Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Шаг. Создание письма




Заполните базу данных на 10 записей.

 

После того как стандартные элементы письма готовы и создан источник данных, в основном документе можно задать места, где будут располагаться переменные части, то есть вставить поля слияния.

Поля слияния используются для указания того, где в письме следует вставить изменяющуюся информацию, например имя, город или государство. Поля слияния позволяют сообщить, где именно в письме следует размещать элементы переменной информации.

Заполнители, такие как адрес и приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют заголовкам столбцов в выбранном файле данных.

 

 

При помещении поля в основной документ подразумевается, что в месте его расположения должна отображаться определенная категория сведений, например фамилия или адрес.

При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в шевроны («»). В объединенных документах эти шевроны служат не для выделения. Они лишь позволяют отличать поля в основном документе от обычного текста.

При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, образуя первый объединенный документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй объединенный документ, и т.д.

 

 

Уточнение списка получателей или записей. При подключении к определенному файлу данных может потребоваться перенести в основной документ содержимое не всех, а только некоторых его записей (строк). Для этого

1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Изменить список получателей.

2. В диалоговом окне Получатели слияния выполните одно из приведенных ниже действий:

Выберите отдельные записи. Этот способ лучше всего подходит для короткого списка. Установите флажки для тех получателей, которых требуется включить в список, и снимите для тех, которых нужно исключить.

Если для слияния планируется использовать всего несколько записей, можно снять флажок в строке заголовков и выбрать только нужные записи. Аналогично, чтобы включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки для тех записей, которые не нужно включать.

Отсортируйте записи. Щелкните заголовок столбца, по которому требуется выполнить сортировку. Список будет отсортирован в алфавитном порядке по возрастанию (от А до Я). Чтобы отсортировать список по убыванию (от Я до А), щелкните заголовок столбца еще раз.

Если требуется применить более сложную сортировку, в разделе Уточнить список получателей щелкните ссылку Сортировка и задайте необходимые параметры на вкладке Сортировка записей в диалоговом окне Фильтр и сортировка. Такой тип сортировки можно использовать, например, если требуется отсортировать адреса получателей по фамилиям в алфавитном порядке для каждого почтового индекса, а почтовые индексы — по порядку.

Отфильтруйте записи. Фильтрация записей полезна, если список содержит записи, которые заведомо не требуется просматривать или использовать для слияния. Выполнив фильтрацию, можно устанавливать и снимать флажки, чтобы включить или исключить отдельные записи.

Чтобы отфильтровать записи, выполните приведенные ниже действия.

1. В группе Уточнить список получателей щелкните ссылку Фильтр.

2. На вкладке Отбор записей в диалоговом окне Фильтр и сортировка выберите условия фильтрации.

Например, чтобы создать письма только для адресов в Австралии, выберите элемент Страна или регион в списке Поле, элемент равно в списке Оператор и ввести или выбрать Австралия с списке Значение.

3. Чтобы уточнить фильтр, выберите И или Или и задайте дополнительные условия.

Например, чтобы создать письма только для компаний в Мюнхене, нужно отобрать записи, в которых поле Город содержит Мюнхен, а поле Компания не пусто. Если в этом фильтре вместо И поставить Или, то в список войдут все адреса в Мюнхене, а также все адреса с названиями организаций, независимо от названия города.

Добавьте получателей. Чтобы добавить получателей в список, выполните приведенные ниже действия.

1. В разделе Источник данных щелкните имя файла данных.

2. Нажмите кнопку Изменить.

3. В диалоговом окне Изменение источника данных нажмите кнопку Создать запись и введите сведения о получателе.

 




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-10-15; Просмотров: 266; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.01 сек.