Процедури в управлінні проектами

ХАРАКТЕРИСТИКА МОДЕЛІ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТОМ

Елементи та інструменти моделі управління	Призначення елементу
ЦІЛІ Інструмент – контракт	Визначаються вимоги до проекту з огляду на обсяги, витрати, час і якість, а також наголошується, який з них домінує
ЩО (перелік робот) Інструмент – WBS	Визначаються обсяги робіт розробкою робочої структури проекту WBS
ХТО (команда) Інструмент – ОВS	Призначається керівник і формується команда за допомогою створення організаційної структури (ОВS) і порівняння вимог проекту зі здібностями виконавців
ХТО ЩО РОБИТЬ (відповідальність) Інструмент – матриця відповідальності	Створюється матриця відповідальності, в якій роботи закріплюються за виконавцями із визначенням міри відповідальності
ЯК (плани) Інструменти – сіткові графіки, діаграми Гантта, ресурсні гістограми	Узгоджуються плани виконання проекту щодо встановлених цілей і взаємовідношень робочих елементів
КОЛИ і СКІЛЬКИ (контроль) Інструмент – інформаційні та аналітичні звіти, метод скоригованого бюджету	Визначаються документи, які містять інформацію для контролю щодо термінів, обсягів, бюджету шляхом визначення відхилень від плану

Опис професій, якщо цього вимагають масштаби проекту, деталізує організаційну структуру проекту. Він повинен включати назву професії, її стислу характеристику, регламентацію відповідальності й повноважень. Цей опис може бути доповнено проектними процедурами чи робочими інструкціями і складатися з інформації про те, кому підзвітна дана особа, хто підзвітний даній особі, за що вона відповідає і які повноваження має.

У проектному менеджменті використовуються такі процеси і відповідні інструменти (табл. 1.3).

Табл. 1.3.

Процеси та інструменти проектного управління

Процеси	Інструменти
Визначення обсягу робіт	Робоча структура проекту
Створення команди проекту	Організаційна структура проекту
Планування послідовності робіт	Сіткові графіки
Календарне планування	Діаграма Гантта
Планування витрат	Структура затрат за проектом
Оцінка проекту	Вартість грошей у часі
Розподіл ризику і відповідальності	Контракт
Зміни параметрів	Аналіз чутливості і ризиків
Лідерство	Призначення менеджера проекту

Проектні процедури використовуються для встановлення порядку управління окремими частинами проекту і зазвичай включають такі заходи.

Альтернативний аналіз – розбивка складного проекту на складові частини в пошуках різних і, ймовірно, дедалі більш ефективних способів досягнення бажаного результату. Аналіз варто розпочинати зі складання укрупненої схеми робіт, обмежень і цілей проекту. Потім порівнюються альтернативи. Цей аналіз проводиться ітераційно протягом усіх стадій менеджменту проекту.

При проведенні аналізу варто задавати собі такі запитання:

§ час: чи може проект бути виконаний швидше;

§ витрати: чи може бюджет бути скорочений;

§ якість: чи може проект бути виконаний з більш низьким рів­нем якості, прийнятним для клієнта, а отже, дешевше і за більш стислий термін;

§ ресурси: чи можуть роботи бути автоматизовані дешево і з економією трудозатрат;

§ технологія: чи можуть бути використані більш дешеві матеріали; чи існують більш прості варіанти реалізації проекту; чи справді новітні технології використовуються; чи передбачене використання взаємозамінного устаткування; чи найпростіший метод будівництва застосовується; чи існують альтернативи системі управління?

Розподіл обов'язків є формальним початком проекту. При цьому проводяться збори, на яких присутні всі зацікавлені сторони. Стандартна процедура розподілу обов'язків включає:

1. Складання схеми робіт і списку сторін, що беруть участь.

2. Обґрунтування участі субпідрядників.

3. Складання списку відповідальних осіб і повноважень.

4. Обговорення порядку управління проектом, звітності й розкладу зборів.

5. Обговорення способів виміру ходу проекту і порядку платежів.

6. Вимоги до контрактів, санкцій, бюджету, розкладу робіт, специфікацій.

7. Список зобов'язань замовника по постачаннях.

8. Обговорення порядку контролю конфігурації проекту й осіб, уповноважених робити зміни.

9. Підписання угоди.

Випуск інструкцій – це перший крок етапу контролю. Весь обсяг робіт повинен бути розподілений по відповідальних особах.

Під час виконання проекту може виникати потреба в процедурах внесення змін, що здійснюється шляхом перегляду відповід­них документів. Це зміни в обсязі й схемі робіт; у графіку робіт; у методі реалізації проекту; у вартості.

До перегляду початкового плану всі зміни повинні бути оцінені й схвалені відповідною відповідальною особою із проектної групи. Кожну зміну рекомендується фіксувати письмово.

Формування системи звітності, яка встановлює інформаційну систему проекту, що дозволяє контролювати процес його ви­конання і чисельно оцінювати його результативність. Звіт про поточний стан включає дані за часом, вартістю і якістю. Ключовим джерелом інформації є звіти про завершення проекту. Складно переоцінити важливість цих звітів не тільки з погляду обліку припущених помилок, а й з точки зору розробки рекомендацій для майбутніх проектів. Тому і замовник проекту, і, особливо, спеціалізовані консультаційні фірми повинні мати можливість моніторингу результатів проекту й обов'язково передбачити відповідні роботи і витрати в проекті. Відповідальність за збір даних несе головний менеджер проекту чи відділ розробки

проектів замовника.

Документарний контроль покликаний підтвердити відповідність проекту останнім змінам плану. Спочатку складається список документів, що підлягають контролю, і усім їм дається позначка «Контроль». До кожного документа додаються циркулярний лист і супровідна записка, яку адресат підписує і відсилає в проектну групу в підтвердження одержання документа. За контроль документів відповідає проектна група. Наприкінці тижня складається контрольний лист, у якому відбивається рух усіх підконтрольних документів.

Аудит проекту – це перевірка функціонування всієї системи контролю. Його завдання – виявити будь-які відхилення і скласти рекомендації щодо поліпшення системи.

Проведення конкурентних торгів (тендерів) є однією з найбільш формалізованих процедур, яку буде описано в окремому розділі.

Запитання для самоконтролю:

1. Що таке проект? Які ознаки відрізняють проекти від інших заходів, планів, програм? Що таке управління проектами?

2. Наведіть приклади різних видів проектів.

3. Назвіть види діяльності у сучасному бізнесі, які можна віднести до проектно-орієнтованих.

4. Назвіть проекти, які Ви найчастіше здійснюєте у своєму житті чи професійній діяльності.

5. Назвіть етапи організації виконання проекту.

6. Яку інформацію містить у собі формуляр проекту?

Література:

1. Батенко Л.І. Управління проектами: Підручник. – К.: КНЕУ, 2003. – 231 с.

2. Управление проектами: Зарубежный опыт / А. И. Кочетков и др. – СПб.: Два-Три, 2003. – 446 с.

3. Управление проектами: Справочник для профессионалов / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, С. А. Титов и др. – М.: Высш. шк., 2001. – 875 с.

4. Управление проектами: Толковый англо-русский словарь-справочник / Ред. В. Д. Шапиро. – М.: Высш. шк., 2000. – 379 с.

Дата добавления: 2014-10-15