Создание отчетов в СУБД Access

Создание запросов в СУБД Access.

Запрос – это вопрос, который вы формулируете для таблицы или таблиц базы данных.

Можно задать для запроса следующее:

- Поля таблицы (таблиц), которые будут появляться в запросе.

- Порядок полей в запросе.

- Условия отбора и сортировку для каждого поля в запросе.

1. Создание запроса с помощью мастера.

Необходимо:

1. Выбрать вкладку Создание и затем Другие, далее Мастер запросов.

2. Выбрать вид запроса (простой, перекрёстный и др.).

3. Выбрать таблицу. Если хотите использовать 2 и более таблиц между ними должна быть установлена связь.

4. Выбрать поля.

5. Вывести имя запроса. Готово.

Этот способ позволяет только выбирать поля. Создание запросов в режиме конструктора предоставляет больший контроль над сортировкой и фильтрацией данных, а также получением итоговых данных.

2. Создание запроса в режиме конструктора.

Режим конструктора состоит из двух областей.

1. Панель таблиц отображает таблицы, используемые для данного запроса.

2. Нижняя панель, называемая Бланком запроса, позволяет определить список полей в запросе, задать условия отбора для фильтрации данных и сортировку результатов, которые будут получены в результате выполнения запроса.

Для создания нового запроса необходимо:

1. Выбрать вкладку Создание и затем Другие, далее Новый объект: запрос.

2. Появится диалоговое окно Добавление таблицы.

3. Выбрать таблицу или таблицы, щелкая на кнопке Добавить.

4. После окончания добавления окно закрыть.

5. Далее необходимо добавлять поля. Щелкнуть в строке Поле первого столбца бланка запроса. В правом конце ячейки появится кнопка раскрывающегося списка. Из списка выбрать поле.

6. И т.д. выбрать необходимые поля. Для каждого поля можно выбрать сортировку, условие отбора.

Под отчетом понимается специальным образом структурированное представление данных, выводимых на печать.

Интерфейс режима конструирования отчета аналогичен режиму конструирования для экранных форм.

Создание и форматирование отчета может выполняться как в режиме Мастера отчета, так и в режиме Конструктора.

В отчет можно вставлять и диаграммы и иллюстрации, также в отчете данные можно сортировать, группировать по содержимому полей.

1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов:

1. Выбрать вкладку Создание и затем Отчёты, далее Мастер отчётов.

2. Из списка выбрать таблицу или запрос, на основе которых будет создан отчет.

3. После открытия окна Мастера отчетов определить поля;

4. Определить поля группировки и сортировки;

5. Определить макет и ориентацию;

6. Выбор нужного стиля;

7. Ввести имя отчета, по умолчанию присваивается имя базовой таблицы.

2. Создание отчета в режиме конструктора.

Структура отчета состоит из нескольких разделов:

1. В самом верху отчета находится раздел Заголовок отчета. В нем содержится надпись с названием отчета.

2. Верхний колонтитул. Содержит надписи, которые соответствуют элементам управления раздела Область данных.

3. Раздел Область данных. Содержит элементы управления, связанные с включенными в отчет полями одной или нескольких таблиц.

4. В нижней части находится раздел Нижний колонтитул. Содержит формулы, которые предназначены для отображения текущей даты печати и номера страницы отчета.

5. В самом низу находится раздел Примечание отчета. Как правило, этот раздел пуст, но его можно использовать для вставки итоговой формулы или других вычислений, проводимых над данными, отображаемыми в разделе Область данных.

Дата добавления: 2014-10-31