционной дискете). Законспектируйте разделы: «НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ», «СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО МАССИВА». Просмотрите разделы «РЕЖИМЫ ДОСТУПА К БД». Сверните файл, не закрывая его.

2. Возьмите ЛИСТ ФОНДА и введите данные в таблицы БД "Архивный фонд".

Для этого:

- загрузите программу АФ-3 и войдите в нее под паролем «2» («Редактор-Все виды работ»); перед Вами появится список введенных ранее фондов; нажмите ENTER. Вы войдете в раздел ФОНД;

- щелкните мышью по кнопке ДОБАВИТЬ внизу, введите номер нового фонда в появившееся окно (с листа фонда); ENTER; щелкните по ПРИНЯТЬ.

Снова разверните MsWORD. Откройте файл inrut3.doc (в самораскрывающемся архиве doc.exe на второй инсталяционной дискете). Заполняйте раздел ФОНД, пользуясь указаниями раздела 3.3. («Заполнение раздела “Фонд”»). Начните ввод данных с ПОСЛЕДНЕГО по времени переименования фондообразователя. Его введите в таблицу ФОНД, первый экран, поля «Полное название фонда» (там будет курсор), «Сокращенное название фонда». Введите также данные в поля «Категория фонда», «Даты документов»; «Конечная дата»; «Количество описей»; «Год первого поступления». Далее щелкните по кнопке СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН и следуйте указаниями инструкции. После заполнения второго экрана щелкните по кнопкам СОХРАНИТЬ, СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН (внизу). В третьем экране раздела ФОНД обязательно введите в поле «Вид» значение «Упр.» из вложенного списка. Сохраните данные.

Далее перейдите к разделу ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ). Введите данные о переименованиях фондообразователя, обозначив даты каждого названия. Предварительно щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу, затем введите очередное переименование, щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ.

Итак, Вы ввели в БД общие сведения о фонде из первых разделов листа фонда. Продолжаем последовательно пополнять данные о нашем фонде. Следующий раздел листа фонда – «Учет неописанных материалов» (т.е. россыпи).

3. Введите данные о количестве единиц хранения россыпи из раздела листа фонда (учет неописанных материалов) в раздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Для этого:

- выберите пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ;

- выберите подпункт ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, далее - ДОБАВИТЬ, двойной щелчок мышью по РОССЫПЬ, ПРИНЯТЬ. Последовательно сохраняя, введите все поступления и все выбытия россыпи, указанные в листе фонда. При заполнении полей используйте инструкции файла INRUT3.doc (3.12. Заполнение раздела “Движение документов”).

4. Следующий раздел листа фонда – учет описанных документов. Введите в подраздел ОПИСИ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ) данные о номерах, названиях, крайних датах описей, занесенных в лист фонда. Выберите соответствующий видам документов «Тип описи». Перед вводом новой описи следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. После ввода – по кнопке СОХРАНИТЬ. С помощью инструкции в файле inrut3.doc (3.10. Заполнение раздела «Опись») выясните, для каких видов документов помимо поля «Объем» в ед.хр. заполняется поле «Объем» в единицах учета. Почему? Не вводите пока количество дел в описи (поле «объем»). Для этого надо обратиться к подразделу ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Напоследок щелкните по кнопке СПИСОК внизу и сверьте со списком описей во второй части листа фонда.

5. Выберите подраздел ФОНД-ТЕКУЩИЙ в пункте главного меню РАЗДЕЛЫ. Затем выберите подраздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ (пункт верхнего меню РАЗДЕЛЫ). Введите данные обо всех поступлениях и выбытиях описанных материалов, указанных в листе фонда. Для этого щелкните по ДОБАВИТЬ. Как видите, перед Вами возник список описей фонда, которые Вы ввели, выполняя предшествующее задание. Выберите нужную опись, в которой произошло движение документов. Введите год движения, выберите вид движения, и, самое главное, количество поступивших или выбывших дел, последовательно сохраняя каждую запись (пункт нижнего меню СОХРАНИТЬ). Как Вы уже догадались, перед вводом нового движения следует щелкнуть по кнопке ДОБАВИТЬ внизу.

7. Теперь попробуем создать главный учетный и поисковый справочник – опись. Для этого нам понадобится традиционная опись Можайского УИКА.[304] Выберите подпункт ВЫБОР ФОНДА пункта главного меню РАЗДЕЛЫ. Далее повторите уже знакомую последовательность действий. Щелкните по ДОБАВИТЬ. Введите номер фонда (см. оборот титульного листа описи), заполните данные первого экрана раздела ФОНД (см. пункт 2 задания). Далее выберите подраздел ОПИСЬ пункта главного меню РАЗДЕЛЫ. В ответ на заявление программы о пустоте раздела, щелкните мышью в любом месте. Введите номер описи (она одна единственная) и другие сведения в карточку описи (см. п. 4. задания). Далее начинается ввод данных на уровне единицы хранения. Выберите подпункт ДЕЛО пункта главного меню РАЗДЕЛЫ. Снова отреагируйте на заявление о пустоте раздела щелчком мыши. Перед вами карточка дела. Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Программа попросит ввести номер дела. Откройте первый раздел традиционной описи и ведите номер первого дела (ENTER – ПРИНЯТЬ). Далее в соответствующие поля введите делопроизводственный индекс (номер) дела (если он есть в описи), заголовок дела, крайние даты и количество листов. В поле «Тип документов» выберите из вложенного списка наиболее подходящий тип. Щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ внизу.[305] Далее щелкните по ДОБАВИТЬ и повторите всю процедуру для второго дела. Так введите весь первый раздел описи. Напоследок щелкните по пункту меню СПИСОК и сверьте его с традиционной описью. Теперь надо получить опись в виде отчета. Щелкните по подразделу ОПИСЬ-ТЕКУЩАЯ пункта главного меню РАЗДЕЛЫ. Затем выберите пункт верхнего меню ОТЧЕТЫ – ОПИСИ – «АРХИВНАЯ ОПИСЬ- ТЕЛО ОТЧЕТА». Щелкните по флажку ЭКРАН и кнопке ПЕЧАТАТЬ. Полюбуйтесь результатом и сверьте его с традиционной описью.

8. Получите список фонда. Выберите раздел ВЫБОР ФОНДА главного меню РАЗДЕЛЫ. ENTER. Выберите пункт верхнего меню ОТЧЕТЫ - СПИСОК ФОНДОВ. Программа укажет диапазон дат введенных фондов. Щелкните по флажку ЭКРАН и кнопке ПЕЧАТАТЬ. Просмотрите титульный лист и таблицу (NEXT) списка фондов.

9. Снова обратитесь к WORD for Windows. Прочитайте раздел 10 РЕЖИМ АДМИНИСТРАТОРА руководства пользователя программой (файл manual3.doc. в самораскрывающемся архиве doc.exe на второй инсталяционной дискете). Запишите пункты меню. Закройте файл.

10. Закройте программу АФ и снова загрузите ее под паролем 8 (администратора). Войдите в раздел РЕКВИЗИТЫ АРХИВА. Введите данные о полном и сокращенном названии архива в соответствующие поля. Войдите в раздел ПАСПОРТ. Если программа сообщает, что раздел пуст, выберите пункт ЗАПИСЬ верхнего меню и щелкните по ДОБАВИТЬ НОВУЮ. Если программа выдает список уже готовых паспортов, выберите пункт ЗАПИСЬ верхнего меню и щелкните по ЗАБЛОКИРОВАТЬ, а затем по ДОБАВИТЬ НОВУЮ. Щелкните по кнопке ПОДСЧИТАТЬ внизу. И получите сводные данные паспорта. Щелкните по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН и просмотрите ПАСПОРТ АРХИВА. Закройте программу АФ.

Далее выполняются пункты 9-11 первого варианта задания.

Контрольные вопросы:

1) Почему именно учет документов стал одним из первоочередных направлений компьютеризации архивного дела?

2) В чем важность применения общеотраслевых (типовых) баз данных для ведения учета документов Архивного фонда РФ?

3) Каковы преимущества автоматизированных систем учета перед традиционными учетными справочниками?

4) Назовите основные функции АИПС «Архивный фонд» и «Фондовый каталог субъекта Федерации».

5) Как строится автоматизированная система централизованного учета докумeнтов Архивного фонда РФ?

Литература:

Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ//Отечественные архивы. 1994. Т 2. С.104-106.

Киселев И.Н. Информационная система архива - модель и воплощение// Отечественные архивы. 1997. № 6. С. 28-33.

Кочеткова З.И. Ведение баз данных по учету в ЦАОДМ// Отечественные архивы. 1998. № 2. С. 39-42.

Тема 1.2. Создание учетных документов архива и паспорта архива с помощью программы «Учет архивного фонда»). 8 часов.

Цель работы: освоение студентами методики автоматизированного внутреннего и централизованного учета архивных документов, применяемой в Главархиве г. Москвы, приобретение навыков сравнения программных продуктов.

В результате работы студент должен знать:

- назначение и функции, основы интерфейса программы «Учет архивного фонда»;

- различие между режимом пополнения БД в режиме ФОНД-ОПИСЬ и в режиме АКТ.

В результате работы студент должен уметь:

- настраивать программу «Учет архивного фонда» в режиме администратора, вводить данные пользователей и выбирать формы отчета;

- работать в программе «Учет архивного фонда» в режиме ФОНД-ОПИСЬ, вводить данные из документов внутреннего учет архива (листа фонда, описей) в разделы основного меню программы «Учет архивного фонда» - ФОНД- ПОПОЛНЕНИЕ БД; ОПИСЬ-ПОПОЛНЕНИЕ БД, ЕД. ХРАНЕНИЯ;

- создавать с помощью программы «Учет архивного фонда» лист фонда, книгу учета поступлений архива, список фондов и другие документы внутреннего учета.

Программное обеспечение:

Интегрированная автоматизированная система «Учет архивного фонда» (АО Инсофт).

Раздаточные материалы:

Заполненные листы фондов на два фонда;

опись дел фонда;

руководство пользователя программы «Учет архивного фонда».

Практическое задание 1. – 4 часа.

Перед началом работы вспомните:

1) Какие учетные документы позволяет получить и распечатать программа «Архивный фонд»?

2) Каковы основные документы и дополнительные документы внутреннего учета в государственном архиве?

3) Каковы основные документы и дополнительные документы внутреннего учета в государственном архиве?

Интегрированная автоматизированная система «Учет архивного фонда» (УАФ) предназначена для ведения централизованного учета документов как по архиву, так и по архивохранилищу. Система разработана фирмой «Инсофт» для Московского городского объединения архивов и десяти архивов административных округов г. Москвы.

1.Начните знакомство с программой с демоверсии.

Загрузите Micrоsoft Internet Explorer (Пуск –Программы- Ms. Internet Explorer). В поле “Адрес” введите www.insoft.ru. Дождитесь загрузки сайта.

Щелкните по заставке ДЕМОВЕРСИИ. Дождитесь загрузки страницы.

Щелкните по первой строке ИНТЕГРИРОВАННАЯ АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА МОСКОВСКОГО ГОРОДСКОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ АРХИВОВ. Дождитесь загрузки страницы.

Выберите пункт меню ПОМОЩЬ, войдите в раздел О СИСТЕМЕ, выпишите в тетрадь данные о программе и разработчике. Щелкните по ОК.

Войдите в пункт меню АКТ. Щелкните по НОВЫЙ АКТ слева, самостоятельно определите и запишите последовательность действий для введения в акт переработки описей:

1) введения учетных данных по новой описи № 3.

2) удаления всех дел описи № 3.

Войдите в пункт меню ВЕДЕНИЕ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Самостоятельно установите последовательность действий:

необходимых для введения сведений в лист фонда;

необходимых для ведения списка фондов;

необходимых, для получения сведений о состоянии каждой единицы хранения (внимательно смотрите на разделы главного меню вверху).

Установите и запишите, какие документы внутреннего учета позволяет составить система. Установите и запишите, какие документы централизованного учета позволяет составить система. (Пункт меню ВЕДЕНИЕ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ).

Каким образом можно составить паспорт архива?

2. Теперь переходим к практике. Загрузите программу «УАФ», щелкнув мышью по ПУСК-ПРОГРАММЫ-УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА- АДМИНИСТРАТОР. Программа запустится в режиме администратора. Щелкните мышью по НАСТРОЙКА БД. Создайте БД. Введите в окно СОЗДАНИЕ БД адрес С:/arhive/dbf. Щелкните по СОЗДАТЬ, ОК. Вы вернетесь в основное меню. Щелкните по ФАЙЛЫ ОТЧЕТОВ. Введите в открывшееся окно адрес С:/arhive/reports. Щелкните по SELEKT, ОК.

Щелкните по пункту ПОЛЬЗОВАТЕЛИ главного меню. Вам следует ввести пользователей и присвоить им права, назначить пароли.

Итак, начните с иконки НОВАЯ ЗАПИСЬ внизу (листочек). В поле ФИО введите свою фамилию, присвойте себе функции администратора, щелкнув по флажку и выбрав пункт АДМИНИСТРАТОР из верхнего меню. Укажите пароль «1» и подтверждение «1». Щелкните по иконке СОХРАНИТЬ (дискета внизу).

Система готова к работе. Щелкните по ВЫХОД (дверь).

7. Запустите программу в режиме пользователя. Щелкните мышью по ПУСК-ПРОГРАММЫ-УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА- УАФ.

Найдите вверху строку главного меню. В центре рабочего окна находится название архива. Чтобы начать работу с системой следует ввести свою фамилию и пароль «1».

Программой предусмотрены две системы учета – до сохранения паспорта архива и после сохранения паспорта. Режим учета до сохранения паспорта архива предназначен ля ввода больших массивов информации ЗА ПРЕДЫДУЩИЕ ГОДЫ. Это подготовительный этап учета. После сохранения паспорта этот режим становится недоступным – изменения в данных можно осуществлять только через пункт меню АКТ. Представим себе, что данная система введена в архиве в 2001 году, а учетные документы имеются за 40 лет. Сначала следует ввести данные обо всех фондах и описях архива, отложившихся за 40 лет.

В режиме первоначального пополнения данных основными являются три пункта: ФОНД-ОПИСЬ-ЕД.ХР. Работа начинается с пункта меню ФОНД. Режим описи становится активным после ввода и выбора фонда, чтобы не нарушить сквозную нумерацию описей в рамках фонда.

8. Щелкните мышью по пункту главного меню ФОНД. Затем выберите пункт ПОПОЛНЕНИЕ БД. Возьмите лист первого фонда. Введите в карточку фонда сведения о фонде:

номер фонда,

категорию фонда (выберите, исходя из его ценности),

состояние фонда (щелчок по стрелке справа В НАЛИЧИИ);

информацию о поступлении (введите дату первого поступления с листа фонда);

введите номер архивохранилища в поле АРХИВОХРАНИЛИЩЕ 1;

количество неописанных материалов в поле НЕОПИСАНЫЕ МАТЕРИАЛЫ;

от кого поступили материалы (от фондообразователя).

Остальные поля карточки фонда недоступны, так как данные следует вводить в пункте главного меню ОПИСЬ.

Однако заполнение карточки фонда еще не закончено. Щелкните по вкладке НАЗВАНИЕ ФОНДА, укажите последовательно все названия фонда, указанные в первом разделе листа фонда и их крайние даты (поля НАЗВАНИЕ ФОНДА, ДАТА НАЧАЛЬНАЯ, ДАТА КОНЕЧНАЯ),

Внимание!

После ввода каждого названия фонда надо его сохранить (щелкните по пиктограмме с желтой дискетой внизу). Если название фонда не имеет точных крайних дат, следует вручную расположить названия в той последовательности, в которой они приведены в листе фонда (используйте кнопки со стрелочками вверх-вниз). Предварительно нужно выделить мышью строку с названием, а затем переместить его вверх или вниз нужной кнопкой. Еще раз сохраните данные в конце. Щелкните по иконке с дверью внизу.

Щелкните по вкладке АННОТАЦИЯ. Введите краткую аннотацию документов фонда (виды документов, тематика). Сохраните данные. Щелкните по иконке с дверью внизу.

Вкладку СОСТАВ ФОНДА не трогайте, она заполнится автоматически. Щелкните по иконке с дверью внизу. Если Вы забыли сохранить данные, появится «вопрошающее» окно. Выберите ВЫХОД С ПРОВЕРКОЙ. Ни в коем случае не выбирайте ОТМЕНИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ! Тогда все Ваши старания пропадут втуне, и новые данные будут уничтожены!

Аналогичным образом введите данные со второго листа фонда и из описи фонда (ФОНД-ПОПОЛНЕНИЕ БД).

9. Введите данные о количестве единиц хранения описей фонда 1, 2 (листы фонда) и 3 (опись фонда). Для этого нужно войти в раздел ОПИСЬ. Должно быть, Вы заметили, что после сохранения первой карточки фонда, этот пункт меню стал активным. Однако для того, чтобы ввести данные в раздел ОПИСЬ, сначала следует найти фонд, описи которого Вы будете вводить. Для этого нужно войти в пункт меню ФОНД-ВЫБОР ФОНДА

Перед Вами возникнет форма для ввода критериев поиска. Осуществите поиск фонда по ряду критериев (номер, состояние – в наличие). Щелкните по иконке ПОИСК (красная лупа внизу). Самый простой способ получить список всех введенных фондов – щелкнуть по иконке ЛУПА внизу, вообще не вводя критериев поиска. Наведите курсор на название первого фонда в списке, дважды щелкните по номеру фонда. Появится карточка фонда. Теперь можно приступить к вводу сведений об описях фонда.

Щелкните мышью по пункту главного меню ОПИСЬ. Появится карточка описи первого фонда.

Возьмите лист соответствующего фонда и поочередно внесите сведения о каждой описи: номер описи, название описи, тип описи и способ воспроизведения выберите из списка (стрелка справа) по смыслу. В поле КОЛИЧЕСТВО ТОМОВ поставьте 1, в поле АННОТАЦИЯ впишите краткую характеристику состава и содержания документов описи; в поле СРОК ХРАНЕНИЯ – впишите «постоянно». Обязательно проставьте количество единиц хранения в описи (см. лист фонда) и крайние даты документов описи (см. там же). Щелкните по пиктограмме СОХРАНИТЬ (дискета внизу). Если вы забыли сохранить и щелкнули по ВЫХОД, выберите в появившемся окне ВЫХОД С ПРОВЕРКОЙ.

Таким же способом (ОПИСЬ-ПОПОЛНЕНИЕ БД) введите сведения обо всех описях данного фонда.

Затем найдите второй фонд (ФОНД-ВЫБОР ФОНДА). Введите сведения с Листа фонда обо всех описях данного фонда.

Затем возьмите опись фонда и введите данные об этой описи.

Откройте пункт главного меню ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ и введите заголовки пяти дел из описи. В данный момент вы создаете не только учетный, но и поисковый справочник - архивную опись.

10. Осуществите поиск информации об описях введенных фондов.

Для этого выберите пункт главного меню ОПИСЬ-ВЫБОР ОПИСИ.

Появится окно для установки критериев поиска. Осуществите поиск по названию описи. Для этого абсолютно необязательно вводить в поле НАЗВАНИЕ ОПИСИ все названия. Достаточно одного слова. Но при этом следует выполнять правила составления запроса:

%отдел% – слово встречается в любом месте названия;

отдел% – слово встречается обязательно в начале названия;

%отдел – название заканчивается данным словом;

%отдел%кадро%управления% – любое сочетание слово+слово+слово.

Отметьте внизу флажок СООТВЕТСТВИЕ ХОТЯ БЫ ОДНОМУ УСЛОВИЮ. Щелкните по кнопке ПОИСК внизу.

Аналогичным способом осуществите поиск по крайним датам документов описей; по аннотации описи. В результате всех усилий перед Вами появится список описей. Просмотрите карточки найденных описей, щелкая по номеру описи.

Найдя опись, попробуйте найти введенные дела. Осуществите поиск по ключевому слову (хотя бы одно слово из заголовка дел, которое Вы помните).

Обратите внимание, что режим АКТ недоступен.

11. Откройте пункт главного меню СОСТАВЛЕНИЕ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Попробуйте самостоятельно, следуя указаниям программы, составить список фондов архива, реестр описей любого из введенных Вами фонда, лист одного из фондов. Сравните полученный из БД Лист фонда с оригиналом. Какие разделы листа фонда остались незаполненными?

В тетради составьте сравнительную характеристику программ «АРХИВНЫЙ ФОНД» И «УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА» с точки зрения требований к оборудованию, функций, оптимизации учета, удобства интерфейса, отчетов, стоимости. Сделайте заключение пользователя.

Контрольные вопросы.

1) В чем сходство и различие функций программ «Архивный фонд» и «Учет архивного фонда»?

2) Какие учетные документы Вы можете получить в качестве отчетов с помощью программ «Архивный фонд» и «Учет архивного фонда»?

3) Каковы достоинства и недостатки каждой из программ с точки зрения архивиста, использующего их для организации автоматизированного учета в архиве?

4) Какие разделы Листа фонда Вам не удалось составить в данном режиме?

Литература:

Горенек Т.Н. Компьютеризация Московских архивов: от простой БД к интегрированной информационной системе. 1986-2002 гг.//Отечественные архивы. 2002. № 5. С. 20-26.

Практическое задание № 2 – 4 часа.

Программное обеспечение:

Интегрированная автоматизированная система «Учет архивного фонда» (АО ИНСОФТ).

Руководство пользователя.

Раздаточные материалы:

Лист фонда, акты приема-передачи дел, выделения дел на уничтожение, научно-технической обработки фондов.

Перед началом работы вспомните:

1) Каковы правила заполнения листа фонда?

2) Какие виды актов фиксируют изменения в составе документов архива и движение документов?

1. Откройте программу «УАФ» в режиме пользователя (ПУСК ПРОГРАММЫ-УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА-УЧЕТ АРХИВНОГО ФОНДА). Свою фамилию Вы, конечно, не забыли. Введите ее и пароль – «1» – в соответствующие поля.

Обратите внимание, что режим АКТ недоступен. (Попробуйте ввести сведения об акте АКТ-НОВЫЙ АКТ). Для введения сведений по акту приема-передачи документов необходимо сначала создать и защитить паспорт архива. Щелкните мышью по пункту главного меню ВЕДЕНИЕ ПАСПОРТОВ, выберите СОЗДАНИЕ, щелкните по ДА. Программа попросит вас подождать, потом заверит, что паспорт архива создан. Но Вы ничего не видите. Чтобы посмотреть на результат своих трудов, щелкните по ОК, выберите в пункте меню ВЕДЕНИЕ ПАСПОРТОВ подпункт ПРОСМОТР. Щелкните по иконке с красной лупой внизу. Пролистайте полученный паспорт (вкладки сверху). Вы убедитесь, что большинство разделов пусты, однако программа честно подсчитала введенные вами данные и свела их воедино в разделе 1 и разделе 3.1.

Следует защитить паспорт от удаления. Выберите ВЕДЕНИЕ ПАСТОРТОВ-КОРРЕКТИРОВКА, щелкните по иконке с галочкой внизу. На вопрос программы о защите паспорта выберите ответ «ДА». Убедитесь в том, что напротив даты создания Вашего паспорта появилась красная отметка «ЗАЩИЩЕН».

1. Для начала работы с актами необходимо снова перенастроить программу в режиме АДМИНИСТРАТОРА.

Отныне, после сохранения паспорта архива, все изменения в количестве дел фонда осуществляются через пункт меню АКТ. Подумайте, почему?

Щелкните по пункту меню ВЫХОД. Запустите программу заново в режиме АДМИНИСТРАТОРА. (Придется заново ввести пароль).

Снова щелкните по пункту меню ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ-НОВЫЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ. Введите имя (запомнив его), пароль «2», подтверждение «2».

Теперь предстоит самое интересное. Следует создать новую роль – «НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА УЧЕТА». Для этого щелкните по кнопке РЕДАКТОР РОЛЕЙ (театральная маска внизу). На экране появится окно редактирования ролей. Щелкните по пиктограмме НОВАЯ РОЛЬ (листочек внизу) мышкой, впишите в окно название роли «НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА УЧЕТА», ОК. Поставьте флажки в полях АКТ (просмотр, пополнение БД) и в других полях. Щелкните по СОХРАНИТЬ (дискета внизу). Щелкните по пиктограмме ВЫХОД внизу. В окне ПОЛЬЗОВАТЕЛИ, с которого Вы начинали работу, в поле РОЛЬ выберите новую роль «НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА УЧЕТА». Щелкните по дискете внизу (СОХРАНИТЬ) и по иконке ВЫХОД.

Далее закройте программу и снова запустите ее под именем и с паролем НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА УЧЕТА в режиме пользователя.

Выберите пункт меню АКТ– НОВЫЙ АКТ. Возьмите лист фонда, введите данные из раздела ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ об актах приема-передачи дел, выделения дел на уничтожение, научно-технической обработки фондов. Найдите в листе фонда раздел УЧЕТ НЕОПИСАННЫХ МАТЕРИАЛОВ, введите данные о поступлении материалов россыпи. Найдите дату первого поступления россыпи. Введите в меню НОВЫЙ АКТ номер фонда, дату акта (первая графа - дата первого поступления россыпи), выберите тип акта – приема-передачи. В поле «Откуда поступили документы» введите – от фондообразователя. В поле ИСПОЛНИТЕЛЬ 1 введите свою фамилию. Щелкните по дискете внизу, чтобы сохранить запись.

Новый акт создан, но не зарегистрирован.

Чтобы заполнить нижнюю часть акта о движении документов не выходя из режима АКТ, щелкните по пункту главного меню ФОНД - ПОСТ. НЕОПИСАННЫХ МАТЕРИАЛОВ. Введите крайние даты поступившей россыпи и количество единиц хранения (из листа фонда). Щелкните по дискете внизу (СОХРАНИТЬ).

В пункте меню АКТ щелкните по АКТ - РЕГИСТРАЦИЯ АКТА - ДА - ОК. Теперь акт зарегистрирован, а сведения о движении документов внесены в систему.

Таким же образом зарегистрируйте другое поступление россыпи. АКТ-НОВЫЙ АКТ; ФОНД- ПОСТУПЛЕНИЕ НЕОПИС. ДОКУМЕНТОВ; АКТ-РЕГИСТРАЦИЯ АКТА.

Выбытие россыпи вследствие составления описей на дела регистрируется более сложно.

АКТ-НОВЫЙ АКТ. В поле ТИП АКТА – выберите АКТ ОПИСАНИЯ.

Далее, не выходя из режима АКТ, выберите пункт ФОНД в главном меню, подпункт – ВЫБЫТИЕ НЕОПИСАННЫХ МАТЕРИАЛОВ, введите по листу фонда количество и даты выбывшей россыпи, т.е. всю россыпь. Сохраните (дискета внизу).

Выберите пункт меню ОПИСЬ, который стал активным, а в нем – НОВАЯ ОПИСЬ. Введите по листу фонда номер описи, введите название описи, крайние даты материалов, количество единиц хранения. Выйдите из режима описи через дверь внизу (иконка), сохранив изменения, сохраните изменения в режиме АКТ, зарегистрируйте АКТ. (АКТ- РЕГИСТРАЦИЯ АКТА).

Разделавшись с учетом россыпи, оформите все акты на поступление описанных материалов. Для этого возьмите сведения из листа фонда – раздел «УЧЕТ ОПИСАННЫХ МАТЕРИАЛОВ». Если Вы еще не догадались, как создается акт поступления описи, действуйте так:

АКТ- НОВЫЙ АКТ, ввод номера фонда, даты акта (все та же первая графа), ТИП АКТА – ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ. Сохраните. Далее, не выходя из пункта меню АКТ выберите пункт меню…правильно, ОПИСЬ -НОВАЯ ОПИСЬ. Введите сведения о новой описи (кроме первой, данные о которой вы уже ввели). Сохраните. Зарегистрируйте акт.

Теперь заново составьте ЛИСТ ФОНДА. (ВЕДЕНИЕ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ - ЛИСТ ФОНДА-ВЫБРАТЬ ФОНД). Почувствуйте разницу – в данном случае заполнены раздел 3 и 4 листа фонда о движении неописанных и описанных документов.

Создайте СВЕДЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ В СОСТАВЕ ДОКУМЕНТОВ ФОНДА; посмотрите, какие изменения в объеме фонда произошли.

Дополните заключение, сделанное на последнем занятии.

Контрольные вопросы.

1) Какова последовательность внесения изменений в учетные данные после сохранения паспорта архива? Чем вызвана эта последовательность?

Литература:

Горенек Т.Н. Компьютеризация Московских архивов: от простой БД к интегрированной информационной системе. 1986-2002 гг.//Отечественные архивы. 2002. № 5. С. 20-26.

Часть 2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫЕ АРХИВНЫЕ СПРАВОЧНИКИ (АИПС) 12 часов.

Тема 2.1. Создание электронной архивной описи в СУБД FoxPRO for Windows. – 4 часа

Цель работы: изучение применения технологии баз данных при создании автоматизированных информационно-поисковых систем.

В результате работы студент должен знать:

- классификацию и основы построения архивных АИПС;

- преимущества и недостатки реляционных СУБД при создании архивных АИПС;

- принцип преемственности традиционных и автоматизированных архивных справочников и его осуществление на практике.

В результате работы студент должен уметь:

- выступить в роли постановщика задачи и разработать техническое задание при создании АИПС на базе архивной описи.

Программное обеспечение:

СУБД FOX PRO for Windows от 2.6.

Раздаточные материалы:

Опись фонда.

Практическое задание

Перед началом работы вспомните:

1) Что понимают под базой данных?

2) Какова структура баз данных и в чем особенности реляционной модели данных?

3) Каковы этапы создания баз данных?

4) Каковы разновидности архивных АИПС?

Автоматизированные информационно-поисковые справочники в архивах создаются для усовершенствования научно-справочного аппарата, многоаспектного целевого поиска ретроспективной документной информации.

Создание АИПС включает в себя несколько этапов.

1. Общая постановка задачи, расчет затрат на внедрение АИПС, расчет экономической эффективности внедрения АИПС.

2. Создание инфологической модели БД. На этом этапе над проектом АИПС работает архивист. Определяется тема или комплекс документов, тип АИПС (межфондовая, межархивная), определяются объекты описания и их атрибуты, назначаются индентификаторы объектов и определяются типы связей между объектами.

3. Создание даталогической модели БД. На этом этапе архивист работает совместно с программистом. Происходит выбор модели (структуры данных), в соответствии с ней проводится структурирование данных, нормализация таблиц, выбор ключей, выбор СУБД.

4. Создание физической БД. На этом этапе программист реализует средствами конкретной системы управления базами данных СУБД проект АИПС.

Информация в БД типа d_BASE, к которым относится СУБД FoxPRO, хранится в двумерных таблицах. Столбец таблицы называется полем, строка - записью. Файл-таблица имеет произвольное (любое) имя и расширение *.DBF.

Создать *.DBF -файл значит определить название, тип и длину (в символах) каждого столбца таблицы.

Создайте файлы fond.DBF, opis.DBF, delo_1.DBF и delo_2.DBF.

Загрузите FoxPRO.

Найдите в меню пункт ФАЙЛ, щелкните по нему, найдите в подменю пункт СОЗДАТЬ, щелкните по нему.

Появится диалоговое окно СОЗДАТЬ. Щелкните по «Таблица.DBF.»

Появится диалоговое окно СТРУКТУРА ТАБЛИЦЫ. Введите имена полей, типы и размеры.

Правила по которым можно давать имена полям:

- только латинские буквы;

- не больше 10 знаков;

- нельзя использовать пробел;

- вместо пробела можно использовать подчеркивание:delo_n4;

- нельзя начинать имя поля с цифры, но цифры использовать можно.

Например:

Nomer_fond (“а” не поместилось, т. к. это 11-й знак)

Типы полей:

Carascher - символьное, т.е. текст (размер до 254 байт);

Numeric - число, можно дробь (до 10 байт);

Data - дата, (8 байт: 00.00.00);

Logical - требующее ответа да или нет (всегда 1 байт: 0 или 1);

Memo - примечание. Размер не ограничен, но поиск зачастую затруднен;

General - вставка объекта (картинки, текста), созданного другой программой.

После ввода всех полей щелкните ОК.

Сохраните таблицу под соответствующим именем.

Программа предложит ввести записи. Введите 10 записей в таблицу

delo_1.DBF и delo_2.DBF.В остальные - по одной записи.

Для ввода примечаний: {CTRL+PGDN}

Сохранить данные и закончить ввод:{CTRL+F4} или ФАЙЛ - ЗАКРЫТЬ. Данные сохранятся автоматически.

2. Загрузите сначала одну таблицу.

БАЗА ДАННЫХ - ПРОСМОТР-ОТКРЫТЬ

Укажите диск, каталог и файл нужной таблицы.

3. Загрузив таблицу delo_2.DBF., найдите в ней все записи, в которых упоминаются приказы. ЗАПИСЬ-ПОИСК.

В окне ПОИСК щелкните по «Для» откроется окно ГЕНЕРАТОРА ВЫРАЖЕНИЙ. Слева выберите поле, дважды щелкните по нему (вам нужно поле с видами документов). Появится окно с именем таблицы - имя поля. Введите значение поля в кавычках: "Приказы" (все, что не число, вводится в кавычках). Щелкните по «ОК».

Придумайте и выполните еще несколько условий поиска для всех файлов.

4. Редактирование таблицы.

Добавьте еще запись в таблицу delo_2.DBF.

Откройте ее (п.2). Выберите режим просмотра (табличный или по записям). Добавьте пустую строку в конце таблицы: {CTRL+N}. Введите информацию.

Измените данные в уже готовом поле: дважды щелкните по нему и введите новые данные.

Удалите последнюю запись таблицы delo_2.DBF. Найдите обреченную запись. Щелкните мышью на темном прямоугольнике слева от соответствующей строки таблицы. Найдите в меню БАЗА ДАННЫХ, щелкните, УДАЛИТЬ (УПАКОВАТЬ), щелкните, ДА. Другой вариант - ЗАПИСЬ, УДАЛИТЬ.

Добавьте в файл fond.DBF поле "Opisi" для внесения сведений о количестве описей каждого фонда. ОКНО – ВИД. Откройте изменяемую таблицу. Щелкните по УСТАНОВКА. Появится диалоговое окно УСТАНОВКА. Щелкните по СТРУКТУРА – ИЗМЕНИТЬ. Появится окно СТРУКТУРА ТАБЛИЦЫ. Листайте список полей до конца. Установите курсор на нижнем, пустом поле. Введите его характеристики (имя, тип и размер).

Основы информационного поиска.

Завершите ввод 10 записей в файлы fond.dbf, opis.dbf,delo.dbf, delo1.dbf.

1. Отсортируйте записи таблицы delo1.dbf по возрастанию N фонда, описи, дела и записи.

Открыть нужную таблицу. ОКНО-ВИД-ПРОСМОТР. БАЗА-СОРТИРОВКА

Выберите поле в списке "ВСЕ ПОЛЯ", дважды щелкните на нем.

Выберите сортировку по возрастанию или убыванию, щелкните на соответствующем флажке.

Выберите следующее поле аналогично, щелкните на флажке ВОЗР/УБЫВ. СОХРАНИТЬ, введите имя файла. Щелкните по «OK».

2. Проиндексируйте записи таблицы delo1.dbf по алфавиту видов документов. В меню найдите пункт БАЗА - НАСТРОЙКА.

В области ИНДЕКСЫ – ДОБАВИТЬ, дайте индексу имя с расширением CDX (комплексный самообновляющийся индекс) и именем delo1, сохраните его.

В списке ПОЛЯ щелкните по имени поля, по которому будет проводиться индексирование. Выберите по возрастанию или убыванию будете индексировать, щелкните на соответствующем флажке. Введите следующее имя поля и снова щелкните на флажке ВОЗР/УБЫВАНИЯ. Щелкните по ДОБАВИТЬ, OK.

3. Осуществите поиск всех протоколов в фонде Можайского УИКА.[306]

ЗАПИСЬ-ИСКАТЬ. Так можно искать только по проиндексированному полю. Появится КОНСТРУКТОР ВЫРАЖЕНИЙ. В области «значение для SEEK» ввести значение для поиска в кавычках, если это текст ("протоколы"). Щелкните по OK.

4. Осуществите поиск всех документов фонда, автором которых является Можайский УИК.

Найдите дело N 5. ЗАПИСЬ-НАЙТИ. Индекс не важен.

Щелкните по «FOR». (Для)

Выберите поле в списке «ПОЛЕ», дважды щелкните по нему.

Поставьте логический оператор (в данном случае =) и введите значение (в кавычках, если это текст): автор=”Можайский УИК”. Щелкните по «OK».

5. Осуществите поиск всех документов, где упоминается о съездах Советов.

ПРАВКА – НАЙТИ. Без всяких кавычек введите «Съезд» и нажмите «OK».

6. Осуществите поиск всех протоколов Можайского УИКА в 1 описи фонда Можайского УИКА. Для этого нужно построить запрос: ФАЙЛ-СОЗДАТЬ. Щелкните по флажку ЗАПРОС – СОЗДАТЬ.

В поле «Критерии отбора» введите поля, операторы и их значения (вид_документов- похоже на- “Протоколы” и др.)

Выберите поля результата.

Щелкните по ВЫПОЛНИТЬ ЗАПРОС.

Контрольные вопросы:

1) Назовите этапы создания АИПС. Какова роль архивиста на каждом из этапов?

2) Назовите известные вам модели (структуры) данных.

3) В чем преимущества и недостатки реляционной модели данных?

4) Какова методика поиска информации в АИПС?

5) Каким образом облегчается труд составителя электронной описи по сравнению с традиционной?

6) В чем преимущества электронной описи перед традиционной с точки зрения методики поиска информации?

Литература:

Гарскова И.М. Базы и банки данных в исторических исследованиях. М., 1994. Часть 2. Технология баз данных. С.47-84.

Киселев И.Н. Об автоматизации НСА к архивным документам// Информационный бюллетень ассоциации “История и компьютер”. М., 1998. № 23. С.22-30. http://aik.barnaul.ru/aik/bullet/23/bullet23.html

Тема 2.2 .Информационно-поисковые функции программы «Архивный фонд».4 или 8 часов.

Цель работы: освоение студентами информационно-поискового модуля общеотраслевой программы «Архивный фонд». В результате работы студент должен знать:

основы информационного поиска в АИПС (контекстного поиска, поиска по ключевому слову, по классификатору).

В результате работы студент должен уметь:

- вводить данные в БД программы «Архивный фонд» из путеводителя и описей, формируя электронный путеводитель (в при работе с третьей версией программы – путеводитель, опись и каталог);

- редактировать рубрикатор программы «Архивный фонд»;

- осуществлять поиск информации во всех режимах, предусмотренных пунктом меню ФИЛЬТР;

- формировать отчеты.

Программное обеспечение:

1. Программа “АРХИВНЫЙ ФОНД” (АФ) 2.0 или 3.0 for Windows (Федеральная архивная служба). См. соответственно варианты 1 и 2 задания.

Раздаточные материалы:

Опись фонда[307], путеводитель по фондам архива, «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (советский период).

Для работы с третьей версией программы дополнительно понадобятся дела (2 дела на каждого студента) или CD-ROM Компьютерная обучающая система «Архивистика» (М.: РГГУ, 2000).

Вариант 1. (Для второй версии программы АФ).

Практическое задание - 4 часа.

Перед началом работы вспомните:

1) Основные информационно-поисковые справочники архива.

2) Место в системе НСА путеводителя по архиву, состав характеристики фонда в путеводителе.

3) Методику описания документов в путеводителе.

4) Назначение и структуру Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

1. Итак, приступим к созданию электронного путеводителя. Загрузите программу «Архивный фонд». ПУСК-ПРОГРАММЫ-АРХИВНЫЙ ФОНД-АРХИВНЫЙ ФОНД. Введите пароль «2». Обычно для создания электронного путеводителя используется традиционный путеводитель. Возьмите традиционный (т.е. изданный типографским способом) путеводитель по архиву. Выберите индивидуальную характеристику фонда. Введете сведения о выбранном фонде в базу данных. Введите в раздел ФОНД поисковые данные о фонде (название, номер фонда, количество единиц хранения, историческую справку, аннотацию и др.)

Для этого щелкните мышью по пункту ФОНД главного меню. Появится список фондов, введенных ранее. Щелкните по ENTER. Щелкните по пункту ДОБАВИТЬ нижнего меню. Введите номер фонда (ENTER, ПРИНЯТЬ), полное и сокращенное название фонда, исторический период (1-совесткий, 0 – дореволюционный), тип фонда. Надеюсь, Вам не надо объяснять, что означают аббревиатуры упр., л/п, л/c, НТД, кино, фото и др.? Введите крайние даты документов фонда. Щелкните по СОХРАНИТЬ, СЛЕДУЩИЙ ЭКРАН. Все эти операции Вам уже знакомы по выполнению задания № 1.

Щелкните по пункту нижнего меню РЕДАКТИРОВАТЬ. К этому пункту следует обращаться каждый раз после сохранения данных.

Введите объем единиц хранения в соответствующее поле. СОХРАНИТЬ - СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН.

Введите ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ И АННОТАЦИЮ в соответствующее поле. Для этого надо щелкнуть по РЕДАКТИРОВАТЬ в нижнем меню, затем по ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА, РЕДАКТИРОВАТЬ, ввести текст исторической справки из путеводителя, щелкнуть по СОХРАНИТЬ - СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН.

Введите ключевые слова в поля ПЕРСОНАЛИИ, ГЕОГРАФИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ, ТЕМАТИКА. Персоналии – фамилии, географические сведения – географические названия, упоминаемые в аннотации фонда, тематика – ключевые слова, передающие содержание документов. Виды документов не являются ключевыми словами. Каждое ключевое слово вводится в отдельную строчку, после ввода следует нажать F4. Для выхода из режима ввода ключевых слов следует нажать ESC.

2. В том случае, если характеристики фонда нет в традиционном путеводителе (допустим, он устарел), для ввода данных используется опись фонда. Возьмите опись фонда. Начните все сначала. Войдите в раздел ФОНД. Щелкните по ДОБАВИТЬ. Введите номер нового фонда. Введите в раздел ФОНД последнее название фонда, а раздел ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ первые названия фонда (см. оборот титульного листа описи). Каждое переименование вводится отдельно, с датами.

3. Вернитесь в раздел ФОНД. Введите историческую справку (см. предисловие к описи), АННОТАЦИЮ (см. собственно опись), ключевые слова – ТЕМАТИКУ, ГЕОГРАФИЮ, ИМЕНА (см. указатели к описи). Аннотацию надо составить на основе описи. Как обычно, нажимайте СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН, пока не найдете нужные поля.

4. Вызовите преподавателя, и в его присутствии осуществите поиск информации.

Войдите в пункт верхнего меню ФИЛЬТР.

Осуществите поиск по введенным Вами:

- переименованиям;

- ключевым словам;

- тексту исторической справки или аннотации.

Если Вы не помните введенных Вами ключевых слов, щелкните по пункту меню СПИСОК справа.

6.Откройте пункт меню ОТЧЕТЫ и просмотрите несколько файлов отчетов, обязательно загрузите путеводитель (щелкните по разделам оглавления) и указатели к нему.

Закройте АРХИВНЫЙ ФОНД (РАЗДЕЛЫ-ВЫХОД).

7. Откройте программу АРХИВНЫЙ ФОНД в режиме администратора (введите пароль «3»). Откройте пункт меню РУБРИКАТОР. Щелкните по ДОБАВИТЬ. Введите рубрику 6. (Государственные учреждения советского периода). Нажмите CTRL-N. Введите подразделы 6.1-6.9., используя соответствующий раздел традиционной СХЕМЫ ЕДИНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период). Замените буквенно-цифровые индексы на цифровые по смыслу. Закройте программу.

8. Запустите программу в режиме редактора (пароль «2»). Найдите в списке фондов введенные Вами фонды. Проставьте рубрику. Сохраните.

9. Пометьте к уничтожению фонд Можайского УИКА. (ЗАПИСЬ-УДАЛИТЬ-ДА). Покажите результаты работы преподавателю.

10.Уничтожьте запись о Можайском УИКЕ. Закройте АФ. Загрузите АФ в режиме администратора (пароль «3»). Щелкните по СЖАТИЕ БД-ДА-ENTER.

11. Убедитесь, что запись уничтожена. Закройте АФ. (ВЫХОД).

12. Загрузите АФ в режиме редактора (пароль «2»). Просмотрите список фондов (раздел ФОНД) и убедитесь, что фонда Можайского УИКА в нем нет.

Вариант 2. (Для третьей версии программы АФ).

Практическое задание - 8 часов.

Цель работы: осуществить описание документов на трех уровнях (фонда, дела, документа), и создать информационно-поисковые архивные справочники (путеводитель, опись и каталог).

Перед началом работы вспомните:

1) Основные информационно-поисковые справочники архива.

2) Назначение и место в системе НСА путеводителя по архиву, состав характеристики фонда в путеводителе.

3) Назначение и место в системе НСА архивной описи. Элементы информации в описании единицы хранения.

4) Назначение и место в системе НСА архивных каталогов. Виды каталогов.

5) Назначение и структуру Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР.

Работа 1. 4 часа. Описание на уровне фонда, описи, единицы хранения.

1. Итак, начнем работу по созданию электронного НСА с уровня фонда. Т.е. с путеводителя.

Загрузите программу «Архивный фонд 3»: ПУСК-ПРОГРАММЫ-АРХИВНЫЙ ФОНД-АРХИВНЫЙ ФОНД3. Введите пароль «2». Перед Вами появится список фондов. Нажмите ENTER. Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу (Более быстрый вариант – выбрать пункт верхнего меню ДОБАВИТЬ). Программа запросит номер фонда («Введите номер нового фонда»). Возьмите традиционный путеводитель по архиву. Выберите индивидуальную характеристику фонда. Обратите внимание на то, что номер фонда состоит из трех частей. Поле «Период» предназначено для ввода буквы, если номер фонда в путеводителе состоит из буквы и цифры. Так как в областных и краевых архивах нумерация фондов ведется раздельно для периодов до октября 1917 года и после этой разделительной даты, перед номером фонда может стоять буква «Д» (дореволюционный) или «Р» (советский, послереволюционный). Введите эту букву в первое поле. Если ее нет, ничего не вводите. «Цифры» - это уникальный номер фонда, который следует посмотреть в кратких справочных данных о фонде, «литер» - это буквенное обозначение для фондов, находящихся на депозитарном хранении. В данном случае оно не понадобится, это поле можно оставить незаполненным. Щелкните по ENTER, ПРИНЯТЬ. Отнеситесь к номеру внимательно. [308]

2. Перед Вами появится первый экран меню ФОНД. Введите полное последнее название фондообразователя (с него начинается характеристика фонда в традиционном путеводителе) в поле «Название фонда». Если в скобках после полного название приведено сокращенное (например, МГИАИ), введите и его – в поле «Сокращенное название фонда». Введите исторический период (1-советский, 0 – дореволюционный), выберите тип фонда исходя из состава документов, указанного в характеристике фонда. Введите крайние даты документов (только годы!) в поля «Даты документов». Щелкните по кнопке СОХРАНИТЬ внизу. Все эти операции Вам уже знакомы по выполнению задания № 1. Но сейчас наша задача – не подсчитать учетные данные, а отразить состав и содержание документов архива.

3. Щелкните по СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН, «Редактировать» (внизу). Введите в верхнюю таблицу сведения о количестве ед.хр. (из кратких справочных данных о фонде). Сохраните данные.

4. Дважды щелкните по кнопке СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН. Перед вами появится экран СОСТАВ НСА К ДОКУМЕНТАМ ФОНДА, а в нем кнопки ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА; АННОТАЦИЯ. Щелкните по пункту нижнего меню РЕДАКТИРОВАТЬ. К этому пункту следует обращаться каждый раз после сохранения данных. Щелкните по кнопке ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА. Откроется окно для ввода исторической справки о фонде. Еще раз щелкните по кнопке РЕДАКТИРОВАТЬ в нижней части данного окна. В окне появится курсор. Введите историческую справку о вашем фондообразователе (в традиционном путеводителе она помещается мелким шрифтом сразу после названия фондообразователя и кратких справочных данных о фонде). Щелкните по СОХРАНИТЬ, ВЫХОД в нижней части окна.

Далее щелкните мышью по кнопке АННОТАЦИЯ. Появится окно для ввода аннотации документов фонда. Как вы помните, аннотация документов – это основная часть характеристики фонда в путеводителе. Она приводится вслед за исторической справкой. Смысл ее в том, чтобы исследователь мог понять, нужны ли для работы по его теме материалы данного фонда, и стоит ли обращаться к описям фонда для более детального поиска. Нашли по данному описанию аннотацию в традиционном путеводителе? Тогда щелкните по кнопке РЕДАКТИРОВАТЬ в нижней части окна и введите аннотацию в наш электронный путеводитель. Щелкните по СОХРАНИТЬ, ВЫХОД в нижней части окна.

5. Поисковые возможности нашего электронного путеводителя увеличатся, если мы создадим к нему указатели – предметный, именной и географический. Этим мы и займемся сейчас. Щелкните по кнопке ПЕРСОНАЛИИ внизу. Откроется окно именного указателя. Курсор уже стоит в верхней строчке. Сюда Вы можете ввести фамилию, имя, отчество фондообразователя (если вы описываете личный фонд) и все другие фамилии, упомянутые в исторической справке и аннотации. Для ввода следующей фамилии нажмите F4. По окончании ввода последней фамилии нажмите ESC. Если фамилий в характеристике фонда нет, выйдите из данного окна, не заполняя его (ESC). Затем щелкните по кнопке РЕДАКТИРОВАТЬ внизу и затем – по кнопке ГЕОГРАФ. СВЕДЕНИЯ. Как минимум, сюда надлежит внести название губернии и уезда (области, края, района), где функционировал (родился, творил) фондообразователь. Далее возвращаемся в окно Состав НСА К ДОКУМЕНТАМ ФОНДА (ESC), снова выбираем РЕДАКТИРОВАТЬ в нижнем меню и нажимаем на кнопку ТЕМАТИКА. Вы должны ввести ключевые слова в предметный указатель путеводителя. Еще раз напоминаем, что виды документов (протоколы, приказы) не являются ключевыми словами. Ключевые слова (дескрипторы) раскрывают содержание документов. Например, для фонда МГИАИ ключевыми словами можно считать: «историко-архивоведение», «высшее образование», «архивы», «архивное дело», «историческая наука», «историческое образование», «культура», «студенты», «высшие учебные заведения» и др. Каждое ключевое слово вводится в отдельную строчку, после ввода следует нажать F4. Для выхода из режима ввода ключевых слов следует нажать ESC.

6. Теперь следует отнести наш фонд к определенному разделу путеводителя. Для этого снова щелкните по «Редактировать» (внизу). При этом активизируется кнопка «Рубрика». Щелкните по ней. Если рубрикатор уже введен в программу, Вам остается только выбрать стрелочками подходящую по смыслу рубрику, а затем щелкнуть по ENTER.

Если рубрикатора нет, ваша задача усложняется. Сохраните данные и закройте программу. Снова откройте программу АФ3 с паролем «8» (Администратора). Выберите пункт основного меню «Рубрикатор». Введите слева цифру «1», название рубрикатора: «Оглавление путеводителя». Введите рубрики:

Фонды Московского царства.

Фонды Российской империи.

Фонды Временного правительства.

Фонды Советского государства.

Фонды Российской Федерации.

Определите, к какому периоду относится Ваш фонд. Откройте оглавление традиционного путеводителя и внесите несколько подразделов данного раздела, в том числе подраздел, к которому относится выбранный фонд. При этом номера подразделов должны быть связаны с номером раздела – например, для раздела 1.2. подразделы 1.2.1, 1.2.2., 1.2.3. и др. После каждого подраздела нажимайте F4. Программа автоматически сортирует введенные рубрики по порядку номеров. После окончания ввода нажмите ESC. Для выхода из программы выберите «Выход».

Снова запустите программу АФ под паролем «2». Выберите нужный фонд. Листайте СЛЕДУЮЩИЙ ЭКРАН, пока не дойдете до четвертого - СОСТАВ НСА К ДОКУМЕНТАМ ФОНДА. Щелкните по РЕДАКТИРОВАТЬ внизу, затем по РУБРИКА. Выберите нужную рубрику и сохраните данные. Теперь характеристика фонда в путеводителе создана.

7. Наша работа по вводу в БД характеристики фонда свелась к простому копированию данных традиционного путеводителя в соответствующие поля. Но так бывает не всегда. В том случае, если характеристики фонда нет в «традиционном» путеводителе (допустим, он устарел), для ввода данных используется опись фонда.

Итак, возьмите опись фонда (традиционную). В верхнем меню выберите пункты РАЗДЕЛЫ-ВЫБОР ФОНДА. Появится список фондов. В верхнем меню выберите ДОБАВИТЬ. Введите номер фонда, руководствуясь описанными в пункте 1 правилами (Он на титульном листе описи или на его обороте). ENTER, ПРИНЯТЬ. Перед Вами снова раздел ФОНД. Он Вам знаком. Но не торопитесь вводить данные в знакомые поля. Предположим, что у данного фонда только одна опись (другой у нас все равно нет). Снова обратимся к верхнему меню: РАЗДЕЛЫ – ОПИСЬ. Программа предупредит о том, что для данного фонда не ведено ни одной описи. Щелчок мышью в произвольном месте окна – и мы в разделе ОПИСЬ. Таким образом, мы переместились на иной, более подробный уровень описания. Щелкните по ДОБАВИТЬ и введите номер описи (если его нет на титульном листе, поставьте номер «1» в поле «Цифры»). ENTER, ПРИНЯТЬ. Введите в соответствующие поля название описи, крайние даты документов (с титульного листа), просмотрев опись, определите и введите тип документов описи, категорию фонда. Просмотрев итоговую запись, введите данные об объеме документов. Сохраните данные (кнопка СОХРАНИТЬ внизу). Затем выберите пункт верхнего меню «Запись» и щелкните по «Копировать опись в фонд». Программа оповестит Вас о том, что опись успешно скопирована в фонд. Вам не придется дважды вводить одни и те же данные на уровне фонда, так как повторяющиеся поля заполнены автоматически.

8. Теперь переходим к поединичному описанию дел данной описи. Щелкните по пунктам верхнего меню РАЗДЕЛЫ – ДЕЛО. Программа снова напомнит, что раздел пуст и попросит ввести новую запись. Это Вам известно и без нее. Щелкните мышью в любом месте окна. Перед Вами появится раздел ДЕЛО. Щелкните по кнопке ДОБАВИТЬ внизу. Программа запросит номер ед.хр. (для КФФД и электронных документов указывается еще и номер единицы учета). Надо сказать, что дела можно вводить в БД в произвольном порядке. Полистайте традиционную опись. Выберите любое дело и введите его первый номер (надеюсь, Вы понимаете, что речь идет не о делопроизводственном номере, а именно о номере единицы хранения, который является частью а

Дата добавления: 2014-10-15