Управління реалізацією проекту

Запорукою успішної реалізації інноваційного проекту є дотримання певних вимог, обумовлених специфікою інноваційного проекту як комплексу заходів, що реалізується вперше. Йдеться про:

1) встановлення персональної відповідальності за реалізацію проекту, що передбачає призначення керівника проекту (проектного менеджера);

2) чітке розуміння цілей проекту на всіх рівнях управління організацією, що обумовлює необхідність структурування його завдань у просторі і часі;

3) достатнє ресурсне забезпечення, яке досягається складанням бюджету проекту і розробленням графіка надходження фінансових ресурсів протягом періоду його реалізації;

4) створення ефективної системи контролювання розвитку проекту, що потребує своєчасної та об'єктивної інформації щодо перебігу його реалізації;

5) формування спеціальної ланки в організаційній структурі, яка виконуватиме функції координування і регулювання розвитку проекту;

6) створення згуртованої проектної команди.

Успіх управління інноваційним проектом значною мірою залежить від узгодження інтересів зацікавлених у його реалізації груп — інвесторів, постачальників, споживачів, контракторів і субконтракторів. Тому перед початком його реалізації необхідно з'ясувати всі питання щодо налагодження стратегічного партнерства між учасниками проекту. Слід зважати і на те, що реалізація проекту здебільшого здійснюється протягом тривалого часу, тому управління проектом має бути гнучким, що досягається за рахунок постійного моніторингу ринку новацій і залучення тих організаційно-технічних нововведень, які роблять проект досконалішим.

Реалізація проекту починається з його структурування за видами робіт і виконавцями. Від цього залежить чіткість цілей проекту для виконавців і учасників, що є неодмінною передумовою його успішної реалізації.

Структурування і бюджетування проекту.

Структурування (планування) проекту слід здійснювати за участю всіх його виконавців, оскільки план дій передусім передбачає розподіл ролей, відповідальності й прав між ними, а відтак — визначення чіткої послідовності дій кожного, терміни виконання робіт і витрати ресурсів. Оперативно-календарний план інноваційного проекту визначає тривалість і обсяги робіт, дати їх початку і виконання, резерви часу і величину ресурсів, необхідних для виконання кожного виду робіт і проекту загалом. Календарні розрахунки мають своєю метою регламентацію злагодженого перебігу робіт (детальні календарні плани), а також проекту загалом (зведений оптимальний календарний план).

Найпоширенішими методами планування реалізації інноваційних проектів є мережеві. Технологічно процес побудови мережевого графіка здійснюють у кілька етапів:

1. Уточнення цілей (тривалість, якість) і обмежень проекту (вартість, наявність виробничих ресурсів).

2. Побудова мережевого графіка: складання переліку робіт; встановлення зв'язку між роботами, етапами (топологія мережі); побудова мережі залежностей (окремі і зведені мережеві графіки).

3. Розроблення календарного плану (часовий аналіз проекту): оцінювання тривалості кожної роботи; визначення тривалості виконання окремих завдань, етапів і стадій проекту і всього проекту; розрахунок параметрів мережі (розрахунок дат початку і закінчення кожного завдання і проекту загалом; визначення критичного шляху проекту; розрахунок резерву часу; перепланування мережі).

4. Оцінювання наявних ресурсів, визначення необхідних ресурсів, їх вартості і розподіл за завданнями проекту.

Використання проекту мережевих методів для календарного планування дає змогу: визначити найвідповідальніші роботи, які формують його критичний шлях; встановити мінімальний час завершення проекту; виокремити завдання з високим ризиком; виявити найінтенсивніші періоди діяльності.

Основні процедури і методи мережевого планування інноваційних проектів застосовуються відповідно до його загальної практики. Для проектів, що складаються із сотень найменувань робіт, якісне і оперативне виконання функцій управління вручну є надто трудомістким і майже неможливим. Нині розроблено численні спеціальні системи програмного забезпечення для управління проектами, використання яких спрощує оптимізацію графіка виконання робіт і полегшує контролювання його виконання.

Структурувавши проект, розробляють його бюджет — детальний опис усіх надходжень і витрат у часі, планованих протягом життєвого циклу проекту. Вихідною інформацією для його складання є кошторисна документація проекту і календарний план виконання.

Бюджет показує прийнятий рівень і структуру витрат за елементами: працівники; матеріали; устаткування; співвиконавці; накладні витрати; інші джерела витрат. Він має містити ще певний фінансовий резерв, необхідний для управління ризиками. Величину бюджету визначають, виходячи з імовірнісного аналізу.

Після початку реалізації проекту бюджет є основою для контролю і аналізу здійснюваних витрат. Контролювання дотримання бюджету проекту дає змогу розв'язати два завдання:

— забезпечити таку динаміку інвестицій, яка уможливлює виконання проекту відповідно до фінансових і часових обмежень;

— знизити обсяги витрат і ризиків проекту за рахунок оптимізації структури інвестицій і максимізації податкових пільг (якщо вони передбачені чинним законодавством).

Графік надходження коштів складають на основі вартості ресурсів, виділених для виконання робіт. Розподіл коштів за календарними періодами здійснюють поетапно:

1. Послідовно підсумовують вартість всіх робіт календарного плану і будують інтегральну криву освоєння коштів протягом часу реалізації проекту. При цьому розглядають альтернативні варіанти планування витрат: при ранніх термінах початку робіт; при пізніх термінах; усереднений, найімовірніший варіант розподілу витрат у часі.

2. Визначають розмір необхідних витрат на кожен відрізок часу, підсумовуючи вартість робіт, що мають бути виконані протягом цього часу згідно із календарним планом.

3. Розподіляють витрати у часі за кожним видом робіт, розглядаючи при цьому можливі варіанти використання коштів: нормальний, прискорений і уповільнений.

Складання плану фінансового забезпечення проекту дає змогу оцінити його фінансову здійснимість з урахуванням графіка надходження коштів, узгоджених з інвестором.

Контролювання і регулювання розвитку проекту.

Контролювання розвитку проекту є неодмінною складовою управління його реалізацією. Здійснюють контроль за трьома напрямами — дотримання термінів, якості і вартості.

Контроль якості виконання проекту передбачає оцінювання відповідності виробничих потужностей і характеристик продукції або послуг встановленим технічним вимогам. Його здійснюють технічні фахівці з числа учасників проектної команди. Якість виконання всіх робіт — один із чинників, що визначають ефективність проекту, оскільки забезпечує задоволення вимог замовника. У менеджменті проектів ефективним інструментом контролювання якості проекту є система TQM (Total Quality Management). Основний її принцип полягає у координуванні всіх зусиль, спрямованих на досягнення рівня «нуль дефектів», мінімізуючи їх вартість. Для цього заздалегідь розробляють комплекс технічних і технологічних заходів з перевірки, аналізу і внесення необхідних коригуючих дій, націлених на усунення будь-якого відхилення від встановлених стандартів.

Контроль термінів і вартості спрямований на контролювання процесу виконання проекту загалом. Його здійснює замовник, для якого виконавці проекту складають регулярні звіти, що містять інформацію про обсяги виконаних робіт і їх матеріальну складову. Це дає змогу своєчасно виявити відхилення від плану реалізації і за необхідності внести корективи у нього. Такий контроль забезпечує реалізацію проекту у встановлені терміни і в межах виділених ресурсів.

Контроль вартості проекту передбачає контролювання розвитку проекту інвесторами (кредиторами). Здійснюється він на основі бюджету проекту і має на меті з'ясувати, чи використані кошти за цільовим призначенням.

Отже, контролювання проекту є постійним і структурованим процесом, спрямованим на перевірку виконання робіт і на їх коригування у разі відхилення від графіка. Його можна поділити на чотири стадії: моніторинг і аналіз результатів; порівняння досягнутих результатів із запланованими і виявлення відхилень; прогнозування наслідків ситуації, що склалася; коригуючі дії.

Залежно від точності, якої вимагають суб'єкти контролю, виділяють такі технології оцінювання виконання проекту:

— контроль на момент завершення робіт (метод «0—100»);

— контроль на момент 50%-ї готовності робіт (метод «50—50»);

— контроль у заздалегідь визначених точках проекту (метод контролю за віхами);

— регулярний оперативний контроль (через рівні проміжки часу);

— експертна оцінка ступеня виконання робіт і готовності проекту.

Контролювання термінів, вартості і якості вимагає від менеджера проекту детального і точного знання перебігу виконання робіт за проектом. Засобами отримання необхідної інформації є звіти про виконання робіт і робочі наради. Незалежно від форми подання звітних даних вони мають охоплювати:

— кошторисну вартість (сумарну, на конкретну дату або на даний період); це необхідно для порівняння фактичних і прогнозних результатів;

— фактичні результати (характеризують процес виконання поставлених завдань на конкретний період);

— прогнозні результати (вони характеризують очікуваний стан проекту і його складових на наступний період);

— відхилення (показують, наскільки фактичні і прогнозні результати відрізняються від планових і розрахункових показників);

— причини (обставини, які спричинили або можуть спричинити відхилення траєкторії проекту від запланованої).

Інформацію, подану у звітах, аналізують на виробничих нарадах; кожна група учасників дізнається про хід виконання робіт іншими групами і виконання програми проекту загалом. У процесі обміну інформацією обговорюють можливості завершення робіт у визначені календарним планом терміни, вказують на проблеми, труднощі і пропонують шляхи їх розв'язання, тобто регулюють процес реалізації проекту, як того потребують обставини.

Ускладнення реалізації проекту можна тлумачити як його кризу. За таких обставин слід проаналізувати причини її виникнення і з'ясувати, наскільки суттєвим є їх вплив на подальший розвиток проекту. Якщо проблема в адмініструванні проекту — розробити коригуючі заходи, що стосуються стилю керівництва, інформаційного забезпечення, розподілу ролей та функціональних обов'язків тощо, тобто вдосконалити структуру управління проектом. Якщо ж причина у зміні умов реалізації проекту, необхідно продумати тактику наступних дій з метою лобіювання інтересів учасників проекту. В іншому разі він може бути достроково припинений (наприклад, скасування навесні 2005 р. пільг інноваційним проектам, які реалізувалися у вільних економічних зонах України; це спричинило їх економічну невигідність, наслідком чого стали спроби повернення пільг або згортання діяльності).

Реалізація проекту зазвичай відбувається паралельно з поточною виробничою діяльністю. Це потребує знаходження оптимальних організаційних форм управління ним, які б дали змогу узгоджувати його ресурсні потреби і цілі з потребами і завданнями поточної діяльності конкретної організації.

Дата добавления: 2014-10-22