Вимоги до тексту документа

Стиль і зміст тексту багато в чому визначається видом документа. У практиці сучасного діловодства сформувалися загальні вимоги, які висуваються до текстів більшості документів управління.

Одна з головних вимог до тексту – стислість викладу. Тексти листів, факсів, інших документів не повинні бути більш однієї сторінки. Виняток становлять контракти та угоди, обсяг яких не обмежується.

Формулювання службових документів мають бути точними, бездоганними в юридичному відношенні, такими, що не допускають подвійного тлумачення.

Тон службових документів повинен бути нейтральним, шанобливим і доброзичливим. У листах і факсах рекомендується уникати категоричних висловів і оцінок.

Тексти документів великого обсягу ділять на розділи, підрозділи, пункти й підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Абзаци всередині підпунктів не нумеруються.

Текст документа може бути оформлений у вигляді анкети, таблиці, зв’язаного тексту або шляхом комбінації цих форм. Анкетні тексти найчастіше вживаються в документах з особового складу підприємства, у документах з маркетингу тощо. Таблиці використовують у планових звітах, фінансових та інших документах.

При складанні тексту мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких: об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Незважаючи на те, що існують найрізноманітніші типи та види документів, усі вони можуть бути повноцінним джерелом інформації тільки за умови дотримання таких вимог:

· видаватися повноважними органами або особами;

· не суперечити чинному законодавству;

· бути достовірними, базуватися на фактах і містити пропозиції або вказівки;

· складатися за встановленою формою;

· бути бездоганно відредагованими та оформленими.

Готуючи текст документа, укладачеві слід дотримуватися не тільки вимог щодо змісту документа, але й правил його оформлення:

· правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа;

· текст викладати від ПІ особи: комісія ухвалила... інститут прохає...;

· від першої особи викладають заяви, автобіографію, доповідні й пояснювальні записки, накази, доручення;

· не вживати емоційно забарвлених слів;

· уживати стійкі сполучення типу: відповідно до..., у зв’язку з..., у порядку...

· не варто використовувати вставні слова й словосполучення типу значить, розумієте, так би мовити;

· уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...

Нагадуємо Вам, що...

У порядку обміну досвідом...

Відповідно до Вашого прохання...

· дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...

Беручи до уваги...

Розглянувши...

· уживати прямий порядок слів (підмет передує присудкові, означення – перед означуваними словами, додатки після керуючого слова, вставні слова – на початку речення);

· уживати інфінітивні конструкції: відкликати працівників...

· використовувати скорочення слів, складноскорочені слова та абревіатури: р-н, напр., НАУ та ін., керуючись при цьому правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень та ДТСУ 3582-97;

· у розпорядчих документах слід уживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую …, пропоную...

· надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів шановний…, вельмишановний…, високоповажний…

Кожен службовець повинен дотримуватися норм та правил. Це допоможе краще сприймати складений текст, сприятиме ефективнішому діловому спілкуванню, а значить – і розв’язанню ділових проблем.

Лекція 9. Документація з кадрово-контрактних питань

Дата добавления: 2014-10-23