Учет расчетов с подотчетными лицами (вопрос 28)

Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между организацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командировочных и других расходов. Юридическую основу в отношениях между организацией и подотчетными лицами образует договор поручения, согласно которому организация поручает своему сотруднику произвести за счет организации и в ее интересах какие-либо действия. Обычно – совершить мелкие покупки или выполнить работу вне территории организации. Возможны случаи, когда оплата расходов производится после их совершения на основании фактически истраченных сумм.

Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанавливает руководитель организации.

Основанием для получения денег из кассы под отчет работникам организации является приказ руководителя, в котором указывается размер авансовой выдачи денежных средств и сроки их использования.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работнику организации возможна только при условии полного его отчета по ранее полученным авансам. Не разрешается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому.

Целевое расходование денежных средств, полученных работником организации под отчет, оформляется авансовым отчетом - накопительным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему документов (товарных чеков, накладных, кассовых чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам, актов выполненных работ, счетов, счетов-фактур, транспортных документов, актов закупки материальных ценностей у физических лиц и так далее). Авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию организации не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или, со дня возвращения из командировки.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Для бюджетных организаций законодательно установлены нормы возмещения командировочных расходов.

С 2008 года п.3 ст. 217 НК РФ определяет, что в числе расходов на командировки не будут облагаться налогом на доходы физических лиц суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Для целей налогообложения прибыли или взносами в фонды социального назначения размеры суточных в настоящее время законодательством не ограничены.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании отчетного периода возможны как остатки неиспользованных подотчетных сумм, так и остатки не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

Таблица 5

Основные операции с подотчетными лицами и корреспонденция счетов

Корр. счетов	Дебет (Операции по дебету)	Кредит (Операции по кредиту)	Корр. счетов
	1. Выдача из кассы денежных сумм под отчет или в возмещение перерасхода 2. Передача подотчетных сумм по безналичному расчету 3. Списание кредиторской задолженности при невозможности ее погашения	1. Командировочные расходы работников управления 2. Командировочные расходы производственного персонала 3. Командировочные расходы вспомогательного персонала 4. Командировочные расходы по торговой деятельности 5. Командировочные расходы, связанные с капитальным строительством 6. Приобретение материалов (запчасти, ГСМ, хозтовары и т.п.) 7. Приобретение товаров 7. Приобретение канцтоваров 8. НДС по приобретенным ценностям 9. Возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу 10. Удержание неизрасходованных подотчетных сумм из зарплаты 11. Оплата поставщику, ранее оприходовнных ценностей либо предварительная оплата 12. Списание дебиторской задолженности невозможной к взысканию

Дата добавления: 2014-10-23