Документооборот

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.

Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю.

Ошибочно посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.

Все конверты и бандероли должны вскрываться.

Прием телеграфной корреспонденции производится под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме телеграмм должна быть проверена дата их подачи. Они регистрируются в журналах или других регистрационных формах. Обработанные документы и телеграммы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня.

Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.

Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации не подлежат:

- документы, присланные в копии для сведения;

- телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

- ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;

- плановые документы;

- извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;

- статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);

- сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня;

- поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;

- печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

- рекламные материалы, плакаты.

Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Дата добавления: 2014-10-17